Czy AI może pomóc przy obsłudze odwołań od decyzji administracyjnych w urzędzie?

Tak, AI może realnie odciążyć referenta przy obsłudze odwołań. Przede wszystkim przy wstępnej analizie treści odwołania, sprawdzeniu, czy decyzja pierwszoinstancyjna zawiera wszystkie wymagane elementy z art. 107 KPA, i przy przygotowaniu projektu pisma: stanowiska organu, pisma transmisyjnego do SKO lub postanowienia o uchybieniu terminu. Decyzję o sposobie rozpatrzenia zawsze podejmuje upoważniony pracownik, ale projekt dokumentu AI przygotuje w kilka minut zamiast kilkudziesięciu.

Jak wygląda obsługa odwołania w praktyce wydziałowej

Odwołanie od decyzji administracyjnej wpływa do organu pierwszej instancji. Tego samego urzędu, który wydał decyzję. I właśnie tu zaczyna się praca, która pochłania czas.

Referent musi sprawdzić kilka rzeczy naraz. Czy odwołanie wpłynęło w terminie 14 dni od doręczenia decyzji, zgodnie z art. 129 KPA. Czy strona jest legitymowana. Czy w treści odwołania są zarzuty, które otwierają furtkę do uwzględnienia go we własnym zakresie na podstawie art. 132 KPA. Jeśli nie, akta idą do organu wyższego stopnia, najczęściej do Samorządowego Kolegium Odwoławczego.

Typowo wygląda to tak, że referent czyta odwołanie, wraca do akt sprawy, porównuje daty doręczenia z datą wpływu pisma, analizuje uzasadnienie swojej wcześniejszej decyzji i decyduje: uwzględniamy we własnym zakresie czy przekazujemy. Potem pisze pismo. Przy wydziale obsługującym kilkanaście lub kilkadziesiąt spraw miesięcznie ten rytm potrafi naprawdę ciążyć.

Co AI może przeanalizować w treści odwołania

Zacznijmy od tego, co AI robi dobrze: czytanie i wyciąganie struktury z długich, gęstych tekstów.

Możesz wkleić zanonimizowaną treść odwołania i poprosić asystenta o:

• wylistowanie wszystkich zarzutów stawianych przez stronę odwołującą się
• wskazanie, do których elementów uzasadnienia decyzji strona się odnosi, a które pomija
• sprawdzenie, czy strona powołuje się na konkretne przepisy prawa materialnego lub proceduralnego
• rozróżnienie, czy zarzuty mają charakter proceduralny (naruszenie przepisów KPA) czy merytoryczny (błędna ocena stanu faktycznego lub interpretacja prawa)
• ocenę, czy zakres zarzutów daje podstawy do rozważenia art. 132 KPA

To nie jest magia. To przyspieszone czytanie ze streszczeniem. Jeden z naszych klientów, wydział architektury w starostwie, wprowadził zwyczaj, że przed cotygodniowym spotkaniem zespołu każde odwołanie trafia najpierw do asystenta AI z prośbą o streszczenie zarzutów. Na spotkaniu referenci od razu rozmawiają o istocie sprawy, a nie o tym, co strona właściwie miała na myśli.

Czy AI sprawdzi kompletność decyzji pierwszoinstancyjnej

To jedno z ciekawszych zastosowań w tym procesie. Możesz poprosić AI o porównanie treści decyzji z checklistą wymaganych elementów z art. 107 KPA:

• oznaczenie organu wydającego decyzję i data wydania
• oznaczenie stron postępowania
• podstawa prawna rozstrzygnięcia
• rozstrzygnięcie (sentencja)
• uzasadnienie faktyczne i prawne
• pouczenie o trybie i terminie wniesienia odwołania
• podpis z podaniem imienia, nazwiska i stanowiska osoby upoważnionej

Jeśli decyzja ma braki formalne, AI wyłapie je szybciej niż człowiek przeglądający ten sam dokument po raz czwarty w tym tygodniu. To nie zastąpi oceny prawnej, ale pomaga w pierwszym przeglądzie i skraca czas przygotowania do ewentualnej korekty.

Uwaga: AI może się mylić przy interpretacji specyficznych przepisów branżowych lub lokalnych aktów prawa miejscowego. Checklista nadaje się do zatwierdzenia przez referenta, nie do bezkrytycznego przyjęcia.

