Czy AI może pomóc radcy prawnemu w urzędzie gminy?

AI może realnie odciążyć radcę prawnego w urzędzie gminy. Nie zastąpi go przy wydaniu oficjalnej opinii prawnej ani w reprezentowaniu gminy przed sądem administracyjnym, ale przejmie to, co pochłania czas: wstępne przejrzenie projektu uchwały pod kątem spójności z przepisami, pierwszy szkic odpowiedzi na rutynowe pytanie z referatu finansowego czy szybkie streszczenie nowego rozporządzenia z Dziennika Ustaw. Radca zostaje przy tym, co wymaga jego odpowiedzialności: ocenia, poprawia i podpisuje.

Gdzie AI faktycznie skraca czas pracy radcy prawnego

Zanim przejdziemy do konkretnych zadań, jeden przydatny podział. W pracy radcy prawnego w gminie jest sporo zadań, które wracają co tydzień w niemal identycznej formie. Opiniowanie kolejnego projektu uchwały w sprawie wzoru deklaracji podatkowej. Odpowiedź na pytanie, czy można zlecić sprzątanie bez postępowania o udzielenie zamówienia. Sprawdzenie, czy nowa umowa na obsługę sieci komputerowej zawiera klauzule o powierzeniu danych osobowych. To są właśnie miejsca, gdzie AI wnosi realne przyspieszenie.

• Opiniowanie projektów uchwał i zarządzeń: weryfikacja podstaw prawnych, spójności z ustawami i wykrycie potencjalnych uchybień formalnych przed pierwszym czytaniem
• Przegląd projektów umów: sprawdzenie kompletności, spójności wewnętrznej i zgodności z ustawą Pzp lub Kodeksem cywilnym
• Streszczanie aktów prawnych i orzeczeń: skrót nowego rozporządzenia lub wyroku NSA na jedną stronę zamiast godziny czytania
• Rutynowe zapytania z referatów: projekt odpowiedzi na powtarzające się pytania z kadr, referatu finansów lub referatu ochrony środowiska
• Monitorowanie zmian w prawie: regularne przeglądanie Dziennika Ustaw i Dziennika Urzędowego Województwa pod kątem aktów dotyczących samorządu gminnego
• Obsługa odwołań: zebranie argumentów do projektu odpowiedzi na odwołanie do SKO albo zarzutów do skargi kasacyjnej

Żadnego z tych zadań AI nie wykona samodzielnie i ostatecznie. Ale przygotuje materiał, z którym radca pracuje dużo szybciej.

Opiniowanie projektów uchwał: jak to wygląda krok po kroku

Typowy przypadek. Referat finansowy wysyła projekt uchwały w sprawie szczegółowych warunków udzielania dotacji dla stowarzyszeń kultury fizycznej. Radca musi sprawdzić: czy podstawa prawna jest aktualna i kompletna, czy zakres uchwały nie wykracza poza delegację z ustawy o samorządzie gminnym, czy definicje są spójne z ustawą o finansach publicznych, czy tryb rozliczania dotacji nie narusza przepisów o rachunkowości. I czy redakcja §4 faktycznie mówi to, co miała mówić.

Z AI: radca wkleja treść projektu uchwały i dodaje polecenie sprawdzenia podstaw prawnych oraz wskazania możliwych niezgodności z obowiązującymi przepisami. AI może wskazać np. że powołany artykuł ustawy o pożytku publicznym i wolontariacie brzmi inaczej niż cytuje projekt, albo że brakuje odwołania do przepisów o zamówieniach publicznych przy wyborze realizatora. Radca sprawdza każdy wskazany punkt, bo AI nie jest nieomylne. Ale zamiast samodzielnego szukania od zera, weryfikuje gotową listę potencjalnych problemów.

U jednego z urzędów, z którymi pracujemy, radca prawny opisał to tak: "Zamiast czytać projekt cztery razy z coraz mniejszą koncentracją, czytam go raz i porównuję z tym, co wskazał asystent. To zupełnie inna jakość uwagi."

Przegląd umów: co AI wyłapuje, a co pomija

Umowy wpływające do gminy są bardzo różne. Prosta umowa zlecenia z architektem na inwentaryzację budynku. Umowa na dostawę oleju opałowego na kilka sezonów. Porozumienie z sąsiednią gminą o wspólnej obsłudze odpadów. AI sprawdza się lepiej przy tych pierwszych, gorzej przy złożonych umowach, gdzie liczy się kontekst.

Co AI wyłapuje dobrze:

• brak obowiązkowej klauzuli o powierzeniu przetwarzania danych osobowych, gdy wykonawca będzie miał dostęp do danych mieszkańców
• brak terminu realizacji albo brak zapisów o karach umownych za zwłokę
• sprzeczności między paragrafami, na przykład §3 mówi o wynagrodzeniu miesięcznym, a §8 o jednorazowym
• postanowienia, które w praktyce pozbawiają gminę prawa do wypowiedzenia umowy bez zgody wykonawcy
• brak protokołu odbioru jako warunku wypłaty wynagrodzenia

Czego AI nie oceni:

• czy stawka wynagrodzenia jest rynkowa albo zawyżona względem realiów rynku lokalnego
• czy zabezpieczenie należytego wykonania umowy jest adekwatne do ryzyka konkretnego projektu
• czy kontrahent wywiązywał się z podobnych umów w przeszłości

Innymi słowy: AI sprawdza formę i kompletność. Treść merytoryczną i ocenę ryzyka nadal robi radca.

