Jak AI może pomóc w referacie geodezji przy obsłudze EGiB, geoportalu i wniosków o wypisy?

AI może realnie odciążyć referat geodezji i kartografii przy wnioskach o wypisy i wyrysy z ewidencji gruntów i budynków (EGiB), pilnowaniu terminów KPA i przygotowywaniu projektów dokumentów do weryfikacji przez geodetę. Tam, gdzie dane z systemu EGiB są dostępne w ustrukturyzowanej formie, narzędzie AI można włączyć w codzienną pracę referatu bez wymiany systemu ewidencyjnego. Decyzje, uwierzytelnianie i odpowiedzialność merytoryczna zostają przy urzędniku.

Co trafia do referatu geodezji i co tak naprawdę pochłania czas pracownika

Powiatowy Ośrodek Dokumentacji Geodezyjnej i Kartograficznej obsługuje kilka typów spraw naraz. Najczęstsze to wnioski o wypis z rejestru gruntów, wyrys z mapy ewidencyjnej, wypis z kartoteki budynków i wypis z kartoteki lokali. Do tego dochodzą zgłoszenia pracy geodezyjnej, obsługa narad koordynacyjnych w sprawach sieci uzbrojenia terenu (GESUT) oraz codzienny strumień pytań od notariuszy, kancelarii, wykonawców geodezyjnych i zwykłych mieszkańców.

Problem rzadko leży w tym, że sprawy są skomplikowane. Leży w liczbie. Każdy wniosek wymaga sprawdzenia numeru działki, identyfikatora obrębu, celu wnioskowania i tożsamości wnioskodawcy. W sezonie wiosennym i jesiennym wnioski się piętrzyły. Geodeta zamiast pracy merytorycznej przez połowę dnia segreguje dokumenty i odpowiada na te same pytania: kiedy będzie gotowe, ile to kosztuje, czego brakuje w dokumentach. To jest ten problem, który AI może przejąć.

Jakie dane z EGiB i geoportalu wyciągamy i jak to wygląda technicznie

Systemy takie jak EWMAPA (Geobid), GEO-INFO (Systherm Info) czy WebEWID przechowują dane o działkach w ustrukturyzowanej formie. AI nie wchodzi bezpośrednio do bazy danych, lecz pracuje na danych wyeksportowanych lub udostępnionych przez API. Typowo podłączamy:

• numer działki i identyfikator obrębu ewidencyjnego
• powierzchnię, klasę gruntu, użytek i formę własności
• dane właściciela lub władającego (PESEL albo numer KRS)
• status wniosku w kolejce: złożony, weryfikowany, gotowy do odbioru
• naliczoną opłatę i termin płatności
• datę złożenia wniosku i wynikający z niej termin KPA

Część powiatów udostępnia usługi WMS i WFS z geoportalu powiatowego. AI może wtedy sprawdzić zakres przestrzenny wnioskowanego wyrysów i zidentyfikować, które działki mieszczą się w zaznaczonym obszarze. Przydatne przy wnioskach, gdzie wnioskodawca rysował zakres ręcznie na mapie zamiast podawać numery działek.

Co AI sprawdza, zanim wniosek trafi do geodety na merytorykę

Tu jest największy zysk. Zanim geodeta otworzy sprawę, AI przechodzi przez listę kontrolną:

• czy numer działki i obręb istnieją w EGiB
• czy cel wniosku jest wpisany i spójny z typem dokumentu (np. "cel notarialny" przy wypis z rejestru gruntów)
• czy dołączono dowód opłaty lub zaznaczono podstawę zwolnienia
• czy dane wnioskodawcy pozwalają go zidentyfikować (PESEL, NIP lub numer KRS przy spółkach)
• czy wniosek złożono przez ePUAP, osobiście czy pocztą i czy jest podpisany

Wnioski kompletne trafiają do kolejki z oznaczeniem "gotowe do realizacji". Niekompletne dostają projekt wezwania do uzupełnienia zgodnie z art. 64 § 2 KPA, z wypisaną listą braków. Geodeta przegląda projekt i albo go zatwierdza, albo koryguje. Nie pisze wezwania od zera.

U jednego z naszych klientów przychodziły wnioski o wypis i wyrys do celów notarialnych, w których wnioskodawcy wpisywali numer działki bez identyfikatora obrębu. AI sprawdzało, czy w całym powiecie istnieje tylko jedna działka o takim numerze. Jeśli tak, identyfikowało ją jednoznacznie i kontynuowało. Jeśli był konflikt, generowało wezwanie z prośbą o wskazanie konkretnego obrębu. Procedura, która wcześniej wymagała kilku minut ręcznego przeszukiwania EGiB, zamknęła się w kilkusekundowym sprawdzeniu przez system.

Jak AI pilnuje terminów, opłat i kolejki wniosków w referacie

Referat pracuje pod presją terminów KPA: 14 dni na proste sprawy, 30 dni na złożone. Przy dużej liczbie spraw i kilku pracownikach łatwo przeoczyć sprawę zbliżającą się do granicy terminu.

