Czy ChatGPT nadaje się do pracy w urzędzie?

ChatGPT nadaje się do pracy w urzędzie, ale z jednym poważnym zastrzeżeniem. Darmowy i standardowy plan konsumencki nie jest właściwy do przetwarzania danych osobowych mieszkańców, bo urząd nie ma z OpenAI umowy jako podmiot. Do pisania szkiców pism, porządkowania notatek ze spotkania czy wyjaśniania przepisów w ogólnej formie, bez wklejania danych konkretnych osób, można go używać ostrożnie. Ale tylko wtedy, gdy urząd ma jasno ustalone zasady: kto, w jakim celu i na jakim koncie.

Co ChatGPT naprawdę potrafi zrobić w urzędowej codzienności

Wyobraź sobie, że referent dostaje wniosek o ustalenie warunków zabudowy i musi napisać pismo z prośbą o uzupełnienie dokumentacji. Zamiast pisać od zera, wpisuje do ChatGPT: "Napisz uprzejme pismo do wnioskodawcy z prośbą o dostarczenie wypisu z rejestru gruntów i mapy sytuacyjno-wysokościowej, z 14-dniowym terminem na uzupełnienie". Za kilkanaście sekund ma szkic, który edytuje i podpisuje. Żadnych danych osobowych, żadnego ryzyka.

Tak ChatGPT działa najlepiej: jako generator pierwszego szkicu. Sprawdza się też przy:

• tłumaczeniu trudnych przepisów na prostszy język (co konkretnie mówi art. 35 KPA o terminie załatwienia sprawy, jak rozumieć pojęcie strony postępowania)
• tworzeniu szablonów pism, klauzul informacyjnych RODO, regulaminów wewnętrznych, list kontrolnych
• porządkowaniu notatek z narady lub roboczego spotkania, jeśli notatki nie zawierają danych osobowych
• przygotowaniu agendy, pytań kontrolnych przed audytem wewnętrznym, punktów do omówienia na komisji
• sprawdzeniu, czy projekt pisma jest zrozumiały dla przeciętnego mieszkańca, i prośbie o uproszczenie języka

Czego ChatGPT nie zrobi: nie ma dostępu do Twojego EZD ani systemu obiegu dokumentów. Nie zna historii konkretnej sprawy. Jego wiedza ma datę graniczną, więc zmian w przepisach po tym terminie nie uwzględni. Na to trzeba uważać, gdy pytamy o aktualne stawki, terminy administracyjne czy wymagania formalne z niedawno znowelizowanych ustaw.

Który plan ChatGPT jest odpowiedni dla urzędu

To pytanie zadaje sobie większość kierowników, którzy widzą, że pracownicy i tak otwierają ChatGPT na prywatnych telefonach. Lepiej to uregulować niż zakazywać bez wyjaśnienia.

ChatGPT Free i Plus to konta osobiste. Dane wpisywane przez użytkownika mogą być używane do trenowania modelu, a urząd nie jest stroną żadnej umowy z OpenAI. To wyklucza użycie tych planów do czegokolwiek służbowego, nawet jeśli pracownik loguje się z służbowego maila.

ChatGPT Team to plan organizacyjny: dane nie są używane do trenowania, a administrator konta zarządza dostępem pracowników. Lepsza opcja dla mniejszych urzędów, które chcą przetestować narzędzie. Przed uruchomieniem trzeba jednak sprawdzić z Inspektorem Ochrony Danych, czy umowa z OpenAI spełnia wymogi RODO w zakresie powierzenia przetwarzania danych. Nie wolno tego pomijać.

ChatGPT Enterprise oferuje mocniejsze gwarancje umowne i indywidualne warunki dla organizacji. Dla większych urzędów lub tam, gdzie przetwarza się więcej wrażliwych danych, to właściwszy punkt wyjścia do rozmów z OpenAI.

Osobna opcja: jeśli urząd korzysta z pakietu Microsoft 365, warto zapytać o Copilot. Działa w środowisku chmurowym Microsoftu z istniejącymi umowami RODO i integracją z Outlookiem, Wordem i SharePointem. Inne narzędzie, inny model cenowy, ale dla urzędów już w ekosystemie Microsoftu bywa prostszym krokiem niż wdrożenie kolejnego dostawcy.

Jakich danych absolutnie nie wklejać do ChatGPT

Tu nie ma miejsca na interpretację. Do ChatGPT na planie osobistym nie wklejamy niczego, co identyfikuje konkretną osobę. Ale nawet na planie Team czy Enterprise, dopóki urząd nie przeprowadził analizy z IOD, obowiązuje zasada minimum danych.

