Czy AI może pomóc przy obsłudze wniosków o dostęp do informacji publicznej?

AI może realnie przyspieszyć obsługę wniosków o dostęp do informacji publicznej: kategoryzuje je, pilnuje czternastodniowego terminu wynikającego z ustawy i przygotowuje szkice odpowiedzi. Nie może jednak samo zdecydować o odmowie udostępnienia informacji ani działać bez nadzoru człowieka. Decyzja i podpis zawsze zostają po stronie pracownika lub organu.

Jak wygląda obsługa wniosku UDIP bez AI?

Wniosek o dostęp do informacji publicznej wpływa pocztą tradycyjną, mailem albo przez ePUAP. Referent rejestruje go, czyta, ocenia, czego konkretnie dotyczy, sprawdza, czy urząd w ogóle jest właściwym podmiotem, i ustala, czy informacja jest prosta, czy przetworzona. Potem pisze odpowiedź albo zbiera dane z innych wydziałów. Do tego wszystkiego liczy czternaście dni od wpłynięcia. Przy informacji przetworzonej może ten termin przedłużyć do dwóch miesięcy, ale musi to uzasadnić i poinformować wnioskodawcę w ciągu tych czternastu dni.

W małym urzędzie, gdzie jeden pracownik prowadzi kilkanaście różnych spraw naraz, samo napisanie odpowiedzi potrafi zająć godzinę. Szczególnie gdy wniosek jest szeroki: "proszę o wszystkie umowy zawarte przez gminę w roku ubiegłym" albo "proszę o listę wydatków powyżej określonej kwoty z całego roku". Takie wnioski wymagają zebrania danych z kilku wydziałów i złożenia ich w spójną odpowiedź. Tymczasem termin biegnie od momentu wpłynięcia, nie od momentu, gdy referent zdążył się tym zająć.

Typowy problem: wniosek wpłynął w środę po południu, a referent zauważył go w piątek rano, bo po drodze był jeszcze stos bieżącej korespondencji. Dwa dni terminu już minęły, zanim ktokolwiek w ogóle zaczął działać.

Co AI może przejąć przy rejestracji i kategoryzacji?

To właśnie tu AI daje największy zysk czasu. Jeśli wniosek wpływa mailem, narzędzie z funkcją analizy tekstu może:

• wyciągnąć dane wnioskodawcy: imię, nazwisko, adres, e-mail do odpowiedzi,
• określić rodzaj żądanej informacji (umowy, wydatki, kadra, dokumenty planistyczne, protokoły, uchwały itp.),
• wstępnie zakwalifikować wniosek jako "informacja prosta" lub "wymaga analizy, czy to informacja przetworzona",
• ustawić termin odpowiedzi z automatycznym przypomnieniem dla referenta,
• przypisać wniosek do właściwego wydziału lub pracownika według ustalonych reguł.

Przy wniosku przesłanym przez ePUAP dane strukturalne są już częściowo gotowe w formularzu. AI ma wtedy łatwiejsze zadanie i głównie kategoryzuje. Przy wniosku e-mailowym bez formularza wyciąga dane z treści. To działa dobrze, gdy mail jest napisany w miarę czytelnie. Przy chaotycznych, wielostronicowych wnioskach efekt trzeba sprawdzić ręcznie.

AI a pisanie odpowiedzi na wniosek

Przy informacji prostej odpowiedź jest krótka. "Udostępniamy żądaną informację w załączeniu" plus dokument lub link. Taki szkic AI przygotuje na podstawie szablonu w kilkanaście sekund. Referent sprawdza, czy załącznik jest kompletny i aktualny, i wysyła. Oszczędność realna, choć na pojedynczym wniosku nie robi wrażenia. Przy kilkudziesięciu wnioskach miesięcznie zaczyna mieć znaczenie.

Sprawa robi się trudniejsza, gdy pojawia się któryś z tych przypadków:

• urząd chce odmówić i trzeba wskazać konkretną podstawę prawną, np. art. 5 ustawy o dostępie do informacji publicznej (ochrona prywatności, tajemnica przedsiębiorcy),
• wniosek dotyczy informacji przetworzonej i wnioskodawca musi wykazać "szczególną istotność dla interesu publicznego",
• żądane dokumenty zawierają dane osobowe osób trzecich i urząd musi zdecydować, co zanonimizować przed udostępnieniem,
• urząd jest tylko częściowo właściwy i powinien przekazać wniosek do innej jednostki zgodnie z art. 4 ustawy.

