AI w archiwizacji dokumentów urzędowych: jak przyspieszyć klasyfikację, opis i wyszukiwanie akt

Teczka leży na biurku od tygodnia. Referent wie, że gdzieś w systemie jest odpowiedź z poprzedniej kadencji, ale nie pamięta, pod jaką sygnaturą ją złożono. Kolega z archiwum szuka dwadzieścia minut. Znajdzie albo nie. W sezonie podaniowym takich sytuacji jest kilkanaście dziennie.

Archiwizacja dokumentów rzadko trafia do jakiejkolwiek strategii cyfrowej w urzędzie, choć pochłania realny czas pracy każdego wydziału. Przyjrzyjmy się, co tu można przyspieszyć za pomocą AI i gdzie trzeba zachować ostrożność.

Gdzie właściwie gubi się czas w kancelarii i archiwum

Zanim ocenimy, co da się przyspieszyć, warto zobaczyć, co tak naprawdę zabiera czas. W większości urzędów wygląda to podobnie:

• Nadawanie znaku sprawy zgodnie z JRWA (Jednolitym Rzeczowym Wykazem Akt) bywa ręczne albo półautomatyczne. Przy typowych kategoriach pracownicy znają odpowiednie symbole na pamięć. Przy rzadszych grupach trzeba sięgać do wykazu, a błędy zdarzają się.
• Opis teczki aktowej wymaga wpisania daty skrajnej, kategorii archiwalnej, numeru teczki, symbolu komórki organizacyjnej i hasła klasyfikacyjnego. Każde pole z osobna, każda teczka oddzielnie.
• Wyszukiwanie starszych akt w systemach EZD, które nie mają dobrej wyszukiwarki pełnotekstowej, zajmuje nieproporcjonalnie dużo czasu, szczególnie gdy sygnatura nie jest znana.
• Brakowanie akt, czyli przegląd kategorii B i wydzielanie dokumentów do zniszczenia po upływie okresu przechowywania, jest czynnością żmudną i bardzo podatną na przeoczenia.

U jednego z naszych klientów, w urzędzie gminy z wydziałem ogólnym liczącym cztery osoby, sam opis teczek przy rocznym archiwizowaniu zajmował dwa pełne tygodnie robocze. Nie dlatego, że ktoś pracował wolno, ale dlatego, że każdy dokument trzeba było otworzyć, przeczytać nagłówek, przypomnieć sobie właściwą kategorię i wpisać dane do rejestru. Mnóstwo małych decyzji, jedna po drugiej, przez całe dnie.

Co AI może zrobić przy klasyfikacji dokumentów

Model językowy potrafi przeczytać treść pisma i zaproponować, do którego hasła klasyfikacyjnego w JRWA należy je przypisać. To analiza tekstu i dopasowanie do wzorców, nic więcej. Ale w praktyce robi to wystarczająco dobrze, żeby odciążyć pracownika od najtrudniejszej poznawczo części pracy.

Konkretnie, dobrze skonfigurowane narzędzie AI może:

• Zaproponować symbol klasyfikacyjny na podstawie treści pisma, nadawcy i słów kluczowych z nagłówka.
• Wygenerować opis teczki w formacie zgodnym z instrukcją kancelaryjną, na podstawie dokumentów, które do niej trafiają.
• Oznaczyć dokumenty wymagające sprawdzenia, czyli takie, przy których pewność klasyfikacji jest niska, np. pisma o niestandardowej treści albo dokumenty wielowątkowe.
• Przyspieszyć wyszukiwanie przez semantykę: wpisujesz "decyzja o warunkach zabudowy dla działki przy Lipowej z 2021" i system znajduje dokument, nawet jeśli nagłówek brzmi nieco inaczej albo sprawa była prowadzona pod innym numerem.
• Przygotować projekt spisu zdawczo-odbiorczego na podstawie danych z teczek, co skraca przygotowanie do przekazania akt.

Ważne zastrzeżenie. AI proponuje, człowiek zatwierdza. Szczególnie przy kategoriach A, czyli aktach wieczystych, nie ma miejsca na automatyczne decyzje bez weryfikacji. To nie jest kwestia braku zaufania do technologii, to kwestia przepisów i odpowiedzialności.

Jak to wygląda w praktyce: przykład z wydziału ogólnego

Typowo wygląda to tak. Dokumenty wpływają do systemu EZD albo są skanowane ze stosu. AI analizuje treść, nadaje proponowany symbol z JRWA i flaguje te pisma, przy których pewność klasyfikacji spada poniżej ustalonego progu. Pracownik przegląda propozycje zbiorczo na liście, a nie dokument po dokumencie.

Zamiast otwierać każde pismo i myśleć "do której kategorii to idzie", pracownik pracuje na gotowych propozycjach. Sprawdza, poprawia oznaczone, zatwierdza resztę. To inny rodzaj pracy: przegląd zamiast tworzenia od zera.

W przypadku wspomnianego wyżej urzędu gminy czas rocznego archiwizowania skrócił się z dwóch tygodni do trzech dni. Nie dlatego, że AI wszystko zrobiła sama. Ale dlatego, że zdjęła z pracowników najtrudniejszą część: każdorazowe przywoływanie z pamięci, co mówi JRWA o danej kategorii, i ręczne wpisywanie tych samych pól raz za razem.

