Czy AI może streścić długi akt prawny albo pismo, żeby nie czytać wszystkiego?

Tak, AI może streścić długi akt prawny, pismo, opinię prawną czy raport i robi to całkiem skutecznie. Wklejasz tekst lub wgrywasz plik, piszesz krótkie polecenie i po chwili masz skrót tego, co najważniejsze. Jest jeden warunek: jeśli na podstawie tego dokumentu podejmujesz decyzję administracyjną albo coś podpisujesz, streszczenie to punkt wyjścia, nie zamknięcie tematu.

Przy jakich dokumentach to naprawdę oszczędza czas?

Zanim zaczniesz wklejać wszystko po kolei, warto wiedzieć, gdzie AI faktycznie pomaga, a gdzie daje złudne poczucie bezpieczeństwa.

Dobrze to działa przy:

• strategiach, planach i programach (strategia rozwoju powiatu, plan gospodarki odpadami, program rewitalizacji): dokumenty po 50, 80, 120 stron, z których potrzebujesz 3-4 kluczowych punktów do prezentacji dla rady
• opiniach prawnych i ekspertyzach: dostajesz 15-stronicową opinię z biura prawnego i potrzebujesz wiedzieć, czy możecie działać i z jakim ryzykiem
• okólnikach i pismach z ministerstwa lub urzędu wojewódzkiego, które brzmią poważnie, ale zazwyczaj sprowadzają się do jednego konkretnego obowiązku
• projektach rozporządzeń i ustaw w konsultacjach, kiedy gmina ma 30 dni na stanowisko, a dokument liczy 60 stron
• raportach i sprawozdaniach od podległych jednostek, z których potrzebujesz danych do zestawienia lub prezentacji

U jednego z naszych klientów, sekretarza w gminie wiejskiej, wyglądało to tak, że raz w tygodniu wpada paczka pism z urzędu marszałkowskiego. Zanim AI weszło do obiegu, sekretarz odkładał te dokumenty "na popołudnie", bo nie było kiedy czytać. Teraz wkleja każde pismo do Copilota i dostaje jeden akapit: czego dotyczy, czy gmina musi coś zrobić i do kiedy.

Jak to zrobić krok po kroku, żeby dostać użyteczne streszczenie?

Sam prompt "streść to" daje zwykle za ogólny wynik. AI odpowie na dokładnie to, o co zapytasz, więc warto być precyzyjnym.

Schematy, które działają:

• "Streść ten dokument w 5 punktach. Zaznacz, jakie obowiązki wynikają z niego dla gminy."
• "Co ten akt prawny zmienia w stosunku do poprzednich przepisów? Napisz tylko zmiany, nie całą treść."
• "Przeczytaj tę opinię prawną i odpowiedz: czy możemy podpisać tę umowę bez ryzyka?"
• "Wyciągnij z tego dokumentu wszystkie terminy i daty, do których coś musimy zrobić."
• "Wyjaśnij mi art. 14 tego rozporządzenia prostym językiem, bez żargonu."

Jeśli dokument jest bardzo długi, a korzystasz z narzędzia z mniejszym oknem kontekstu, podziel go. Wklejaj rozdział po rozdziale, zbieraj cząstkowe streszczenia, a na końcu poproś o ich zbiorczy skrót. Przy narzędziach takich jak Microsoft 365 Copilot, który pracuje bezpośrednio z plikami na SharePoint, taki podział zwykle nie jest potrzebny.

Co AI może pominąć albo pomylić?

AI nie czyta dokumentów tak, jak robi to prawnik. Identyfikuje strukturę, nagłówki, powtarzające się frazy i słowa kluczowe. Przy większości tekstów to wystarczy, ale są miejsca, gdzie możesz dostać niekompletny obraz.

• Wyjątki i zastrzeżenia schowane w środku długiego artykułu. AI może streścić zasadę ogólną, pomijając wyłączenie, które akurat dotyczy Twojej gminy.
• Daty podane w sposób względny, np. "do 14 dni od daty wejścia w życie rozporządzenia". Jeśli AI nie zna tej daty, może zinterpretować termin błędnie.
• Odesłania do innych aktów prawnych. AI streszcza to, co ma przed sobą. Jeśli dokument mówi "stosuje się przepisy art. 45 ustawy X", a tej ustawy nie wkleisz, AI nie wypełni tej luki samodzielnie.
• Tabele z liczbami i stawkami. Przy rozbudowanych tabelach AI bywa mniej dokładne niż przy tekście ciągłym. Zawsze sprawdź cyfry bezpośrednio w oryginale.

