Czy AI może odczytać skan dokumentu albo zdjęcie pisma w urzędzie?

Tak, AI może odczytać tekst ze skanu lub zdjęcia dokumentu i zazwyczaj radzi sobie z tym dobrze, jeśli plik jest wyraźny. Narzędzia takie jak ChatGPT 4o, Microsoft 365 Copilot czy Claude mają wbudowane rozpoznawanie tekstu z obrazu i nie wymagają żadnego osobnego programu do OCR. Główne ograniczenie to bezpieczeństwo: pism z danymi osobowymi mieszkańców nie wgrywaj do darmowego konta ChatGPT bez wcześniejszego sprawdzenia, czy twój urząd ma podpisaną umowę powierzenia z dostawcą.

Jak AI "czyta" skan: bez technikaliów

Gdy wgrywasz plik PDF lub zdjęcie pisma do ChatGPT albo Copilota, narzędzie przetwarza obraz bezpośrednio. Nie instaluje żadnego zewnętrznego oprogramowania OCR, nie wysyła pliku do osobnego serwisu. Widzisz to od razu: wgrywasz skan pisma z ministerstwa i w kilka sekund dostajesz jego treść w formie tekstu, gotową do dalszej pracy.

Jakość skanu ma tu duże znaczenie. Skan z flatbeda przy 300 dpi działa świetnie. Zdjęcie zrobione telefonem przy słabym oświetleniu, przekrzywione, z cieniami w narożnikach to już ryzyko błędów. Pismo odręczne jest najtrudniejsze. AI niekiedy "domyśla się" liter tam, gdzie ich nie rozpoznaje, co może prowadzić do pomyłek w kluczowych miejscach, na przykład w numerze PESEL albo dacie decyzji.

• Skan maszynowy z drukarki lub kserokopiarki: działa dobrze, błędy zdarzają się rzadko
• Skan pisma odręcznego: zależy od charakteru pisma, zawsze sprawdzaj wynik
• Skan z pieczęcią na tekście: pieczęć może zakryć fragmenty, AI potrafi to pominąć bez ostrzeżenia
• Wielostronicowe PDF ze skanu: większość narzędzi przetworzy wszystkie strony, ale upewnij się, ile stron faktycznie zostało odczytanych
• Tabele i formularze: AI odczyta wartości z komórek, lecz przy skomplikowanym układzie zdarza mu się mylić kolumny

Co konkretnie możesz z tym zrobić po odczytaniu pisma

Samo wyciągnięcie tekstu ze skanu to dopiero wejście. Prawdziwy zysk pojawia się, gdy do odczytanego tekstu dodajesz polecenie dla AI.

Typowo wygląda to tak: wgrywasz skan wniosku o warunki zabudowy (WZ), który właśnie wpłynął do referatu. Zamiast go czytać samemu, piszesz do Copilota: "odczytaj ten dokument i podaj mi: imię i nazwisko wnioskodawcy, adres nieruchomości, czego dotyczy wniosek i jaki termin na odpowiedź wynika z pisma." W kilka sekund masz gotowe zestawienie do wklejenia do karty sprawy w EZD albo do notatki.

• Streszczenie pisma: szczególnie przydatne przy długich pismach z ministerstw, urzędów centralnych lub nadzoru prawnego
• Wyciągnięcie danych do formularza: numer sprawy, data wpłynięcia, numer działki ewidencyjnej, kwota zobowiązania podatkowego
• Identyfikacja terminu: AI wskaże, czy w piśmie pojawia się wzmianka o terminie odpowiedzi, choć samą kwalifikację na gruncie KPA podejmujesz ty
• Propozycja dekretacji: "do jakiego referatu lub wydziału powinna trafić ta sprawa na podstawie treści?"
• Szkic odpowiedzi: po odczytaniu pisma możesz od razu poprosić o wstępny projekt pisma wychodzącego w formacie urzędowym

U jednego z naszych klientów w wydziale geodezji regularnie wpływają pisma ze starostw sąsiednich powiatów, skanowane na różnych urządzeniach i w różnej jakości. Referent wgrywa skan do Copilota, dostaje streszczenie w trzy zdania, a potem decyduje, co dalej. Kilka minut na każdym piśmie, kilkanaście pism dziennie: oszczędność robi różnicę już po tygodniu.

Kiedy AI sobie nie poradzi albo popełni błąd

Są sytuacje, w których wynik będzie niepewny. Lepiej wiedzieć o nich z góry, niż odkryć problem przy wysyłaniu decyzji do strony.

