Czy AI może pomóc przy tworzeniu Wieloletniej Prognozy Finansowej (WPF) w gminie?

AI może pomóc przy tworzeniu Wieloletniej Prognozy Finansowej w gminie, ale nie w każdym miejscu tak samo. Największy zysk czasu pojawia się przy zbieraniu danych od referatów, redagowaniu objaśnień i sprawdzaniu spójności WPF z budżetem po każdej zmianie. Wyliczenia wskaźnika indywidualnego z art. 243 ustawy o finansach publicznych i merytoryczne decyzje o poziomie zadłużenia to nadal odpowiedzialność skarbnika, tu AI nie wyręczy.

Na czym polega praca przy WPF i skąd ten czas?

Wieloletnia Prognoza Finansowa to obowiązkowy dokument każdej gminy, powiatu i województwa. Wynika z art. 226-232 ustawy o finansach publicznych. Uchwala ją rada, a aktualizować trzeba po każdej zmianie budżetu. W gminach, które mają aktywne projekty unijne i kilka równoległych inwestycji, takie aktualizacje zdarzają się kilka razy do roku.

Co dokładnie pochłania czas?

• Zbieranie danych od referatów: każdy dział podaje planowane przychody i wydatki na kolejne lata, często w różnych formatach i różnym stopniu szczegółowości
• Prognozowanie dochodów własnych: na podstawie wykonania z lat poprzednich, obowiązujących stawek podatkowych i planowanych zmian
• Wypełnienie załącznika o przedsięwzięciach: każde wieloletnie zamówienie, umowa o dofinansowanie i projekt inwestycyjny ma swój wiersz z opisem, wartością ogółem i rozbiciem na lata
• Pisanie objaśnień wartości przyjętych do WPF: część gmin dołącza rozbudowany dokument tłumaczący, skąd wzięły się liczby w prognozie i dlaczego przyjęto takie, a nie inne założenia
• Sprawdzanie spójności: czy kwoty w WPF zgadzają się z budżetem, uchwałami o zaciągnięciu kredytu i umowami o dofinansowanie
• Przygotowanie projektu uchwały rady: z załącznikami w formacie wymaganym przez Bestię

Typowo wygląda to tak, że skarbnik i jego asystentka zaczynają zbieranie materiałów na dwa tygodnie przed sesją rady. Kilka pierwszych dni trwa komunikacja z referatami. Potem składanie danych w jeden spójny obraz. Na końcu kilka iteracji sprawdzania, czy liczby się zgadzają. Dużo z tego czasu to praca porządkowa i formalna, nie merytoryczna. Dokładnie ta część, którą można oddać narzędziu.

Gdzie AI naprawdę oszczędza czas

Objaśnienia do WPF. To jeden z najlepszych przypadków użycia. Masz tekst objaśnień z poprzedniego roku i nowe liczby. Dajesz AI oba dokumenty i prosisz o aktualizację opisów z uwzględnieniem zmian. Dostajesz wersję roboczą do przejrzenia, nie kilkanaście stron do napisania od nowa. Przy gminie z aktywnym budżetem majątkowym i projektami unijnymi takie objaśnienia bywają obszerne, a ich aktualizacja po każdej zmianie budżetu to praca, którą AI potrafi wykonać w ułamku dotychczasowego czasu.

Opis przedsięwzięć w załączniku do WPF. Każde przedsięwzięcie wymaga opisu według tego samego schematu: nazwa, cel, łączne nakłady finansowe, harmonogram na poszczególne lata. Jeśli masz umowę o dofinansowanie albo dokumentację przetargową, AI może z niej wyciągnąć potrzebne informacje i wypełnić szablon. Sprawdzasz wynik, nie piszesz od zera.

Sprawdzanie spójności po zmianach budżetu. Klasyczny błąd: zmienia się wydatek majątkowy w budżecie, a w WPF zostaje stara kwota. Albo zaciągamy kredyt, a kolumna rozchodów w prognozie pozostaje niezmieniona. AI nie widzi Bestii, ale jeśli wyeksportujesz arkusz WPF i projekt uchwały zmieniającej budżet, możesz pokazać mu oba dokumenty i zapytać wprost, gdzie widzi rozbieżności. Wskaże konkretne wiersze. Weryfikujesz i poprawiasz w systemie.

Analiza trendów dochodów. Masz dane wykonania podatku od nieruchomości z ostatnich kilku lat? Albo historię wpływów z udziałów w PIT i CIT? AI może przeanalizować dane, wskazać kierunek zmian i przygotować komentarz uzasadniający przyjętą prognozę. Nie podejmie za ciebie decyzji, ile przyjąć na przyszły rok, ale ułatwia argumentowanie założeń przed radnymi i na wypadek zapytań z RIO.

Zbieranie danych od referatów: wąskie gardło, które AI może odchudzić

Jeden z największych problemów przy WPF to nie obliczenia, tylko komunikacja. Referat inwestycji dostarcza tabelę w swoim formacie Excela. Referat oświaty przysyła pismo w Wordzie. Ktoś daje zestawienie mailem, z którego trzeba ręcznie wyciągnąć liczby i przypisać do właściwych paragrafów.

