Czy AI może pomóc przy tworzeniu zakresów czynności i opisów stanowisk w urzędzie gminy?

AI może konkretnie pomóc przy pisaniu zakresów czynności i opisów stanowisk pracowników urzędu. Na podstawie Waszych wytycznych, regulaminu organizacyjnego i listy zadań dla danego stanowiska przygotuje gotowy projekt dokumentu do sprawdzenia i podpisu. Czas tworzenia jednego zakresu czynności skraca się z kilku godzin do kilkudziesięciu minut, bez zmiany tego, kto podejmuje decyzje merytoryczne.

Skąd bierze się cały ten czas tracony na zakresy czynności?

Każdy, kto kiedyś pisał zakres czynności od zera, wie, o czym mowa. Zaczyna się od przeszukania regulaminu organizacyjnego, potem sprawdzenia ustawy o pracownikach samorządowych, potem próby dopasowania przepisów do konkretnego referatu i konkretnej osoby. Forma musi być poprawna, podpisy właściwe, a zapis obowiązków wystarczająco precyzyjny, żeby dokument miał wartość w razie sporu pracowniczego albo kontroli zewnętrznej.

W małym urzędzie gminy to robi sekretarz. Albo kierownik referatu, który nie ma na to czasu. Typowo wygląda to tak: dokument powstaje tuż przed zatrudnieniem, pod presją czasu, i jest w połowie przepisany z zakresu poprzednika, nawet jeśli stanowisko się zmieniło. Albo leżakuje tygodniami w szufladzie, bo nie ma kiedy usiąść i to napisać porządnie.

Reorganizacja referatów to oddzielny ból. Nagle trzeba zaktualizować kilkanaście dokumentów na raz. To samo przy wdrożeniu nowych przepisów, które zmieniają zakres zadań całego wydziału. Albo przy awansie pracownika, który przejmuje część obowiązków po kimś innym.

AI może ten proces wyprostować. Nie wymyśli za Was struktury stanowiska ani nie podejmie decyzji o zakresie odpowiedzialności. Ale sprawnie zamieni Wasz opis w poprawnie sformułowany, kompletny dokument, spójny językowo i formalnie.

Co trzeba dać AI, żeby dostać porządny projekt dokumentu?

Im lepszy wsad, tym lepszy wynik. Minimalne dane, których AI potrzebuje:

• Nazwa stanowiska i komórka organizacyjna (np. "inspektor w Referacie Podatków i Opłat")
• Bezpośredni przełożony i miejsce w strukturze (np. "podlega kierownikowi referatu, nie ma podwładnych")
• Lista głównych zadań, nawet w punktach, po kilka słów: "weryfikacja deklaracji podatkowych, przygotowanie projektów decyzji wymiarowych, obsługa tytułów wykonawczych, kontakt z podatnikami przy okienku i telefonicznie"
• Wymagane wykształcenie i uprawnienia, jeśli stanowisko je wymaga (np. "wykształcenie wyższe prawnicze lub administracyjne, co najmniej trzyletni staż w administracji publicznej")
• Fragment regulaminu organizacyjnego z opisem zadań referatu, jeśli macie go pod ręką

Możecie też dać AI stary zakres czynności z podobnego stanowiska i poprosić o dostosowanie do nowych warunków. To często najszybsza droga: AI nie musi budować struktury od zera, tylko przepisać istniejący dokument według Waszych wskazówek.

Jeśli zależy Wam na jednym formacie dla całego urzędu, przygotujcie wzór z nazwami sekcji: cel stanowiska, zakres odpowiedzialności, obowiązki podstawowe, obowiązki szczegółowe, uprawnienia, zastępstwa, wymagania kwalifikacyjne. Wklejcie ten wzór w promptcie razem z opisem stanowiska. Wynik będzie od razu w docelowym układzie, bez dodatkowego formatowania.

Jak wygląda to w praktyce: przykład z urzędu gminy

Sekretarz jednej z gmin wiejskich miał do zrobienia zakresy czynności dla czterech nowych pracowników po połączeniu dwóch referatów. Dawniej zajmowało mu to cały tydzień roboczy: konsultacje z kierownikami, redagowanie po kolei, poprawki, jeszcze raz poprawki, wreszcie podpisy.

Tym razem przygotował krótki opis zadań dla każdego stanowiska. Wyciął z regulaminu organizacyjnego odpowiednie fragmenty dotyczące zadań połączonego referatu. Do tego dołożył stary zakres czynności pracownika, którego jedno ze stanowisk miało przejąć część obowiązków. Całość wkleił do AI z instrukcją: "napisz zakres czynności zgodnie ze standardem stosowanym w polskiej administracji samorządowej, dla pracownika zatrudnionego na podstawie umowy o pracę, z podziałem na: cel stanowiska, zakres podstawowych obowiązków, zakres dodatkowych obowiązków, uprawnienia, zastępstwa".

Pierwsze wersje dla wszystkich czterech stanowisk były gotowe w niecałe trzydzieści minut. Przeglądnięcie ich z kierownikami i naniesienie poprawek zajęło jeden dzień roboczy. Tydzień skrócił się do jednego dnia. Żadne dane osobowe pracowników nie trafiły do AI, bo na etapie redagowania dokumentu nie były potrzebne.

