39 scenariuszy wdrożeń AI w urzędach i instytucjach publicznych
Każdy case to konkretna sytuacja z polskiego urzędu: co spowalniało pracę, co wdrożyliśmy i co realnie się zmieniło. Urzędy opisujemy anonimowo i typowo. We wszystkich wdrożeniach AI przygotowuje projekty i podpowiedzi, a każdą czynność zatwierdza urzędnik. Pełne referencje udostępniamy po podpisaniu NDA.
Wsparcie przy odpowiedziach na wnioski o dostęp do informacji publicznej
AI pomaga zebrać materiał i przygotować projekt odpowiedzi na wniosek o informację publiczną, z pilnowaniem terminu ustawowego. Treść zatwierdza urzędnik.
Szybsze redagowanie i porządkowanie wpisów w BIP
AI przygotowuje projekt wpisu do BIP z poprawną strukturą i metadanymi na podstawie dokumentu źródłowego. Publikuje redaktor BIP.
Prowadzenie i publikacja rejestru umów bez ręcznego przepisywania
AI z dokumentów umów wyciąga dane do rejestru (strony, przedmiot, kwota, termin) i przygotowuje wpis do publikacji. Zatwierdza pracownik.
Klasyfikacja i wstępna dekretacja korespondencji wpływającej
AI czyta wpływającą korespondencję, proponuje wydział i kategorię sprawy oraz wstępną dekretację. Akceptuje pracownik kancelarii.
Wyszukiwarka AI po uchwałach, zarządzeniach i procedurach
AI pozwala zapytać naturalnym językiem o treść uchwał, zarządzeń i procedur, wskazując właściwy dokument i fragment.
Anonimizacja danych osobowych przed publikacją dokumentów
Przed publikacją w BIP AI wykrywa i proponuje anonimizację danych osobowych w dokumentach. Decyzję o publikacji podejmuje urzędnik.
Szybsze wyszukiwanie w archiwum geodezyjnym i dokumentach
AI pozwala znaleźć właściwy operat, mapę lub dokument w archiwum geodezyjnym na podstawie opisu sprawy, wskazując sygnaturę.
Digitalizacja i przeszukiwanie archiwum dzięki OCR i AI
AI odczytuje skany starych dokumentów (OCR) i pozwala je przeszukiwać pełnotekstowo, zamiast wertować teczki.
Wsparcie kontroli i audytu wewnętrznego dzięki AI
AI pomaga zebrać i przeszukać dokumentację do kontroli oraz wskazuje braki i niespójności do weryfikacji przez audytora.
Asystent kadrowy odpowiada na zapytania pracowników urzędu
AI odpowiada pracownikom na pytania o regulaminy, urlopy i procedury wewnętrzne na podstawie aktualnych dokumentów. Sprawy indywidualne trafiają do kadr.
Wsparcie naborów na stanowiska urzędnicze
AI porządkuje zgłoszenia w naborze, sprawdza spełnienie wymagań formalnych i przygotowuje zestawienie dla komisji. Decyzje podejmuje komisja.
Pilnowanie terminów KPA z automatycznymi alertami
System monitoruje terminy załatwienia spraw według KPA i ostrzega przed ich upływem, wskazując sprawy zagrożone.
Zobacz pełny case →Monitoring skarg i wniosków z bieżącą statystyką
AI porządkuje wpływające skargi i wnioski, przypisuje kategorie i pilnuje terminów, dostarczając bieżące zestawienia dla kierownictwa.
Automatyczne potwierdzenia wpływu i nadawanie znaku sprawy
AI rejestruje wpływające podanie, nadaje znak sprawy zgodnie z JRWA i generuje potwierdzenie wpływu dla wnioskodawcy.
Szybsze ogłoszenia i newsletter dla mieszkańców
AI przygotowuje projekty komunikatów, ogłoszeń i newslettera prostym językiem na podstawie materiałów z wydziałów. Publikuje urząd po akceptacji.
Wielojęzyczna obsługa interesantów-cudzoziemców (UA, EN)
AI obsługuje pytania mieszkańców po ukraińsku i angielsku oraz tłumaczy informacje o procedurach, kierując sprawy do urzędnika z notatką po polsku.
Inteligentna obsługa zgłoszeń mieszkańców (awarie, usterki)
AI kategoryzuje zgłoszenia mieszkańców (np. awarie, dziury, oświetlenie), kieruje do właściwej jednostki i informuje o statusie.
Szybka analiza uwag z konsultacji społecznych
AI porządkuje i streszcza setki uwag mieszkańców z konsultacji, grupując je tematycznie do raportu. Wnioski podejmuje urząd.
Szybkie alerty i ostrzeżenia dla mieszkańców
AI pomaga przygotować i rozesłać jasne komunikaty ostrzegawcze (pogoda, awarie, utrudnienia) prostym językiem, wieloma kanałami. Publikuje urząd.
