Czy Microsoft 365 Copilot nadaje się do pracy w urzędzie bardziej niż ChatGPT?

Dla urzędu, który już korzysta z Microsoft 365, Copilot for Microsoft 365 ma jedną konkretną przewagę nad standardowym ChatGPT: działa w środowisku, które urząd już kontroluje, a dane przetwarzane są w ramach dzierżawy Microsoftu i nie trafiają do publicznego modelu AI. ChatGPT w wersji darmowej lub Plus nie daje takich gwarancji i nie integruje się bezpośrednio z Wordem, Outlookiem ani Teams. Nie znaczy to jednak, że Copilot jest lepszy do każdego zadania. Przed zakupem warto sprawdzić kilka rzeczy, bo bez odpowiednich licencji i porządku w dokumentach narzędzie szybko rozczaruje.

Czym jest Copilot for Microsoft 365 i jak różni się od ChatGPT?

Copilot to nie jest osobna aplikacja. Pojawia się jako pasek boczny lub przycisk bezpośrednio w narzędziach, z których pracownicy już korzystają: Word, Excel, Outlook, Teams, PowerPoint. Nie trzeba otwierać nowej karty przeglądarki, wklejać tekstu, czekać na odpowiedź i wracać do dokumentu. Pracownik pisze projekt pisma, zaznacza akapit i od razu prosi Copilota, żeby sprawdził, czy jest zrozumiały dla mieszkańca.

ChatGPT to oddzielna aplikacja dostępna przez przeglądarkę lub telefon. Żeby z niego skorzystać, pracownik musi wyjść z dokumentu, przełączyć się na inną zakładkę, wpisać lub wkleić treść, dostać odpowiedź i wrócić. Brzmi jak drobiazg. W praktyce, przy kilkudziesięciu pismach dziennie, te przeskoki robią różnicę i są często powodem, dla którego pracownicy po tygodniu przestają używać narzędzia.

Żeby Copilot działał, urząd musi mieć odpowiedni poziom licencji Microsoft 365 (E3, E5 lub Business Premium) i dokupiony płatny dodatek Copilot. Na niższych planach, na przykład E1 ani Business Basic, ta opcja nie jest dostępna. Dokładne ceny zależą od umowy z dystrybutorem i dla sektora publicznego mogą odbiegać od standardowego cennika.

Dlaczego sposób przetwarzania danych ma tu większe znaczenie niż lista funkcji?

W urzędzie pracuje się na dokumentach zawierających dane osobowe mieszkańców. Podania o zasiłek, decyzje administracyjne, zaświadczenia o zameldowaniu, dokumenty z postępowań. Kiedy pracownik kopiuje fragment takiego dokumentu do standardowego ChatGPT (bez konta Enterprise lub Team), dane te opuszczają środowisko urzędu. OpenAI wyraźnie informuje, że treści z kont darmowych i Plus mogą być używane do ulepszania modelu.

Copilot for Microsoft 365 działa inaczej. Przetwarzanie odbywa się w ramach dzierżawy Microsoft 365 urzędu (tzw. tenant). Microsoft w umowie zobowiązuje się, że treści organizacji nie będą używane do trenowania modelu. Dla administratora danych, jakim jest urząd, to ma konkretne znaczenie prawne: przetwarzanie danych osobowych odbywa się przez podmiot objęty umową DPA, a dane nie wędrują do zewnętrznej infrastruktury poza kontrolą urzędu.

Ważna uwaga praktyczna: samo posiadanie konta Microsoft 365 nie załatwia tej kwestii automatycznie. Trzeba potwierdzić z administratorem systemu lub IODO, że umowa DPA z Microsoftem jest aktualna i obejmuje Copilota. Zdarza się, że urząd ma umowę sprzed kilku lat, która nowych usług po prostu nie uwzględnia.

ChatGPT Enterprise i ChatGPT Team eliminują problem trenowania modelu na danych organizacji. Jednak nawet w tych wersjach dane przetwarzane są poza infrastrukturą urzędu i nie ma natywnej integracji z OneDrive, SharePointem ani Outlookiem.

Co Copilot potrafi w codziennej pracy urzędu?

Kilka zastosowań, które obserwujemy u klientów z sektora publicznego:

• streszczenie długiego protokołu z sesji rady gminy w Wordzie, bez ręcznego kopiowania tekstu
• szkic odpowiedzi na maila w Outlooku na podstawie treści wiadomości i wcześniejszej korespondencji w wątku
• notatka ze spotkania w Teams, generowana z transkrypcji nagrania (wymaga włączonej funkcji rejestracji)
• przegląd arkusza Excel z danymi z rejestru i wygenerowanie prostego podsumowania bez pisania formuł
• projekt pisma urzędowego na podstawie szablonu zapisanego w SharePoincie
• sprawdzenie, czy projekt zarządzenia jest napisany zrozumiałym językiem i co mogłoby być niejasne dla pracownika

Przy każdym z tych zadań pracownik nie opuszcza środowiska Office. To obniża ryzyko, że ktoś "dla wygody" wklei dane osobowe do zewnętrznego narzędzia, bo dostępne ma pod ręką. Nie eliminuje tego ryzyka całkowicie, ale zmniejsza pokusę.

