Czy AI może pomóc pisać pisma urzędowe prostym językiem?

Tak, AI może pomóc pisać pisma urzędowe prostym językiem. Potrafi wskazać konkretne zdania, które są za długie lub niezrozumiałe, zaproponować prostszy wariant i sprawdzić, czy tekst jest czytelny dla kogoś, kto nie jest prawnikiem. Nie podejmuje decyzji merytorycznych i nie zastępuje referenta, ale jako recenzent pierwszej wersji pisma działa szybko i bez owijania w bawełnę.

Co to znaczy "prosty język" w urzędzie i czy to w ogóle ma sens?

Plain language, czyli prosty język, to konkretna technika pisania. Nie chodzi o to, żeby pisać kolokwialnie ani pomijać przepisy. Chodzi o to, żeby odbiorca pisma po jednym przeczytaniu wiedział: czego się od niego wymaga, do kiedy i co się stanie, jeśli tego nie zrobi.

Ministerstwo Funduszy i Polityki Regionalnej od lat prowadzi kampanię Prostego Języka w administracji. Wiele urzędów podpisało deklarację stosowania tych zasad. W praktyce jednak pisma nadal wychodzą pełne biernych konstrukcji, wieloczłonowych zdań i odesłań do artykułów bez wyjaśnienia ich treści.

To nie jest tylko kwestia stylu. Pismo, którego mieszkaniec nie rozumie, generuje telefon do biura obsługi, wizytę przy okienku, odwołanie albo po prostu brak reakcji z jego strony. Każda z tych konsekwencji kosztuje czas urzędu. Nikt tego nie liczy wprost, ale osoby na stanowiskach związanych z obsługą klientów wiedzą, że znaczna część pytań, które do nich trafiają, to pytania w stylu "przyszło mi jakieś pismo, ale nie wiem, o co chodzi".

Przykład. Typowe zdanie we wstępie decyzji odmownej:

Przed: „Organ I instancji, działając na podstawie art. 104 § 1 k.p.a. w związku z art. 7 ust. 3 pkt 2 ustawy z dnia... (Dz.U. z 2022 r. poz. 1234 ze zm.), po przeprowadzeniu postępowania dowodowego i mając na względzie całokształt zgromadzonego materiału dowodowego, orzeka jak w sentencji."

Po: „Na podstawie art. 104 Kodeksu postępowania administracyjnego wydajemy decyzję odmowną. Podstawę odmowy wskazujemy w uzasadnieniu poniżej."

Treść ta sama. Zrozumiałość: zupełnie inna. I żaden wymóg formalny nie nakazuje pierwszej wersji zamiast drugiej.

Co AI sprawdza w piśmie i jak to wygląda w praktyce

Najprościej: wklejasz projekt pisma do czatu z AI i piszesz polecenie. Coś w stylu: „Przeanalizuj to pismo pod kątem prostego języka. Wskaż zdania niezrozumiałe i zaproponuj prostszy wariant. Nie zmieniaj podstawy prawnej ani treści merytorycznej."

AI odpowie konkretną listą. Typowo wskaże:

• zdania powyżej 25 słów, które warto podzielić na dwa krótsze
• stronę bierną, którą można zamienić na czynną: „zostało wydane postanowienie" na „wydaliśmy postanowienie"
• żargon prawniczy użyty bez objaśnienia: „rebus sic stantibus", „dies ad quem", „a contrario"
• zdania zaczynające się od numeru artykułu zamiast od wniosku: „Na podstawie art. 45..." zamiast „Możesz się odwołać, bo..."
• słowa z prostszym odpowiednikiem: „tut. organ" zamiast „my", „jednakże" zamiast „ale", „przedmiotowy wniosek" zamiast „Pani wniosek"

To nie jest lista do ślepego zastosowania. Referent czyta propozycje i decyduje, które przyjmuje. Niektóre będą trafione, inne trzeba odrzucić ze względu na precyzję prawną lub wymogi konkretnego przepisu. Ale sam przegląd, który zajmuje AI kilkanaście sekund, daje punkt wyjścia. Zamiast pisać od zera i poprawiać intuicyjnie, masz konkretne miejsca do weryfikacji.

