Jak AI może połączyć rejestr umów z obsługą wniosków o informację publiczną?

AI może połączyć rejestr umów JST z obsługą wniosków o dostęp do informacji publicznej w jeden, spójny obieg pracy: pilnuje czternastodniowego terminu z art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej, wyszukuje pasujące umowy w rejestrze i przygotowuje projekt pisma z zaznaczonymi miejscami wymagającymi anonimizacji. Cały etap przygotowania, który ręcznie zajmuje od pół godziny do kilku godzin, skraca się do kilku minut. Decyzja o treści odpowiedzi i podpis zostają u urzędnika.

Gdzie rejestr umów i wnioski o informację publiczną stykają się w codziennej pracy

Jednostki samorządu terytorialnego prowadzą jawny rejestr umów w BIP na podstawie ustawy o finansach publicznych. W praktyce rejestr zawiera tysiące wpisów: numer umowy, datę zawarcia, dane kontrahenta, przedmiot, wartość brutto i okres obowiązywania. To samo źródło, z którego korzysta księgowość, wydział inwestycji i kontrola zarządcza.

I właśnie ten rejestr jest jednym z najczęstszych celów wniosków o dostęp do informacji publicznej. Mieszkaniec, dziennikarz albo radny pisze: „wnoszę o udostępnienie wszystkich umów zawartych z firmą X w latach 2023-2024" albo „proszę o wykaz umów na usługi zewnętrzne zawartych przez wydział infrastruktury". W aktywnej gminie takich wniosków potrafi wpłynąć kilkanaście miesięcznie.

Obsługa każdego z nich wygląda podobnie: ktoś przeszukuje rejestr, wyciąga właściwe dokumenty, sprawdza, czy nie ma w nich danych osobowych osób fizycznych wymagających zakrycia, pisze projekt odpowiedzi i pilnuje, żeby wysłać ją przed upływem terminu. Powtarzalna praca, ale przy napiętym kalendarzu łatwo o poślizg. Szczególnie gdy jeden wydział prowadzi jednocześnie kilkanaście takich spraw.

Co siedzi w rejestrze umów i co AI jest w stanie z tego wyciągnąć

Rejestr umów to zazwyczaj plik Excel albo moduł w systemie finansowo-księgowym, np. Otago/Bestia, Ratusz lub BUDŻET. Każdy wpis zawiera co najmniej:

• numer umowy i datę zawarcia
• dane kontrahenta: nazwa, NIP lub REGON
• przedmiot umowy
• wartość brutto i źródło finansowania
• datę obowiązywania lub datę wygaśnięcia
• wydział zamawiający lub numer zamówienia publicznego
• odniesienie do postępowania przetargowego, jeśli dotyczy

AI podłączone do tego źródła odpowiada na pytanie z wniosku w ciągu sekund. Jeśli wnioskodawca pyta o umowy z konkretną firmą, AI przeszukuje po polu „kontrahent" i NIP. Jeśli pyta o roboty budowlane, filtruje po polu „przedmiot". Jeśli pyta o umowy obowiązujące w danym roku, sięga po pola dat. Wynik to gotowa lista z numerami i wartościami, którą można dołączyć do odpowiedzi jako załącznik.

Typowo wygląda to tak: sekretarz dostaje wniosek, wkleja jego treść do narzędzia AI, a system zwraca listę dopasowanych umów. Bez ręcznego przeszukiwania kolumna po kolumnie, bez ryzyka pominięcia wpisu z literówką w nazwie kontrahenta.

Jak wygląda obsługa wniosku krok po kroku, gdy AI jest w obiegu

Wniosek o informację publiczną może trafić przez ePUAP, e-Doręczenia, pocztą tradycyjną albo mailem. Każda ścieżka musi skończyć się tym samym: rejestracją w systemie obiegu dokumentów i uruchomieniem biegu terminu.

Z AI obieg wygląda następująco:

• Wniosek wpływa i trafia do rejestru spraw DIP pod symbolem z grupy 075 w jednolitym rzeczowym wykazie akt.
• AI odczytuje treść wniosku i identyfikuje, czego dotyczy: jakie dokumenty, jaki zakres dat, jakie wydziały lub kontrahenci.
• AI przeszukuje rejestr umów i ewentualnie system EZD w poszukiwaniu dokumentów spełniających podane kryteria.
• AI sprawdza, czy w wynikach są dane osobowe osób fizycznych, i wskazuje miejsca wymagające anonimizacji przed udostępnieniem.
• AI generuje projekt pisma: co udostępniamy, w jakiej formie, z jakim uzasadnieniem w razie częściowej odmowy udostępnienia.
• Urzędnik przegląda projekt, decyduje o treści i podpisuje odpowiedź.

AI nie wysyła odpowiedzi samodzielnie. Każdy krok przechodzi przez człowieka, ale czas spędzony na każdym z nich wyraźnie się skraca. Tam, gdzie pracownik spędzał godzinę na szukaniu i pisaniu, po wdrożeniu spędza kilkanaście minut na sprawdzeniu i podpisaniu.

Czternastodniowy termin: jak AI go pilnuje i co robi, gdy sprawa się przeciąga

Art. 13 ustawy o dostępie do informacji publicznej daje urzędowi 14 dni na odpowiedź. Przy sprawach złożonych można przedłużyć do 2 miesięcy, ale wymaga to powiadomienia wnioskodawcy przed upływem pierwszych 14 dni. Przekroczenie bez powiadomienia to realne ryzyko: skarga do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego, wezwanie do usunięcia naruszenia prawa, a przy powtarzalnych przypadkach: zarzuty w protokole kontroli.

