Jak AI może pilnować BIP urzędu pod kątem wymaganych zakładek, rejestru zmian i dostępności cyfrowej?

AI może codziennie skanować zawartość BIP urzędu, porównywać ją z wykazem informacji wymaganych rozporządzeniem i wskazywać redaktorowi konkretne braki: brakującą zakładkę, treść nieaktualizowaną zbyt długo albo plik PDF bez warstwy tekstowej. Nie zastąpi redaktora BIP ani administratora strony, ale da im gotową listę pozycji do uzupełnienia, zanim zrobi to organ nadzoru. Granica jest prosta: publikuje i odpowiada człowiek, AI sygnalizuje i przygotowuje projekty.

Co prawo faktycznie wymaga od BIP urzędu

Ustawa z 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej i rozporządzenie MSWiA w sprawie Biuletynu Informacji Publicznej definiują, co musi się w BIP znaleźć. To nie kwestia dobrej woli. Naruszenie może skutkować skargą do sądu administracyjnego lub wpisem do rejestru naruszeń prowadzonego przez Ministra Cyfryzacji.

Obowiązkowe zakładki i treści to między innymi:

• dane teleadresowe urzędu z godzinami urzędowania (każda zmiana musi być niezwłocznie zaktualizowana)
• struktura organizacyjna z imionami i stanowiskami osób pełniących funkcje kierownicze
• majątek gminy: wykaz mienia komunalnego i roczne sprawozdania finansowe
• zamówienia publiczne: ogłoszenia przetargowe, wyniki postępowań i umowy powyżej progu podstawowego
• nabory pracowników: aktualne ogłoszenia oraz wyniki zakończonych naborów
• akty prawne organu: uchwały rady gminy, zarządzenia wójta lub burmistrza, protokoły z sesji
• rejestry prowadzone przez urząd, w tym rejestr umów i rejestr skarg i wniosków

Do tego dochodzi ustawa z 4 kwietnia 2019 r. o dostępności cyfrowej stron internetowych i aplikacji mobilnych podmiotów publicznych. BIP to strona podmiotowa objęta tym wymogiem. Wymagany poziom to WCAG 2.1 AA, a deklaracja dostępności musi być aktualizowana nie rzadziej niż raz na rok. Brak aktualnej deklaracji to konkretne naruszenie, nie formalność.

Jakie dane AI odczytuje z BIP i jak to technicznie wygląda

AI nie łączy się z BIP przez jeden universal interface. Działają dwa podejścia, zależnie od systemu używanego w urzędzie.

Pierwsze: dostęp przez API systemu BIP lub bazę danych. Jeśli urząd korzysta z komercyjnego systemu (Finn BIP, Kolumb, E-Urząd i podobne), część dostawców udostępnia interfejs programistyczny. AI odczytuje wtedy tytuły dokumentów, daty publikacji i modyfikacji, statusy zakładek oraz metadane plików bez potrzeby analizowania HTML strony.

Drugie: cykliczne skanowanie podstron BIP. AI pobiera zawartość, parsuje strukturę HTML i wyciąga potrzebne dane. Działa tam, gdzie nie ma API, ale jest wrażliwe na zmiany szablonu strony.

Z tych źródeł AI może zebrać:

• datę ostatniej modyfikacji każdej zakładki i podstrony
• listę plików PDF z informacją, czy zawierają warstwę tekstową, czyli czy to skany bez OCR
• stan deklaracji dostępności: datę wystawienia i datę ostatniego audytu
• strukturę nagłówków H1/H2/H3 na podstronach
• obecność atrybutów alt przy grafikach i etykiet przy formularzach
• wpisy w rejestrze zmian BIP i to, czy każda opublikowana zmiana ma odpowiadający wpis w rejestrze

Rejestr zmian BIP: gdzie najczęściej są zaległości

Rejestr zmian to jeden z najczęściej zaniedbywanych obowiązków. Każda modyfikacja treści, nawet zmiana numeru telefonu w danych teleadresowych, powinna być odnotowana: co zmieniono, kiedy i kto był odpowiedzialny. W praktyce wiele urzędów aktualizuje treść, ale zapomina o wpisie do rejestru.

AI może to pilnować automatycznie. Jeśli system BIP ma API, AI widzi, że treść zakładki zmieniła się o określonej godzinie, i sprawdza, czy w rejestrze zmian pojawił się odpowiadający wpis. Jeśli nie, generuje alert dla redaktora BIP. Redaktor wchodzi, opisuje zmianę i potwierdza wpis. To jest właśnie ta granica: AI wykrywa brak, człowiek go uzupełnia i bierze odpowiedzialność za treść wpisu.

Typowo wygląda to tak, że po kilku tygodniach od uruchomienia AI redaktor dostaje w raporcie zaległości z minionych miesięcy, kiedy rejestru w ogóle nie uzupełniano. To bywa nieprzyjemne odkrycie, ale lepiej wiedzieć teraz niż podczas kontroli.

Sygnalizowanie brakujących i nieaktualnych pozycji: konkretny przykład ze stanowiska obsługi

W jednej z gmin, z którymi współpracujemy, AI ustawiło próg: jeśli w zakładce "Zarządzenia Wójta" przez 30 dni nie pojawi się nowy dokument, system flaguje to do sprawdzenia. Nie dlatego, że wójt musi wydawać zarządzenie co miesiąc, ale dlatego, że w tej gminie zarządzenia wychodziły regularnie i przerwa mogła oznaczać niezauważony brak publikacji.

Okazało się, że referat organizacyjny wystawił zarządzenie zmieniające regulamin wynagradzania, ale przekazał je do sekretariatu z opóźnieniem. Redaktor BIP w ogóle o nim nie wiedział. Bez alertu AI nikt by tego nie wyłapał przed sesją rady, na której radni mieli pytania o zmiany kadrowe.

