Czy AI może pomóc przy windykacji zaległości podatkowych w urzędzie gminy?

AI może pomóc przy windykacji zaległości podatkowych, ale zakres tej pomocy jest konkretny i dość wąski. Skraca czas pisania upomnień, projektów decyzji o rozłożeniu na raty i odpowiedzi na pisma podatników. Nie pobierze danych z systemu podatkowego, nie wystawi tytułu wykonawczego i nie zdecyduje, czy dług umorzyć.

Co właściwie robi wydział podatkowy przy windykacji

Zanim zobaczymy, gdzie AI coś zmienia, warto rozłożyć tę pracę na części. Windykacja podatków lokalnych to nie jedno zadanie. To kilka różnych typów pracy, które wracają co roku, często sezonowo.

• Generowanie i wysyłka upomnień do podatników zalegających z podatkiem od nieruchomości, rolnym lub leśnym.
• Wystawianie tytułów wykonawczych na formularzu TW-1 i przekazywanie ich do właściwego naczelnika urzędu skarbowego.
• Rozpatrywanie wniosków o ulgę podatkową: rozłożenie na raty, odroczenie terminu płatności, umorzenie zaległości na podstawie art. 67a Ordynacji podatkowej.
• Korespondencja z naczelnikiem urzędu skarbowego i komornikiem skarbowym.
• Odpowiedzi na pisma podatników: prośby o wyjaśnienie stanu konta, reklamacje naliczenia.
• Sprawozdania o stanie zaległości dla rady gminy lub wójta.

Większość tej pracy to pisanie dokumentów według określonych wzorów, gdzie każdy przypadek różni się tylko szczegółami. To jest ta część, w której AI może coś przyspieszyć.

Gdzie AI realnie skraca czas pracy referenta

Największy zysk jest tam, gdzie pismo ma stałą strukturę, ale każdy egzemplarz różni się danymi: imieniem podatnika, kwotą, tytułem zaległości, datą powstania długu.

• Projekt upomnienia: referent podaje AI opis sytuacji (bez danych osobowych), AI generuje gotowy projekt. Zamiast wpisywać wszystko od zera w edytorze, masz tekst do korekty.
• Projekt decyzji o rozłożeniu na raty: art. 67a § 1 pkt 2 Ordynacji podatkowej wymaga konkretnego uzasadnienia. Referent opisuje sytuację podatnika, AI proponuje pełne uzasadnienie. Potem kierownik lub prawnik to weryfikuje.
• Projekt decyzji odmownej: kiedy wniosek o ulgę nie spełnia przesłanek, trzeba to uzasadnić. AI przygotowuje projekt uzasadnienia na podstawie opisu stanu faktycznego podanego przez referenta.
• Odpowiedź na pismo podatnika: podatnik pyta, dlaczego dostał upomnienie, skoro już zapłacił. Referent opisuje sytuację, AI szkicuje odpowiedź. Szczególnie przydatne w sezonie, gdy takich pism przychodzi wiele.
• Narracyjne podsumowanie zaległości: jeśli referent wklei tabelę z danymi zagregowanymi (bez danych osobowych, tylko kwoty i okresy), AI może pomóc napisać streszczenie do rady gminy.

Typowo wygląda to tak, że referent ma jeden dobrze napisany prompt dla danego typu pisma, wkleja opis sprawy i w ciągu chwili ma projekt do przejrzenia. W gminie wiejskiej, gdzie wydział podatkowy obsługuje kilkaset tytułów wykonawczych rocznie, samo pisanie upomnień i pism wyjaśniających pochłania dużo czasu właśnie dlatego, że każde pismo wygląda podobnie, ale musi być indywidualnie przygotowane. AI skraca czas przygotowania projektu takiego pisma wielokrotnie.

Co z formularzem TW-1 i systemami podatkowymi

Tytuł wykonawczy to formularz o ściśle określonej strukturze. Wypełnia się go w systemie elektronicznym (e-TW) lub na formularzu papierowym. AI nie ma dostępu do tego systemu. Nie wypełni formularza za ciebie ani nie prześle go do urzędu skarbowego.

