Czy AI może pomóc przy pisaniu sprawozdania z wykonania budżetu gminy?

Przy opisowej części sprawozdania z wykonania budżetu AI naprawdę pomaga. Tabele wychodzą z Bestii praktycznie same, ale kilkadziesiąt stron narracji do każdego działu budżetowego ktoś musi napisać od początku do końca. AI pisze projekt tego tekstu na podstawie danych, które mu podasz, w kilka minut zamiast godzinami.

Czym jest część opisowa i dlaczego jej pisanie rozciąga się na tygodnie

Obowiązek sporządzenia sprawozdania z wykonania budżetu wynika z ustawy o finansach publicznych. Wójt lub burmistrz przedkłada je radzie do końca marca, rada głosuje na tej podstawie uchwałę absolutoryjną, a Regionalna Izba Obrachunkowa sprawdza, czy dokument jest kompletny i spójny z tabelami finansowymi.

Sam dokument ma dwie warstwy. Pierwsza to tabele: dochody i wydatki według działów, rozdziałów i paragrafów, wykaz zadań inwestycyjnych, stan zobowiązań na koniec roku. Te liczby wychodzą z Bestii po zamknięciu roku budżetowego. Druga warstwa to tekst. Każdy dział budżetowy wymaga narracji: co zaplanowano, jak przebiegała realizacja, co spowodowało odchylenie od planu, jakie zadania były realizowane i jak je ukończono.

W gminie o średniej wielkości bywa to 30 do 60 stron tekstu. Referat finansowy czeka na dane z poszczególnych wydziałów. Każdy dostarcza je w innym momencie. Skarbnik lub inspektor pisze dział za działem, poprawia, sprawdza spójność z tabelami. Przy kilkunastu działach i podrozdziałach do każdego to wiele godzin pracy, której nie da się łatwo podzielić.

Co AI może zrobić, a co zostaje po stronie referatu finansowego

AI nie ma dostępu do Bestii ani do żadnych systemów urzędu. Nie wygeneruje liczb z powietrza. Plan wydatków i wykonanie muszą trafić do niego od człowieka. Ale jeśli te dane mu podasz, napisze z nich narrację szybciej niż ktokolwiek w referacie.

Konkretnie AI sprawdza się przy:

• pisaniu projektu tekstu opisowego dla każdego działu budżetowego na podstawie wklejonych liczb i kilku zdań kontekstu
• wyjaśnianiu odchyleń planu od wykonania w stylu, który RIO akceptuje bez uwag
• opisywaniu poszczególnych zadań inwestycyjnych z tabeli: nazwa, planowana kwota, poniesiona kwota, procent realizacji, powód ewentualnego niewykonania
• pisaniu wstępu do całego sprawozdania z ogólną oceną sytuacji budżetowej gminy
• ujednolicaniu tekstu, gdy kilka osób z różnych wydziałów pisało swoje części osobno i styl jest niespójny

Po stronie skarbnika lub inspektora zostaje: weryfikacja, czy liczby w tekście zgadzają się z tabelami finansowymi; uzupełnienie o szczegóły lokalne, których AI nie zna, czyli konkretne nazwy ulic, szkół, kontrahentów; sprawdzenie, czy opis spełnia wymagania akurat tej RIO, pod którą podlega gmina.

Jak dać AI dane z Bestii i co dostaniesz w zamian

Nie musisz eksportować całej Bestii do jednego pliku. Wystarczy skopiować tabelę z jednego działu z poziomem rozdziałów: plan i wykonanie. Do tego dopisujesz kilka zdań kontekstu o tym, co faktycznie się działo.

Przykładowy prompt wygląda tak: „Piszemy część opisową sprawozdania z wykonania budżetu gminy za 2024 rok. Poniżej dane z Bestii dla działu 600 Transport i łączność: plan wydatków 1 200 000 zł, wykonanie 1 087 000 zł. Rozdział 60016 Drogi publiczne gminne: plan 800 000 zł, wykonanie 741 000 zł. Rozdział 60017 Drogi wewnętrzne: plan 400 000 zł, wykonanie 346 000 zł. Gmina realizowała remont drogi gminnej w miejscowości Kowalew i nakładkę asfaltową na drodze przy ulicy Leśnej. Zadanie przy ulicy Leśnej nie zostało w pełni wykonane, bo dostawca materiałów przesunął termin dostawy na styczeń 2025. Napisz opis tego działu do sprawozdania w stylu urzędowym, 3 do 4 akapitów."

W odpowiedzi dostaniesz kilka gotowych akapitów. Może być za ogólny w jednym miejscu, może powtórzy liczby w formie, której nie preferujesz. Poprawki zajmują kilka minut. Nie kilka godzin.

Typowo wygląda to tak: inspektor zbiera dane dla pięciu działów naraz, wkleja je jeden po drugim z odpowiednim kontekstem, dostaje pięć projektów opisów, a następnie sprawdza je i nanosi korekty. Zamiast pisać przez dwa dni, spędza pół dnia na weryfikacji i poprawkach. Przy kilkunastu działach różnica jest wyraźna.

