Czy AI może pomóc przy pisaniu strategii rozwoju gminy?

AI może realnie skrócić pracę nad strategią rozwoju gminy, szczególnie w warstwie redakcyjnej: przy porządkowaniu diagnozy, opisywaniu celów strategicznych i syntezie wyników konsultacji społecznych. Nie zastąpi jednak lokalnych danych, decyzji rady ani wymaganych procedur. Dobrze użyte narzędzia AI zajmą się pisaniem i strukturą, a wam zostawią to, czego maszyna nie ogarnie: rozmowę z mieszkańcami, wybór priorytetów i podpis wójta pod gotowym dokumentem.

Co w strategii gminy zajmuje najwięcej czasu?

Strategia rozwoju gminy to dokument często liczący kilkadziesiąt, a bywa że kilkaset stron, pisany przez wiele miesięcy z udziałem kilku wydziałów. Zanim ocenimy, gdzie AI pomaga, warto rozpisać, gdzie faktycznie gubi się czas:

• Diagnoza stanu obecnego: dane demograficzne z GUS i BDL, informacje o rynku pracy, infrastrukturze i finansach gminy. Zazwyczaj rozrzucone w kilkunastu plikach Excel i raportach PDF z różnych wydziałów, napisanych różnym stylem.
• Analiza SWOT: zebranie obserwacji z całego zespołu i ułożenie ich w czytelny, jednolity tekst. Łatwa w teorii, czasochłonna w praktyce, zwłaszcza gdy każdy wydział nadsyła swoje notatki osobno.
• Konsultacje społeczne: ankiety, spotkania z mieszkańcami, protokoły. Potem ktoś musi przeczytać wypełnione ankiety i wyciągnąć wnioski. Przy większym badaniu to praca na kilka dni.
• Cele strategiczne, operacyjne i mierniki: hierarchia celów z przypisanymi wskaźnikami realizacji i odpowiedzialnymi wydziałami. Projekt może stać tygodniami, bo każdy wydział chce czegoś innego.
• Redakcja i ujednolicenie całości: spójność językowa, formatowanie, numeracja rozdziałów, spis treści. To etap, który pochłania więcej czasu niż ktokolwiek planuje na starcie.

W praktyce największy "korek" tworzy diagnoza i redakcja końcowa. Tu właśnie AI robi największą różnicę.

Przy czym AI naprawdę pomaga?

Synteza diagnozy. Jeśli masz dane z GUS, wyniki ankiet i notatki od wydziałów, możesz wkleić je do ChatGPT i poprosić o napisanie spójnego opisu sytuacji gminy. AI nie wymyśli liczb, ale przekształci tabelę i kilka zdań notatek w gotowy akapit tekstu. U jednego z klientów diagnoza demograficzna była rozsypana w czterech plikach od różnych wydziałów. Praca, która wcześniej zajmowała kilka dni redakcji, skróciła się do jednego dnia, bo reszta czasu poszła na weryfikację i drobne korekty tego, co narzędzie wygenerowało.

Porządkowanie wyników konsultacji. Po spotkaniach z mieszkańcami zostają protokoły i odpowiedzi na ankiety. Wklejasz zanonimizowane odpowiedzi i prosisz AI o pogrupowanie ich tematycznie: co pojawia się najczęściej jako problem, co jako szansa, co jako propozycja konkretnego działania. AI nie czyta między wierszami, ale znacznie skraca tworzenie pierwszego przeglądu, który potem ty weryfikujesz.

Pisanie i redakcja SWOT. AI potrafi wziąć listę wypunktowanych obserwacji od kilku wydziałów i zamienić je w jednolity tekst. Wyłapuje też sytuacje, gdy coś jest wpisane jako mocna strona w jednym rozdziale, a dwa rozdziały dalej pojawia się jako słabość. Bez narzędzia takie sprzeczności w wielostronicowym dokumencie łatwo przeoczyć.

Propozycje celów i wskaźników. Mając gotową diagnozę, możesz poprosić AI o zaproponowanie celów strategicznych i przykładowych wskaźników realizacji. Nie bierz tej listy w całości. Traktuj ją jako szkielet do dyskusji na warsztacie z radą. Zamiast startować od pustej kartki, koryguje się coś, co ma już strukturę. Szybciej dochodzimy do meritum.

