Czy AI może pomóc przy rocznej inwentaryzacji majątku i środków trwałych w urzędzie?

AI może realnie skrócić kilka etapów rocznej inwentaryzacji: weryfikację zgodności arkuszy spisu z natury z ewidencją środków trwałych, nadawanie nazw i kodów KŚT nowo przyjętemu sprzętowi, a także przygotowanie protokołów różnic i pism wyjaśniających. Nie policzy za komisję przedmiotów w pomieszczeniach, ale potrafi zająć się biurową częścią inwentaryzacji, która pochłania większość czasu po zakończeniu spisu.

Co jest w inwentaryzacji urzędowej najbardziej uciążliwe

Każdy, kto choć raz prowadził inwentaryzację, wie jak to wyglada. Komisja chodzi po budynku z arkuszami, zapisuje numery inwentarzowe i opisy, a potem wraca do biura i zaczyna żmudne porównywanie ze stanem w systemie. I tu zaczyna się problem.

To samo biurko może figurować w księdze jako "biurko dębowe", na naklejce mieć numer "ŚT/2019/042", a w arkuszu komisji trafić jako "biurko dyrektora gabinet 15". Trzy opisy, jeden mebel. Znalezienie tej zależności bez pomocy AI potrafi zająć pół dnia roboczego.

Do tego dochodzi:

• szukanie środków trwałych, które są w księdze, ale komisja ich nie znalazła
• pozycje zlikwidowane lub przekazane do innej jednostki bez aktualizacji w ewidencji
• opis nowo przyjętego sprzętu i przypisanie właściwego kodu KŚT
• pisanie protokołu różnic z wyjaśnieniami dla głównej księgowej
• zestawienie końcowe dla wójta, starosty lub dyrektora

To właśnie te etapy AI może realnie odciążyć.

Porównanie arkuszy z ewidencją: tu AI robi robotę

Eksportujesz ewidencję środków trwałych z systemu finansowo-księgowego do pliku tekstowego albo kopiujesz tabelę z Excela. Wklejasz ją do okna ChatGPT lub Copilota razem z arkuszem spisu z natury i piszesz: "Jakich pozycji z ewidencji nie ma w spisie z natury? Jakich pozycji ze spisu nie ma w ewidencji?"

W kilkanaście sekund dostajesz dwie listy rozbieżności, które ręcznie zajęłyby wiele godzin. U jednego z naszych klientów, w urzędzie miejskim liczącym kilkuset pracowników, taka analiza dla ponad tysiąca pozycji zajęła kilka minut, a wyłapała osiemnaście rozbieżności, które potem komisja sprawdziła fizycznie. Bez AI ta sama praca szła przez dwa dni.

Ważne zastrzeżenie: AI nie łączy się z systemem finansowo-księgowym. Dane musisz mu podać samodzielnie. Jeśli twój system ma eksport do Excela, kopiujesz zawartość tabeli. Jeśli nie, możesz skopiować dane z wydruku lub widoku ekranowego.

AI jest też przydatne przy standaryzacji nazw. Jeśli przez lata każdy referent opisywał podobne przedmioty inaczej, możesz poprosić: "Ujednolicaj nazwy poniższych środków trwałych zgodnie z nazewnictwem KŚT." Wynik nadal wymaga sprawdzenia, ale jako punkt startowy do porządkowania bazy jest nieoceniony.

Opis środków trwałych i klasyfikacja KŚT

Przyjęcie nowo zakupionego sprzętu w trakcie roku wymaga wystawienia dokumentu OT (przyjęcie środka trwałego), nadania nazwy i przypisania grupy według Klasyfikacji Środków Trwałych. Dla referenta, który zajmuje się głównie czymś innym, KŚT to lektura nieoczywista.

AI pomaga tu konkretnie. Wklejasz opis z faktury albo kilka słów własnymi słowami, np. "drukarka etykiet, zakupiona na potrzeby archiwum, sieciowa" i pytasz o propozycję nazwy do ewidencji oraz grupę KŚT. Dostaniesz propozycję w stylu: "Urządzenie drukujące, drukarka etykiet, grupa 491." Weryfikacja zajmuje chwilę, zamiast przeglądania rozporządzenia.