AI działa tu jak aktywny monitor kolejki. Codziennie rano generuje listę spraw z terminem do 5 dni roboczych. Oznacza wnioski, w których wnioskodawca nie zapłacił opłaty mimo upływu wyznaczonego czasu. Sygnalizuje, kiedy wpłynęło uzupełnienie na wcześniejsze wezwanie i sprawa czeka na ponowne uruchomienie terminu KPA, bo termin biegnie od nowa od daty dostarczenia uzupełnienia.

Przy naliczaniu opłat: tabela wynika z rozporządzenia i AI może ją stosować. Podajemy typ dokumentu (wypis, wyrys, uwierzytelniony plik GML z EGiB), liczbę stron, format (A4 albo A3) i przeznaczenie (do rejestru sądowego, cel notarialny, cel informacyjny). Dostajemy propozycję naliczenia do zatwierdzenia przez pracownika. Nie gotowe wezwanie do zapłaty, tylko projekt, który człowiek musi potwierdzić.

Zgłoszenia pracy geodezyjnej i narady koordynacyjne: co AI ogarnia, a gdzie kończy się jego rola

Zgłoszenia pracy geodezyjnej (formularz P1) mają własną specyfikę. Zawierają zakres przestrzenny pracy, jej cel i planowany termin zakończenia. AI może sprawdzić, czy dołączono szkic lokalizacji wymagany przy pracach terenowych, zweryfikować czy numer uprawnień zawodowych wykonawcy figuruje w bazie GUGiK, i wygenerować projekt potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia z terminem realizacji.

Narada koordynacyjna w sprawie GESUT to bardziej złożona procedura. Biorą w niej udział gestorzy sieci, a termin narad reguluje art. 28b Prawa geodezyjnego i kartograficznego. AI może pilnować harmonogramu narad i wysyłać przypomnienia do gestorów o zbliżającym się terminie. Sam przebieg narady, uzgodnienia techniczne i podpisy na protokole to praca ludzi. Nie ma tu skrótu przez AI i nie powinno go być.

Jak to wygląda od strony okienka obsługi mieszkańca

Mieszkaniec przychodzi z pytaniem: "chcę przepisać działkę na córkę, potrzebuję wypis i wyrys do notariusza, ile to kosztuje i kiedy będzie gotowe". Typowa sytuacja w każdym starostwie.

Bez wsparcia AI pracownik musi sprawdzić w EGiB numer działki, ustalić aktualny cennik z rozporządzenia, ocenić czy stan prawny nie wymaga dodatkowych uzgodnień i powiedzieć orientacyjnie kiedy dokumenty będą gotowe. Trwa to kilka minut i wymaga sprawnej znajomości systemu.

Z AI pracownik wpisuje numer działki i obręb. System od razu pokazuje dane z EGiB: powierzchnię, użytek, formę własności, aktualnego właściciela. Proponuje opłatę. Szacuje czas realizacji na podstawie aktualnej kolejki. Pracownik potwierdza te informacje mieszkańcowi i przyjmuje wniosek. Cały kontakt trwa krócej, a pracownik skupia się na pytaniach wymagających jego wiedzy, nie na wyszukiwaniu w systemie.

Mieszkaniec może też skorzystać z chatbota na stronie powiatu, który odpowie na ogólne pytania o procedurę: co dołączyć do wniosku, jak złożyć go przez ePUAP, ile czekać na realizację, jak zapłacić opłatę skarbową. Chatbot nie sprawdzi konkretnej sprawy bez logowania i nie wyda dokumentu, ale odfiltruje pytania ogólne od tych wymagających interwencji pracownika. W praktyce to spora część codziennych telefonów.

Od czego zaczynamy integrację AI z EGiB i geoportalem powiatowym

Nie zaczynamy od podłączania AI bezpośrednio do bazy EGiB. Najpierw trzy rzeczy:

• Format danych z systemu ewidencyjnego: czy EWMAPA, GEO-INFO albo inny system udostępnia API, eksport GML lub CSV. Od tego zależy zakres automatyzacji. Jeśli system nie ma API, można zacząć od eksportu plików i zbudować na tym warstwę AI.
• Opis procedur wewnętrznych referatu: jakie dokumenty przyjmujemy, jakie kroki wykonuje pracownik przy każdym typie wniosku, jakie są podstawy prawne i co sprawdzamy przy weryfikacji. AI uczy się na tych opisach, nie zgaduje.
• Granica odpowiedzialności: co AI przygotowuje, a co zatwierdza człowiek. Zwłaszcza przy uwierzytelnianiu dokumentów i ustalaniu stanu prawnego nieruchomości nie ma tu miejsca na automatyzm bez nadzoru.

Jeśli chcesz sprawdzić, czy referat geodezji w twoim starostwie nadaje się do takiej integracji i od czego konkretnie zacząć, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możesz też zobaczyć, jak podobne projekty wyglądają w praktyce: realne wdrożenia pokazują, z jakich modułów korzystają inne starostwa i jak długo trwało uruchomienie pierwszych automatycznych sprawdzeń.