Co z JRWA i instrukcją kancelaryjną: czy AI to ogarnie?

Polskie przepisy dotyczące archiwizacji są precyzyjne. Rozporządzenie w sprawie instrukcji kancelaryjnej oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych narzuca konkretne formaty, symbole i kategorie. I właśnie dlatego nadają się do wdrożenia AI: masz gotową taksonomię, znane kategorie, przewidywalne opisy.

Przed wdrożeniem trzeba jednak kilka rzeczy przygotować:

• Wgrać aktualny JRWA waszej instytucji jako bazę wiedzy dla modelu, razem z ewentualnymi wewnętrznymi uszczegółowieniami.
• Opisać ręcznie kilkaset przykładowych dokumentów, żeby model miał wzorce z waszej konkretnej kancelarii, a nie z abstrakcyjnego szkolenia ogólnego.
• Ustalić próg pewności: powyżej jakiego poziomu AI może proponować klasyfikację automatycznie, a poniżej którego dokument zawsze trafia do ręcznej weryfikacji.
• Sprawdzić, czy wasz system EZD ma API albo możliwość integracji. Nie każdy system to umożliwia bez dodatkowej pracy integracyjnej i nie zawsze da się to zrobić szybko.

Jeśli wasza jednostka prowadzi elektroniczne zarządzanie dokumentami na platformie ePUAP lub własnym systemie klasy EZD, integracja jest łatwiejsza. Jeśli wciąż pracujecie papierowo lub hybrydowo, pierwszy krok to digitalizacja, dopiero potem AI.

Czego AI nie zrobi za ciebie i gdzie trzeba uważać

Kilka rzeczy wymaga człowieka. Nie dlatego, że technologia nie daje rady, ale dlatego, że przepisy i charakter odpowiedzialności tego wymagają.

• Brakowanie akt i podpisywanie protokołów zniszczenia dokumentacji to czynność, za którą odpowiada konkretna osoba z imienia i nazwiska. AI może przygotować projekt wykazu dokumentów do zniszczenia, ale decyzja i podpis należą do archiwisty zakładowego lub osoby upoważnionej przez kierownika jednostki.
• Przekazanie akt do archiwum państwowego wymaga spisu zdawczo-odbiorczego zatwierdzonego przez archiwum. AI może przyspieszyć przygotowanie projektu spisu, ale nie zastępuje kontroli merytorycznej i formalnego odbioru.
• Dokumenty z danymi wrażliwymi wymagają szczególnej ostrożności przy wyborze narzędzia. Żadnych chmur bez umowy powierzenia przetwarzania danych, żadnych modeli trenujących się na waszych aktach. Jeśli macie w archiwum dokumentację socjalną, zdrowotną albo akta postępowań, musicie zadbać o to, żeby AI działała albo lokalnie, albo w środowisku z odpowiednimi gwarancjami prawnymi. Szerzej o tym piszemy w materiale o AI i RODO w urzędzie.

Jeden błąd, który widzimy u jednostek zaczynających samodzielnie: używanie publicznych chatbotów do wklejania treści z akt. To naruszenie RODO, nawet jeśli intencja była dobra i nikt nie zamierzał niczego ujawniać.

Od czego zaczynamy

Nie zaczynamy od całego archiwum. Zaczynamy od jednego wydziału i jednej, konkretnej kategorii dokumentów. Najlepiej tej, która pojawia się najczęściej i ma najbardziej przewidywalną strukturę.

Kolejność, którą rekomendujemy:

• Wybierz wydział z największą liczbą jednorodnych pism, na przykład wnioski o wydanie zaświadczeń, zawiadomienia o wszczęciu postępowania, decyzje o warunkach zabudowy.
• Zbierz próbkę 200-300 dokumentów z poprawnie nadanymi sygnaturami. To materiał do nauki modelu i do późniejszej oceny jakości.
• Uruchom wersję testową na nowych dokumentach, bez podpinania do systemu produkcyjnego. Przez cztery do ośmiu tygodni sprawdzaj, ile propozycji AI wymaga korekty.
• Jeśli błędów jest mniej niż 15-20%, system jest gotowy do pilotażu na żywo.
• Dopiero po pilotażu rozszerzaj na kolejne wydziały i trudniejsze kategorie.

Mało efektowne. Ale działa i nie naraża was na sytuację, w której błędna klasyfikacja tysięcy akt wychodzi na jaw przy kontroli archiwum państwowego albo przy skardze na dostęp do informacji publicznej.

Jak wyglądają takie wdrożenia w innych jednostkach, ile czasu zajmuje uruchomienie i co okazuje się trudniejsze niż na początku zakładano, opisujemy w naszych realnych wdrożeniach.

Jeśli zastanawiasz się, czy wasza kancelaria i archiwum zakładowe nadają się do tego rodzaju automatyzacji, umów się na bezpłatny audyt. Patrzymy na procesy, sprawdzamy, jaki system EZD macie w użyciu i mówimy wprost, czy wdrożenie AI ma tu sens, a jeśli tak, od którego miejsca zacząć, żeby nie tracić czasu na konfigurację czegoś, co i tak nie zadziała w waszym środowisku.