AI może wyręczyć z tej żmudnej pracy porządkowej. Wklejasz treść pisma albo tabelę, prosisz o wyciągnięcie kwot i przypasowanie ich do struktury WPF. To nie jest praca twórcza, ale zajmuje realne godziny. I to właśnie taki czas warto oddać narzędziu.

Kilka rzeczy, które ten proces ułatwiają:

• Jeden wspólny szablon Excel dla referatów z opisanymi kolumnami: rok, kwota, dział, paragraf, nazwa przedsięwzięcia. AI nie musi zgadywać, co do czego pasuje.
• Przy zbieraniu danych z maili: wklej kilka wiadomości naraz do czatu i poproś o zbiorczą tabelę z rozbiciem na referaty i lata.
• Niezgodności w formatach AI ma zgłaszać wprost, nie cichko "normalizować". Ukryta zmiana formatu to potencjalny błąd merytoryczny, który wychodzi przy kontroli.

Czego AI przy WPF nie zrobi i na co uważać

Wskaźnik indywidualny z art. 243 UoFP. Obliczenie, gdzie pomyłka może zablokować uchwalenie budżetu albo skończyć się negatywną opinią RIO. AI może sprawdzić arytmetykę, jeśli sam podstawisz liczby do gotowego wzoru. Nie wolno mu powierzać samodzielnego pobierania danych i wyliczania tego wskaźnika. Odpowiedzialność jest po stronie skarbnika i tu nie ma żadnych skrótów.

Prognozowanie dochodów bez kontekstu lokalnego. AI może powiedzieć, jaki był trend w ostatnich kilku latach. Ale jeśli planowana jest zmiana stawek podatku od nieruchomości, na terenie gminy powstają nowe osiedla albo spodziewane jest zamknięcie dużego zakładu pracy, te informacje musi przekazać człowiek. AI bez lokalnego kontekstu daje prognozę mechaniczną, która może się mocno rozmijać z rzeczywistością.

Uchwała jako dokument prawny. Projekt uchwały rady w sprawie WPF musi być zgodny z prawem lokalnym, statutem i wymaganiami Bestii. AI może zredagować tekst. Radca prawny powinien projekt przejrzeć, tak samo jak przy każdej innej uchwale.

Bezpośredni dostęp do Bestii. Nie ma API, przez które AI mógłby działać bezpośrednio w systemie. Workflow wygląda tak: eksport z Bestii do Excela lub XML, praca z AI, wynik wracający do systemu. Warto to zaplanować zanim się zacznie, żeby nie okazało się w środku pracy, że brakuje ważnego kroku.

Jak eksport z Bestii łączyć z AI: praktyczny schemat

Bestia pozwala eksportować WPF do pliku XML oraz arkusza kalkulacyjnego. To punkt wyjścia do pracy z AI.

Schemat, który sprawdza się przy aktualizacjach w trakcie roku:

• Eksport aktualnej WPF z Bestii do Excela (wszystkie lata i wiersze)
• Eksport projektu uchwały zmieniającej budżet albo zestawienia zmian z referatu finansów (PDF lub Excel)
• Wklejenie obu plików do czatu AI z pytaniem: wskaż wiersze WPF, które wymagają aktualizacji po tej zmianie budżetu
• AI wskazuje konkretne wiersze z numerami i krótkim uzasadnieniem. Weryfikujesz i poprawiasz w Bestii.
• Eksport poprawionej WPF, przegląd objaśnień: czy tekst jest spójny z nowymi kwotami i czy przedsięwzięcia w załączniku są aktualne

Brzmi jak kilka kroków. W praktyce jest znacznie szybsze niż ręczne przejście przez arkusz z kilkudziesięcioma wierszami bez żadnej pomocy, przy czwartej godzinie pracy z tym samym dokumentem.

Od czego zacząć, jeśli skarbnik jeszcze nie korzystał z AI

Najprostsze ćwiczenie bez ryzyka: weź tekst objaśnień do WPF z poprzedniego roku. Wklej do czatu AI i poproś o sprawdzenie, czy jest przejrzysty, spójny i czy nie zawiera zdań, które nic konkretnego nie mówią. Dostajesz ocenę, nic nie wysyłasz ani nie zmieniasz. To pierwsze zetknięcie z AI, które pokazuje, do czego narzędzie się nadaje w kontekście finansów gminy.

Drugi krok: przy kolejnej aktualizacji WPF wyeksportuj arkusz i pokaż AI planowane zmiany. Zapytaj, na co zwrócić uwagę. Działa jak drugi sprawdzający, który nie pomija wierszy "bo na pewno jest dobrze" i nie jest zmęczony po kilku godzinach pracy z tym samym plikiem.

Trzeci krok: zbieranie danych od referatów. Wybierz jeden dział, ustal z nim prosty szablon i użyj AI do sprawdzenia, czy dane trafiły do właściwych miejsc w WPF. Jeśli zadziała, powtórzysz z kolejnymi.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to działa w konkretnym urzędzie, sprawdź realne wdrożenia w gminach, które już przez to przeszły. A żeby ocenić, gdzie AI da Twojemu referatowi finansowemu największy efekt, umów się na bezpłatny audyt: razem przejdziemy przez Twój obecny proces tworzenia i aktualizacji WPF i powiemy wprost, co ma sens, a co nie.