W tych przypadkach AI może pomóc w szkicowaniu, ale referent musi wiedzieć, który przepis stosuje i dlaczego. Jeśli ktoś prosi AI o "gotowe uzasadnienie odmowy", a sam nie rozumie dobrze kategorii informacji przetworzonej, odpowiedź może być merytorycznie błędna. A błędne uzasadnienie decyzji odmownej to ryzyko jej uchylenia przez SKO albo uwzględnienia skargi przez Wojewódzki Sąd Administracyjny.

Czego AI nie powinno robić przy wnioskach o informację publiczną?

Decyzji o odmowie. Odmowa dostępu do informacji publicznej to decyzja administracyjna w rozumieniu KPA. Musi ją podjąć i podpisać organ lub upoważniony pracownik. AI może przygotować szkic, ale nie może samo zadecydować, a niedopilnowany szkic może zawierać uzasadnienie, które nie wytrzyma kontroli sądowej.

Przetwarzania danych osobowych bez właściwej podstawy. Jeśli referent wkleja do publicznego narzędzia AI treść wniosku z imieniem i e-mailem wnioskodawcy, albo dokumenty do udostępnienia zawierające dane osobowe pracowników czy stron umów, pojawia się problem z RODO. Ogólnodostępna wersja ChatGPT nie jest objęta umową powierzenia przetwarzania danych z urzędem. Przy takich wnioskach bezpieczniej pracować na anonimizowanym tekście albo korzystać z narzędzi, z którymi urząd podpisał stosowną umowę. Więcej o tym, jak bezpiecznie dobierać narzędzia, opisujemy w artykule o AI w urzędzie a RODO.

Jak to wygląda w praktyce, krok po kroku?

Jeden z urzędów, z którymi współpracowaliśmy, obsługiwał kilkadziesiąt wniosków UDIP miesięcznie. Spora część wymagała zebrania informacji z kilku wydziałów: finansowego, technicznego i kadr. Problem był prosty: termin biegnie od rejestracji, a nie od momentu, gdy referent zebrał już odpowiedź ze wszystkich stron. Zdarzały się przekroczenia nie dlatego, że ktoś zaniedbał sprawę, ale dlatego, że fizycznie nie zdążył skoordynować odpowiedzi w czasie.

Po wdrożeniu prostego przepływu: wniosek wpływający mailem był automatycznie kategoryzowany, trafiał do właściwego wydziału z oznaczonym terminem, a kierownik widział stan wszystkich otwartych wniosków w jednym miejscu. Koniec z sytuacją, że wniosek "zakopuje się" w skrzynce na trzy dni, zanim ktokolwiek go zauważy.

Od czego zaczynamy?

Zacznij od jednego szablonu, nie od systemu.

• Zbierz kilkanaście ostatnich wniosków UDIP, które wpłynęły do urzędu. Podziel je na trzy typy: informacja prosta do od razu, informacja wymagająca zebrania danych z wydziałów, wniosek wymagający odmowy lub przekazania.
• Dla każdego typu przygotuj szablon odpowiedzi z oznaczonymi polami: [IMIĘ WNIOSKODAWCY], [DATA WPŁYNIĘCIA], [TERMIN ODPOWIEDZI], [OPIS ŻĄDANEJ INFORMACJI].
• Przetestuj, czy narzędzie AI, z którego już korzystasz (np. Copilot w Microsoft 365, jeśli urząd ma licencję), potrafi uzupełnić szablon na podstawie treści wniosku. Sprawdź pięć przykładów ręcznie i oceń, gdzie AI się myli lub gdzie brakuje weryfikacji.
• Dopiero gdy etap szkicowania działa dobrze, zainteresuj się automatyzacją rejestracji i przypomnień, np. przez Power Automate lub inne narzędzie do przepływów, które urząd już posiada.

Nie zaczynaj od trudnych wniosków, czyli takich, gdzie jest spór o właściwość albo gdzie potrzebna jest odmowa z uzasadnieniem prawnym. Testuj na prostych, żeby referent mógł spokojnie ocenić jakość szkicu bez presji terminów.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak ten proces wygląda u innych urzędów, zerknij na realne wdrożenia. Możemy też przyjrzeć się razem, jak obsługa wniosków wygląda konkretnie u Ciebie: bezpłatny audyt to dobry punkt startowy, żeby zobaczyć, gdzie leży największy zysk czasu.