Czy AI może pomóc przy zamknięciu roku i sprawozdaniu finansowym w urzędzie gminy?

Tak, AI może realnie odciążyć referat finansowy przy kilku etapach zamknięcia roku: pisaniu not objaśniających i informacji dodatkowej, sprawdzaniu, czy dokumenty spełniają wymogi rozporządzenia, i tłumaczeniu zawiłych przepisów rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych. Nie zastąpi jednak głównej księgowej ani skarbnika, bo nie zna specyfiki jednostki i nie podpisuje żadnego dokumentu. W praktyce AI sprawdza się najlepiej przy pracach tekstowych i przeglądzie formalnym, a nie przy samym liczeniu w systemie FK.

Co wchodzi w zamknięcie roku w jednostce samorządowej?

Zanim widać, gdzie AI się przyda, warto spojrzeć na listę obowiązków, które piętrzą się między początkiem stycznia a terminem złożenia sprawozdania finansowego. W typowym urzędzie gminy zamknięcie roku obejmuje:

• inwentaryzację składników aktywów i pasywów: spisy z natury, potwierdzenia sald, weryfikację ewidencji
• wycenę składników bilansu i ujęcie ewentualnych zdarzeń korygujących
• przygotowanie zestawienia obrotów i sald
• sporządzenie sprawozdania finansowego: bilansu, rachunku zysków i strat, zestawienia zmian w funduszu jednostki oraz informacji dodatkowej z notami objaśniającymi
• zebranie i sprawdzenie sprawozdań jednostek podległych: szkół, przedszkoli, OPS, ZGK, biblioteki, GOK
• konsolidację danych dla organu prowadzącego
• przekazanie sprawozdania organowi wykonawczemu i radzie gminy

Termin złożenia sprawozdania finansowego jednostki wynika z ustawy o rachunkowości i aktów wewnętrznych. Gminy zazwyczaj mają czas do końca marca roku następnego, choć uchwały rady mogą określać wcześniejsze terminy wewnętrzne. To sporo pracy skupionej w kilku tygodniach, często nakładającej się na bieżącą obsługę budżetu nowego roku.

Do tego dochodzi koordynacja z kilkoma osobami jednocześnie: kierownikami jednostek, dyrektorami szkół, referatem majątkowym. Każdy czeka na dane od kogoś innego. Właśnie w tym gąszczu pracy biurowej AI może coś zmienić.

Przy czym AI realnie pomaga w referacie finansowym?

Tu warto być precyzyjnym. Co AI zrobi, a czego nie zrobi?

Tworzenie not objaśniających i informacji dodatkowej. To zdecydowanie największy obszar. Nota do pozycji bilansu, opis polityki rachunkowości, objaśnienia do zmian w funduszu jednostki: to dokumenty opisowe, które wymagają czasu i spójności językowej. AI dostaje od Ciebie treść odpowiedniego przepisu, opis sytuacji jednostki i pytanie: „co ta nota powinna zawierać?". Odpowiada szkicem, który sprawdzasz i uzupełniasz o liczby z systemu. Pisanie od zera zamienia się w redagowanie i uzupełnianie gotowego szablonu.

Sprawdzanie kompletności dokumentu. Masz projekt informacji dodatkowej i chcesz się upewnić, że niczego nie pominęłaś. Wklejasz tekst do AI i prosisz o porównanie z listą elementów wymaganych rozporządzeniem Ministra Finansów z dnia 13 września 2017 r. w sprawie rachunkowości oraz planów kont dla budżetu państwa, budżetów jednostek samorządu terytorialnego i jednostek budżetowych. AI wskazuje, co jest, czego brakuje, co jest niepełne. Sprawdza się dobrze.

Tłumaczenie przepisów na prostszy język. Rozporządzenie jest gęste. AI wyjaśni, co konkretnie należy ująć w danej pozycji zestawienia zmian w funduszu, podając przykład. Uwaga: zawsze sprawdź aktualną wersję przepisu w ISAP przed wpisaniem go do dokumentu.