Gdzie AI naprawdę oszczędza czas, a gdzie pomaga mniej

Największe korzyści są przy:

• Tworzeniu zakresów dla nowych stanowisk. Inspektor ds. cyberbezpieczeństwa, specjalista ds. pozyskiwania funduszy zewnętrznych, koordynator ds. dostępności. Takich dokumentów nie ma skąd skopiować. AI daje punkt startowy w kilka minut zamiast pisania od zera.
• Masowej aktualizacji po reorganizacji. Połączenie referatów, zmiana nazw stanowisk, nowy kierownik, przesunięcie zadań między wydziałami. AI przepisuje kilkanaście dokumentów szybciej, niż człowiek zdąży poprawić jeden.
• Ujednolicaniu formatu. W wielu urzędach zakresy czynności z różnych lat wyglądają inaczej: różne nazwy sekcji, różna kolejność, różny styl językowy. AI może przepisać je wszystkie do jednego wzoru w jednej sesji.
• Rozbudowywaniu zbyt ogólnych dokumentów. "Wykonuje inne prace zlecone przez przełożonego" to nie zakres czynności. AI pomaga rozpisać ogólne sformułowania na konkretne obowiązki.
• Pisaniu wersji angielskiej lub uproszczonej na potrzeby rekrutacji albo opisu stanowiska do ogłoszenia na BIP.

Mniejsze korzyści są przy przypadkach niestandardowych. Stanowiska z podwójnym podporządkowaniem, skomplikowanym podziałem kompetencji albo specjalnymi wymogami z odrębnych ustaw wymagają więcej pracy człowieka. AI da dobry punkt startowy, ale finalny dokument będzie wymagał więcej uwagi i konsultacji prawnych.

Czego AI nie zrobi za Was i o czym warto pamiętać

Kilka rzeczy zawsze wymagają człowieka:

• Decyzja o zakresie odpowiedzialności. AI nie wie, ile samodzielności chcecie dać pracownikowi. Czy może samodzielnie podpisywać pisma wychodzące? Czy ma upoważnienie do wydawania decyzji w imieniu wójta? To decyzje kierownicze, nie redakcyjne.
• Zgodność z regulaminem organizacyjnym. Jeśli regulamin jest nieaktualny albo nie opisuje wyraźnie zadań referatu, AI powieli ten problem w gotowym dokumencie. Śmieć wchodzi, śmieć wychodzi.
• Specjalne wymagania z odrębnych ustaw. Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych ma obowiązki wynikające z ustawy o OIN. Inspektor Ochrony Danych odpowiada za zadania z RODO. Kasjer ma odpowiedzialność materialną. Geodeta pracuje pod ustawą Prawo geodezyjne i kartograficzne. AI nie wyłapie tych niuansów automatycznie, chyba że mu o nich wprost powiecie.
• Podpis i archiwizacja. Zakres czynności wchodzi do akt osobowych pracownika. Wymaga podpisu pracodawcy i pracownika, a w aktach musi być w konkretnym miejscu, w konkretnej sekcji B. To się nie zmienia.

RODO i zakresy czynności: co może trafić do AI, a co nie

To częste pytanie i odpowiedź jest prosta. Do AI trafia opis stanowiska. Nie trafiają dane konkretnej osoby.

Zakres czynności opisuje rolę, nie człowieka. Imię i nazwisko, PESEL, data zatrudnienia, adres zamieszkania, informacje o wynagrodzeniu. Tego AI nie potrzebuje do napisania dokumentu i nie powinno tego dostać. Szczególnie gdy korzystacie z zewnętrznych narzędzi AI bez podpisanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą.

Bezpieczny schemat wygląda tak: przygotowujecie opis stanowiska bez żadnych danych osobowych, AI pisze projekt, a Wy wpisujecie dane konkretnego pracownika już w swoim systemie kadrowym albo ręcznie na wydruku przed podpisaniem.

Jeśli korzystacie z AI wdrożonego wewnętrznie w urzędzie, z właściwą umową i danymi procesowanymi na serwerach w Polsce, zakres możliwości jest szerszy. W tym przypadku warto porozmawiać z Waszym Inspektorem Ochrony Danych, zanim zaczniecie przekazywać do systemu dane z akt osobowych.

Od czego zacząć w tym tygodniu?

Nie potrzeba żadnego wdrożenia ani decyzji na poziomie zarządzania, żeby przetestować AI przy zakresach czynności. Można to sprawdzić dziś po południu:

• Weźcie jedno stanowisko, do którego zakres czynności trzeba napisać albo zaktualizować.
• Przygotujcie opis: nazwa, komórka, lista 5-10 głównych zadań, wymogi kwalifikacyjne. Bez danych osobowych.
• Wklejcie to do AI z prośbą o projekt zakresów czynności dla pracownika samorządowego.
• Przejrzyjcie wynik z kierownikiem referatu i zaznaczcie, co wymaga korekty.
• Zmierzcie, ile czasu zajął Wam cały proces, i porównajcie z poprzednim razem.

Jeśli test wypadnie dobrze, kolejny krok to szablon dla całego urzędu: jeden prompt, jeden wzór dokumentu, jasne zasady dotyczące tego, co trafia do AI. To nie jest projekt na miesiące. To kilka godzin pracy i narzędzie, z którego kadry będą korzystać przy każdym nowym zatrudnieniu.

Chętnie przyjrzymy się razem sytuacji w Waszym urzędzie i ocenimy, gdzie AI da kadrze najwięcej czasu z powrotem. Wypełnijcie formularz bezpłatnego audytu, a wrócimy z konkretną propozycją. Można też sprawdzić, jak wygląda to w praktyce w realnych wdrożeniach w podobnych instytucjach.