Typowo wygląda to tak, że sekretariat robi przegląd kilku pism z ostatniego miesiąca i wyłania się lista czterech lub pięciu powtarzających się problemów. Na tej podstawie można zbudować krótką checklistę dla referentów: przed wysłaniem sprawdź, czy żadne zdanie nie przekracza 30 słów, czy pouczenie o odwołaniu jest zrozumiałe bez prawniczego skrótu myślowego, czy lista dokumentów jest wypunktowana zamiast wyliczona w jednym długim zdaniu.

Gdzie różnica jest największa: decyzje odmowne, wezwania i BIP

Nie każde pismo wymaga równie starannego przeglądu. Trzy obszary przynoszą tu największy efekt:

Decyzje odmowne. To pisma, które mieszkańcy czytają ze szczególną uwagą. I często dzwonią z pytaniem „dlaczego mi odmówiono", mimo że uzasadnienie jest w piśmie. Przejrzysty język uzasadnienia zmniejsza tę liczbę telefonów. U jednego z klientów urzędAI sekretariat zauważył, że po wprowadzeniu prostszych uzasadnień w decyzjach o odmowie przydziału lokalu komunalnego wyraźnie zmalała liczba odwołań do SKO. Ludzie po prostu zrozumieli powód odmowy i nie szukali dalej.

Wezwania do uzupełnienia dokumentów. Klasyczne wezwanie informuje ogólnie: „wzywa się stronę do przedłożenia dokumentów wskazanych w art. X ustawy Y w terminie siedmiu dni". Mieszkaniec idzie do okienka z pytaniem, co konkretnie przynieść. Pismo napisane prostym językiem wymienia dokumenty wprost, z konkretną listą i adresem, pod który je dostarczyć. To oszczędza czas zarówno mieszkańca, jak i pracownika okienka.

Treści na BIP i stronach gminy. Zakładki „Jak załatwić sprawę" bywają pisane językiem procedur wewnętrznych, nie dla osoby odwiedzającej stronę po raz pierwszy. AI może przejrzeć istniejące opisy i wskazać, które mają najtrudniejszy język. Raz poprawione treści działają długo i czyta je wiele osób dziennie. To dobre miejsce na inwestycję czasu.

Odpowiedzi na skargi i wnioski. Osoba wnosząca skargę jest zazwyczaj niezadowolona. Pismo napisane biurokratycznie potęguje tę frustrację. Jasna, bezpośrednia odpowiedź obniża temperaturę całej sprawy, szczególnie wtedy, gdy odpowiedź jest odmowna.

Kiedy AI upraszcza za mocno i traci precyzję prawną

To uczciwa wątpliwość i warto ją poruszyć wprost. AI może zaproponować zbyt skrótowe sformułowanie, które straci istotną informację. Jeśli z decyzji wypadnie pouczenie o terminie wniesienia odwołania albo wskazanie organu odwoławczego, to nie jest pismo, które można wysłać. KPA jest tu nieubłagane.

Dlatego zasada jest prosta: AI robi propozycję, człowiek ocenia i akceptuje. Nie zwalnia to referenta z przeczytania pisma przed wysłaniem. Raczej zmienia charakter tej lektury: zamiast pisać od zera i szukać błędów we własnym tekście, weryfikujesz gotową propozycję z listą zmian.

Drugi problem: AI nie zna aktów prawa miejscowego. Może zaproponować sformułowanie, które brzmi prościej, ale jest niezgodne z regulaminem wewnętrznym albo uchwałą rady. To trzeba wyłapać ręcznie, bo AI nie ma dostępu do waszych dokumentów, jeśli ich mu nie podasz.