Jak AI pomaga przy przygotowaniu projektu pisma

Tu AI daje największy zwrot czasu. Projekt pisma transmisyjnego do SKO, projekt postanowienia o uchybieniu terminu, projekt stanowiska organu przy uwzględnieniu odwołania we własnym zakresie. Każde z tych pism ma ustaloną strukturę i powtarzalne frazy. AI zna tę strukturę i zaproponuje szkielet w kilka sekund.

Dobry prompt wygląda mniej więcej tak: podajesz AI zanonimizowane dane sprawy, rodzaj decyzji, datę doręczenia, datę wpływu odwołania, główne zarzuty strony i swój wybór: przekazanie do SKO albo uwzględnienie we własnym zakresie. AI proponuje projekt pisma z gotową strukturą. Referent go czyta, wstawia konkretne dane i podpisuje.

Rzeczy, których AI nie wstawi za ciebie: numer z dziennika korespondencji EZD, data wpływu z systemu, pieczątka wpływu, podpis. To zawsze ręczna robota i tak powinno zostać.

Gdzie AI nie zastąpi referenta

Kilka twardych granic, żeby nie było złudzeń:

• Ocena prawna i decyzja merytoryczna. Czy uwzględnić odwołanie na podstawie art. 132 KPA, to pytanie o interpretację prawa i stanu faktycznego. AI może zaproponować argumenty za i przeciw, ale decyzja należy wyłącznie do upoważnionego pracownika.
• Znajomość aktualnego orzecznictwa SKO i NSA. Modele językowe mają datę graniczną swojej wiedzy i nie śledzą na bieżąco linii orzeczniczych kolegium właściwego dla Twojego powiatu lub województwa.
• Weryfikacja stanu faktycznego. AI nie sprawdzi, czy mapa geodezyjna dołączona do akt jest aktualna, czy protokół oględzin zgadza się z zeznaniami świadka. To praca referenta z fizycznymi aktami.
• Obliczanie terminów z systemu EZD lub EPD. Daty doręczeń wczytuje się z systemu obiegu dokumentów. AI tych dat nie widzi, więc obliczenia terminów zawsze wymaga weryfikacji przez człowieka z dostępem do systemu.

Mówiąc wprost: AI przyspiesza przygotowanie dokumentów, a nie podejmowanie decyzji. To ważna różnica i warto ją komunikować wprost pracownikom, żeby wiedzieli, czego mogą oczekiwać.

Od czego zacząć w swoim wydziale

Nie trzeba wdrażać żadnego systemu, żeby zacząć. Wystarczy kilka kroków:

• Wybierz jedno powtarzalne pismo, które piszesz przy każdym odwołaniu, na przykład pismo transmisyjne do SKO. Przygotuj dobry prompt z instrukcją i szablonem tego pisma.
• Zanonimizuj dane osobowe przed wklejeniem treści do publicznego narzędzia AI. Imię, adres i numer decyzji zastąp skrótami: Strona A, działka nr XXXX, decyzja nr XX/XXXX.
• Ustal zasadę, że każdy projekt pisma wygenerowany przez AI musi być przeczytany i zatwierdzony przez referenta przed wysyłką. To nie opcja, to wymóg.
• Jeśli Twój urząd korzysta z Microsoft 365, Copilot może działać bezpośrednio w Wordzie przy edycji projektów pism, bez wychodzenia do zewnętrznego narzędzia. Dane nie opuszczają wówczas Twojej dzierżawcy M365, co upraszcza kwestie RODO.

Jeśli obsługujesz większy ruch odwołań, zapytaj dostawcę swojego systemu EZD lub EOD, czy oferuje wbudowanego asystenta AI. Kilka systemów dostępnych na polskim rynku takie funkcje już posiada lub wdraża. Wtedy nie musisz konfigurować nic samodzielnie.

Masz wątpliwości, w których krokach AI naprawdę skróci czas pracy Twojego wydziału, a gdzie nie ma sensu go wprowadzać? Umów się z nami na bezpłatny audyt. Możesz też sprawdzić, jak podobne wydziały w Polsce podeszły do automatyzacji pism i analizy dokumentów, w naszych realnych wdrożeniach.