urządAI
Ministerstwa · urzędy miast i gmin · urzędy wojewódzkie · jednostki administracji

Prywatne AI dla Waszego urzędu. Dane obywateli zostają u Was.

Pomagamy ministerstwom, urzędom miast i gmin oraz jednostkom administracji publicznej uruchomić własne, prywatne AI. Bez wysyłania danych do chmury, bez wymiany systemów dziedzinowych, które już macie, i bez ryzyka kolejnego wdrożenia, które nigdy nie ruszy.

Zaczynamy od rozmowy o tym, jak naprawdę wygląda dzień Waszego urzędu. Pokazujemy, gdzie urzędnicy toną w obiegu dokumentów, a interesanci czekają w kolejce spraw. Potem uruchamiamy AI dokładnie tam, gdzie boli, szkolimy zespół i zostajemy z Wami na dłużej.

Umów bezpłatny audyt potrzeb → Zobacz, co AI robi w urzędzie

Bez zobowiązań · Odzywamy się w 24h · AI jako asystent, nie wyrób administracyjny · Rozmawiacie z osobą, która wdraża, nie z handlowcem

  • 100% danych zostaje na infrastrukturze urzędu
  • Zgodność z RODO i AI Act, umowa powierzenia
  • Działa obok Waszego EZD, nic nie wymieniamy
  • Pod klucz instalacja, szkolenie i opieka
Jesteś: ministerstwem urzędem miasta / gminy urzędem wojewódzkim jednostką administracji
Dane w Polsce Umowa powierzenia RODO art. 9 Zgodność z AI Act Pełny ślad audytowy Audyt bezpłatny, bez zobowiązań
Prywatna instancjaDane nie opuszczają urzędu ani nie trafiają do OpenAI
Zgodność i audytRODO, ochrona danych osobowych, umowa powierzenia, ślad audytowy
Bez wymiany systemówŁączymy się z Waszymi systemami — EZD/EOD, ePUAP, BIP i systemami dziedzinowymi
Opieka po wdrożeniuJeden opiekun, imię, twarz i numer telefonu
Znamy Wasz dzień

Tam, gdzie urząd traci czas, ludzi i pieniądze

Nie zaczynamy od technologii. Zaczynamy od tego, co realnie boli w urzędzie i w urzędzie każdego dnia.

01 · Obieg dokumentów

Urzędnicy toną w pismach

Tworzenie pism, dekretacja, przepisywanie tych samych formułek — duża część dnia urzędnika idzie na biurokrację zamiast na sprawę obywatela. Praca odkładana na później wydłuża terminy.

02 · Obsługa interesantów

Telefony i maile bez odpowiedzi

Infolinia i sekretariat nie wyrabiają z połączeniami i mailami. Obywatel, który nie może się dodzwonić, składa skargę albo przychodzi osobiście, wydłużając kolejkę przy okienku.

03 · Wyszukiwanie w aktach

Godziny na szukanie podstawy prawnej

Odnalezienie właściwego przepisu, wcześniejszej decyzji czy pisma w aktach potrafi zająć pół dnia. Wiedza siedzi w głowach kilku osób i znika, gdy odchodzą.

04 · Powtarzalne sprawy

Ręczne tworzenie tych samych decyzji

Setki podobnych decyzji, zaspraw i odpowiedzi pisanych od zera. Każda literówka w podstawie prawnej czy danych to ryzyko odwołania i poprawek.

05 · Terminy ustawowe

Wnioski, które gonią KPA

Dostęp do informacji publicznej, wnioski i skargi mają sztywne terminy. Ręczne pilnowanie ich w rozproszonych systemach kończy się przekroczeniami i ponagleniami.

06 · Dane obywateli

Lęk przed chmurą i audytem

Dane obywateli to dane wrażliwe. Wysyłanie treści spraw do publicznej chmury AI poza Europą to realne ryzyko prawne, audyt UODO i utrata kontroli nad informacją.

