Czy AI może pomóc przy rozliczaniu projektów dofinansowanych w urzędzie?

Tak, AI naprawdę przyspiesza pracę przy rozliczaniu projektów dofinansowanych. Najbardziej pomaga w trzech miejscach: pisaniu opisów merytorycznych do wniosków o płatność, przygotowaniu uzasadnień kwalifikowalności wydatków i redagowaniu odpowiedzi na pytania instytucji wdrażającej. Liczby, dane źródłowe i podpis pod dokumentem zawsze po stronie pracownika urzędu.

Gdzie przy rozliczaniu projektu traci się najwięcej czasu

Rozliczenie projektu dofinansowanego, czy to z Funduszy Europejskich dla Rozwoju Społecznego (FERS), czy z KPO, to nie jeden formularz do wypełnienia. To dziesiątki stron opisów, tabele wskaźników, kopie faktur z opisami, protokoły odbioru, listy obecności z warsztatów, a do tego często kilka rund pytań ze strony instytucji wdrażającej lub pośredniczącej. Pracownik prowadzący projekt jednocześnie pilnuje harmonogramu, koordynuje wykonawców i obsługuje bieżące sprawy wydziału.

Typowo wygląda to tak, że referent siada do wniosku o płatność kilkanaście dni przed terminem i zaczyna składać w całość dokumentację z ostatnich sześciu miesięcy. Ma notatki, maile, protokoły odbioru i listy obecności z działań projektowych. Musi z tego poskładać opis postępu rzeczowego, który odpowiada na każdy wskaźnik z kolumny "wartość osiągnięta w okresie rozliczeniowym". To zajmuje kilka dni, a reszta spraw w wydziale czeka.

Właśnie tutaj AI skraca czas pracy. Nie eliminuje pracy z dokumentacją, ale przyspiesza pisanie.

Co AI robi przy opisach merytorycznych do wniosków o płatność

Opis merytoryczny to ta część wniosku o płatność, w której tłumaczysz instytucji, co zrobiłeś w danym okresie i jak to się przekłada na wskaźniki produktu i rezultatu z umowy o dofinansowanie. Instytucje wdrażające oceniają te opisy szczegółowo. Jeśli opis jest ogólnikowy albo niezgodny z dokumentacją, wróci do poprawki.

Schemat pracy z AI przy opisach merytorycznych:

• Zbierasz w jednym pliku notatki z danego okresu: jakie działania się odbyły, kto brał udział, jakie dokumenty potwierdzają realizację.
• Wklejasz do AI i prosisz: "Na podstawie poniższych notatek przygotuj opis postępu rzeczowego za II kwartał, odwołując się do wskaźnika X z umowy o dofinansowanie."
• AI przygotowuje wersję roboczą. Ty sprawdzasz, czy fakty się zgadzają, uzupełniasz liczby i daty.
• Opcjonalnie: prosisz AI, żeby sprawdziło spójność z opisem z poprzedniego wniosku o płatność. Zdarza się, że opis aktualnego okresu wchodzi w sprzeczność z wcześniejszym, bo inny pracownik pisał poprzedni wniosek.

AI nie wymyśla działań, które się nie odbyły. Ty dostarczasz fakty. AI układa je w czytelny, formalny tekst.

Uzasadnienia kwalifikowalności wydatków: jak to przyspieszyć

Instytucja wdrażająca może poprosić o wyjaśnienie, dlaczego dany koszt jest kwalifikowany, albo o opis związku konkretnego wydatku z celami projektu. To pisanie, które wygląda prosto, ale pochłania czas: trzeba sięgnąć do Wytycznych dotyczących kwalifikowalności wydatków na lata 2021-2027, do karty działania i do samej umowy, a potem ułożyć z tego spójną argumentację.

U jednego z urzędów, z którymi pracujemy, referent spędził kilka godzin na przygotowaniu odpowiedzi do instytucji pośredniczącej w sprawie kwalifikowalności zewnętrznych usług doradczych zakupionych w trakcie realizacji projektu. Musiał wykazać związek usługi z zakładanym wskaźnikiem produktu i odwołać się do konkretnego zadania w harmonogramie rzeczowo-finansowym. Teraz robi to samo znacznie szybciej: wkleja zapytanie instytucji, fragmenty umowy o dofinansowanie i opis zadania z harmonogramu, prosi AI o projekt odpowiedzi. Sprawdza, uzupełnia fakty, wysyła.

Czego nie oddelegować do AI: obliczenia wartości wskaźników, weryfikacja poprawności danych finansowych w zestawieniu dokumentów potwierdzających poniesione wydatki, ocena formalna faktury. To zawsze człowiek.

