Czy AI może pomóc przy obsłudze funduszu sołeckiego w urzędzie gminy?

AI może realnie odciążyć pracownika urzędu przy obsłudze funduszu sołeckiego: przede wszystkim przy sprawdzaniu wniosków sołeckich pod kątem zgodności z ustawą z 21 lutego 2014 r. o funduszu sołeckim, pilnowaniu terminów ustawowych i przygotowywaniu projektów pism do sołtysów oraz materiałów na sesję rady gminy. To nie jest proces, który AI obsłuży w całości. Głosowanie rady, wpisanie zadań do budżetu i nadzór nad faktycznym wykonaniem leżą po stronie ludzi. Ale godziny spędzone na czytaniu wniosków jeden po drugim i pisaniu powtarzalnych pism da się konkretnie skrócić.

Skąd w ogóle bierze się praca przy funduszu sołeckim?

Ustawa o funduszu sołeckim narzuca gminie rytm pracy, który wraca co roku bez wyjątku. Wójt do 31 lipca przekazuje każdemu sołtysowi informację o wysokości środków przypadających na jego sołectwo. Na tej podstawie sołectwo organizuje zebranie wiejskie, podejmuje uchwałę i składa wniosek do wójta. Ten wniosek musi dotrzeć do urzędu do 30 września.

Potem rada gminy. Jeśli wniosek nie spełnia wymogów ustawy, rada ma czas do 30 października, żeby go odrzucić uchwałą. Fundusz wchodzi do projektu budżetu gminy, który rada uchwala do końca roku. A w marcu kolejnego roku gmina składa wniosek do właściwego urzędu wojewódzkiego o zwrot części wydatków z budżetu państwa na podstawie art. 8 ustawy.

W gminie liczącej kilkanaście sołectw referent obsługujący fundusz ma do przejrzenia kilkanaście wniosków. Każdy z dołączoną uchwałą zebrania wiejskiego. Sprawdza: czy jest podpis przewodniczącego zebrania i sołtysa, czy uchwała zawiera nazwę zadania, szacunkowy koszt i uzasadnienie, czy zadanie mieści się w katalogu z art. 2 ust. 6 ustawy, czyli w zadaniach własnych gminy albo związanych ze wzmocnieniem sołectwa, czy kwota nie przekracza przysługującej puli.

Żmudna robota. I tu AI naprawdę może wejść do akcji.

Co konkretnie może sprawdzić AI przy wniosku sołeckim?

Wniosek sołecki to najczęściej kilka stron: uchwała zebrania wiejskiego z podpisami, opis zadania z szacunkowymi kosztami, czasem kosztorys albo wstępna oferta wykonawcy. AI może przejrzeć skan albo wklejony tekst takiego dokumentu i odpowiedzieć na konkretne pytania kontrolne:

• Czy wniosek zawiera wszystkie wymagane elementy? Uchwała zebrania wiejskiego, nazwa zadania, opis szacunkowych kosztów realizacji, uzasadnienie celowości zadania zgodne z art. 5 ust. 1 ustawy. Brak choćby jednego z tych elementów to podstawa do wezwania sołtysa o uzupełnienie.
• Czy wskazane zadanie mieści się w zadaniach własnych gminy lub służy wzmocnieniu sołectwa? AI nie wyda wiążącej opinii prawnej. Ale wskaże, że "doposażenie świetlicy wiejskiej w meble" brzmi jak zadanie z katalogu, a "remont ogrodzenia przy budynku parafialnym" już budzi wątpliwości i warto zapytać radcę prawnego przed przyjęciem wniosku.
• Czy kwota nie przekracza przysługującej puli? Podajesz AI wysokość środków przyznanych danemu sołectwu, ona porównuje z kwotą we wniosku i wprost informuje o różnicy.
• Czy podpisy i daty są kompletne? Brakujący podpis przewodniczącego zebrania wiejskiego to klasyczny błąd formalny. Lepiej wyłapać go przy sprawdzaniu niż po wysłaniu potwierdzenia przyjęcia.

Typowo wygląda to tak, że referent wrzuca skan wniosku do systemu, a AI zwraca zestawienie uwag: "brak uzasadnienia celowości przy opisie zadania", "kwota wnioskowana przekracza pulę sołectwa", "brak daty zebrania wiejskiego w nagłówku uchwały". Referent weryfikuje listę. Nie przeszukuje dokumentu od zera, nie trzyma w głowie listy kryteriów dla każdego wniosku z osobna.

Pisma, które trzeba napisać po obu stronach procesu

W cyklu funduszu sołeckiego pojawia się kilka typów powtarzalnej korespondencji. Za każdym razem niemal to samo, tylko inne sołectwo, inna kwota, inna data. To jest dokładnie ten rodzaj pracy, przy którym AI wyraźnie skraca czas:

• Pismo do sołtysów z informacją o wysokości środków (wysyłane do 31 lipca). AI przygotuje projekt dla każdego sołectwa: imię i nazwisko sołtysa, nazwa sołectwa, kwota przysługujących środków, termin złożenia wniosku i przypomnienie o wymogach formalnych z art. 5 ust. 2 ustawy. Zamiast pisać kilkanaście pism jedno po drugim, przygotowujesz szablon raz.
• Wezwanie do uzupełnienia braków formalnych we wniosku. Jeśli wniosek wpłynął niekompletny, a termin 30 września jeszcze nie minął, sołtys ma szansę go poprawić. AI przygotuje projekt wezwania na podstawie listy braków, które sama wcześniej wskazała, z powołaniem na konkretne przepisy ustawy.
• Projekt uchwały rady gminy o odrzuceniu wniosku. Gdy wniosek formalnie nie spełnia wymogów ustawy, rada musi podjąć uchwałę przed 30 października. AI przygotuje szkic z uzasadnieniem odwołującym się do treści art. 4 ust. 3 ustawy. Referent sprawdza, radca weryfikuje, rada głosuje.
• Informacja dla sołtysów po uchwaleniu budżetu, potwierdzająca, które zadania zostały ujęte w planie finansowym funduszu na dany rok.