07 · Martwe wdrożenia

„Kolejny system, który nie ruszy"

Urzędy mają za sobą drogie projekty IT wdrażane latami, których urzędnicy nie zaadaptowali. Strach przed kolejnym takim wdrożeniem bywa większy niż chęć zmiany.

08 · Zamówienia i sprawozdania

Dokumentacja, która zjada zespół

Przygotowanie SWZ, opisów przedmiotu zamówienia i cyklicznych sprawozdań to dziesiątki godzin pracy specjalistów, których w urzędzie i tak brakuje.

Model pod klucz

Cztery kroki, zero ryzyka „martwego wdrożenia"

Nie sprzedajemy licencji i nie zostawiamy Was z instrukcją. Zaczynamy od jednego obszaru, mierzymy efekt, potem skalujemy.

Rozumiemy proces

Bezpłatny audyt potrzeb. Siadamy z urzędnicyem i zarządem, mapujemy gdzie ucieka czas i gdzie urząd traci na rozliczeniach. Bez jednego slajdu o „rewolucji AI".

Instalujemy tam, gdzie boli

Uruchamiamy prywatną instancję AI na Waszej infrastrukturze i wdrażamy pierwszy, najbardziej dotkliwy obszar. Łączymy się z systemami, które już macie.

Szkolimy zespół

Personel uczy się narzędzia na własnych przypadkach. Projektujemy AI pod codzienną pracę rejestracji, urzędnika i działu rozliczeń, nie pod dział IT.

Opiekujemy się

Po starcie zostajemy. Jeden opiekun, stały kontakt, rozwój kolejnych modułów i raport z efektów. Jesteśmy Waszym zespołem AI, nie dostawcą pudełka.

Moduły AI dla urzędu

Konkretni pomocnicy w miejscach, w których naprawdę pomagają

Każdy moduł działa w roli asystenta urzędnika — przygotowuje, wyszukuje, podpowiada i porządkuje, a decyzję zawsze podejmuje człowiek. Wdrażamy je pojedynczo, w kolejności, która daje Wam najszybszy efekt. Na audycie wybieramy Wasze trzy procesy na start.

Asystent pism i decyzji

Opisujesz sprawę, a AI przygotowuje projekt pisma lub decyzji w Waszym wzorze, z właściwą podstawą prawną i danymi z akt. Urzędnik weryfikuje i podpisuje. Mniej biurokracji, krótsze terminy.

czas urzędnika

Infolinia i sekretariat AI 24/7

Odbiera telefony i maile interesantów, odpowiada na pytania o stan sprawy i procedury, umawia wizyty w urzędzie. Żaden obywatel nie zostaje bez odpowiedzi, mniej skarg.

kolejki

Wyszukiwarka w aktach i przepisach

AI odpowiada na pytania na podstawie Waszych dokumentów, uchwał, decyzji i przepisów — z cytatem źródła. Podstawa prawna i precedens w kilka sekund zamiast pół dnia.

wiedza

Pilnowanie terminów i wniosków

Rejestruje wnioski (w tym o informację publiczną), pilnuje terminów KPA i przypomina o sprawach na czasie. Mniej przekroczeń, ponagleń i kar.

terminy

Triage i kierowanie spraw

Wstępna kwalifikacja zapytań i pism oraz kierowanie do właściwej komórki. Sekretariat odciążony z powtarzalnych pytań, szybsza dekretacja.

obsługa

Wsparcie zamówień publicznych

AI pomaga przygotować SWZ, opis przedmiotu zamówienia i dokumentację, pilnuje spójności i kompletności. Mniej godzin pracy, mniej błędów formalnych.

zamówienia

Tłumaczenia i prosty język

Tłumaczenia pism, streszczenia i przekład „urzędowego" na prosty, zrozumiały język dla obywatela. Dostępność i mniej dopytań.

dostępność

Dashboard i mierzalność

Ile spraw obsłużono, jaki czas odpowiedzi, ile czasu urzędników odzyskano. Zarządzacie na liczbach, nie na wierze, że „chyba pomaga".

zarząd
Bezpieczeństwo i zgodność

Dane interesantów nie opuszczają Waszego urzędu

To jest fundament, nie przypis. Budujemy wdrożenie tak, żeby przeszło rozmowę z Waszym Inspektorem Ochrony Danych, a nie żeby ją ominąć.

