Czy AI może pomóc przy ocenie pracowników samorządowych w urzędzie?

Tak, AI może realnie skrócić czas kilku etapów procesu oceniania pracowników samorządowych. Chodzi głównie o redagowanie uzasadnień, przygotowanie opisów kryteriów na arkuszach i sprawdzanie, czy treść formularza jest wewnętrznie spójna. Samej oceny za kierownika nie wystawi. AI nie wie, czy inspektor z referatu geodezji obsługuje wnioski terminowo, czy ma zaległości. To zawsze ocenia bezpośredni przełożony.

Co mówi prawo i gdzie pojawia się prawdziwy kłopot

Ustawa o pracownikach samorządowych z 21 listopada 2008 r. w art. 27-29 nakłada obowiązek oceniania. Ocena musi odbyć się co najmniej raz na dwa lata, nie częściej niż raz na sześć miesięcy w stosunku do tej samej osoby. Oceniającym jest bezpośredni przełożony. Pracownik może odwołać się do wyższego przełożonego w ciągu siedmiu dni od zapoznania się z oceną. Forma pisemna jest obowiązkowa.

Tyle teoria. Praktyka wygląda tak, że w grudniu kierownik referatu dostaje przypomnienie, że termin ocen mija za trzy tygodnie. Na biurku arkusze dla kilku lub kilkunastu pracowników. Każdy arkusz obejmuje kilkanaście kryteriów: terminowość, jakość pracy, współpraca z innymi pracownikami, samodzielność, wiedza specjalistyczna i kilka kolejnych, zależnie od regulaminu oceniania obowiązującego w danym urzędzie. Do każdego kryterium wymagane jest pisemne uzasadnienie.

Kierownicy działów merytorycznych, czy to geodezji, podatków, dróg czy ochrony środowiska, nie piszą ocen personalnych na co dzień. Efekt bywa taki, że uzasadnienia brzmią: „pracownik prawidłowo wykonuje powierzone zadania" albo „wykazuje zaangażowanie w pracy". Oba zdania nic konkretnego nie mówią i są kruche przy ewentualnym odwołaniu pracownika albo kontroli.

Co konkretnie może zrobić AI przy ocenach pracowniczych

AI nie zna Pani Kasi ani Pana Marka. Nie przeprowadzi rozmowy oceniającej i nie podpisze arkusza. Ale jest kilka etapów, gdzie realnie skraca pracę:

• Szablony arkuszy z opisami poziomów. Kierownik dostaje gotową siatkę kryteriów, przy każdym opis tego, co oznacza ocena 1, 2, 3, 4 i 5. Nie wymyśla sformułowań od zera, tylko zaznacza właściwy poziom i dopisuje konkretne obserwacje.
• Pisanie uzasadnienia na podstawie szkicowych notatek przełożonego. Kierownik wpisuje: „Marek zawsze oddaje sprawy na czas, miał problem z obsługą systemu po aktualizacji w maju, sam się douczył do końca czerwca, nie wymagał interwencji". AI składa z tego formalny akapit uzasadnienia.
• Sprawdzanie spójności oceny i uzasadnienia. Jeśli przy kryterium terminowości pracownik dostał ocenę 5, a w uzasadnieniu pojawia się zdanie o opóźnieniach, AI wskaże tę niespójność przed oddaniem dokumentu.
• Kryteria dostosowane do konkretnego stanowiska. Wymagania wobec inspektora ds. zamówień publicznych różnią się od wymagań wobec pracownika kancelarii. AI przygotuje osobne zestawy kryteriów dla każdej grupy stanowisk na podstawie zakresów obowiązków.
• Wzory pism proceduralnych. Powiadomienie pracownika o terminie i przebiegu oceny, zaproszenie na rozmowę oceniającą, pouczenie o prawie do odwołania. To dokumenty formalne i AI napisze ich projekty.

Jak to wygląda w praktyce

W jednym z urzędów gminnych, z którymi pracowaliśmy, kierownicy referatów pisali uzasadnienia raz w roku, każde od zera w Wordzie. Jedno uzasadnienie zajmowało im od kilkunastu minut do godziny. Przy dziesięciu pracownikach robiło się z tego pełny dzień roboczy, oderwany od bieżącej pracy referatu.

Sekretarz gminy zebrała stanowiska w trzy grupy: referenci administracyjni, inspektorzy merytoryczni i pracownicy na stanowiskach obsługi. Na podstawie kilku dobrze napisanych ocen z poprzednich lat AI przygotowało trzy szablony, po jednym na każdą grupę. W każdym gotowe opisy poziomów dla każdego kryterium i przykładowe frazy dla różnych sytuacji.

Kierownicy zaczęli wpisywać konkretne obserwacje w prosty formularz, a AI składało z tego uzasadnienie. Czas na jedno uzasadnienie skrócił się do kilku minut. Przy okazji uzasadnienia stały się merytorycznie lepsze, bo kierownicy skupili się na tym, co faktycznie zaobserwowali, zamiast walczyć z formulowaniem zdań.