Każde z tych pism z osobna nie jest długie. Ale w gminie z kilkudziesięcioma sołectwami łączny czas ich przygotowania to konkretna liczba godzin rocznie. AI skraca to wielokrotnie.

Terminy w funduszu sołeckim, których nie wolno przeoczyć

Fundusz sołecki rządzi się sztywnymi terminami ustawowymi. Nie ma tu pola na "jutro się ogarnę", bo konsekwencje opóźnienia są realne: gmina traci prawo do wnioskowania o zwrot środków, sołectwo traci możliwość realizacji zadań w danym roku.

• 31 lipca: wójt przekazuje sołtysom informację o wysokości środków. Spóźnienie skraca czas sołectwa na przygotowanie zebrania wiejskiego i złożenie wniosku.
• 30 września: ostatni dzień na złożenie wniosku przez sołectwo. Wniosek złożony po tym terminie nie może być uwzględniony w projekcie budżetu.
• 30 października: rada gminy może odrzucić wniosek niespełniający wymogów ustawowych. Po tym terminie wniosek wchodzi do budżetu niezależnie od jego treści.
• 31 marca kolejnego roku: wniosek gminy do urzędu wojewódzkiego o zwrot części wydatków poniesionych w ramach funduszu w poprzednim roku budżetowym.

AI może pilnować tych terminów w prostym układzie: lista sołectw z datami złożenia wniosków, alert gdy zbliża się 30 września i brakuje wniosku z konkretnego sołectwa, przypomnienie dla referenta w lutym, że za miesiąc mija termin złożenia wniosku do urzędu wojewódzkiego. Nie trzeba do tego żadnego rozbudowanego systemu. Wystarczy, że AI ma przed sobą aktualną listę sołectw i daty.

Wniosek do urzędu wojewódzkiego o zwrot środków

To zadanie, które bywa odkładane na ostatnią chwilę. A szkoda, bo gmina ma prawo odzyskać część wydatków poniesionych na realizację zadań funduszu z budżetu państwa. Wysokość zwrotu zależy od wskaźnika dochodów podatkowych gminy na mieszkańca w stosunku do średniej krajowej, więc kwota jest różna dla każdej gminy i oblicza ją urząd wojewódzki na podstawie danych GUS.

We wniosku do urzędu wojewódzkiego trzeba zestawić: które zadania zostały zrealizowane, jakie były koszty faktyczne ich wykonania i jakie kwoty funduszu zostały wydatkowane w danym roku budżetowym. Do wniosku dołącza się uchwały rady potwierdzające uchwalenie funduszu oraz dokumenty potwierdzające poniesienie wydatków.

AI może pomóc zebrać te dane z dokumentów finansowych i przygotować tabelaryczne zestawienie, które referent wkleja do formularza wniosku. Szczególnie gdy w gminie realizowanych było kilkanaście lub kilkadziesiąt zadań funduszu jednocześnie, każde z osobnym numerem faktury, datą zapłaty i paragrafem klasyfikacji budżetowej.

Od czego zaczynamy w praktyce?

Nie potrzebujesz do tego osobnego systemu ani miesięcznego projektu. Kilka kroków wystarczy:

• Zbierz wnioski sołeckie z poprzednich lat: kilka kompletnych, kilka z drobnymi brakami formalnymi i przynajmniej jeden z poważnym problemem (błędny cel zadania, przekroczenie puli).
• Przygotuj listę kryteriów formalnych z ustawy: co musi być w uchwale zebrania wiejskiego, co w treści wniosku, jaki jest limit kwotowy dla danego sołectwa.
• Poproś AI o sprawdzenie jednego wniosku według tej listy. Sprawdź, czy wskazała to samo, co Ty byś wskazał ręcznie. Jeśli tak, możesz korzystać przy kolejnych.
• Przygotuj szablony czterech pism: informacja do sołtysów na lipiec, wezwanie do uzupełnienia, projekt uchwały rady o odrzuceniu, potwierdzenie ujęcia w budżecie.
• Ustaw przypomnienia na 15 września (zebranie wniosków, ostatnia chwila na kontakt z sołtysami, którzy jeszcze nie złożyli), 20 października (przegląd przed sesją rady) i koniec lutego (czas na wniosek do urzędu wojewódzkiego).

Taki setup zajmuje kilka godzin. Efekt widać już w pierwszym sezonie funduszu sołeckiego.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wygląda w praktyce w gminach podobnych do Twojej, zajrzyj do naszych realnych wdrożeń. A żeby sprawdzić, które procesy w Twoim urzędzie mają największy potencjał do usprawnienia, skorzystaj z naszego bezpłatnego audytu.