  • Prywatna instancja. AI działa na Waszej infrastrukturze lub dedykowanym serwerze w Polsce. Dane nie trafiają do OpenAI ani do chmury USA.
  • Zostajecie administratorem danych. Pełna kontrola, izolowane środowisko, ślad audytowy i brak treningu modelu na danych interesantów.
  • Asystent, nie decydent. Narzędzie przygotowuje i podpowiada, rozstrzygnięcie zawsze podejmuje urzędnik. Świadomie poza najcięższą klasą ryzyka AI Act, z nadzorem człowieka.
  • Umowa powierzenia. Wdrożenie wpisuje się w Waszą politykę bezpieczeństwa i procedury IOD, a nie tworzy nowego punktu wycieku.

Co dostaje Wasz Inspektor Ochrony Danych

RODO
Dane obywateli bez transferu poza EOGZgodnie z RODO i Krajowymi Ramami Interoperacyjności
EZD
Współpraca z EZD, ePUAP i systemami dziedzinowymiŁączymy się z tym, co macie, nie omijamy obowiązków
Zgodność z AI ActNadzór ludzki, transparentność, rola asystenta
LOG
Pełny ślad audytowyKto, kiedy i co zrobił, gotowe na audyt UODO
Dla Inspektora Ochrony Danych i działu IT

Wdrożenie, które przechodzi audyt IOD i działu IT

Zanim cokolwiek podpiszecie, Wasz Inspektor Ochrony Danych i dział IT dostają komplet materiałów do oceny zgodności i bezpieczeństwa. Najpierw gwarancje wpisane w samą architekturę rozwiązania, potem pakiet dokumentów do due-diligence. Szczegóły techniczne i prawne przekazujemy na życzenie, część pod NDA.

Gwarancje wpisane w architekturę

  • Prywatna instancja w Polsce. AI działa na Waszej infrastrukturze lub na dedykowanym serwerze w Polsce. Dane interesantów nie opuszczają urzędu.
  • Brak wysyłki do publicznych API AI. Nie wysyłamy zapytań ani danych do OpenAI, Google czy innych chmur — przetwarzanie zostaje w izolowanym środowisku.
  • Człowiek akceptuje każdą czynność na zewnątrz. Żadne pismo, wysyłka ani działanie wobec interesanta nie wychodzi bez zatwierdzenia przez urzędnicy.
  • Kill switch. W każdej chwili możecie zatrzymać działanie asystenta jednym przełącznikiem, bez utraty danych.
  • Eksport danych i wypowiedzenie bez kar. Dane są Wasze — odzyskujecie je w standardowym formacie, a umowę można zakończyć bez opłat karnych za odejście.
  • Zgodność z RODO i EU AI Act. Asystent, nie decydent — narzędzie dokumentuje i podpowiada, decyzję podejmuje człowiek. Świadomie poza definicją wyrobu administracyjnego i poza najcięższą klasą ryzyka AI Act.

Pakiet due-diligence — co dostaje Wasz IOD i dział IT

Poniższe materiały udostępniamy na życzenie i w procesie wdrożenia — nie publikujemy ich na stronie, bo zawierają szczegóły techniczne i prawne. Cztery pozycje oznaczone „w dokumentacji technicznej / due-diligence" doprecyzowujemy dla konkretnego wdrożenia.