Dwie rzeczy warto mieć na uwadze:

• KŚT bywa niejednoznaczna, szczególnie przy sprzęcie specjalistycznym. Ostateczna klasyfikacja należy do pracownika lub głównej księgowej.
• AI dobrze trafia przy typowym sprzęcie biurowym: komputery, drukarki, meble, pojazdy. Przy specjalistycznym wyposażeniu technicznym lub laboratoryjnym propozycja może wymagać więcej korekty.

Protokoły różnic i pisma wyjaśniające: szkic w minutę

Protokół różnic inwentaryzacyjnych to dokument, w którym komisja musi wyjaśnić każdą rozbieżność między spisem z natury a ewidencją. Komisja zwykle wie, co się stało, ale napisanie formalnego wyjaśnienia po polsku, w urzędowym stylu, to osobna praca.

Tutaj AI działa bardzo sprawnie. Opisujesz sytuację w kilku słowach: "laptop widnieje w ewidencji jako składnik działu IT, ale komisja znalazła go w pokoju 12 w dziale finansowym, bez protokołu PT" i prosisz o sformułowanie wyjaśnienia do protokołu różnic. Dostajesz gotowy szkic, który wymaga tylko przejrzenia i podpisu. Nie zaczynasz od białej kartki.

Tak samo działa to przy:

• notatce służbowej z wynikami inwentaryzacji dla kierownika jednostki
• piśmie do pracownika materialnie odpowiedzialnego z prośbą o wyjaśnienie
• zestawieniu dla rady gminy lub zarządu, które trafia jako załącznik do sprawozdania
• arkuszu różnic do podpisu przez główną księgową

Czas pisania takich dokumentów spada z kilkudziesięciu minut do kilku. Dla komisji pracującej nad wynikami przez dwa tygodnie to odczuwalna różnica.

Czego AI nie zrobi za komisję

Żeby nie było nieporozumień co do zakresu możliwości.

AI nie policzy fizycznie przedmiotów. Nie sprawdzi, czy numer na naklejce zgadza się z tym w księdze, jeśli ktoś mu tego nie poda. Nie podpisze protokołu zamiast przewodniczącego komisji i nie ponosi żadnej odpowiedzialności za wynik inwentaryzacji.

Nie zaciągnie też danych wprost z systemu finansowo-księgowego, chyba że urząd wdroży dedykowaną integrację. Na razie trzeba mu dostarczyć dane ręcznie.

Cała odpowiedzialność za prawidłowość inwentaryzacji, wycenę środków trwałych i rzetelność dokumentacji spoczywa na komisji i kierowniku jednostki. AI jest narzędziem do pracy z tekstem i danymi, a nie systemem rozliczeniowym.

Od czego zacząć i co z bezpieczeństwem danych

Na pierwszy krok nie trzeba kupować nic specjalnego. Wystarczy dostęp do ChatGPT lub Copilota w Microsoft 365.

Przed inwentaryzacją: poproś AI o przygotowanie szablonu arkusza spisu z natury z polami dopasowanymi do specyfiki urzędu (numer inwentarzowy, nazwa, lokalizacja, osoba odpowiedzialna, stan techniczny, uwagi). Poproś też o szkic instrukcji dla komisji, żeby wszystkie zespoły zapisywały dane w tym samym formacie. Jednolity format na wejściu oznacza mniej ręcznej pracy przy porównywaniu.

Po zakończeniu spisu: eksportuj ewidencję środków trwałych, wklej oba zestawienia do narzędzia AI i poproś o wskazanie rozbieżności. Dla każdej rozbieżności poproś o szkic wyjaśnienia do protokołu.

Co do danych osobowych: arkusze dotyczące sprzętu i mebli zazwyczaj nie zawierają danych osobowych. Jeśli ewidencja zawiera imię i nazwisko osoby materialnie odpowiedzialnej, usuń tę kolumnę przed wklejeniem do zewnętrznego narzędzia. Urząd korzystający z Microsoft 365 z Copilotem może pracować w zamkniętym środowisku tenanta. Dane nie trafiają wtedy do publicznych modeli.

Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w twoim urzędzie nadają się do wsparcia AI bez ryzyka dla danych, zapraszamy na bezpłatny audyt. Jak to wygląda w praktyce, zobaczysz w naszych realnych wdrożeniach.