Ograniczenie, o którym rzadko się mówi na etapie prezentacji handlowej: Copilot widzi tylko dokumenty, do których dany użytkownik ma uprawnienia. Jeśli referent nie ma dostępu do folderu z dokumentacją kadrową, Copilot mu tam nie zajrzy. To jest dobre z punktu widzenia bezpieczeństwa. Ale jeśli w urzędzie uprawnienia do plików są nieuporządkowane, bo "zawsze tak było" i wszyscy mają dostęp do wszystkiego, Copilot może pokazywać dokumenty, których konkretna osoba widzieć nie powinna. To nie jest problem narzędzia. To problem struktury uprawnień, który Copilot tylko ujawni.

Gdzie ChatGPT radzi sobie lepiej niż Copilot?

Copilot jest przywiązany do ekosystemu Microsoft. Jeśli urząd nie korzysta intensywnie z Teams ani SharePointa, część funkcji po prostu nie zadziała albo będzie mało przydatna.

ChatGPT bywa lepszy przy:

• pisaniu dokumentów od zera, gdy nie ma żadnego szablonu ani wcześniejszych pism do oparcia
• pytaniach o przepisy i interpretacje prawne (choć i tu odpowiedzi trzeba weryfikować samodzielnie)
• szybkim tłumaczeniu pism z języka obcego bez uruchamiania osobnego oprogramowania
• komunikatach dla mieszkańców, ogłoszeniach i tekstach na stronę urzędu, gdzie ważny jest przystępny język
• testowaniu pomysłów, zanim urząd podejmie decyzję o wdrożeniu płatnego narzędzia

Jeden z naszych klientów, sekretarz w urzędzie gminy wiejskiej, korzysta z ChatGPT do pisania komunikatów na tablicę ogłoszeń i strony internetowej, a Copilota używa przy korespondencji mailowej i dokumentach w Wordzie. Oba narzędzia działają, bo do każdego są jasne zasady, co wolno do niego wklejać. Bez tych zasad pracownicy sami decydują, co gdzieś ląduje.

Co sprawdzić, zanim urząd zdecyduje się na Copilota?

• Jaki poziom licencji Microsoft 365 ma urząd? Copilot wymaga co najmniej E3 lub Business Premium. Na E1 i Business Basic dodatek Copilot nie jest dostępny.
• Czy SharePoint i OneDrive są poukładane? Copilot przeszukuje dokumenty, do których dany użytkownik ma dostęp. Nieuporządkowane uprawnienia mogą skutkować tym, że pracownicy widzą dokumenty, których nie powinni. Problem leży w strukturze plików, nie w samym narzędziu.
• Czy DPA z Microsoftem jest aktualna i obejmuje Copilota? Potwierdzenie z IODO lub radcą prawnym zajmuje chwilę i daje podstawę prawną do wdrożenia.
• Kto będzie zarządzał dostępami? Copilot można włączyć dla całej organizacji albo tylko dla wybranych użytkowników. Bez planu zarządzania szybko powstaje chaos: jedni mają, inni nie wiedzą dlaczego nie.
• Czy planowane jest szkolenie? Pracownicy, którzy nie wiedzą, jak formułować polecenia, szybko uznają, że "AI nie działa", i wrócą do starych nawyków. Sam dostęp to za mało.

Od czego zaczynamy, jeśli chcemy sprawdzić Copilota w praktyce?

Najprostszy start to pilotaż na jednym wydziale lub grupie kilku osób, zanim urząd wykupi licencje dla wszystkich stanowisk. Wybieramy wydziały, gdzie pracownicy dużo piszą i dużo maili obsługują: kancelaria, sekretariat, referat spraw społecznych. Dajemy dostęp na cztery do sześciu tygodni, a po tym czasie rozmawiamy konkretnie o tym, co faktycznie było używane, a co okazało się niepotrzebne.

Typowo wygląda to tak, że pilotaż ujawnia dwa albo trzy zadania, przy których Copilot naprawdę oszczędza czas, i kilka funkcji, o których nikt po pierwszym tygodniu nie pamięta. Zakup dla całego urzędu bez takiego testu to ryzyko, że połowa stanowisk nie uruchomi narzędzia ani razu. Nie dlatego, że Copilot jest zły, ale dlatego, że nie ma wypracowanych nawyków ani konkretnych instrukcji, co z nim robić w danym wydziale.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy Copilot albo inne narzędzie AI ma sens przy procesach, jakie są w Twoim urzędzie, a nie ogólnie w administracji, zacznij od bezpłatnego audytu. Patrzymy wtedy na konkretne wydziały, dokumenty i obieg pism. Przykłady tego, jak to wygląda u innych urzędów, znajdziesz w naszych realnych wdrożeniach.