Specyfikacja modelu i środowiska

Opis modelu językowego pracującego w prywatnej instancji, sposobu inferencji oraz potwierdzenie, że dane interesantów nie są wykorzystywane do trenowania modelu. Szczegóły przedstawiamy w dokumentacji technicznej.

w dokumentacji technicznej

Architektura i lokalizacja przetwarzania

Opis architektury rozwiązania i lokalizacji przetwarzania danych w Polsce (infrastruktura urzędu lub dedykowany serwer) oraz środków bezpieczeństwa stosowanych zgodnie z dobrymi praktykami bezpieczeństwa informacji. Przedstawiamy w procesie due-diligence.

w procesie due-diligence

Środki bezpieczeństwa i rejestr przetwarzania

Opis środków organizacyjnych i technicznych zgodnych z dobrymi praktykami bezpieczeństwa informacji, rejestr czynności przetwarzania, polityka retencji i kopii zapasowych. Przedstawiamy w dokumentacji w procesie due-diligence.

w procesie due-diligence

Wzór umowy powierzenia (art. 28 RODO)

Wzór umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych, który Wasz IOD ocenia przed wdrożeniem. Określa role, zakres, środki bezpieczeństwa i obowiązki stron. Udostępniamy na życzenie do oceny prawnej.

wzór do oceny IOD

Ubezpieczenie i zakres odpowiedzialności

Informacja o ubezpieczeniu odpowiedzialności cywilnej oraz o zakresie odpowiedzialności za realizację wdrożenia, do wglądu w procesie zakupowym. Szczegóły przedstawiamy w dokumentacji due-diligence.

w procesie due-diligence

Polityka retencji, kopii i wyjścia

Zasady przechowywania i usuwania danych, wykonywania kopii zapasowych oraz tryb eksportu danych i zakończenia współpracy bez kar. Przedstawiamy w dokumentacji wdrożeniowej.

w dokumentacji wdrożeniowej

Jak nas kupić — ścieżka zakupu dla urzędu publicznej

Znamy realia sektora publicznego. Wdrożenie da się przeprowadzić w kilku trybach — właściwy dobieramy do wartości zamówienia i Waszych procedur. Pomożemy dobrać tryb i przygotować dokumentację.

A
Poniżej ustawowego progu — rozeznanie rynku / zapytanie ofertowe

Dla wartości poniżej ustawowego progu stosowania PZP: najszybsza ścieżka na pilotaż jednego modułu, w oparciu o rozeznanie rynku lub zapytanie ofertowe i Wasz regulamin wewnętrzny.

B
Tryb ustawy PZP

Dla wdrożeń w reżimie ustawy Prawo zamówień publicznych: wspieramy w przygotowaniu opisu przedmiotu zamówienia (OPZ) i kryteriów w SWZ, tak by były wykonalne technicznie i formalnie.

C
Finansowanie z KPO i Funduszy Europejskich

Wdrożenie można sfinansować ze środków na cyfryzację administracji publicznej (KPO, Fundusze Europejskie). Pomagamy dopasować zakres do dostępnych źródeł i przygotować dokumentację aplikacyjną.

Pomożemy dobrać tryb i przygotować dokumentację →
Dlaczego teraz

Cyfryzacja administracji przyspiesza — wcześni budują przewagę i zaufanie obywateli

Presja na szybsze, dostępne i tańsze usługi publiczne rośnie. AI jako prywatna instancja pozwala odciążyć urzędników bez naruszania bezpieczeństwa danych.

duża część dniaurzędnika to powtarzalna biurokracja: pisma, dekretacja, wyszukiwanie podstaw prawnych — to właśnie skraca asystent AI
terminy KPAsztywne terminy spraw i wniosków oznaczają realne ryzyko ponagleń i kar — pilnowanie da się zautomatyzować
EZD i ePUAPobieg dokumentów jest już cyfrowy — AI dokłada warstwę, która rozumie treść i przygotowuje projekty pism
dane = priorytetrozwiązania publiczne muszą trzymać dane w kraju i przechodzić audyt — prywatna instancja to zapewnia

Powyższe to jakościowy obraz wyzwań administracji publicznej, a nie gwarancja wyniku dla konkretnego urzędu. Realny potencjał Waszego urzędu szacujemy na bezpłatnym audycie potrzeb — na Waszych procesach i danych.

