AI do pisania pism urzędowych: jak przygotować projekt odpowiedzi i skrócić czas referenta

Wezwanie do uzupełnienia braków, zawiadomienie o wszczęciu postępowania, odpowiedź na pytanie o status sprawy, potwierdzenie wpływu wniosku. Referent w przeciętnym wydziale wypisuje dziesiątki takich dokumentów tygodniowo. Większość z nich ma ten sam szkielet, zmieniają się tylko imię, numer sprawy i termin. Czy AI może tu realnie odciążyć pracowników? Może. Ale nie tak, jak się to na pierwszy rzut oka wydaje.

Co AI robi dobrze przy pismach, a gdzie kończy się jej przydatność

AI nie pisze decyzji administracyjnych zamiast prawnika. Nie zna z pamięci aktualnej treści KPA ani nie wie, czy wasze wewnętrzne procedury zmieniły się w zeszłym kwartale. To ważna granica i nie należy jej przekraczać.

Natomiast przy pismach roboczych AI sprawdza się bardzo dobrze w kilku konkretnych rzeczach:

• przerabia suche notatki referenta w płynny, poprawny językowo tekst
• przygotowuje projekt pisma na podstawie wzorca i podanych danych sprawy
• sugeruje bardziej formalne lub przystępniejsze sformułowania, gdy pracownik nie jest pewien tonu
• skraca zbyt długie akapity i wychwytuje powtórzenia stylistyczne
• upraszcza treść przepisu dla obywatela, który nie zna żargonu prawniczego
• generuje kilka wariantów jednego akapitu, żeby referent wybrał ten, który pasuje do sprawy

Jeden z urzędów miejskich, z którym pracujemy, opisał to tak: referentka wpisuje trzy zdania o tym, czego dotyczy sprawa, wkleja fragment wzorcowego pisma i dostaje gotowy draft. Sprawdza, poprawia dane, dopisuje numer sprawy i gotowe. Pismo, które wcześniej pisała przez dwadzieścia minut, teraz zajmuje jej pięć.

Które pisma najlepiej nadają się do wspomagania AI

Nie każde pismo ma taki sam potencjał. Z praktyki wynika, że AI daje największą wartość przy dokumentach, które:

• są powtarzalne: wezwania do uzupełnienia braków (art. 64 KPA), potwierdzenia wszczęcia postępowania, zawiadomienia o terminie rozprawy lub wizji
• mają stały szkielet, a zmienia się tylko kilka danych: imię, adres, numer działki, termin
• to odpowiedzi na typowe pytania wpływające mailem lub przez ePUAP
• wymagają przełożenia decyzji prawnika na zrozumiały język dla petenta

Pisma, przy których AI nie powinna być jedynym autorem:

• decyzje administracyjne z uzasadnieniem, gdzie każde słowo ma podstawę prawną
• korespondencja w sprawach spornych mogących trafić do sądu lub SKO
• pisma do organów nadzoru i instytucji nadrzędnych

Zasada jest prosta: AI przygotowuje projekt, człowiek odpowiada za treść i składa podpis. Projekt to nie gotowy dokument.

Jak napisać prompt, żeby dostać użyteczny draft pisma

To jest najczęstszy problem. Referenci piszą do AI "napisz pismo urzędowe" i dostają coś ogólnego, co i tak trzeba przepisać od nowa. Dobry prompt działa inaczej.

Musi zawierać trzy elementy:

Kontekst sprawy w kilku zdaniach. Nie streszczenie całej teczki, tylko sedno: czego dotyczy wniosek, co trzeba przekazać, jaki jest wymagany rezultat.

Wzorzec stylu lub tonu. Wklej akapit z poprzedniego, dobrze napisanego pisma i napisz "pisz w podobnym stylu i tonie formalnymi". AI podchwyci konwencję językową urzędu.

Listę tego, co ma znaleźć się w treści. Jeśli to wezwanie do uzupełnienia: jakie konkretnie dokumenty, do kiedy, jaki skutek prawny.

Przykładowy prompt, który działa w praktyce:

"Napisz projekt pisma urzędowego. Styl: formalny, bezpośredni. Sprawa: wnioskodawca złożył wniosek o wydanie zezwolenia na wycinkę drzewa. Wniosek jest niekompletny, brakuje szkicu sytuacyjnego działki. Wezwij do uzupełnienia braku w terminie 7 dni od daty pisma pod rygorem pozostawienia bez rozpatrzenia. Podstawa: art. 64 § 2 KPA. Zostaw puste miejsca na numer sprawy, datę i dane adresata, nie wymyślaj ich."