Sprawdzenie spójności dokumentu. Na etapie finalizacji AI sprawdza, czy każdy cel ma miernik, czy tekst nie zaprzecza sobie w różnych rozdziałach i czy styl jest jednolity. To praca, której nikt nie lubi robić. I nikt jej nie robi tak cierpliwie jak AI.

Czego AI nie zrobi za ciebie?

AI nie zna waszej gminy. Modele językowe mają ogólną wiedzę o Polsce, ale nie wiedzą, że droga przy sołectwie X jest od lat w planach, że szkoła w centrum ma problem demograficzny albo że plan zagospodarowania blokuje od dwóch lat spór w radzie. Wszystkie lokalne fakty musisz dostarczyć sam, w formie tekstu lub danych wklejonych do narzędzia. Bez tego AI napisze strategię, która mogłaby dotyczyć dowolnej gminy w Polsce.

AI nie przeprowadzi konsultacji. Spotkania z mieszkańcami, sołtysami, lokalnymi organizacjami i przedsiębiorcami są wymogiem ustawowym i nic tego nie zastąpi. Chatbot na stronie gminy może zbierać ogólne opinie, ale nie jest substytutem procesu konsultacyjnego.

AI nie podejmie decyzji o priorytetach. Jeśli strategia ma mówić, że priorytetem jest kanalizacja, a nie drogi, to jest wybór z finansowymi i politycznymi konsekwencjami. AI może zaproponować opcje i opisać ich konsekwencje. Decyzja należy do rady i wójta.

AI nie gwarantuje aktualności. Strategia gminy musi być spójna z krajowymi dokumentami strategicznymi: Krajową Strategią Rozwoju Regionalnego i dokumentami sektorowymi. AI może nie znać najnowszych wytycznych albo znać je sprzed ostatniej aktualizacji. Weryfikacja merytoryczna i prawna gotowego dokumentu należy do was lub zewnętrznego konsultanta.

Jak zabezpieczyć RODO przy pracy z AI nad strategią?

Sama strategia gminy to dokument publiczny i co do zasady nie zawiera danych osobowych mieszkańców. Problem pojawia się przy wynikach konsultacji: imienne ankiety, protokoły ze spotkań z podpisami uczestników, listy zgłoszonych uwag z imieniem i nazwiskiem wnioskodawcy.

Zasada prosta. Zanim wkleisz cokolwiek do zewnętrznego narzędzia AI, usuń lub zanonimizuj dane osobowe. Zostaw treść opinii, usuń imię, nazwisko, adres. Jeśli urząd korzysta z Microsoft 365 z podpisaną umową powierzenia danych (DPA), Copilot w Wordzie jest bezpieczniejszą ścieżką niż zewnętrzny ChatGPT, bo dane nie opuszczają środowiska Microsoft.

Od czego zacząć?

Nie zaczynajcie od próby wygenerowania całej strategii z powietrza. Skończy się frustracją i ogólnikowym tekstem bez wartości.

Weźcie jeden konkretny fragment: stary rozdział diagnozy ze poprzedniej strategii, notatki z ostatniego warsztatu albo projekt SWOT napisany przez jeden z wydziałów. Wklejcie to do ChatGPT i zadajcie proste pytanie: "Co brakuje, co jest nieprecyzyjne i jak można poprawić strukturę tego tekstu?". To ćwiczenie zajmie kwadrans. I od razu zobaczycie, czy i jak AI może przydać się przy waszym konkretnym dokumencie.

Następnie warto wyznaczyć jedną osobę w zespole jako operatora AI przy projekcie strategii. Kogoś, kto nauczy się formułować zapytania, będzie zbierał materiały do analizy i weryfikował wyniki. Nie musicie angażować wszystkich. Jeden dobrze przeszkolony pracownik po stronie urzędu robi dużą różnicę w tempie pracy przez wiele miesięcy, ile trwa projekt strategii.

Chcecie ocenić, jak AI wpisuje się w wasz konkretny proces i jakie kroki są realne przy waszych zasobach? Umówcie się na bezpłatny audyt, a razem to przejrzymy. Możecie też zobaczyć, jak takie projekty wyglądają w praktyce w innych jednostkach samorządowych, na stronie realnych wdrożeń.