Czy AI może pomóc przy prowadzeniu rejestru umów w urzędzie?

Tak. AI może skrócić czas prowadzenia rejestru umów, odczytując treść dokumentu i proponując gotowe pola do wpisania w rejestrze. Nie zrobi tego bez człowieka: referent musi sprawdzić dane i je zatwierdzić. Ale przejście od "przepisuję całą umowę strona po stronie" do "sprawdzam, czy AI dobrze wyciągnął dane" to realna zmiana, szczególnie przy długich umowach na roboty budowlane czy usługi wieloletnie.

Skąd obowiązek rejestru umów i dlaczego to takie czasochłonne?

Ustawa o finansach publicznych zobowiązuje jednostki sektora finansów publicznych do prowadzenia i publikowania rejestru zawartych umów w BIP. Dotyczy to gmin, powiatów, jednostek budżetowych i samorządowych zakładów budżetowych. Każda umowa trafia do rejestru z zestawem obowiązkowych pól: numer umowy, data zawarcia, strony, przedmiot, wartość, termin realizacji.

Problem nie leży w samej procedurze. Problem leży w skali i w tym, że nikt nie dostał dodatkowego etatu, żeby ten rejestr prowadzić. Robi to referent wydziału finansowego, sekretariat albo osoba wskazana zarządzeniem wójta, przy okazji dziesiątek innych zadań. W mniejszej gminie to kilkanaście umów miesięcznie. W powiecie z wieloma wydziałami, kilkadziesiąt lub więcej.

Dochodzi jeszcze kwestia spójności. Kto prowadził rejestr w Excelu przy zmieniających się referentach, wie, jak szybko ten sam kontrahent pojawia się pod trzema różnymi nazwami. "Firma X Sp. z o.o.", "X sp. z o.o." i "X Spółka z o.o." to trzy wpisy do tego samego rejestru, które potem psują zestawienia i utrudniają szybkie sprawdzenie. AI może to porządkować, jeśli mu pokażesz, jakiego formatu chcesz używać.

Co AI konkretnie wyciągnie z umowy?

• Numer umowy i datę zawarcia ze strony tytułowej lub nagłówka.
• Dane stron: pełną nazwę kontrahenta, NIP, adres, imię i nazwisko przy jednoosobowej działalności.
• Przedmiot umowy w skróconej, jednozdaniowej formie nadającej się do rejestru.
• Wartość brutto, czyli tę, która powinna znaleźć się w rejestrze publicznym.
• Termin realizacji lub okres obowiązywania.

Jeśli masz PDF z warstwą tekstową, wystarczy skopiować kluczowe fragmenty, zazwyczaj §1 o przedmiocie i ten paragraf, który opisuje wynagrodzenie i termin, do okna czatu i poprosić: "wyciągnij z tego: numer umowy, datę zawarcia, strony umowy, przedmiot, wartość brutto, termin realizacji." AI zwraca gotową listę lub tabelkę do wklejenia.

Jeśli masz skan bez warstwy tekstowej, ChatGPT Plus, Claude Pro i Microsoft Copilot for Microsoft 365 potrafią odczytać skan jako obraz i wyciągnąć te same dane. Jakość zależy od ostrości skanu. Słabe kopie albo dokumenty z odręcznymi dopiskami mogą wymagać poprawek.

AI może też standaryzować opis przedmiotu. Podajesz mu kilka przykładów, jak chcesz, żeby brzmiały wpisy, i przy kolejnych umowach proponuje opisy w tym samym stylu i poziomie szczegółowości.

Jak wygląda taki przepływ w praktyce?

Krok po kroku:

• Referent dostaje podpisaną umowę jako plik.
• Otwiera narzędzie AI, np. okno Copilot w Microsoft 365 albo kartę przeglądarki z Claude.
• Wgrywa plik lub kopiuje kluczowe strony.
• Pyta o konkretne pola rejestru.
• Sprawdza trzy rzeczy: wartość brutto (czy AI nie wziął kwoty netto albo nie pomylił tabeli), datę (czy to data umowy głównej, nie aneksu), NIP lub pełną nazwę kontrahenta.
• Kopiuje dane do arkusza rejestru lub modułu systemu finansowo-księgowego i zatwierdza wpis.

Typowo trwa to kilka minut zamiast kilkunastu. Szczególnie przy umowach wielostronicowych, gdzie kluczowe dane są rozsiane po różnych paragrafach, różnica jest wyraźna.