• Stare pisma archiwalne pisane ręcznie: oryginały umów z lat 80. i 90., protokoły odbioru, zaświadczenia z tamtego okresu. Litery często się łączą, narzędzie myli "r" z "n" albo "l" z cyfrą "1"
• Skan bardzo niskiej jakości: poniżej 150 dpi tekst się rozmazuje, AI wypełnia luki własną treścią
• Dokumenty wielowarstwowe z kopią przez kalkę: tekst z wierzchniej kopii przebija przez spód i narzędzie może mieszać warstwy
• Złożone tabele budżetowe: zestawienia Rb-27S, Rb-28S, sprawozdania z wykonania budżetu w formie tabelarycznej z pionowymi nagłówkami. AI odczyta liczby, ale nie zawsze przypisze je do właściwych pozycji klasyfikacji budżetowej

Zasada jest prosta. Zawsze przeczytaj kluczowe pola skanu samodzielnie, zanim użyjesz danych wyciągniętych przez AI. Dotyczy to szczególnie numerów PESEL, numerów działek, kwot i dat.

RODO i bezpieczeństwo: czego nie wklejać i jak pracować bezpiecznie

To najważniejszy wątek przy pracy ze skanami pism w urzędzie. Pisma przychodzące zawierają dane osobowe mieszkańców: imiona, nazwiska, numery PESEL, adresy. Wgranie takiego skanu do darmowego konta ChatGPT na stronie chat.openai.com jest niezgodne z RODO, bo między twoim urzędem a OpenAI nie ma umowy powierzenia przetwarzania danych.

Ale to nie zamyka tematu. Są bezpieczne sposoby pracy ze skanami:

• Microsoft 365 Copilot z licencją Enterprise lub Education: jeśli twój urząd korzysta z pakietu Microsoft 365, a licencja obejmuje Copilota, przetwarzanie danych odbywa się w ramach umowy z Microsoftem na twoim dzierżawcy. To ścieżka, którą możesz uruchomić bez nowych przetargów, jeśli licencja już obowiązuje
• ChatGPT Team lub Enterprise: wersje płatne oferują umowę DPA (Data Processing Agreement). Przed wgraniem dokumentu z danymi osobowymi upewnij się, że wasza umowa z OpenAI to pokrywa i że IOD wydał zgodę
• Model uruchomiony lokalnie: dla urzędów z wyższymi wymaganiami bezpieczeństwa istnieje możliwość wdrożenia modelu językowego na własnym serwerze. Żadne dane nie opuszczają sieci urzędu
• Anonimizacja przed wgraniem: jeśli korzystasz z narzędzia bez umowy powierzenia, wgraj tylko fragment pisma bez danych identyfikacyjnych albo przepisz treść z pominięciem PESEL, nazwiska i adresu

Zanim uruchomisz jakikolwiek proces pracy ze skanami pism, porozmawiaj z Inspektorem Ochrony Danych. Jedna konsultacja na początku oszczędza problemów później.

Jakie narzędzia masz już dziś i o czym możesz nie wiedzieć

Większość urzędów w Polsce korzysta z Microsoft 365. Word od wielu wersji potrafi importować PDF i obraz do dokumentu, konwertując treść na edytowalny tekst bezpośrednio w pakiecie. Nie wymaga to żadnej dodatkowej licencji. Jeśli masz pakiet M365 Business Standard, Premium lub E3, warto zapytać administratora, czy Copilot jest już aktywowany na waszym koncie.

Systemy EZD, na przykład EZD PUW i EZD RP, stopniowo wbudowują funkcje OCR zintegrowane z repozytorium dokumentów. Twój dostawca systemu może mieć taką funkcję dostępną w aktualnej wersji. Przed szukaniem zewnętrznych narzędzi sprawdź, co macie w bieżącej licencji.

Adobe Acrobat Standard lub Pro, jeśli jest w urzędzie, od lat ma solidne OCR dla skanów maszynowych. To nie jest AI w nowoczesnym rozumieniu, ale do wyciągania tekstu z czystego skanu działa pewnie i przy wersji lokalnej nie wysyła danych poza sieć urzędu.

Od czego zacząć w swoim urzędzie

Nie zaczynaj od pisania procedury dla całego urzędu. Wybierz jeden referat i jeden powtarzalny typ dokumentu przychodzącego. Na przykład: pisma z ZUS wpływające do kadr, wnioski o warunki zabudowy, odpisy z KRS dołączane do wniosków o dotacje. Przez dwa tygodnie testuj, czy AI odczytuje je poprawnie i czy faktycznie skraca czas pracy referenta.

Zacznij od sprawdzenia, co masz w Microsoft 365. Jeśli macie licencje Copilot, możecie zacząć dziś, bez dodatkowych kosztów. Przetwarzanie odbywa się w ramach istniejącej umowy z Microsoftem, więc IOD powinien zaakceptować to bez długich procedur.

Chcesz wiedzieć, jakie narzędzia w twoim urzędzie już dziś nadają się do pracy ze skanami i dokumentami? Robimy bezpłatny audyt i pokażemy konkretne możliwości, zanim poświęcisz czas lub pieniądze na nowe zakupy. Możesz też zobaczyć, jak podobne procesy wyglądały u innych, na stronie z realnymi wdrożeniami.