Dla kogo

Inny urząd, inna ścieżka decyzji, to samo bezpieczeństwo

Pracujemy z ministerstwami, urzędami miast i gmin, urzędami wojewódzkimi oraz jednostkami administracji — od dużych instytucji centralnych po małe gminy. Każdy urząd ma inne procesy i inną ścieżkę decyzji, więc moduły, punkt startu i tempo dobieramy do Waszej sytuacji.

Ministerstwo i urząd centralny

Dyrektor generalny · departamenty · IOD · IT

  • Asystent pism, opinii i materiałów legislacyjnych z cytowaniem źródeł
  • Wyszukiwarka po aktach prawnych, interpretacjach i dokumentach resortu
  • Obsługa wniosków i korespondencji masowej z pilnowaniem terminów
  • Zgodność z RODO, AI Act i KRI gotowa na audyt
Najczęstszy start: asystent pism + wyszukiwarka w aktach Umów audyt dla ministerstwa

Urząd miasta i gminy

Sekretarz · naczelnicy wydziałów · obsługa mieszkańca

  • Infolinia i sekretariat AI: telefony i maile mieszkańców obsłużone 24/7
  • Projekty decyzji i zaświadczeń w Waszych wzorach, z podstawą prawną
  • Wnioski o informację publiczną i skargi w terminie KPA
  • Mniej kolejek przy okienku, krótszy czas załatwienia sprawy
Najczęstszy start: infolinia AI + pilnowanie terminów Umów audyt dla urzędu

Urząd wojewódzki i marszałkowski

Dyrektorzy wydziałów · zamówienia publiczne · nadzór

  • Wsparcie zamówień publicznych: SWZ i opisy przedmiotu zamówienia
  • Obsługa dużych wolumenów spraw i sprawozdawczości
  • Standaryzacja dokumentów między wydziałami i jednostkami
  • Mierzalność i raportowanie na poziomie całego urzędu
Najczęstszy start: wsparcie zamówień + wyszukiwarka w aktach Umów audyt dla urzędu

Mała gmina i jednostka administracji

Wójt · sekretarz · kierownik jednostki

  • Bez własnej serwerowni — instancja na dedykowanej infrastrukturze w Polsce
  • Koszt skalowany do wielkości urzędu, start od jednego procesu
  • Jeden urzędnik obsługuje więcej spraw bez przeciążenia
  • Dane mieszkańców zostają w urzędzie, na prywatnej instancji
Najczęstszy start: asystent pism dla jednego wydziału Umów audyt dla jednostki
Biblioteka case studies

Scenariusze wdrożeń AI w administracji publicznej

Konkretne zastosowania z różnych typów urzędów: ministerstw, urzędów miast i gmin, urzędów wojewódzkich oraz jednostek administracji. Pisma i decyzje, obsługa interesantów, wyszukiwanie w aktach, terminy KPA, zamówienia publiczne i sprawozdawczość. Pełen zestaw przykładów pokazujemy na audycie, na Waszych procesach.

Pisma i decyzje−60%krótszy czas przygotowania projektu decyzji w wydziale urzędu miasta
Obsługa interesantów70%zapytań telefonicznych i mailowych obsłużonych automatycznie przez infolinię AI
Szukanie w aktach−80%krótszy czas odnalezienia podstawy prawnej i wcześniejszej decyzji
Terminy KPA0przekroczeń terminów wniosków dzięki automatycznemu pilnowaniu
Umów audyt i zobacz przykłady na Waszych sprawach → Przykłady z różnych typów urzędów — od gminy po ministerstwo
FAQ

Pytania, które zadaje każdy — od wójta małej gminy po dyrektora generalnego ministerstwa i jego IOD

Jeśli czegoś tu nie ma, zapytajcie wprost na rozmowie. Odpowiadamy konkretnie, bez technobełkotu.

