Czy AI może pomóc przy pilnowaniu terminów na wydanie decyzji i odpowiedzi na pisma w urzędzie?

Tak, AI może realnie pomóc przy pilnowaniu terminów urzędowych. Nie potrzebujesz do tego rozbudowanego systemu EZD ani własnego działu IT. Wystarczy arkusz kalkulacyjny z automatycznymi przypomnieniami i dostęp do narzędzia AI, żeby referenci dostawali alerty kilka dni przed upływem czasu na wydanie decyzji, a nie dzień po tym, jak strona wysłała ponaglenie do SKO.

Skąd biorą się przekroczone terminy, nawet w dobrze prowadzonych urzędach

Nie chodzi o niedbałość. Referent prowadzi równolegle kilkanaście albo kilkadziesiąt spraw, każda z inną datą wpływu i innym trybem postępowania. Część spraw zawiesza bieg terminu, bo wnioskodawca uzupełnia braki formalne. Inna czeka na opinię innego wydziału lub organu. Jeszcze inna trafiła do referenta po przeniesieniu z innego stanowiska, gdy ktoś odszedł z pracy.

Przy tym wszystkim termin tkwi w papierowym rejestrze korespondencji, ewentualnie w arkuszu na biurku albo wyłącznie w głowie referenta. Do sekretariatu wpływa kilkadziesiąt pism tygodniowo. Jeden pracownik idzie na urlop, drugi choruje. Sprawa czeka. Mija miesiąc. Strona wnosi ponaglenie na podstawie art. 37 KPA, które trafia do organu wyższego stopnia lub do SKO. Zaczyna się procedura wyjaśniająca, angażująca czas kierownictwa, prawnika urzędu i często kilku referentów.

Większość urzędów ma narzędzia do rejestracji wpływu pisma. Prawie żaden nie ma mechanizmu czynnego alertowania, który sam szuka zbliżających się terminów i informuje referenta z wyprzedzeniem. To właśnie ta luka, którą AI może zapełnić.

Jak wylicza się terminy z KPA i gdzie wchodzi AI

Kodeks postępowania administracyjnego w art. 35 określa trzy bazowe terminy: niezwłocznie dla spraw niewymagających postępowania wyjaśniającego, miesiąc dla spraw wymagających postępowania wyjaśniającego i dwa miesiące dla spraw szczególnie skomplikowanych. Do tego dochodzą terminy szczególne z ustaw materialnych, np. inne przy pozwoleniach budowlanych, inne przy rejestracji pojazdów, inne w trybie uproszczonym.

AI dobrze radzi sobie z tą logiką. Jeśli podasz narzędziu datę wpływu i rodzaj postępowania, wyliczy datę graniczną i zaproponuje, kiedy ustawić przypomnienie. Co ważniejsze, ten krok można zautomatyzować w całości. Arkusz przekazuje dane do narzędzia, wynik wraca do kolumny "termin KPA" bez udziału człowieka.

Jedno zastrzeżenie: AI nie zna automatycznie wyjątków zmieniających bieg terminu. Zawieszenie postępowania, przekazanie sprawy do innego organu, wezwanie do uzupełnienia braków z art. 64 KPA, postępowanie z udziałem wielu stron. Każda z tych sytuacji wpływa na terminy i musi być odnotowana przez referenta. AI obsłuży tylko to, co do niej trafi.

Co AI konkretnie robi przy pilnowaniu terminów

Zależnie od głębokości wdrożenia AI może działać na kilku poziomach:

• Wylicza termin KPA. Na podstawie daty wpływu i rodzaju postępowania zwraca datę graniczną i wstawia ją do arkusza. Bez ręcznego liczenia, bez ryzyka pomyłki przy miesiącach z różną liczbą dni czy przy terminach biegnących od doręczenia, a nie od daty wpływu.
• Wysyła automatyczne przypomnienia. Narzędzie takie jak Microsoft Power Automate przegląda arkusz codziennie i wysyła e-mail do referenta na 7, 5 i 2 dni przed terminem. Konfiguracja nie wymaga programisty.
• Generuje projekt zawiadomienia o przedłużeniu terminu. Referent wkleja numer sprawy, dane strony i proponowaną nową datę. AI przygotowuje projekt pisma zgodnie z wymogami art. 36 KPA. Referent sprawdza, podpisuje, wysyła.
• Przygotowuje tygodniowy raport dla kierownika. Zestawienie: które sprawy mają termin w tym tygodniu, które są po terminie, ile zawiadomień wysłano z własnej inicjatywy. Jedno spojrzenie zamiast pytania każdego referenta osobno.
• Wspiera obsługę wezwań do uzupełnienia braków. Referent odnotowuje wysłanie wezwania z art. 64 KPA, narzędzie zatrzymuje bieg terminu i ponownie go uruchamia, gdy wpłynie uzupełnienie od strony.