Konkretnie: nie wklejamy:

• imienia, nazwiska i numeru PESEL razem w jednym zapytaniu
• treści skargi lub wniosku, jeśli zawiera dane adresowe albo szczegóły sprawy konkretnej osoby
• numerów decyzji administracyjnych powiązanych z danymi identyfikującymi stronę
• danych z ewidencji ludności, akt stanu cywilnego, rejestrów podatkowych
• jakichkolwiek danych medycznych lub finansowych dotyczących mieszkańców

Praktyczny schemat, który działa: anonimizuj przed wklejeniem. Zamiast "Jan Kowalski, PESEL 800112..., złożył wniosek o..." wpisujesz "Wnioskodawca złożył wniosek o ustalenie warunków zabudowy dla działki nr 123/4. Brakuje wypisu z rejestru gruntów. Napisz pismo z prośbą o uzupełnienie w ciągu 14 dni". ChatGPT dostaje kontekst, urząd nie naraża się na naruszenie.

Co zorganizować zanim pracownicy zaczną używać ChatGPT służbowo

U jednego z klientów, urzędu miejskiego, sprawa wyglądała tak: kilka osób już używało ChatGPT na prywatnych kontach, wpisując robocze treści pism. Kierownik dowiedział się o tym przy okazji szkolenia RODO. Nie było incydentu, ale sytuacja była nieuregulowana. Trzy tygodnie później urząd miał zarządzenie wewnętrzne i zorganizowane konto Team. Lepiej trafić do takiego miejsca przez plan, nie przez przypadek.

Co warto zrobić krok po kroku:

• Konsultacja z IOD jako pierwsze. Inspektor Ochrony Danych musi ocenić, czy wybrany plan i umowa z dostawcą spełniają wymogi RODO. To nie jest formalność na koniec procesu.
• Zarządzenie wewnętrzne regulujące, kto może używać AI, do jakich zadań i na jakim narzędziu. Bez tego każdy pracownik działa według własnej oceny ryzyka.
• Lista kategorii danych zakazanych do wklejania w zewnętrznych narzędziach AI. Najlepiej jako krótka lista kontrolna przy stanowisku pracy, nie jako siedmiostronicowy dokument, którego nikt nie czyta.
• Zasada weryfikacji każdego szkicu przed wysłaniem. AI pisze projekt, człowiek odpowiada za treść. Bez wyjątków.
• Krótkie szkolenie dla pracowników na konkretnych przykładach z urzędu: co wolno, czego nie, jak wygląda anonimizacja w praktyce. Ogólna prezentacja o AI nie wystarczy.

Co jeśli ChatGPT nie przejdzie przez wymagania bezpieczeństwa urzędu

Nie każdy urząd może korzystać z chmury zewnętrznego dostawcy. To całkowicie uzasadniona pozycja, szczególnie tam, gdzie polityki bezpieczeństwa instytucji nadrzędnej tego zabraniają albo gdzie przetwarza się dane szczególnie wrażliwe.

W takich przypadkach istnieje opcja modeli językowych działających lokalnie, bez wysyłania danych na zewnątrz. Uruchamia się je na serwerach urzędu. Wymagają zasobów IT i wstępnej konfiguracji, ale dane zostają w infrastrukturze jednostki. To inne wdrożenie niż wejście na stronę i wpisanie pytania. Dla wrażliwych obszarów bywa jedyną opcją, która przejdzie przez wymagania bezpieczeństwa informatycznego i audyt.

Od czego zacząć, jeśli chcesz sprawdzić ChatGPT w swoim urzędzie

Najprostszy start: wybierz jedno konkretne zadanie, które nie dotyka danych osobowych. Na przykład przygotowanie szablonu pisma przypominającego o brakujących dokumentach albo prośba o wyjaśnienie konkretnego artykułu z ustawy o samorządzie gminnym. Przetestuj sam. Oceń, czy wynik jest użyteczny po Twojej korekcie. Potem dopiero rozmawiaj z IOD i zastanawiaj się nad planem organizacyjnym.

Nie zaczynaj od zakupu planu Enterprise i szkoleń dla wszystkich. Zaczynaj od jednego pytania w bezpiecznych warunkach. To praktyczny sposób, żeby sprawdzić, czy narzędzie w ogóle pasuje do Twojego sposobu pracy, zanim zaangażujesz czas i zasoby urzędu.

Jeśli chcesz wiedzieć, które procesy w Twoim urzędzie faktycznie nadają się do wsparcia AI i jakie narzędzia będą bezpieczne w Twoim środowisku, zamów bezpłatny audyt. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia w podobnych jednostkach i zobaczyć, jak to wygląda, gdy jest już po decyzji.