Czy dane obywateli trafią do chmury lub za granicę?
Nie. Instalujemy prywatną instancję na Waszej infrastrukturze lub dedykowanym serwerze w Polsce. Dane nie opuszczają urzędu i nie trafiają do chmury USA ani do OpenAI. To jest fundament naszego modelu, a nie opcja dodatkowa.
Czy to jest zgodne z RODO, AI Act i KRI?
Tak. Działamy na umowie powierzenia przetwarzania danych, a model prywatnej instancji jest zaprojektowany pod zgodność z RODO, AI Act, Krajowymi Ramami Interoperacyjności i pełną audytowalność. Wdrożenie wpisuje się w istniejące procedury Waszego Inspektora Ochrony Danych.
Czy musimy wymieniać nasze systemy (EZD, dziedzinowe, BIP, ePUAP)?
Nie. AI działa obok Waszych systemów i łączy się z nimi — EZD/EOD, systemy dziedzinowe, ePUAP, BIP. Nie wymieniamy tego, co już macie i co działa. Zaczynamy od jednego obszaru i nie ruszamy reszty infrastruktury.
Czy AI samo wyda decyzję administracyjną?
Nie. AI wspiera urzędnika, nie zastępuje rozstrzygnięcia. Każdy moduł działa w roli asystenta: przygotowuje projekt pisma, wyszukuje w aktach i podpowiada podstawę prawną z cytatem źródła, a urzędnik weryfikuje i podpisuje. Świadomie pozostajemy poza najcięższą klasą ryzyka AI Act, z nadzorem człowieka.
Boimy się kolejnego wdrożenia IT, które nie ruszy. Jak to wygląda u Was?
Dlatego najpierw rozumiemy proces na bezpłatnym audycie i wdrażamy AI tam, gdzie realnie boli. Zaczynamy od jednego, mierzalnego obszaru, a nie od całego urzędu. Szkolimy zespół i zostajemy z Wami po starcie jako opiekun, nie znikamy po podpisaniu.
Czy urzędnicy to udźwigną i nauczą się tego używać?
Narzędzia projektujemy pod codzienną pracę sekretariatu, urzędnika i wydziałów, a nie pod dział IT. Prowadzimy szkolenia na Waszych własnych sprawach i jesteśmy dostępni po wdrożeniu. AI nie redukuje etatów — zdejmuje biurokrację, żeby urzędnik robił to, po co przyszedł do pracy.
Jesteśmy małą gminą bez działu IT — czy to nie za drogie?
Nie stawiamy serwerowni. Instancja działa na dedykowanej infrastrukturze w Polsce, w modelu dopasowanym do skali jednostki, a koszt skaluje się do wielkości urzędu. Zaczynamy od jednego procesu, który ma się zwrócić, a nie od dużego wdrożenia.
Ile to kosztuje?
Zakres i wycenę przygotowujemy po audycie potrzeb, bo każdy urząd ma inne procesy, skalę i punkt startu. Audyt jest bezpłatny i bez zobowiązań. Dopiero gdy wiemy, co i gdzie wdrażamy, rozmawiamy o liczbach.
Idziemy przez budżet i zamówienia publiczne. Da się?
Tak, znamy specyfikę sektora publicznego. Audyt i koncepcja wdrożenia pomagają zdefiniować zakres pod Wasze procedury budżetowe i zamówieniowe, tak żeby wdrożenie było wykonalne formalnie, a nie tylko technicznie.
Następny krok

Umów bezpłatny audyt potrzeb

Powiecie nam, czym zajmuje się Wasz urząd i co najbardziej uwiera. My odpowiemy, gdzie widzimy realne odciążenie urzędników i odzysk pieniędzy z budżetem. Jeśli nie widzimy sensu, powiemy uczciwie.

  • ✓ Po audycie dostajecie konkretną koncepcję wdrożenia, niezależnie czy podpiszecie umowę
  • ✓ Odzywamy się w 24h w dni robocze
  • ✓ Rozmowa z osobą, która wdraża, po polsku, bez handlowego nacisku
  • ✓ Najpierw rozumiemy proces, potem proponujemy. Bez cennika na start
Wolicie od razu: m@redai.pl · +48 691 10 20 10

Powiedzcie nam, kim jesteście

Odezwiemy się, by zrozumieć Wasz proces. Bez zobowiązań i bez cennika na start.

Realizacja: RedAI · wdrożenia AI w polskich firmach od 2018