Z takim promptem otrzymujesz draft wymagający tylko wpisania danych, a nie pisania od zera. Różnica jest odczuwalna już przy pierwszym użyciu.

Bezpieczeństwo danych: co wolno wkleić do AI

To pytanie pada zawsze i słusznie. Zasada, której się trzymamy przy narzędziach działających w chmurze: nie wklejamy danych osobowych obywateli.

W praktyce oznacza to konkretne zamiany. Zamiast imienia i nazwiska piszemy "wnioskodawca" albo inicjały. Zamiast adresu: "[adres nieruchomości]". Numer ewidencyjny działki zastępujemy [numer]. AI i tak wygeneruje poprawny szablon pisma, bo do stworzenia szkieletu tekstu nie potrzebuje prawdziwych danych. Uzupełniasz je ręcznie w gotowym drafcie.

Jeśli waszy urząd korzysta z narzędzia AI działającego na własnych serwerach albo z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych, ograniczenie odpada. Więcej o tym, jak bezpiecznie dobierać narzędzia AI do pracy z danymi urzędowymi, opisujemy w artykule o AI i RODO w urzędzie.

Wzorce promptów jako zasób całego wydziału

Jeśli jeden referent opracuje dobry prompt do wezwania o uzupełnienie braków, nie ma powodu, żeby każdy pozostały wymyślał je od nowa. To jest coś, co regularnie pomijamy przy wdrożeniu AI.

Proste podejście, które się sprawdza: każdy wydział prowadzi plik, czy to Word, Notion, czy dysk sieciowy, gdzie zbiera sprawdzone prompty. Coś w rodzaju biblioteki:

• Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych (art. 64 KPA)
• Zawiadomienie o wszczęciu postępowania
• Odpowiedź na mail z pytaniem o status sprawy
• Odmowa udostępnienia informacji publicznej z uzasadnieniem
• Zaproszenie na wizję lokalną

Typowo wygląda to tak, że pierwsze tygodnie każdy i tak pyta AI od nowa, po swojemu. Ale gdy ktoś zbierze te prompty w jedno, dostępne dla wszystkich miejsce, oszczędność robi się odczuwalna szybko. Z czasem taki zbiór staje się rodzajem wewnętrznego podręcznika korespondencji. Ujednoliconego, aktualnego i niezależnego od tego, kto akurat jest na urlopie.

Widzieliśmy to w kilku jednostkach. Efekt pojawia się nie przy pierwszym piśmie, lecz przy setnym. Nowi pracownicy szybciej łapią styl korespondencji urzędu, bo mają gotowe wzorce z opisem zastosowania.

Od czego zaczynamy

Najłatwiej zacząć od jednego, konkretnego rodzaju pisma, które generuje w waszym wydziale największy ruch. Najczęściej to właśnie wezwania o uzupełnienie wniosków albo odpowiedzi na standardowe pytania wpływające przez ePUAP.

Krok pierwszy: wybierz jedno takie pismo i napisz do niego prompt według schematu z tego artykułu. Przetestuj go na trzech sprawach i oceń, co wymaga korekty.

Krok drugi: gdy prompt daje użyteczny wynik, zapisz go w miejscu dostępnym dla całego wydziału razem z krótką notatką, do jakich spraw pasuje.

Krok trzeci: po miesiącu zapytaj referentów, co działa, a co wymaga poprawki. Zmodyfikuj prompt na podstawie ich uwag.

Nie potrzebujesz do tego żadnego nowego systemu. Na start wystarczy narzędzie AI, które waszy urząd już zaakceptował, i godzina na pierwsze testy z jednym wybranym rodzajem pisma. Jak to wygląda w konkretnych jednostkach, możesz sprawdzić w realnych wdrożeniach, które opisujemy.

Jeśli chcesz wiedzieć, od którego procesu zacząć u siebie i czy wasze pisma nadają się do takiego podejścia, umów się na bezpłatny audyt. Przejrzymy razem, gdzie AI da wam największy zwrot w stosunku do włożonej pracy.