Pisanie pism przewodnich i wewnętrznych. Pismo do dyrektora szkoły z prośbą o przesłanie składowych sprawozdania do konkretnej daty, pismo do rady gminy przekazujące sprawozdanie do zatwierdzenia: AI redaguje je w kilkadziesiąt sekund, gdy podasz dane i zakres.

Przygotowanie list kontrolnych. Lista kroków zamknięcia roku z terminami i odpowiedzialnymi osobami, lista elementów, które każda jednostka podległa musi przesłać: AI składa je szybko, gdy opiszesz, co wchodzi w skład procesu w Waszym urzędzie.

Noty objaśniające: tu AI daje największy efekt

U jednej z gmin, z którymi pracujemy, główna księgowa spędzała na pisaniu informacji dodatkowej do bilansu łącznie dwa pełne dni robocze. Duża część tego czasu to szukanie, co konkretnie powinno znaleźć się w danej nocie, i redagowanie tekstu spójnego językowo z resztą dokumentu.

AI nie wie, ile jednostka miała środków trwałych na koniec roku. Ale wie, jak powinna wyglądać nota do rzeczowych aktywów trwałych, co musi zawierać i jakim językiem się ją pisze.

W praktyce wygląda to tak: przekazujesz AI treść odpowiedniego paragrafu rozporządzenia i informujesz, że piszesz notę dla jednostki budżetowej gminy. AI daje szkielet z nagłówkami i opisem, co w każdym miejscu wpisać. Ty uzupełniasz liczbami z systemu Bestia albo z FK, którego używa Wasz urząd. Całość zajmuje wyraźnie mniej czasu niż pisanie od zera.

Warto też użyć AI do sprawdzenia spójności wewnętrznej dokumentu. Masz wrażenie, że opis metod wyceny zapasów w polityce rachunkowości nie zgadza się z tym, co napisałaś w odpowiedniej nocie? Wklejasz oba fragmenty i pytasz wprost: „czy te dwa opisy są ze sobą spójne?". AI często wyłapuje rozbieżności, które człowiek przeocza po kilku godzinach pracy z dużym plikiem tekstowym.

Konsolidacja z jednostkami podległymi: jak AI ułatwia zbieranie danych

W gminie, która ma kilka szkół, przedszkola, OPS i zakład komunalny, zamknięcie roku to też projekt koordynacyjny. Każda jednostka dostarcza własne sprawozdanie finansowe, każda ma nieco inną specyfikę. Skarbnik lub główna księgowa musi to zebrać, sprawdzić i połączyć.

AI nie wykona samej konsolidacji: wyłączenie wzajemnych rozrachunków między gminą a jednostką, sumowanie pozycji bilansu, weryfikacja zgodności kwot to zadania wymagające danych z systemów. Ale AI pomaga przy otoczeniu tego procesu:

• przygotuje pismo zbiorcze do dyrektorów z listą dokumentów do przesłania i terminem
• stworzy szablon tabeli, w której każda jednostka uzupełnia wymagane pozycje do wklejenia do Excela
• sprawdzi, czy sprawozdanie z konkretnej szkoły zawiera wszystkie wymagane elementy informacji dodatkowej, gdy wkleisz jego treść
• wyjaśni dyrektorowi szkoły w prostych słowach, co konkretnie ma się znaleźć w jej informacji dodatkowej

Typowo wygląda to tak, że referat finansowy odsyła dyrektor szkoły z informacją „brakuje opisu przyjętych zasad wyceny" kilka razy z rzędu, bo każdy rozumie to inaczej. AI może skrócić te iteracje, przygotowując konkretną instrukcję do każdego typu jednostki z góry.

Gdzie AI się myli i czego mu nie zlecać?

Kilka rzeczy warto powiedzieć wprost, żeby nie było rozczarowań przy pierwszej próbie.

