Czy AI może pomóc przy kontrolach wewnętrznych szkół i jednostek organizacyjnych gminy?

Tak, AI może realnie odciążyć osobę odpowiedzialną za kontrole wewnętrzne w gminie, choć nie zastąpi kontrolera podczas wizyty w jednostce. Praca, którą AI wykonuje najlepiej, to ta przed i po wizycie: przygotowanie programu kontroli, przejrzenie dokumentów zebranych od jednostki, sporządzenie protokołu z notatek zebranych na miejscu. Decyzję o ustaleniach i podpis pod protokołem zawsze zostawia się przy człowieku.

Co pochłania czas przy kontrolach jednostek organizacyjnych?

Jeśli gmina ma kilkanaście jednostek organizacyjnych, takich jak szkoły podstawowe, przedszkola, biblioteka gminna, centrum kultury, GOPS czy zakład komunalny, roczny plan kontroli szybko zamienia się w długą listę rzeczy do zrobienia. Statut, zarządzenie wójta albo regulamin kontroli wskazują, kto i co sprawdza, ale samo wykonanie spada na referenta albo sekretarza.

Czas pochłaniają trzy etapy:

• Przygotowanie do wizyty: zebranie dokumentów od jednostki, czyli planu finansowego, sprawozdań Rb, protokołów rady pedagogicznej lub zebrań pracowniczych, rejestru umów i faktur z wybranego okresu, a potem ich przejrzenie i ułożenie listy rzeczy do sprawdzenia na miejscu.
• Sporządzenie protokołu: zebranie notatek z wizyty i przelanie ich w spójny, sformalizowany dokument z ustaleniami, oceną i zaleceniami pokontrolnymi.
• Śledzenie realizacji zaleceń: pilnowanie, czy dyrektor szkoły albo kierownik GOPS-u odpowiedział w terminie i czy wdrożył to, co miał wdrożyć.

Samo pisanie protokołu po wizycie w jednej szkole zajmuje kontrolerowi kilka godzin. Przygotowanie listy kontrolnej do każdej wizyty to kolejny czas, bo temat zmienia się co rok, a dokumentacja różni się między typami jednostek. Trudno winić kogokolwiek, że przy kilkunastu kontrolach rocznie gubi się w terminach.

Przygotowanie programu kontroli: gdzie AI pomaga od razu

Program kontroli opisuje zakres i cel konkretnej wizyty. Wiele urzędów pisze go od zera za każdym razem. AI robi to dobrze, jeśli dostanie kilka informacji: typ jednostki, temat kontroli i okres objęty kontrolą.

Temat może być różny: gospodarka finansowa, gospodarka kadrowa, zamówienia do 130 tys. zł, ochrona danych osobowych, bhp, żywienie dzieci w stołówce. W zależności od tego AI dobiera pytania kontrolne i wskazuje, jakie dokumenty warto zebrać przed wyjazdem. Przepisów nie wymyśla, więc warto mu podać podstawę prawną albo wskazać, z jakiego rozporządzenia wynikają obowiązki danej jednostki. Szkic gotowy w kilka minut.

To samo dotyczy listy kontrolnej do użytku na miejscu. AI układa pytania w logicznej kolejności, przypisuje je do odpowiednich dokumentów i zostawia miejsce na notatki. Można mu też dać wyniki poprzedniej kontroli tej samej jednostki i poprosić, żeby sprawdził, czy poprzednie zalecenia zostały uwzględnione. Dla szkoły, która dwa lata temu miała zastrzeżenia do opisu faktur, AI automatycznie doda ten punkt na listę.

Analiza dokumentów przed wizytą i podczas niej

Zanim kontroler wyjedzie do jednostki, prosi o przesłanie dokumentów: plan finansowy na dany rok, sprawozdania Rb-27S i Rb-28S za wybrany okres, rejestr umów, kilkadziesiąt faktur z losowo wybranego kwartału, regulamin organizacyjny, regulamin wynagradzania, arkusz organizacyjny szkoły.

AI może przejrzeć te pliki i wskazać punkty wymagające uwagi:

• czy wydatki w poszczególnych paragrafach klasyfikacji budżetowej mieszczą się w planie,
• czy faktury mają wymagane opisy (paragraf klasyfikacji, podpis głównego księgowego, opis merytoryczny),
• czy w rejestrze umów są wpisy dla faktur powyżej progu wymagającego rejestracji,
• czy regulamin wynagradzania zawiera obligatoryjne elementy wynikające z ustawy o pracownikach samorządowych lub Karty Nauczyciela,
• czy arkusz organizacyjny szkoły jest podpisany przez organ prowadzący w wymaganym terminie.

To nie jest ocena prawna. AI sygnalizuje miejsca, które warto sprawdzić, a kontroler ocenia je na miejscu. Ale lista konkretnych sygnałów przed wizytą to zupełnie inna pozycja startowa niż wchodzenie do jednostki bez żadnego rozeznania w dokumentach.