Podobna sytuacja zdarza się przy biurku obsługi mieszkańca. Mieszkaniec przychodzi i pyta o aktualne stawki opłat za wywóz odpadów. Pracownik BOI mówi, że informacja jest na BIP. I jest: tyle że nieaktualna, z poprzedniego roku. AI wykryłoby to w dniu, gdy rada podjęła nową uchwałę, i powiadomiło redaktora. Mieszkaniec wychodzi z aktualną informacją, pracownik nie traci czasu na szukanie w papierach.

Inne rzeczy, które AI sygnalizuje na bieżąco:

• nabory pracownicze z przeterminowanym terminem składania ofert, wciąż oznaczone jako aktywne w BIP
• brakujące wyniki zakończonych postępowań przetargowych (obowiązek publikacji w ciągu 30 dni od podpisania umowy)
• protokoły z sesji rady gminy niepublikowane w ciągu 7 dni od sesji
• deklaracja dostępności nieaktualizowana od ponad 12 miesięcy
• puste zakładki obowiązkowe bez żadnej treści

Projekty ogłoszeń zgodnych z wymogami: co przygotowuje AI, a co zostaje u urzędnika

Redaktor BIP traci czas nie na wymyślanie treści, tylko na sprawdzanie, czy ogłoszenie zawiera wszystkie wymagane elementy. Ogłoszenie o naborze pracowniczym musi zawierać: pełną nazwę stanowiska, wymagania formalne i dodatkowe, termin składania dokumentów, wykaz wymaganych dokumentów, wskazanie metod i technik naboru oraz klauzulę informacyjną RODO. Brak choćby jednego elementu to potencjalne odwołanie albo zarzut podczas kontroli RIO.

AI może przygotować projekt ogłoszenia na podstawie szablonu zatwierdzonego przez urząd. Redaktor podaje: stanowisko, główne zadania, wymagane wykształcenie i doświadczenie. AI wypełnia strukturę, wstawia standardowe fragmenty (klauzulę RODO, pouczenie o dokumentach, informację o sposobie ogłoszenia wyników), a redaktor sprawdza treść merytoryczną i publikuje. To samo działa przy:

• obwieszczeniach planistycznych z obowiązkowym terminem wyłożenia projektu MPZP i miejscem wglądu
• ogłoszeniach o sesji rady gminy z porządkiem obrad i terminem
• zawiadomieniach o zamknięciu lub wznowieniu rejestrów publicznych
• komunikatach o zmianie godzin urzędowania lub niedostępności systemu elektronicznego

AI nie decyduje, kto zostaje przyjęty do pracy ani co wejdzie do porządku obrad. Pilnuje tylko, żeby forma była kompletna.

Dostępność cyfrowa: co AI sprawdza w plikach i treściach BIP

WCAG 2.1 na poziomie AA to obowiązek, nie zalecenie. Problem w tym, że błędy dostępności są niewidoczne dla osoby bez niepełnosprawności, więc latami mogą istnieć niezauważone. Dopóki nie zgłosi ich użytkownik korzystający z czytnika ekranu NVDA lub JAWS albo organ kontrolny.

AI może regularnie sprawdzać BIP pod kątem najczęstszych błędów:

• pliki PDF bez warstwy tekstowej: skany dokumentów, które czytnik ekranu traktuje jak białą kartkę. AI wykrywa je i flaguje do ponownej publikacji z OCR lub w formacie edytowalnym, na przykład DOCX albo ODT
• brakujące atrybuty alt przy zdjęciach i grafikach na podstronach BIP
• nieprawidłowa hierarchia nagłówków: na przykład H3 bez poprzedzającego H2, co dezorientuje osoby nawigujące klawiaturą lub czytnikiem ekranu
• linki bez opisowego tekstu: "kliknij tutaj" albo sam URL zamiast tytułu dokumentu
• deklaracja dostępności: czy jest obecna, czy ma datę, czy wskazuje punkt kontaktowy do zgłaszania problemów

Wyniki AI prezentuje w formie listy priorytetyzowanej. Najpierw błędy krytyczne (brak deklaracji dostępności, PDFy bez OCR), potem poważne (brakujące alt-texty), na końcu mniejsze. Redaktor i koordynator dostępności cyfrowej dostają gotową kolejkę pracy, bez potrzeby ręcznego przeglądania każdej podstrony.

Od czego zacząć wdrożenie AI przy BIP

Przed uruchomieniem AI warto zrobić jedno: zinwentaryzować własny BIP. Lista wszystkich zakładek, data ostatniej aktualizacji każdej z nich, liczba plików PDF i ich typ. Można to zrobić ręcznie lub zlecić zewnętrzny audyt dostępności, który jest dobrą praktyką niezależnie od planów wdrożeniowych.

Kolejny krok to ustalenie rytmu skanowania. Dla naborów i przetargów sensowne jest sprawdzanie codzienne. Dla struktury zakładek i dostępności wystarczy raz w tygodniu. Zbyt częste raporty bez priorytetu lądują niezauważone w skrzynce i tracą wartość.

Potem decyzja techniczna: czy system BIP używany w urzędzie ma API, czy będzie skanowanie strony. I wyznaczenie właściciela raportów: kto je odbiera, kto reaguje, kto potwierdza uzupełnienie. Raport bez przypisanego właściciela niczego nie zmienia.

Jeśli chcesz sprawdzić, jak taka konfiguracja wyglądałaby w Twoim urzędzie, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak inne jednostki to wdrożyły, w naszych realnych wdrożeniach.