Czy AI może pomóc przy obsłudze programu Czyste Powietrze w urzędzie gminy?

Tak, AI może realnie odciążyć punkt obsługi Czystego Powietrza w gminie, przede wszystkim przy trzech rzeczach: odpowiadaniu na powtarzające się pytania mieszkańców, weryfikacji kompletności dokumentów przyniesionych do wniosku i pisaniu typowej korespondencji do beneficjentów. Nie zastąpi urzędnika przy ocenie dochodowej ani przy pracy bezpośrednio w portalu WFOŚiGW, ale potrafi skrócić czas rutynowych czynności w sposób odczuwalny już po kilku dniach, bez żadnego wdrożenia IT.

Czym zajmuje się punkt GPKP w praktyce?

Gminy, które podpisały porozumienie z Wojewódzkim Funduszem Ochrony Środowiska i Gospodarki Wodnej i stały się Gminnymi Punktami Konsultacyjno-Informacyjnymi (GPKP), biorą na siebie konkretny zakres pracy. Typowo wygląda to tak, że jeden lub dwóch pracowników obsługuje mieszkańców przy wnioskach o dotację na wymianę źródła ciepła lub termomodernizację. Co wchodzi w skład tej obsługi?

• Przyjmowanie mieszkańców i tłumaczenie zasad programu, w tym warunków dofinansowania i progów dochodowych dla poszczególnych poziomów
• Pomoc przy wypełnianiu wniosku w portalu beneficjenta na gov.pl
• Weryfikacja kompletności załączników: zaświadczeń o dochodach, potwierdzenia wpisu do CEEB (Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków), kosztorysu inwestycji, zdjęć istniejącego źródła ciepła
• Wystawianie zaświadczeń potwierdzających złożenie wniosku przez punkt GPKP
• Korespondencja z WFOŚiGW przy brakach formalnych lub pytaniach do wniosku
• Obsługa wniosków o płatność po rozliczeniu poszczególnych etapów inwestycji

Znaczna część tej pracy to pytania. Wciąż te same pytania. "Czy mogę wymienić tylko okna?", "Kiedy dostanę przelew?", "Co to jest audyt energetyczny i czy muszę go robić?", "Mam kocioł gazowy, czy się kwalifikuję?", "Czy wykonawca musi być wpisany na jakąś listę?". Pytania powtarzają się sezonowo, szczególnie po każdej zmianie regulaminu. Właśnie tutaj AI daje najwięcej.

Gdzie AI faktycznie odciąża referenta?

Odpowiadanie na pytania beneficjentów. Pracownik może przygotować zestawienie najczęstszych pytań z odpowiedziami opartymi na aktualnym regulaminie i wgrać je do ChatGPT lub Copilota jako kontekst. Zamiast szukać co chwilę w dokumentacji NFOŚiGW, sprawdza odpowiedź w kilka sekund i ją parafrazuje lub wysyła bezpośrednio do mieszkańca mailowo. Nie trzeba za każdym razem wracać do trzydziestostronicowego regulaminu.

Weryfikacja kompletności dokumentów. Przed złożeniem wniosku beneficjent dostarcza kilkanaście dokumentów, a wymagana lista różni się zależnie od poziomu dofinansowania: podstawowego, podwyższonego lub najwyższego. Można poprosić AI o stworzenie checklisty dla konkretnego przypadku, na przykład: "Beneficjent ma dochód mieszczący się w progu podwyższonym, chce wymienić kocioł węglowy na pompę ciepła powietrze-woda i ocieplić poddasze. Które dokumenty muszę sprawdzić przed złożeniem wniosku?". AI przegląda listę na podstawie wgranego regulaminu i odpowiada konkretnie, ze wskazaniem pozycji, których brakuje.

Pisanie pism do mieszkańców. Wezwanie do uzupełnienia dokumentów, potwierdzenie przyjęcia wniosku przez GPKP, informacja o etapach rozliczenia, odpowiedź na pytanie mailem. Każde z tych pism ma swój schemat. AI przygotowuje szkic w kilka sekund, referent poprawia i podpisuje. Czas potrzebny na przygotowanie jednego pisma spada z kilkunastu minut do 2-3 minut.

Tłumaczenie regulaminu na ludzki język. Regulamin programu Czyste Powietrze nie jest dokumentem łatwym do czytania. Zdarza się, że pracownik sam musi szybko sprawdzić jakiś zapis, bo nie pamięta szczegółu. AI potrafi streścić fragment, wyjaśnić co konkretny zapis oznacza w praktyce i wskazać, które punkty regulaminu dotyczą danej sytuacji.

Program Ciepłe Mieszkanie: podobnie, ale z większą dokumentacją

Gminy pełniące rolę operatora w programie Ciepłe Mieszkanie obsługują wnioski składane przez wspólnoty mieszkaniowe i spółdzielnie. Dokumentacja bywa obszerna. Do wniosku trafiają: uchwały wspólnoty, dokumenty dotyczące nieruchomości, kosztorysy, zaświadczenia z banku o rachunku. AI może podsumować treść wielostronicowego wniosku, wskazać kluczowe parametry inwestycji i sprawdzić, czy zakres prac opisany przez wnioskodawcę mieści się w zasadach programu. To nie ocena merytoryczna, ale szybkie wstępne przejrzenie zanim referent weźmie sprawę do ręki.