U jednego klienta, gminy z kilkudziesięcioma umowami miesięcznie, taki przepływ działa od kilku miesięcy w wydziale finansowym. Referentka powiedziała, że największa zmiana jest przy umowach na roboty budowlane: długie, z wieloma załącznikami, a dane do rejestru siedzą w czterech różnych miejscach. AI zbiera je w jedno, ona sprawdza i klika dalej.

Dane z umów a bezpieczeństwo: co ustawić przed startem

Umowy zawierają dane osobowe. Przy jednoosobowej działalności to imię, nazwisko, PESEL, adres. To dane objęte RODO i nie można ich wklejać do dowolnego narzędzia AI bez przemyślenia.

Jeśli używasz bezpłatnej wersji ChatGPT bez wyłączonego trenowania, treść umów może trafić do uczenia modelu. To niedopuszczalne przy dokumentach z danymi osobowymi. Bezpieczniejsze opcje:

• ChatGPT Plus lub Team z wyłączoną opcją "Improve the model for everyone" w zakładce Data controls w ustawieniach konta. Po wyłączeniu tej opcji rozmowy nie są używane do trenowania.
• Microsoft Copilot for Microsoft 365: dane zostają w środowisku tenanta organizacji. Jeśli urząd ma licencje Microsoft 365 Business Standard lub wyżej i włączony Copilot, to opcja gotowa do użycia bez dodatkowej konfiguracji po stronie danych.
• ChatGPT Enterprise lub Claude for Enterprise z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych.

To nie powód, żeby w ogóle nie używać AI przy rejestrze umów. To powód, żeby wybrać odpowiednie narzędzie i skonfigurować je raz, a potem dać dostęp referentom ze spokojną głową.

Czy AI się myli i co wtedy?

Tak, myli się. I właśnie dlatego etap weryfikacji jest nieodłączną częścią przepływu, nie opcjonalnym dodatkiem. Najczęstsze błędy to:

• Wartość netto zamiast brutto, albo odwrotnie, szczególnie gdy umowa zawiera kilka tabel cenowych.
• Data aneksu lub protokołu odbioru zamiast daty zawarcia umowy głównej.
• Skrócona lub potoczna nazwa kontrahenta zamiast pełnej nazwy z KRS czy CEIDG.
• Pominięty zapis o opcji przedłużenia lub warunkowym terminie realizacji.

Sprawdzasz te cztery rzeczy, resztę przyjmujesz. Przy dobrze zeskanowanym lub tekstowym dokumencie błędy w pozostałych polach zdarzają się rzadko.

Od czego zacząć w urzędzie?

Po pierwsze: sprawdź, w jakim formacie trafiają umowy do wydziału. Jeśli większość to PDF z warstwą tekstową, możesz zaczynać prawie od razu. Jeśli dominują skany bez OCR, sprawdź, czy skaner lub system obiegu dokumentów może produkować pliki z rozpoznanym tekstem. To często kwestia jednego ustawienia w oprogramowaniu skanera lub systemie elektronicznego obiegu dokumentów, bez żadnego dodatkowego zakupu.

Po drugie: ustal, które narzędzie AI macie dostępne z odpowiednią ochroną danych. Jedno narzędzie, nie kilka na próbę równolegle.

Po trzecie: przetestuj na 5-10 umowach z ostatniego miesiąca. Sprawdź dokładność AI przy wartości brutto, dacie zawarcia i NIP-ie kontrahenta. Jeśli te trzy pola wychodzą poprawnie w co najmniej 8 na 10 przypadków, przepływ nadaje się do wdrożenia.

Po czwarte: napisz jednostronicową instrukcję dla wydziału. Co wklejasz do AI, jak brzmi prompt, co sprawdzasz przed zatwierdzeniem. Bez tego każdy referent robi to inaczej i traciłbyś zaletę standaryzacji opisów.

To nie jest projekt IT. To zmiana sposobu pracy jednego referenta, z możliwością rozszerzenia na cały wydział, jeśli wyniki testu są dobre. Czy Twój urząd ma już odpowiednie narzędzie AI, czy trzeba zacząć od wyboru? Jeśli chcesz, żebyśmy to ocenili, zamów bezpłatny audyt i opisz, jak teraz prowadzicie rejestr. Możesz też zobaczyć, jak analogiczne przepływy wdrożyliśmy u innych samorządów, na stronie realne wdrożenia.