Zasada prosta: jeśli streszczenie jest podstawą do podpisania pisma, wystawienia decyzji lub wysłania stanowiska, sprawdź kluczowe fragmenty w oryginale. Jeśli chodzi tylko o orientację, co w ogóle jest w dokumencie, zwykle możesz mu zaufać.

Które dokumenty można wklejać do publicznego AI, a których nie?

To pytanie pojawia się w każdym urzędzie, który zaczyna pracę z AI. Odpowiedź nie jest skomplikowana.

Do publicznych narzędzi AI (ChatGPT, Claude, Gemini bez umowy powierzenia) nie wklejamy dokumentów zawierających:

• imiona i nazwiska stron postępowań lub interesantów
• numery PESEL, NIP, adresy zamieszkania
• dane konkretnej sprawy osoby fizycznej
• informacje wrażliwe: sytuacja zdrowotna, majątkowa, rodzinna

Strategia gminy, projekt uchwały, regulamin wewnętrzny, ogólna opinia prawna, plan zagospodarowania, okólnik z ministerstwa: te dokumenty zazwyczaj nie zawierają danych osobowych i można je przetwarzać bez większego ryzyka. Jeśli masz wątpliwości, przed wklejeniem usuń wszelkie dane osobowe ręcznie.

Jeśli urząd regularnie chce analizować dokumenty z danymi osobowymi, potrzebne jest narzędzie z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych, działające na infrastrukturze, która gwarantuje, że dane nie opuszczają środowiska. Microsoft 365 Copilot z odpowiednią konfiguracją, lokalne modele AI zainstalowane na serwerze urzędu lub systemy obiegu dokumentów z wbudowaną AI spełniają ten warunek.

Które narzędzia radzą sobie z długimi dokumentami?

Nie każde narzędzie AI obsługuje długie pliki w ten sam sposób.

• ChatGPT Plus: obsługuje wgrywanie plików PDF i dokumentów Word. Limit kontekstu pozwala na dokumenty kilkudziesięcio-, a nawet stukilkustronicowe bez dzielenia.
• Microsoft 365 Copilot: jeśli urząd korzysta z pakietu Microsoft 365, Copilot działa bezpośrednio w Word, Outlook i Teams. Streszczenie otwartego dokumentu to dosłownie jedno kliknięcie. Dane pozostają w chmurze Microsoftu, co przy właściwej konfiguracji spełnia wymogi ochrony danych.
• Claude: ma jedno z dłuższych okien kontekstu spośród powszechnie dostępnych narzędzi. Radzi sobie z wklejeniem bardzo długich tekstów bez konieczności dzielenia na części.
• Lokalne modele AI: instalowane na serwerze urzędu, bez połączenia z zewnętrznymi serwerami. Wolniejsze, ale bezpieczne dla każdego rodzaju dokumentu, także tego z danymi osobowymi.

Jeśli urząd nie ma jeszcze żadnego z tych narzędzi, najszybszy start dla dokumentów bez danych osobowych to ChatGPT w wersji bezpłatnej lub Plus.

Od czego zacząć, żeby nie popełnić błędu na wejściu?

Trzy kroki, które sprawdzają się w urzędach, gdzie dopiero zaczynamy streszczać dokumenty przez AI.

Krok pierwszy: wybierz jeden typ dokumentu, który regularnie wpada i który zabiera dużo czasu, np. okólniki z urzędu marszałkowskiego albo opinie RIO. Przez dwa tygodnie streszczaj tylko ten typ i porównuj wynik z tym, co czytasz w oryginale. Szybko zobaczysz, gdzie AI jest dokładne, a gdzie musisz weryfikować.

Krok drugi: ustal wewnętrznie, które dokumenty mogą iść do publicznego AI, a które nie. Wystarczy krótka notatka służbowa podpisana przez kierownika. Bez tego każdy pracownik działa na własne wyczucie.

Krok trzeci: naucz pracowników, że streszczenie AI to szkic, nie wyrok. Jeśli decyzja lub odpowiedź do interesanta ma mieć konkretną podstawę prawną, referent wraca do oryginału i sprawdza zacytowany fragment. Tak samo jak sprawdzałby notatkę od kolegi.

Chcesz wiedzieć, przy jakich konkretnych dokumentach w Twoim urzędzie AI oszczędzi najwięcej czasu i jak to bezpiecznie zorganizować? Umów się na bezpłatny audyt. Możesz też zajrzeć na stronę realnych wdrożeń i zobaczyć, jak inne urzędy już to robią.