Jak to wygląda krok po kroku: od wpływu pisma do alertu

Opisuję wariant bez pełnej integracji z EZD, bo większość pytań dostajemy od urzędów, które EZD mają, ale nie jest skonfigurowany pod kątem terminów, albo które na wdrożenie EZD jeszcze czekają.

Pracownik kancelarii rejestruje pismo i wpisuje do arkusza: numer sprawy, nazwisko wnioskodawcy, datę wpływu, rodzaj postępowania z listy wyboru i imię referenta. Arkusz lub skrypt AI wylicza termin KPA i wstawia datę graniczną. Narzędzie automatyzacji sprawdza arkusz raz dziennie i wysyła maile z alertem do referenta, a jeśli chcecie, także do kierownika wydziału. Gdy referent widzi, że sprawa się nie zmieści, otwiera szablon w AI, wkleja dane i dostaje projekt zawiadomienia o przedłużeniu. Sprawdza, drukuje, podpisuje.

Typowo wygląda to tak, że pierwsza wersja tego procesu jest nieco szorstka: ktoś zapomina uzupełnić arkusz, ktoś wpisuje datę w złym formacie. Dlatego warto wyznaczyć jedną osobę w kancelarii odpowiedzialną za jakość danych w arkuszu. Bez tego nawet najlepszy automat przyniesie chaos.

U jednego z naszych klientów, starostwa powiatowego z kilkoma wydziałami i kilkuset aktywnymi sprawami, taki proces wdrożyliśmy w ciągu tygodnia. Wcześniej przekroczenia terminów były odkrywane przypadkowo, przy kontroli wewnętrznej lub po ponagleniu od strony. Po wdrożeniu kierownicy wydziałów zaczęli działać z wyprzedzeniem, a liczba zawiadomień o przedłużeniu wysyłanych z własnej inicjatywy urzędu wyraźnie wzrosła.

Jak zacząć, jeśli nie masz EZD ani działu IT

Nie potrzebujesz specjalisty IT do pierwszego etapu. Potrzebujesz trzech rzeczy:

• Arkusza kalkulacyjnego. Excel lub Google Sheets z kolumnami: numer sprawy, data wpływu, rodzaj postępowania, referent, termin KPA, status, data wezwania do uzupełnienia braków, data wznowienia. Formułę wyliczającą termin można przygotować samodzielnie albo poprosić o pomoc AI.
• Narzędzia do automatycznych powiadomień. Microsoft Power Automate jest dostępny w większości planów Microsoft 365, które urzędy już mają. Ustawienie wysyłki e-maila na podstawie dat z arkusza to kilka godzin konfiguracji, nie tygodniowy projekt IT.
• Szablonu promptu dla referentów. Prosta jednostronna instrukcja: "wklej te dane do narzędzia AI, żeby dostać projekt zawiadomienia o przedłużeniu terminu". Referent nie musi rozumieć, jak działa AI, żeby z tego korzystać.

Zacznij od jednego wydziału, najlepiej z dużą liczbą spraw i standardowymi terminami. Dwa tygodnie pilotażu wystarczą, żeby zebrać feedback i zdecydować, czy rozszerzasz na cały urząd.

Od czego zacząć już w tym tygodniu

Zanim cokolwiek wdrożysz, zrób prosty audyt wewnętrzny. Sprawdź, ile spraw prowadzi każdy wydział, ile zawiadomień o przedłużeniu terminu wysłał urząd w ostatnim roku i ile ponagleń wpłynęło od stron. Te liczby pokażą, gdzie ból jest największy i gdzie poprawa będzie najszybciej widoczna dla kierownictwa i dla mieszkańców.

Jeśli chcesz wiedzieć, co konkretnie da się uruchomić w waszych warunkach bez kosztownego projektu IT, zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzamy, jakie narzędzia macie, ile spraw prowadzicie i co można wdrożyć w ciągu tygodnia. Możesz też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby zobaczyć, jak inne urzędy rozwiązały ten problem.