AI skonfigurowane jako monitor rejestru spraw wysyła alerty według prostego schematu:

• Rejestracja wniosku: AI tworzy wpis z terminem odpowiedzi i przypisuje prowadzącego.
• Dzień 7: alert mailowy lub powiadomienie w Teams do prowadzącego sprawę.
• Dzień 12: drugi alert do prowadzącego i jego przełożonego.
• Dzień 13: eskalacja, jeśli sprawa nie ma statusu „przekazano do podpisu" lub „przedłużono z powiadomieniem".

Brzmi prosto, bo jest proste. Ale właśnie ta prosta rzecz bywa niezrobiona, bo ktoś zapomniał wpisać datę wpływu albo teczka leżała na biurku przez weekend.

U jednego z klientów wdrożenie takiego monitora ujawniło powtarzający się problem: wniosek przychodził mailem w piątek po południu i nikt nie rejestrował go aż do wtorku. AI zaczęło rejestrować datę wpływu automatycznie przy każdym mailu zawierającym frazę „informacja publiczna" w temacie lub treści. Problem przestał wracać.

Anonimizacja: co AI robi, a co musi zrobić urzędnik

Umowy zawierane z firmami: spółkami, stowarzyszeniami, fundacjami, nie wymagają co do zasady anonimizacji przed udostępnieniem. Ale umowy z osobami fizycznymi prowadzącymi działalność albo dokumenty zawierające dane pracowników, rzeczoznawców, inspektorów mogą zawierać informacje, które przed wysłaniem trzeba zakryć.

AI może:

• wykryć w tekście dokumentu wzorce danych osobowych: PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego, numer konta bankowego
• oznaczyć fragmenty wymagające przeglądu przed udostępnieniem
• zaproponować wersję dokumentu z zaznaczonymi miejscami do anonimizacji, gotową do zatwierdzenia przez urzędnika
• przygotować projekt uzasadnienia dla każdego zanonimizowanego fragmentu, z podstawą prawną odmowy udostępnienia

AI nie decyduje samodzielnie, które dane są objęte ochroną i które można ujawnić. Ta ocena należy do urzędnika prowadzącego sprawę. Szczególnie przy danych wrażliwych, dotyczących stanu zdrowia albo sytuacji rodzinnej, każdorazowo potrzebna jest ludzka decyzja. AI jest tu narzędziem do przygotowania, a nie do rozstrzygania.

Rejestr spraw DIP: jak go prowadzić z pomocą AI

Rejestr spraw o dostęp do informacji publicznej w wielu urzędach to arkusz Excel albo zeszyt. AI może zamienić go w aktywne narzędzie, które nie tylko zapisuje, ale też pilnuje, raportuje i przypomina.

Pola rejestru, które AI wypełnia automatycznie po wpłynięciu wniosku:

• data i godzina wpływu
• kanał wpływu: ePUAP, e-Doręczenia, papier, e-mail
• streszczenie treści wniosku generowane automatycznie
• jednostka organizacyjna odpowiedzialna za odpowiedź
• termin ustawowy: data wpływu plus 14 dni
• status sprawy: nowe, w toku, przekazane do podpisu, zamknięte, przedłużone z powiadomieniem

Przy kilkudziesięciu sprawach rocznie różnica w codziennej obsłudze jest widoczna. Przy kilkuset sprawach, jak w większych miastach i starostwach, taki rejestr z automatycznym uzupełnianiem przestaje być udogodnieniem, a staje się warunkiem sprawnego działania wydziału.

Od czego zaczyna urząd, który chce to wdrożyć

Nie trzeba kupować nowego systemu ani wymieniać EZD. Pierwszym krokiem jest sprawdzenie, co urząd już ma: w jakim formacie prowadzony jest rejestr umów (Excel, CSV, eksport z systemu FK), gdzie trafiają wnioski o informację publiczną i czy jest jeden punkt, przez który przechodzą wszystkie kanały wpływu.

Jeśli rejestr umów jest w Excelu lub CSV, można go podłączyć pod AI bez integracji z systemem finansowym. AI czyta plik, filtruje i odpowiada na pytania z wniosków. To działa już na etapie pilotażu, bez kosztownego wdrożenia.

Następny krok to monitor terminów. Tabela spraw z datami wpływu i reguły alertów mailowych albo powiadomień w Teams. Uruchomienie zajmuje jeden dzień roboczy i nie wymaga żadnej integracji technicznej.

Potem: anonimizacja i projekty pism. To wymaga narzędzia AI z dostępem do plików PDF i DOCX, ale nadal nie wymaga spinania z systemem EZD ani budżetowym.

Jeśli chcesz sprawdzić, na którym etapie jest Twój urząd i od czego zacząć bez ryzyka, możemy to ocenić razem podczas bezpłatnego audytu. Sprawdzimy, jak wygląda obieg wniosków DIP, co siedzi w rejestrze umów i które kroki da się zautomatyzować w ciągu tygodnia. Jeśli wolisz najpierw zobaczyć, jak to wygląda w innych urzędach, przejrzyj nasze realne wdrożenia.