Asystent AI 24/7 odpowiada mieszkańcom na pytania o sprawy urzędowe
Asystent na stronie i infolinii odpowiada na najczęstsze pytania o procedury, wymagane dokumenty i godziny pracy, korzystając wyłącznie z aktualnych kart usług urzędu.
Infolinia AI odciąża jednoosobowe biuro obsługi w urzędzie gminy
W małej gminie jedna osoba obsługiwała cały ruch telefoniczny. AI odbiera typowe pytania i kieruje tylko sprawy wymagające urzędnika.
Przekład pism urzędowych na język prosty i dostępność
AI przygotowuje wersję pisma w języku prostym oraz streszczenie dla osób ze szczególnymi potrzebami. Urzędnik zatwierdza obie wersje.
Czat AI w aplikacji mobilnej miasta odpowiada na pytania o usługi
W aplikacji miejskiej asystent AI prowadzi mieszkańca do właściwej e-usługi i odpowiada na pytania o sprawy urzędowe na podstawie kart usług.
Umawianie wizyt i kolejkowanie spraw przez asystenta AI
Asystent pomaga mieszkańcowi wybrać właściwą sprawę, umawia termin w odpowiednim okienku i przypomina o wizycie.
Asystent prowadzi mieszkańca przez sprawy USC i meldunkowe
AI wyjaśnia, jakie dokumenty są potrzebne do odpisu aktu, meldunku czy dowodu, i kieruje do właściwego stanowiska lub e-usługi.
Obsługa mieszkańców przez komunikatory (WhatsApp, czat)
AI obsługuje pytania mieszkańców w kanałach, których realnie używają (czat na stronie, komunikatory), z eskalacją do urzędnika.
AI przygotowuje projekty pism urzędowych z właściwą podstawą prawną
AI tworzy projekt pisma na podstawie sprawy i wskazuje właściwe przepisy. Urzędnik weryfikuje i zatwierdza, decyzja pozostaje po jego stronie.
Spójne projekty decyzji administracyjnych w powtarzalnych sprawach
W powtarzalnych kategoriach spraw AI przygotowuje projekt decyzji według wzoru urzędu, z uzasadnieniem i pouczeniem. Zatwierdza urzędnik.
Sprawniejsze odpowiedzi na petycje i wnioski mieszkańców
AI przygotowuje projekt odpowiedzi na petycję lub wniosek na podstawie sprawy i właściwych przepisów. Treść zatwierdza urzędnik.
Szybkie projekty zaświadczeń na wniosek mieszkańca
AI przygotowuje projekt zaświadczenia (np. o niezaleganiu, o stanie sprawy) na podstawie danych i przepisów. Podpisuje urzędnik.
Sprawniejsze projekty odpowiedzi na interpelacje radnych
AI zbiera materiał z właściwych wydziałów i przygotowuje projekt odpowiedzi na interpelację, z pilnowaniem terminu. Treść zatwierdza urząd.
Asystent odpowiada na pytania o podatek od nieruchomości i opłaty
W sezonie wymiarowym AI odpowiada na typowe pytania o stawki, terminy i sposób zapłaty, odciążając referat podatków.
Przyjazne przypomnienia o zaległościach w opłatach lokalnych
AI przygotowuje projekty uprzejmych przypomnień o zaległościach prostym językiem, z informacją o sposobie zapłaty. Wysyła urząd po akceptacji.
Wsparcie obsługi deklaracji odpadowych i pytań mieszkańców
AI odpowiada na pytania o opłatę za odpady i stawki oraz pomaga sprawdzić kompletność deklaracji przed złożeniem. Decyzje podejmuje referat.
Pomoc mieszkańcom w wypełnianiu wniosków o ulgi
AI prowadzi mieszkańca przez wniosek o ulgę lub umorzenie, wyjaśnia wymagane załączniki i sprawdza kompletność przed złożeniem.
Projekty protokołów z sesji rady przygotowane z nagrania
AI transkrybuje nagranie sesji i przygotowuje projekt protokołu według przyjętego układu. Protokolant weryfikuje i poprawia.
Projekty uchwał rady z uzasadnieniem i podstawą prawną
AI przygotowuje projekt uchwały wraz z uzasadnieniem i podstawą prawną na bazie założeń z wydziału. Treść zatwierdza radca i rada.
Wsparcie przy przygotowaniu wstępnych OPZ i dokumentów do zamówień
AI przygotowuje projekt opisu przedmiotu zamówienia i listy wymagań na bazie potrzeb komórki. Weryfikuje specjalista ds. zamówień.
Wstępna analiza ofert pod kątem kompletności formalnej
AI sprawdza złożone oferty pod kątem kompletności wymaganych dokumentów i oświadczeń, wskazując braki. Ocenę merytoryczną prowadzi komisja.
Wasza sytuacja nie jest na liście?
Mamy scenariusze, których nie publikujemy na życzenie urzędów. Umówcie bezpłatny audyt, a pokażemy 2-3 najbliższe Waszej sytuacji, pod NDA.
Umów bezpłatny audyt potrzeb →