Trzecia kwestia, na którą zwracamy uwagę przy każdym wdrożeniu: dane osobowe w treści pisma. Pismo z imieniem, nazwiskiem, adresem i numerem PESEL strony nie może trafić do publicznego serwisu AI bez anonimizacji. Przed wklejeniem usuwacie dane osobowe i zastępujecie je przykładowymi, albo korzystacie z systemu, który ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych i działa w zamkniętym środowisku firmowym. To wymóg RODO, nie kwestia wygody.

Dostępność cyfrowa: prosty język to już obowiązek, nie tylko dobry zwyczaj

Od 2021 roku strony internetowe i aplikacje podmiotów publicznych muszą spełniać wymagania WCAG 2.1. Jedno z kryteriów dotyczy czytelności treści, szczególnie dla osób z niepełnosprawnościami intelektualnymi lub trudnościami poznawczymi.

Koordynatorzy dostępności w urzędach mogą korzystać z AI do kilku konkretnych zadań:

• przegląd istniejących zakładek BIP i wskazanie tych, które mają najtrudniejszy język
• tworzenie alternatywnych wersji pism i treści w ETR (Easy to Read): bardzo uproszczony język dla osób z głębszymi trudnościami w rozumieniu tekstu
• sprawdzanie, czy instrukcje w formularzach są napisane tak, żeby osoba bez wiedzy specjalistycznej wiedziała, co wpisać w każde pole
• porównywanie poziomu trudności tekstu przed i po redakcji, żeby ocenić, czy zmiana rzeczywiście przyniosła poprawę

AI nie zdejmuje z barków koordynatora dostępności całego obowiązku. Ale zamiast zlecać zewnętrznemu ekspertowi pełny przegląd wszystkich treści BIP, można zrobić wstępny skan własnymi siłami i wyłapać fragmenty, które naprawdę wymagają pracy. Zewnętrzny ekspert trafia wtedy do konkretnych miejsc, a nie przegląda wszystkiego od nowa.

Od czego zacząć: pierwsze ćwiczenie bez wdrożenia i bez budżetu

Nie potrzebujecie osobnego systemu. Na start wystarczy dostęp do dowolnego asystenta AI z dobrą obsługą języka polskiego i 30 minut czasu dla dwóch lub trzech osób z referatu.

Ćwiczenie wygląda tak:

• weźcie trzy pisma, które ostatnio wysłaliście: jedną decyzję, jedno wezwanie, jedną odpowiedź na wniosek
• zanonimizujcie dane strony, zastępując je przykładowymi: „Jan Kowalski, ul. Główna 1, 12-345 Miejscowość"
• wklejcie każde pismo do czatu z AI z poleceniem analizy pod kątem prostego języka
• przeczytajcie sugestie razem i omówcie, które są trafione, a które trzeba odrzucić z powodów merytorycznych

Z takiej sesji zazwyczaj wychodzi lista czterech do sześciu powtarzających się problemów stylistycznych. Za długie zdania, nadużywanie strony biernej, odesłania do artykułów bez skrótu treści, wyliczenia wciśnięte w jedno zdanie zamiast listy punktowanej. To jest punkt wyjścia do stworzenia krótkiej checklisty dla referentów.

Kolejny krok: kilka szablonów dla najczęstszych typów pism, już napisanych prostym językiem, z miejscami do uzupełnienia danych strony i szczegółów sprawy. AI pomaga przy ich tworzeniu, a referent uzupełnia konkretne informacje. Zamiast pisać od zera, uzupełnia szablon. To przekłada się na spójność pism w całym urzędzie, a przy okazji na szybkość.

Jeśli chcecie sprawdzić, które pisma w waszym urzędzie mają największy potencjał do poprawy, zapraszamy na bezpłatny audyt. Zobaczcie też, jak inne urzędy podeszły do prostego języka i co konkretnie zmieniły, na stronie z realnymi wdrożeniami. Prosty język to nie projekt na miesiące. To zmiana, którą można zacząć dziś po południu.