Czego AI za nas nie zrobi?

Trzeba to powiedzieć wprost, bo oczekiwania bywają zarówno za wysokie, jak i za niskie jednocześnie.

AI nie oceni samodzielnie, czy konkretny wydatek jest kwalifikowalny w ramach aktualnie obowiązującego regulaminu, szczególnie w niestandardowych przypadkach. Nie wejdzie za nas do portalu WFOŚiGW ani do systemu GUS. Nie zweryfikuje, czy adres budynku podany we wniosku rzeczywiście figuruje w CEEB. Nie wyda zaświadczenia GPKP ani nie złoży wniosku przez portal gov.pl.

Są też sprawy, gdzie liczy się rozmowa z mieszkańcem i ludzka ocena. Ktoś przychodzi z niestandardową sytuacją: budynek ma dwóch współwłaścicieli, jeden odmawia podpisania zgody. Albo ktoś wymienił kocioł rok temu bez dotacji i pyta, czy teraz może wnioskować o dofinansowanie fotowoltaiki. Takie przypadki trzeba rozpatrywać indywidualnie, z odniesieniem do aktualnych przepisów. AI może tu co najwyżej wskazać, gdzie szukać odpowiedzi, a nie udzielić jej samodzielnie.

Ważne: danych osobowych beneficjentów do AI nie wgrywamy

To zastrzeżenie, o którym często się zapomina. Do publicznych narzędzi AI, takich jak ChatGPT czy bezpłatna wersja Copilota, nie należy wgrywać dokumentów zawierających dane osobowe beneficjentów. Żadnego PIT-u z imieniem i numerem PESEL. Żadnego zaświadczenia z ZUS ani z MOPS z adresem mieszkańca.

Weryfikację kompletności robimy na anonimowym schemacie: "sprawdź, czy ta lista dokumentów jest kompletna dla wniosku na poziomie podwyższonym" i wymieniamy typy dokumentów, nie pliki konkretnej osoby. Firmy korzystające z Copilot for Microsoft 365 w ramach umowy z Microsoft mają inne warunki przetwarzania danych, ale i tak warto każdorazowo zastanowić się, co faktycznie wgrywamy.

Jak to wygląda u kogoś, kto już to robi?

U jednego z naszych klientów, gminie liczącej kilka tysięcy mieszkańców, punkt GPKP obsługiwała jedna osoba w niepełnym wymiarze. Pytania przychodziły przez telefon, mailowo i osobiście przy okienku. Pracownik przygotował w Copilot for Microsoft 365 zestaw gotowych odpowiedzi na kilkanaście najczęstszych pytań, opartych na aktualnym regulaminie i materiałach FAQ z portalu NFOŚiGW. Zamiast szukać każdorazowo w dokumentacji, korzystał z tego zestawu i odświeżał go raz na kilka tygodni po zmianach w programie.

Pisanie wezwań do uzupełnienia dokumentów skróciło się wyraźnie. Szablony pism, wygenerowane raz przez AI i dopasowane do wzorów obowiązujących w urzędzie, pozwoliły skrócić czas przygotowania pisma do 2-3 minut. Czas zaoszczędzony na powtarzalnej korespondencji przeszedł na bezpośrednią obsługę kolejnych beneficjentów przy okienku.

Od czego zaczynamy?

To nie jest projekt informatyczny. Nie potrzeba zgód działu IT ani zakupu systemu. Trzy kroki wystarczą na dobry start:

• Zbierz pytania. Wypisz 15-20 pytań, które najczęściej słyszysz od mieszkańców przy Czystym Powietrzu. Lista nieformalna, z głowy. Wystarczy.
• Wgraj regulamin. Pobierz aktualny regulamin programu ze strony NFOŚiGW lub WFOŚiGW właściwego dla swojego województwa. Wgraj do ChatGPT lub wklej wybrane fragmenty jako kontekst i sprawdź, czy AI poprawnie odpowiada na pytania z Twojej listy. Ten test zajmuje 30-40 minut.
• Stwórz szablony pism. Poproś AI o przygotowanie szablonu wezwania do uzupełnienia dokumentów i pisma potwierdzającego złożenie wniosku przez GPKP. Dopasuj je do wzorów obowiązujących w Twoim urzędzie i zapisz jako gotowe do użycia.

Cały ten start można zrobić samodzielnie, bez żadnych zakupów. Jeśli chcesz sprawdzić, w których konkretnych miejscach obsługi Czystego Powietrza AI da w Twojej gminie największy efekt i jak zrobić to bezpiecznie pod kątem RODO, umów się na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak inne urzędy do tego podeszły, w naszych realnych wdrożeniach.