Czy urzędnik może używać AI do pisania decyzji administracyjnej i kto odpowiada za błędy?

Urzędnik może korzystać z AI przy pisaniu projektu decyzji administracyjnej. Żaden przepis tego nie zabrania. Pełna odpowiedzialność za treść decyzji spada jednak zawsze na osobę, która ją podpisuje. AI to narzędzie do redakcji tekstu, nie do rozstrzygania spraw administracyjnych, i tę granicę trzeba utrzymać bardzo świadomie.

Na czym polega różnica między projektem decyzji a gotową decyzją

W każdym urzędzie decyzja przechodzi przez kilka rąk, zanim trafi do podpisu. Referent zbiera dokumenty i analizuje stan faktyczny. Pisze projekt. Naczelnik wydziału sprawdza. Upoważniony urzędnik podpisuje i decyzja istnieje jako akt administracyjny. AI wchodzi w rolę asystenta referenta na etapie pisania projektu, nie zastępuje żadnego z późniejszych kroków merytorycznych.

Projekt to jeszcze nie decyzja. Decyzją staje się w momencie podpisania przez osobę uprawnioną. To ona bierze na siebie odpowiedzialność za każde zdanie, każde powołanie na przepis, każde uzasadnienie faktyczne i prawne. Referent, który wydrukuje projekt bez sprawdzenia, i kierownik, który podpisze bez czytania, działają niedbale niezależnie od tego, co wygenerowało tekst.

Co AI realnie może zrobić przy pisaniu decyzji

Jest kilka konkretnych czynności, przy których AI przyspiesza pracę referenta i nie wchodzi w kompetencje merytoryczne:

• Napisanie szkieletu decyzji na podstawie wzoru wskazanego przez referenta jako punkt startowy.
• Ułożenie uzasadnienia faktycznego z notatek referenta. Referent dyktuje lub wkleja fakty ze sprawy, AI buduje z nich spójny akapit w urzędowym stylu.
• Uproszczenie pouczenia o trybie odwoławczym, które w wielu decyzjach jest napisane tak, że interesant i tak go nie rozumie.
• Skrócenie zbyt długich akapitów bez zmiany treści merytorycznej.
• Przekształcenie protokołu oględzin lub notatki służbowej w opis stanu faktycznego do uzasadnienia.

Typowo wygląda to tak: referent wpisuje do systemu, z jaką sprawą ma do czynienia, jakie dokumenty zebrał, jakie jest jego rozstrzygnięcie i na jaką podstawę prawną chce się powołać. AI generuje draft. Referent go poprawia: usuwa to, co niezgodne ze stanem sprawy, dopisuje szczegóły, które model pominął, i sprawdza każdy przepis.

Gdzie AI najczęściej się myli i co wtedy grozi

Podstawy prawne. To największe pole ryzyka. Modele językowe mogą proponować przepisy, które brzmią wiarygodnie, ale zostały uchylone, zmienione albo w ogóle nie istnieją w takiej numeracji. Urzędnik, który nie sprawdzi każdego cytatu, może wysłać decyzję powołującą się na artykuł ustawy, który od kilku lat nie obowiązuje.

U jednego z naszych klientów referent wychwycił właśnie taki błąd przed wysyłką: AI zaproponowała podstawę prawną z poprzedniego brzmienia ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym. Decyzja nie wyszła, bo ktoś sprawdził w ISAP. Gdyby wyszła, SKO uchyliłoby ją bez wnikania w meritum sprawy.

Inne miejsca, gdzie AI regularnie się potyka:

• Pouczenie o środkach zaskarżenia. AI może podać zły termin na odwołanie albo wskazać niewłaściwy organ, jeśli nie dostanie precyzyjnej instrukcji co do rodzaju decyzji i struktury organu odwoławczego.
• Stan faktyczny z nieaktualnych dokumentów. Jeśli referent wklei do promptu stare pismo ze sprawy sprzed aktualizacji danych, AI opisze stan nieodpowiadający rzeczywistości.
• Daty i terminy wewnątrz uzasadnienia. Model może pomylić kolejność zdarzeń albo błędnie przeliczyć termin przedawnienia czy termin zawitego. Zawsze sprawdzaj ręcznie.

Co mówi KPA i inne przepisy o narzędziach do redakcji decyzji

Kodeks postępowania administracyjnego nie reguluje, czym referent pisze projekt decyzji. Reguluje, kto decyzję wydaje, jakie elementy musi zawierać i jak musi być doręczona. Przepisów zabraniających używania edytorów tekstu, systemów wspomagania czy modeli językowych po prostu nie ma.