Co musi być w opisie, żeby RIO nie miało uwag

Nie każda Regionalna Izba Obrachunkowa oczekuje dokładnie tego samego, ale pewne elementy pojawiają się we wnioskach pokontrolnych niemal wszędzie. Warto je podać AI jako warunki do spełnienia w tekście.

Elementy, które RIO sprawdza najczęściej:

• realizacja dochodów własnych z podziałem na podatki lokalne, opłaty za usługi komunalne i pozostałe dochody
• wyjaśnienie znaczących odchyleń planu od wykonania, szczególnie w dużych działach lub przy dużych kwotach
• opis realizacji wydatków w każdym dziale, a w działach inwestycyjnych: wykaz zadań z nazwą, kwotą planowaną i poniesioną oraz stopniem zaawansowania
• informacja o stanie zobowiązań wymagalnych i niewymagalnych na 31 grudnia roku budżetowego
• opis nadwyżki lub deficytu i sposobu jego sfinansowania: kredyt, wolne środki z lat ubiegłych, pożyczka
• omówienie wskaźnika spłaty długu i czy mieści się w limitach z ustawy o finansach publicznych

Wystarczy dołączyć te punkty do promptu: „Uwzględnij elementy wymagane przez RIO: podział dochodów własnych, wyjaśnienie odchyleń, stan zobowiązań na 31 grudnia, omówienie deficytu lub nadwyżki." AI uwzględni te elementy w tekście. Czy liczby się zgadzają z tabelami finansowymi, weryfikujesz już Ty.

Gdy kilka wydziałów pisze razem i trzeba z tego złożyć jeden dokument

Częsty scenariusz: kierownik wydziału dróg przysyła swój opis realizacji inwestycji drogowych. Dyrektor szkoły pisze kilka akapitów o wydatkach oświatowych. Kierownik OPS opisuje świadczenia z działu 852. Trzy osoby, trzy style, trzy poziomy szczegółowości. Jeden ma dwa zdania, inny dwa akapity na każde zadanie.

AI radzi sobie z tym dobrze. Wklejasz wszystkie trzy teksty i piszesz: „Ujednolić styl i ton do stylu urzędowego, zachować całą merytorykę, usunąć powtórzenia, wyrównać poziom szczegółowości między sekcjami." Dostaniesz jeden spójny tekst. Skarbnik sprawdza, czy nic ważnego nie wypadło.

Podobnie przy aktualizacji opisu z poprzedniego roku. Wklejasz stary opis działu i nowe dane za rok bieżący, i prosisz o aktualizację tekstu. Nie piszesz od zera, tylko zamieniasz liczby i uzupełniasz o nowe zdarzenia. To szczególnie przydatne przy działach, których struktura rok do roku się nie zmienia, jak dział 750 Administracja publiczna czy dział 900 Gospodarka komunalna.

Dane budżetowe a AI: kiedy RODO nie jest problemem

Pytanie, które pojawia się przy każdym narzędziu AI w referacie finansowym: czy mogę wklejać takie dane do zewnętrznego systemu?

Dane z wykonania budżetu są danymi publicznymi. Gmina ma obowiązek publikować je na BIP. Agregaty i sumy według działów i rozdziałów budżetowych nie zawierają danych osobowych ani wrażliwych w rozumieniu RODO. Wklejenie informacji, że dział 801 Oświata i wychowanie osiągnął wykonanie na poziomie 96 procent planu, nie rodzi żadnego ryzyka prawnego ani wizerunkowego.

Jedna granica, której warto przestrzegać: nie wklejaj imiennych zestawień pracowniczych, nawet jeśli stanowią materiał do opisowej części. Wynagrodzenia powiązane z konkretnymi osobami to dane osobowe. Agregaty na poziomie działu i rozdziału: bezpiecznie.

Od czego zaczynamy

Nie zaczynaj od całego dokumentu naraz. Weź jeden dział, ten który znasz najlepiej albo który jest strukturalnie najprostszy. Zbierz dane z Bestii dla tego działu. Dopisz kilka zdań o tym, co faktycznie realizowała gmina. Wyślij do AI z prośbą o projekt opisu.

Pierwszy projekt, który dostaniesz, pokaże, czego AI nie wie bez dodatkowego kontekstu. Może napisze zbyt ogólnie o „działalności infrastrukturalnej gminy", bo nie podałeś nazw konkretnych dróg. Uzupełniasz prompt o te szczegóły. Przy drugim dziale wiesz już, co podać od razu.

Po kilku działach masz działający szablon promptu. Zmieniasz dane i kontekst, reszta zostaje ta sama. Cały opis możesz przygotować w ciągu jednego, dwóch dni pracy zamiast rozciągać go na tydzień i czekać na każdy wydział z osobna.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda na danych z konkretnego urzędu, zajrzyj do naszych realnych wdrożeń. A jeśli nie wiesz, od czego zacząć w swoim referacie finansowym, umów się na bezpłatny audyt. Pokażemy, co da się realnie skrócić przy tym konkretnym dokumencie i przy jakich działach AI sprawdza się najlepiej.