AI nie zna danych Waszej jednostki. Nie wie, ile środków trwałych macie na koncie 011, jakie są salda rozrachunków z budżetem, co zmieniło się w funduszu w tym roku. Każdą liczbę musisz wziąć z systemu i podać samodzielnie. AI operuje wyłącznie na tym, co mu przekażesz.

AI może podać nieaktualny lub niedokładny przepis. Rozporządzenia i ich interpretacje zmieniają się. AI potrafi połączyć fragmenty z różnych aktów albo powołać się na brzmienie sprzed nowelizacji. Każdy powołany przepis sprawdzaj w ISAP lub LEX przed wpisaniem do dokumentu sprawozdawczego.

AI nie obliczy sald ani nie wypełni tabel liczbowych. Bilans jako całość powstaje w Bestii lub innym systemie FK, nie w rozmowie z AI. Systemu finansowo-księgowego AI nie zastępuje i nie integruje się z nim automatycznie, chyba że ktoś taką integrację zaprojektował.

AI nie zna kontekstu zdarzeń bieżącego roku. Jeśli w tym roku była niespodzianka: rezerwa, odpis aktualizujący, zdarzenie po dniu bilansowym wymagające ujawnienia, AI o tym nie wie, jeśli mu nie powiesz. Informacja dodatkowa opisuje konkretną rzeczywistość konkretnej jednostki. Odpowiedzialność za jej treść spoczywa na skarbnikowi i głównej księgowej, niezależnie od narzędzi, których użyli.

Od czego zaczyna referat finansowy, który po raz pierwszy sięga po AI?

Nie ma sensu zaczynać od bilansu. Lepiej od jednej noty objaśniającej: tej, przy której zazwyczaj traci się najwięcej czasu albo do której co rok wracasz z pytaniem „co tu właściwie napisać?".

Prosty schemat na pierwsze ćwiczenie:

• otwierasz ubiegłoroczną notę jako punkt odniesienia
• odszukujesz w rozporządzeniu o rachunkowości jednostek sektora finansów publicznych fragment dotyczący tej pozycji
• wklejasz go do AI razem z treścią zeszłorocznej noty i pytasz: „co powinienem uzupełnić lub zaktualizować w tej nocie, żeby spełniała wymagania tego przepisu?"
• AI wskazuje luki lub proponuje sformułowania, Ty uzupełniasz danymi z systemu
• porównujesz wynik z tym, co dostałaś wcześniej: czy to oszczędza czas?

Po takim ćwiczeniu widać od razu, gdzie AI daje wartość, a gdzie trzeba działać samodzielnie. Następna nota idzie sprawniej, bo wiesz już, jak formułować pytania.

Warto też pamiętać, że AI może odciążyć nie tylko referat finansowy. Wójt, burmistrz lub sekretarz gminy, którzy otrzymują gotowe sprawozdanie finansowe do zatwierdzenia, a nie są z wykształcenia księgowymi, mogą poprosić AI o wyjaśnienie konkretnych pozycji bilansu: „co oznacza wzrost należności długoterminowych o tę kwotę?" i dostać zrozumiałą odpowiedź przed sesją rady.

Jak sprawdzić, czy to realnie zadziała w Waszym referacie?

Najszybciej: przetestuj przed zamknięciem roku na jednym konkretnym piśmie do jednostki podległej albo jednej nocie z informacji dodatkowej. Godzina próby i od razu wiadomo, czy i jakie oszczędności czasu są realne w Waszym przypadku. Nie trzeba wdrożenia, regulaminu ani szkoleń, żeby sprawdzić, czy AI odpowiada dobrze na Twoje pytanie o zawartość noty do środków trwałych.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak AI sprawdza się w pracy finansowej w jednostkach podobnych do Waszej, zerknijcie na realne wdrożenia. A jeśli wolelibyście sprawdzić, które etapy zamknięcia roku w Waszym urzędzie zajmują najwięcej czasu i gdzie AI może to zmienić, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przyniesiecie konkretny problem, wyjdziecie z konkretnym planem.