Odpowiedzi na pytania instytucji wdrażającej

To miejsce, gdzie AI oszczędza czas najbardziej widocznie. Pytania instytucji pośredniczącej bywają wieloakapitowe, formalne i odwołują się do konkretnych paragrafów umowy. Trzeba przeczytać, zrozumieć, do czego pytanie zmierza, sięgnąć do dokumentacji i odpowiedzieć tak, żeby odpowiedź była precyzyjna i nie zostawiała furtki do kolejnych pytań.

Praktyczny schemat:

• Kopiujesz treść pisma z instytucji pośredniczącej lub zarządzającej.
• Dołączasz do prompta fragmenty umowy, harmonogramu lub wniosku aplikacyjnego, których dotyczy pytanie.
• Prosisz AI: "Przygotuj projekt odpowiedzi na poniższe pismo. Korzystaj wyłącznie z załączonych fragmentów dokumentacji. Styl: formalne pismo urzędowe."
• Sprawdzasz merytorykę, uzupełniasz cyfry i daty, składasz podpis.

Całość zamiast zajmować dwie do trzech godzin, zajmuje 30-60 minut. Przy projekcie, który generuje kilkanaście takich pism w trakcie realizacji, to rzeczywista ulga dla wydziału, szczególnie gdy projekt prowadzi jedna lub dwie osoby obok swoich stałych obowiązków.

Wskaźniki, opisy na fakturach i lista do archiwizacji

Kilka mniej oczywistych zastosowań, które sprawdzają się w praktyce:

• Weryfikacja spójności opisów wskaźników. Masz tabelę wskaźników z umowy i opis realizacji z wniosku o płatność. AI przejrzy oba dokumenty i wskaże miejsca, gdzie wartości osiągnięte nie pasują do opisu albo opis nie odnosi się do właściwego wskaźnika. Lepiej wyłapać to przed wysyłką niż po.
• Opisy na fakturach. Każda faktura w projekcie wymaga opisu potwierdzającego związek z projektem i kwalifikowalność kosztu. AI może przygotować szablony takich opisów dla poszczególnych kategorii kosztów z harmonogramu. Pracownik uzupełnia tylko numer projektu, numer umowy z wykonawcą i numer zadania z harmonogramu rzeczowo-finansowego.
• Nomenclatura w opisach merytorycznych. AI sprawdza, czy w opisie używasz tej samej terminologii co w umowie o dofinansowanie. Zdarza się, że pracownik pisze "kurs" zamiast "szkolenie zawodowe" albo "uczestnik" zamiast "beneficjent końcowy" i to wraca jako pytanie na etapie weryfikacji wniosku.
• Lista dokumentów do archiwizacji projektowej. Po zakończeniu projektu trzeba przygotować dokumenty do archiwum z podziałem na grupy: umowy i aneksy, faktury i dokumenty księgowe, protokoły odbioru, dokumentacja z postępowań o zamówienie publiczne, sprawozdania i wnioski o płatność. AI generuje listę kontrolną na podstawie wymagań z umowy o dofinansowanie.

Od czego zacząć, jeśli chcesz przetestować AI przy rozliczaniu projektów

Nie trzeba specjalnego systemu ani szkoleń dla całego wydziału. Wystarczą dwa testy, które zajmą łącznie kilka godzin i od razu pokażą, czy ma to sens w Twoim wydziale.

Pierwszy test: weź opis merytoryczny z poprzedniego wniosku o płatność, który już przeszedł weryfikację instytucji wdrażającej. Spróbuj go odtworzyć za pomocą AI wyłącznie na podstawie notatek i protokołów z tamtego okresu. Porównaj wynik z tym, co napisałeś. Zobaczysz, gdzie AI daje użyteczny szkic, a gdzie trzeba go korygować.

Drugi test: wklej do AI jedno pytanie instytucji z poprzednich rund, z fragmentami dokumentacji, których dotyczyło. Oceń jakość draftu odpowiedzi. To zajmuje godzinę i daje konkretny obraz.

Zanim zaczniesz regularnie korzystać z AI przy dokumentacji projektowej: upewnij się, że platforma, z której korzystasz, ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Do opisów merytorycznych bez danych osobowych wymagania są luźniejsze. Do dokumentacji zawierającej dane uczestników projektu, wykonawców lub beneficjentów końcowych potrzebujesz zamkniętego środowiska, które nie trenuje modeli na Twoich danych.

Jak to wygląda w gminie lub powiecie, które faktycznie wdrożyły AI przy obsłudze projektów dofinansowanych, możesz zobaczyć w naszych realnych wdrożeniach. Jeśli chcesz sprawdzić, co da się przyspieszyć konkretnie w dokumentacji Twoich projektów, zapraszamy na bezpłatny audyt. Przejdziemy przez dokumentację i pokażemy, gdzie AI naprawdę skróci czas pracy.