Co AI może zrobić? Może pomóc sprawdzić, czy treść tytułu wykonawczego, którą skopiowałeś do edytora, jest kompletna: czy wszystkie wymagane elementy są uwzględnione, czy nie brakuje podstawy prawnej, czy opis zaległości jest sformułowany poprawnie. To wsparcie redakcyjne, nie prawne.

To samo dotyczy systemów takich jak Puma czy inne lokalne systemy obsługi podatków. Dane o zaległościach siedzą tam, nie w ChatGPT. Żeby AI mogło z nimi pracować, ktoś musi je ręcznie skopiować lub wyeksportować. Albo trzeba zbudować integrację, co jest już osobnym projektem, nie zadaniem na popołudnie.

Dane osobowe przy pismach podatkowych: jak podejść bezpiecznie

To pytanie pada zawsze i słusznie. Pisma podatkowe zawierają dane osobowe: imię, nazwisko, adres, PESEL, kwoty należności. Wklejanie tego do zewnętrznych narzędzi AI wymaga ostrożności.

Bezpieczne podejście jest proste. Zamiast wklejać "Jan Kowalski, ul. Leśna 5, 12 345,67 zł zaległości za rok 2023", piszesz: "[PODATNIK], [ADRES], zaległość [KWOTA] za [ROK]". Dane uzupełniasz dopiero w gotowym projekcie pisma, już poza narzędziem AI.

Jeśli urząd chce korzystać z AI szerzej i z danymi osobowymi, trzeba sprawdzić, czy dostawca narzędzia oferuje umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych (DPA). Bez niej dane osobowe podatników nie powinny trafiać do zewnętrznego systemu. Microsoft 365 Copilot lub modele wdrożone lokalnie to sytuacja inna niż publiczny ChatGPT, ale każde narzędzie trzeba sprawdzić osobno.

Czego AI nie zrobi: granica, której nie przekroczy

Kilka rzeczy na wprost, żeby nie było rozczarowania po wdrożeniu.

• Nie pobierze danych o zaległościach z żadnego systemu gminnego bez integracji.
• Nie oceni, czy podatnik spełnia przesłanki do ulgi. To decyzja prawna i faktyczna, którą podejmuje urzędnik.
• Nie zweryfikuje, czy podatnik naprawdę zapłacił zaległość. Nie ma wglądu w konto podatkowe gminy.
• Nie skontaktuje się z komornikiem skarbowym ani naczelnikiem urzędu skarbowego.
• Nie generuje automatycznie setek upomnień jednym kliknięciem. Samo ChatGPT to narzędzie konwersacyjne, nie bazodanowe.

Jeśli zależy ci na prawdziwej automatyzacji, czyli generowaniu setek upomnień masowo, to jest inny projekt. Wymaga połączenia AI z systemem podatkowym i przemyślanego wdrożenia.

Od czego zacząć w wydziale podatkowym

Nie ma sensu zaczynać od wszystkiego naraz. Wybierz jeden typ pisma, który pojawia się najczęściej i zawsze wygląda podobnie. Dobry kandydat to odpowiedź na wniosek o rozłożenie zaległości na raty albo standardowe upomnienie.

Przygotuj prompt dla AI, który opisuje: czym jest to pismo, kto je pisze, do kogo, w oparciu o jaką podstawę prawną, jaki ton ma mieć i co obowiązkowo musi zawierać. Zapisz ten prompt w pliku tekstowym dostępnym dla całego wydziału.

Potem przetestuj na kilku sprawach, które już rozpatrzyłeś. Porównaj projekt AI z tym, co sam napisałeś. Gdzie AI coś pomija? Gdzie sugeruje dobre sformułowanie, lepsze niż twoje? Na tej podstawie popraw prompt i daj go do weryfikacji kierownikowi lub prawnikowi.

Jeden sprawdzony prompt do jednego typu pisma. To wystarczy, żeby zacząć i zobaczyć, czy to w ogóle ma sens dla twojego wydziału.

Chcesz wiedzieć, które konkretne procesy w twoim wydziale podatkowym nadają się do wsparcia AI? Umów się na bezpłatny audyt. Możesz też przejrzeć realne wdrożenia z innych urzędów, żeby zobaczyć, od czego podobne jednostki zaczęły i co im to dało.