Ustawa o informatyzacji działalności podmiotów realizujących zadania publiczne oraz rozporządzenia wykonawcze skupiają się na formatach dokumentów elektronicznych, podpisach kwalifikowanych i systemach teleinformatycznych. Narzędzie do redakcji tekstu jest poza ich zakresem.

Co natomiast obowiązuje bez względu na to, jak powstał tekst:

• Decyzja musi zawierać wszystkie elementy z art. 107 § 1 KPA: oznaczenie organu, datę wydania, wskazanie stron, powołanie podstawy prawnej, rozstrzygnięcie, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o środkach zaskarżenia, podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska podpisującego.
• Urzędnik podpisujący odpowiada za treść decyzji, nawet jeśli projekt napisał ktoś inny, coś innego lub model językowy.
• Organ odwoławczy i SKO oceniają treść. Nie pytają, jakim narzędziem posłużył się referent.

Odpowiedzialność dyscyplinarna i karna: jak to wygląda w praktyce

Odpowiedzialność dyscyplinarna urzędnika służby cywilnej lub pracownika samorządowego nie zmienia się przez to, że używał AI. Jeśli decyzja zawiera błąd merytoryczny, który wyrządził szkodę interesantowi lub Skarbowi Państwa, urzędnik odpowiada tak samo, jakby pisał ją wyłącznie sam.

W przypadkach poświadczenia nieprawdy (art. 271 Kodeksu karnego) lub przekroczenia uprawnień (art. 231 KK) narzędzie redakcji nie jest okolicznością łagodzącą. Prokuratura patrzy na skutek i zamiar, nie na to, czy draft wygenerowała AI.

Dobra informacja: większość błędów w decyzjach jest wyłapywana przez SKO lub organ wyższego stopnia w toku odwołania, zanim dojdzie do realnej szkody. A AI przy prawidłowym użyciu, gdzie referent wchodzi w rolę kontrolera a nie biernego akceptanta, poprawia spójność i kompletność tekstu decyzji.

Jak udokumentować, że AI był pomocnikiem, nie autorem

Na razie żaden przepis tego nie wymaga. Kilka urzędów, z którymi pracujemy, zdecydowało się jednak na własną zasadę wewnętrzną: referent dołącza do akt krótką notatkę, że przy redakcji korzystał z narzędzia wspomagającego i że treść merytoryczną, w tym podstawę prawną, zweryfikował samodzielnie na podstawie zebranego materiału dowodowego.

Jeden akapit w dokumentacji wewnętrznej. Chroni referenta przy kontroli wewnętrznej i pokazuje, kto odpowiadał za weryfikację faktów, a kto tylko wygenerował szkielet tekstu.

Jeśli urząd ma regulamin korzystania z AI, powinien znaleźć się tam zapis o tym, w jakim zakresie AI może uczestniczyć w redakcji decyzji i jakie obowiązki weryfikacyjne ciążą na referencie przed wysłaniem pisma.

Od czego zaczynamy, jeśli chcemy wdrożyć AI do pisania decyzji

Pierwszym krokiem jest lista typowych decyzji w referacie, posortowana od najprostszych do najbardziej skomplikowanych. Zacznij od tych, które mają utrwalony wzorzec i mało wariantów: decyzja o wpisie do ewidencji działalności gospodarczej, decyzja o wymeldowaniu, decyzja o przyznaniu zasiłku celowego przy jasnym kryterium dochodowym.

Drugi krok: ustal, gdzie AI może skrócić czas bez dotykania meritum. Najczęściej jest to uzasadnienie faktyczne i pouczenie. Rzadziej rozstrzygnięcie, które i tak powinno być formułowane przez referenta.

Trzeci krok: wpisz do regulaminu lub zarządzenia wewnętrznego jeden konkretny obowiązek: przed wypuszczeniem decyzji na zewnątrz referent sprawdza każdą podstawę prawną zaproponowaną przez AI w ISAP lub w ujednoliconym tekście Dziennika Ustaw. Nie w pamięci, nie w starym wzorze ze szuflady. W aktualnym tekście ustawy.

Chcesz zobaczyć, jak inne urzędy przeprowadziły ten proces? Zajrzyj do naszych realnych wdrożeń. Możesz też zamówić bezpłatny audyt, podczas którego sprawdzimy, które decyzje w twoim referacie nadają się do wsparcia AI w pierwszej kolejności i co trzeba uregulować wewnętrznie, żeby referenci pracowali zgodnie z procedurą.