Czy AI może pilnować wniosków z ePUAP i e-Doręczeń, żeby urząd nie przekraczał terminów KPA?

AI może już dziś łączyć się ze skrzynką ESP na ePUAP i z adresem do doręczeń elektronicznych (ADE), odczytywać wpływające pisma, kwalifikować je do wydziałów i pilnować terminów z art. 35 KPA, zanim sprawa trafi na biurko referenta. To konkretna warstwa automatyzacji, którą można nałożyć na to, co urząd ma już uruchomione. Decyzje i podpisy zostają u urzędnika: AI przygotowuje i ostrzega, człowiek zatwierdza i wysyła.

Dwa kanały wpływu, jeden narastający problem

Większość urzędów obsługuje dziś dwa elektroniczne kanały wpływu: starszy ePUAP ze skrzynką ESP i nowe e-Doręczenia (system ADE, obowiązkowy dla podmiotów publicznych od początku 2025 r. na mocy ustawy o doręczeniach elektronicznych). Przez ESP spływają wnioski złożone na formularzach ePUAP, często na formularzu ogólnym pisma_ogolne_2, który mieszkaniec wypełnia, wpisując co chce w polu "treść". Przez skrzynkę ADE przychodzą pisma z sądów, ZUS, urzędów skarbowych, ale coraz częściej też od mieszkańców i firm, które założyły własny adres do e-Doręczeń.

Każde z tych pism trzeba zarejestrować, zakwalifikować do wydziału, nadać sygnaturę, wyznaczyć termin i wysłać potwierdzenie. Przy kilkudziesięciu wpływach dziennie to żmudna praca. Jedno przeoczone pismo to potencjalnie przekroczenie terminu KPA i kolejne ponaglenie na biurku wójta.

Co AI czyta ze skrzynki ESP i ADE?

Integracja techniczna opiera się na tym, że i ePUAP, i system e-Doręczeń udostępniają API, przez które można pobierać wiadomości. Z każdej wiadomości AI wyciąga konkretne pola.

• Z ePUAP i ESP: identyfikator UPO (Urzędowe Potwierdzenie Odbioru), datę i godzinę wpływu, dane nadawcy (imię, nazwisko, PESEL lub NIP jeśli podane w formularzu), treść formularza, załączniki, typ formularza (np. "wniosek o wydanie zaświadczenia", "pismo ogólne do urzędu", konkretny formularz wydziałowy)
• Z e-Doręczeń (ADE): adres nadawcy w rejestrze ADE, datę doręczenia i datę odbioru: oba wpisy mają znaczenie dla biegu terminów, temat wiadomości, treść i załączniki
• Przy każdym piśmie: czy zawiera podpis kwalifikowany lub podpis profilem zaufanym, co wpływa na to, czy pismo traktujemy jak oryginał dokumentu

Te dane AI porównuje z rejestrem korespondencji w systemie EZD albo w oprogramowaniu dziedzinowym i sprawdza, czy to nowa sprawa, czy uzupełnienie do sprawy już otwartej pod istniejącą sygnaturą.

Jak AI kwalifikuje pismo do właściwego wydziału?

To jest moment, w którym AI realnie skraca czas pracy. Typowo wygląda to tak: pracownik kancelarii otwiera inbox ESP, widzi kilkadziesiąt wiadomości z nocy i rana i ręcznie ocenia, co trafia do wydziału budownictwa, co do gospodarki odpadami, co do USC. Na formularzu ogólnym pisma_ogolne_2 mieszkaniec może wpisać cokolwiek, więc klasyfikacja bywa nieoczywista. "Proszę o pomoc w sprawie drzewa przy ogrodzeniu" może trafić do wydziału ochrony środowiska albo do zarządu dróg: zależy od kontekstu.

AI czyta treść wniosku, temat, ewentualnie nazwy plików załączników i proponuje:

• właściwy wydział i stanowisko (np. "Wydział Budownictwa, referat pozwoleń na budowę")
• sugerowany symbol JRWA z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt (np. 6740 dla pozwoleń na budowę, 6220 dla ochrony środowiska)
• podstawowy termin odpowiedzi według KPA: sprawy proste bezzwłocznie, typowe do miesiąca, skomplikowane do dwóch miesięcy; przy sprawach z ustaw szczegółowych AI może uwzględnić terminy specjalne, np. 65 dni na decyzję o warunkach zabudowy
• informację, czy UPO zostało wysłane i czy wpłynęło potwierdzenie jego odebrania

Kwalifikacja to propozycja. Pracownik kancelarii zatwierdza albo poprawia. Po kilku tygodniach system uczy się typowych spraw tego konkretnego urzędu i poprawek jest coraz mniej.

Jak AI pilnuje terminów, żeby urząd nie wpadał w ponaglenia?