Rutynowe zapytania z referatów: AI jako pierwsze sito

To chyba największy rezerwuar czasu w pracy radcy prawnego w małym urzędzie. Pytania, które wpływają e-mailem z różnych referatów. Każde wymaga choćby kilku minut. W ciągu tygodnia zbiera się tego sporo.

Typowe pytania:

• "Czy pracownikowi zatrudnionemu na czas określony przysługuje odprawa przy likwidacji stanowiska?"
• "Czy musimy przeprowadzić postępowanie na obsługę prawną, jeśli roczna wartość nie przekracza progu bagatelności?"
• "Jakie dokumenty powinna złożyć organizacja pozarządowa, żeby gmina mogła bezpłatnie udostępnić jej salę gminną?"

Radca może skonfigurować narzędzie AI tak, żeby na pytania z referatów trafiał najpierw projekt odpowiedzi. Sam decyduje, czy go zaakceptować z korektami, czy napisać od nowa. Przy powtarzających się pytaniach z kadr albo z referatu podatków oszczędność jest wyraźna.

Ważne: pytania dotyczące konkretnych spraw w toku, postępowań sądowych albo zawierające dane stron wymagają ostrożności. Przed wysłaniem do AI trzeba je zanonimizować albo przetworzyć przez narzędzie, które działa w zamkniętym środowisku urzędu, bez przekazywania danych na zewnętrzne serwery.

Śledzenie zmian w przepisach: żeby żadna nowelizacja nie zaskoczyła

Dziennik Ustaw publikuje tygodniowo dziesiątki aktów. Dla gminy istotna jest może co dziesiąta pozycja. Ale ta jedna, którą się przeoczy, może oznaczać procedurę przeprowadzoną na podstawie nieaktualnego przepisu albo uchwałę sprzeczną z nowym brzmieniem ustawy.

AI może cyklicznie przeglądać nowe pozycje Dziennika Ustaw i Dziennika Urzędowego Województwa, filtrować te dotyczące samorządów i dostarczać cotygodniowy skrót. Każda pozycja z jednozdaniowym opisem: czego dotyczy, od kiedy obowiązuje i czy wymaga zmiany w procedurach urzędu. To nie zastąpi śledzenia orzecznictwa ani bieżącej analizy prawniczej, ale da radcy szybki przegląd bez ręcznego przeszukiwania setek stron.

Typowo wygląda to tak, że taki skrót trafia do radcy w poniedziałek rano. Pięć minut, żeby ocenić, co jest pilne. Reszta tygodnia na bieżącą obsługę prawną, nie na szukanie, co się zmieniło przez ostatni tydzień.

Czego AI nie zrobi za radcę prawnego

To ważniejszy akapit niż poprzednie.

Opinia prawna podpisana przez radcę prawnego to dokument o określonej odpowiedzialności zawodowej. AI nie podpisze żadnej opinii. Nie może reprezentować gminy przed sądem administracyjnym, SKO ani w postępowaniu egzekucyjnym. Nie zna historii konkretnej sprawy, lokalnych uwarunkowań ani relacji z danym kontrahentem.

AI myli się. W szczegółach prawnych myli się w sposób przekonujący: potrafi podać numer przepisu, który istnieje, ale zawiera inną treść niż ta, którą AI cytuje. Dlatego każda informacja prawna z AI wymaga weryfikacji w źródle. AI skraca czas dojścia do właściwego artykułu, ale nie zwalnia radcy ze sprawdzenia, czy ten artykuł mówi to, co AI twierdzi.

Poza tym AI nie zastąpi radcy przy sprawach, gdzie liczy się interpretacja połączona z doświadczeniem w konkretnym orzecznictwie regionalnym. Tutaj wiele zależy od wiedzy zebranej przez lata. Tego AI nie ma.

Od czego zacząć wdrożenie AI w obsłudze prawnej urzędu

Nie trzeba od razu zmieniać wszystkiego. Dobre pierwsze podejście:

• Wybierzcie dwa, trzy powtarzające się zadania. Najlepiej takie, gdzie radca co miesiąc robi coś identycznego: streszcza nowe rozporządzenie, opiniuje standardową umowę zlecenia, odpowiada na to samo pytanie z referatu kadr.
• Sprawdźcie, czy urząd ma już narzędzie AI. Jeśli tak, zacznijcie tam. Próba na jednym zadaniu, ocena wyniku, korekta prompta.
• Zadbajcie o anonimizację. Zanim cokolwiek trafi do zewnętrznego narzędzia, usuńcie dane osobowe stron, nazwy konkretnych spraw i numery postępowań.
• Zapiszcie, co działa. Jeśli prompt do sprawdzania uchwał daje dobre wyniki, zapiszcie go jako szablon. Następnym razem nie trzeba zaczynać od zera.

Większość radców prawnych, z którymi rozmawialiśmy, zaczyna sceptycznie. Po kilku tygodniach używania AI do konkretnych zadań ocena się zmienia. Nie dlatego, że AI jest idealne, ale dlatego, że skraca żmudną część pracy na tyle, żeby skoncentrować się na tej, która wymaga prawdziwego myślenia prawniczego.

Chcecie sprawdzić, jak to może wyglądać w Waszym urzędzie? Zróbcie bezpłatny audyt z nami, pokażemy, gdzie AI da się włączyć od zaraz, bez przebudowy procesów. Możecie też sprawdzić realne wdrożenia w innych urzędach gminy, żeby zobaczyć, jak to działa w praktyce, nie w teorii.