Podczas samej wizyty dobrze sprawdza się prosty model: kontroler robi krótkie notatki punktowe w telefonie albo na laptopie, a po powrocie wrzuca je do AI i prosi o pogrupowanie według struktury protokołu. Nie wymaga to żadnego systemu. Wystarczy czat.

Protokół i zalecenia: szkic zamiast pisania od zera

Protokół z kontroli ma ustalony układ: dane jednostki, podstawa prawna, skład zespołu kontrolnego, okres objęty kontrolą, opis ustaleń w poszczególnych obszarach, ocena ogólna, zalecenia pokontrolne, podpisy. AI zna ten schemat i składa protokół z materiałów, które mu podamy.

Co trzeba mu przekazać:

• dane jednostki i datę wizyty,
• notatki z wizyty (mogą być chaotyczne, zdanie po zdaniu),
• wyniki analizy dokumentów z etapu przygotowawczego,
• szablon protokołu, jeśli urząd go ma.

Wynikiem jest gotowy szkic, który kontroler czyta, poprawia i podpisuje. Zamiast spędzać kilka godzin przed pustym dokumentem, spędza czas na weryfikacji i korekcie gotowego tekstu. Przy kilkunastu kontrolach rocznie różnica w pracy jest odczuwalna.

Zalecenia pokontrolne AI formułuje konkretnie. Nie "zadbać o dokumentację kadrową", tylko "uzupełnić brakujące zaświadczenia o niekaralności dla pracowników zatrudnionych w latach 2022-2024 (art. 10 ust. 1 Karty Nauczyciela) w terminie 30 dni od daty doręczenia protokołu". Takie zalecenie jest egzekwowalne, a jego realizację łatwo sprawdzić.

Śledzenie realizacji zaleceń po kontroli

To etap, który najłatwiej wypada z głowy. Kierownik jednostki przesyła pismo z informacją o wykonaniu zaleceń. Referent je czyta, odkłada i za miesiąc nie pamięta szczegółów. Sprawa odkładana jest do kolejnej kontroli.

AI pomaga przy dwóch rzeczach. Po pierwsze, sprawdza odpowiedź jednostki względem treści zaleceń i daje konkretną ocenę: zalecenie 1 zrealizowane, zalecenie 2 zrealizowane częściowo (brak dokumentu potwierdzającego), zalecenie 3 nie zostało wykonane. Po drugie, można zlecić mu stworzenie prostego rejestru zaleceń w formie tabeli, gdzie każdy wiersz to jedno zalecenie z datą nałożenia, terminem, nazwą jednostki i bieżącym statusem.

Rejestr aktualizuje się po każdej odpowiedzi jednostki. Raz w miesiącu referent przegląda go i wysyła ponaglenia do jednostek, które nie odpowiedziały albo nie wykonały zaleceń. Projekt pisma ponaglającego AI przygotuje na podstawie treści zalecenia i daty terminu. Typowo wygląda to tak, że kontroler kopiuje wiersz z rejestru do czatu i dostaje gotowy projekt w chwilę.

Co musi zostać przy kontrolerze

AI nie ocenia, czy naruszenie jest istotne czy błahe. Nie rozstrzyga wątpliwości prawnych wymagających wykładni przepisów. Nie podpisuje protokołu. Jeśli kontroler stwierdzi nieprawidłowość, która może skutkować odpowiedzialnością za naruszenie dyscypliny finansów publicznych, ocenę robi wyłącznie kontroler.

To samo dotyczy kontaktu z kontrolowanym: rozmowy z dyrektorem, odbioru wyjaśnień, oceny wiarygodności tłumaczeń. Tego AI nie zastąpi. Kontroler, który zna jednostkę i wie, kiedy "błąd rachunkowy" jest czymś więcej niż błędem rachunkowym, jest w tej pracy niezastąpiony.

Od czego zaczynamy w gminie

Najłatwiejszy punkt wejścia: weź ostatni protokół z kontroli, który napisałeś samodzielnie, i poproś AI o sporządzenie podobnego protokołu na podstawie Twoich notatek z następnej wizyty. Porównaj wyniki. Jeśli AI dało ci gotowy szkic wymagający tylko korekty, wdrożenie przy kolejnych kontrolach jest naturalnym krokiem.

Drugi krok: przygotuj listę jednostek objętych planem kontroli na ten rok i dla każdej opisz temat. AI wygeneruje programy kontroli i listy kontrolne w jednej sesji. Zaoszczędzony czas możesz przeznaczyć na dokładniejszą analizę dokumentów przed każdą wizytą, zamiast pisać te same struktury od zera.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak to działa na dokumentach Twojego urzędu, zapraszamy na bezpłatny audyt. Zobaczymy razem, gdzie AI da największy efekt przy Waszym planie kontroli i liczbie jednostek. Jak to wygląda w praktyce w innych gminach, pokazujemy w realnych wdrożeniach.