Typowe błędy w uzasadnieniach, których AI pomaga unikać

Kilka powtarzających się problemów, które AI może wychwycić na etapie redakcji:

• Uzasadnienie nie pasuje do wystawionej oceny. Pracownik dostaje 5 za współpracę, a w uzasadnieniu jest zdanie o konflikcie z innym pracownikiem. Taka sprzeczność przy odwołaniu osłabia pozycję pracodawcy.
• Brak odwołania do konkretnych sytuacji. „Pracownik wykazuje inicjatywę" to za mało. Powinno być: „W III kwartale samodzielnie opracował projekt procedury obsługi wniosków o zasiłek celowy, który przełożeni wdrożyli bez zmian".
• Ten sam szablon dla wszystkich, niezależnie od stanowiska. Ocenianie inspektora ds. ochrony środowiska i pracownika biura obsługi mieszkańca identycznymi kryteriami nie odzwierciedla specyfiki ich pracy.
• Zbyt ogólny język. Zwroty takie jak „wywiązuje się z obowiązków" albo „dba o relacje z interesantami", bez żadnych konkretów, nie bronią się przy formalnym kwestionowaniu oceny przez pracownika.

RODO i dane pracownika: czego nie wpisywać do narzędzi AI

Dane z oceny pracowniczej to dane osobowe. Przy odwołaniach, a w skrajnych przypadkach przy sporach przed sądem pracy, te dokumenty mają poważne skutki prawne. Kilka zasad, których warto się trzymać:

• Do zewnętrznych narzędzi AI bez podpisanej umowy powierzenia przetwarzania danych nie wpisuj imienia i nazwiska pracownika, numeru PESEL ani innych danych jednoznacznie go identyfikujących. Wystarczy „inspektor z referatu finansowego" albo inicjały.
• Jeśli urząd korzysta z platformy AI, z którą ma podpisaną umowę powierzenia, można operować na danych bardziej szczegółowych. Ale i wtedy bez danych wrażliwych oraz informacji o stanie zdrowia, jeśli gdzieś pojawiły się przy okazji.
• Gotowy arkusz trafia do akt osobowych pracownika, nie do folderu na dysku współdzielonym z innymi referatami ani na skrzynkę mailową bez szyfrowania.
• Warto zapytać IOD-a w urzędzie, czy konkretne narzędzie AI mieści się w obowiązującej polityce bezpieczeństwa informacji. Jedna rozmowa przed startem oszczędza problemów później.

Czego AI nie zrobi za kierownika

Rozmowy oceniającej nie zastąpi. Ustawa i większość regulaminów wewnętrznych wymaga bezpośredniego spotkania przełożonego z pracownikiem. Pracownik musi mieć możliwość odniesienia się do oceny. AI tu nie wchodzi.

Nie przejmie też odpowiedzialności za treść. Jeśli pracownik odwołuje się do wyższego przełożonego albo idzie do sądu pracy, liczy się to, co przełożony faktycznie zaobserwował i potrafi potwierdzić. Uzasadnienie sklecone z ogólnikowych haseł, przy minimalnym wkładzie merytorycznym ze strony kierownika, może okazać się bezużyteczne przy konfrontacji z konkretnymi zarzutami.

Zasada jest prosta: AI porządkuje formę i pomaga sformułować ją poprawnie językowo. Treść musi wyjść od kierownika.

Od czego zacząć w swoim urzędzie

Nie ma sensu zaczynać od hurtowego podejścia i próbować od razu przerobić przez AI ocen dla całego urzędu. Zamiast tego trzy kroki:

Po pierwsze: zbierz kilka dobrze napisanych arkuszy ocen z poprzednich lat, najlepiej dla różnych stanowisk. Jeśli takich nie ma, weź zakresy obowiązków i popytaj kierowników, co konkretnie obserwują przy pracy podwładnych. Na tej podstawie poproś AI o przygotowanie szablonu z opisami kryteriów.

Po drugie: daj szablon jednemu kierownikowi do przetestowania przy najbliższej ocenie. Sprawdź, czy forma odpowiada regulaminowi oceniania obowiązującemu w urzędzie. Pokaż radcy prawnemu. Jeśli nie ma zastrzeżeń, poszerzaj na kolejne referaty.

Po trzecie: zbierz od kierowników feedback po pierwszym cyklu, co w szablonie nie pasuje do ich specyfiki, i popraw.

Cały etap przygotowania szablonów można zamknąć w kilka godzin pracy. Nie wymaga integracji z systemami kadrowymi ani specjalnych uprawnień. Wystarczy dostęp do narzędzia AI i kilka istniejących dokumentów jako punkt wyjścia.

Jeśli chcesz zobaczyć, jak to wdrożyć na konkretnym regulaminie oceniania z twojego urzędu, omówimy to podczas bezpłatnego audytu. Możesz też sprawdzić realne wdrożenia AI w polskich urzędach i instytucjach publicznych.