Art. 35 KPA jest krótki, ale konsekwencje jego przekroczenia długie: ponaglenie, skarga na bezczynność, niekiedy odszkodowanie. AI może prowadzić prostą listę zadań dla każdej zarejestrowanej sprawy i każdego ranka generować trzy zestawienia:

• Sprawy, w których termin upływa w ciągu 7 dni i nie ma żadnej czynności odnotowanej w aktach.
• Sprawy bez potwierdzonego UPO po stronie nadawcy, co może oznaczać problem techniczny na ePUAP lub błędny adres skrzynki ESP.
• Sprawy, do których wpłynęło uzupełnienie, ale nie zostało zapięte do właściwej teczki w EZD, przez co termin biegnie nadal od pierwotnego wniosku zamiast od uzupełnienia.

U jednego z naszych klientów, urzędu miejskiego średniej wielkości, ten trzeci punkt okazał się największym zaskoczeniem. Kilkanaście spraw miesięcznie miało uzupełnienia zarejestrowane w ESP, ale trafiające na inną skrzynkę niż główna skrzynka wydziału: nie były zapinane do akt i termin biegł dalej. AI wykrywa takie rozbieżności automatycznie, bo porównuje identyfikatory spraw z rejestru EZD z treścią wiadomości ESP.

Co AI przygotowuje dla referenta, a co jest poza zakresem?

Granica musi być jasna. AI może przygotować:

• projekt potwierdzenia wpływu z numerem sprawy, datą wszczęcia i wskazaniem terminu na odpowiedź
• wezwanie do uzupełnienia braków formalnych z powołaniem na art. 64 § 2 KPA i wskazaniem konkretnych brakujących elementów
• projekt postanowienia o przedłużeniu terminu z art. 36 KPA z uzasadnieniem, gdy sprawa wymaga więcej czasu
• szablon zawiadomienia o przekazaniu pisma według właściwości do innego organu (art. 65 KPA) wraz z informacją dla strony
• projekt zawiadomień o wszczęciu postępowania dla stron wymienionych w aktach sprawy

AI nie podpisuje. Nie wysyła. Nie podejmuje decyzji administracyjnej. Projekt odpowiedzi trafia do referenta jako wersja robocza w edytorze tekstowym w systemie EZD. Referent czyta, poprawia i podpisuje podpisem kwalifikowanym lub profilem zaufanym. Dopiero potem pismo wychodzi przez ADE albo przez ESP. Decyzja, postanowienie, zaświadczenie: każde wymaga świadomego działania urzędnika. To nie jest kwestia wyboru technologicznego, to wymóg KPA.

Korespondencja wychodząca i obowiązek używania ADE od 2025 roku

Od początku 2025 roku podmioty publiczne mają obowiązek doręczać pisma przez ADE do tych adresatów, którzy mają aktywny adres w bazie e-Doręczeń. AI wspiera ten proces na dwa sposoby.

Po pierwsze, sprawdza w bazie adresów ADE przez dostępne API, czy dana osoba lub firma ma aktywny adres. Jeśli tak, AI sygnalizuje: "tej stronie należy odpowiedzieć przez ADE, wysłanie pocztą tradycyjną będzie błędem". To eliminuje sytuacje, w których urząd wysyła pismo listem poleconym mimo dostępności elektronicznej i potem pojawiają się wątpliwości co do prawidłowości i daty doręczenia.

Po drugie, po wysłaniu pisma przez ADE system generuje Dowód Wysłania i Dowód Doręczenia. AI monitoruje, czy Dowód Doręczenia wpłynął w rozsądnym czasie. Jeśli adresat nie odbierze wiadomości, po 14 dniach od zawiadomienia wchodzi fikcja doręczenia. AI pilnuje tego 14-dniowego okna i podpowiada referentowi, od kiedy można liczyć skuteczność doręczenia i od kiedy biegnie nowy termin.

Od czego zaczyna urząd, który chce to uruchomić?

Nie trzeba zaczynać od wszystkiego naraz. Praktyczny pierwszy krok to audyt przepływu: ile wiadomości dziennie wpływa przez ESP, ile przez ADE, jak długo trwa rejestracja jednej wiadomości, ile spraw w ostatnim roku dostało ponaglenie lub skargę na bezczynność. To daje obraz, gdzie jest największy ból.

Potem sprawdzamy, z jakim systemem EZD urząd pracuje (EZD RP, EZD PUW, SIDAS Madkom, własne) i czy ma aktywne API do ePUAP oraz dostęp do API e-Doręczeń. Te API istnieją i Ministerstwo Cyfryzacji udostępnia ich dokumentację. Dostawcy EZD zazwyczaj albo już je obsługują, albo mają to w planach na najbliższe miesiące.

AI wchodzi jako dodatkowa warstwa na istniejący system. Nie wymaga wymiany EZD ani zmiany sposobu pracy na skrzynce ESP. Wymaga za to jasnego ustalenia: kto zatwierdza kwalifikacje AI, jak postępujemy z pismami nierozpoznanymi i kto odpowiada za błędną klasyfikację, jeśli taka się zdarzy. To są pytania organizacyjne, nie techniczne.

Jeśli chcesz sprawdzić, które z tych elementów działają w Twoim urzędzie już teraz, umów się z nami na bezpłatny audyt. Możemy też pokazać, jak podobne wdrożenia wyglądają w praktyce: realne wdrożenia opisują konkretne scenariusze, nie ogólniki.