Czy AI może pomóc przy przygotowaniu projektu budżetu gminy?

AI może pomóc przy przygotowaniu projektu budżetu gminy, ale w konkretnym zakresie: pisaniu uzasadnień do planów finansowych wydziałów, opisywaniu zmian względem poprzedniego roku i redagowaniu dokumentów towarzyszących dla radnych. Nie policzy za ciebie ani jednej złotówki i nie zastąpi skarbnika ani systemu budżetowego. Sprawdza się natomiast tam, gdzie dziś siedzisz nad pustą stroną i piszesz opis czegoś, co i tak już wiesz.

Jak wygląda praca nad budżetem od środka

Każdy, kto przeszedł choć jeden sezon budżetowy w gminie, zna ten rytm. Wrzesień albo październik. Skarbnik wysyła pismo okólne do wydziałów z prośbą o złożenie planów finansowych na przyszły rok, z terminem, po którym większość i tak będzie prosić o przedłużenie. Każdy naczelnik lub kierownik jednostki zbiera ze swojego zespołu potrzeby, wpisuje kwoty i... musi to jakoś opisać.

To "jakoś opisać" to jest właśnie ta część, która pochłania nieproporcjonalnie dużo czasu. Wiemy, że potrzebujemy nowego zestawu komputerów dla wydziału. Wiemy, ile to kosztuje i dlaczego akurat tyle. Ale napisanie spójnego, poprawnego językowo uzasadnienia, które trafi do skarbnika, a potem do rady, to może być pół godziny pracy referenta, który nie jest z natury autorem tekstów. Pomnóż to przez kilkanaście wydziałów i kilkadziesiąt pozycji, a masz setki godzin pracy, które siłą rzeczy spadają na sam koniec kalendarza, kiedy czas nagli.

Po stronie skarbnika dochodzi jeszcze konsolidacja wszystkich planów, pisanie uzasadnienia do projektu uchwały budżetowej, przygotowanie materiałów na komisje rady gminy, czasem prezentacja na sesji. Razem to dziesiątki dokumentów, z których każdy wymaga spójnego, czytelnego tekstu. I każdy z nich można zacząć pisać szybciej, niż to dziś wygląda.

Które konkretnie zadania AI może przejąć

Najprostszy i najszybciej działający obszar to pisanie uzasadnień do planów finansowych poszczególnych wydziałów. Referent opisuje AI w kilku zdaniach kontekst: co planuje zrealizować, jaka jest kwota i dlaczego akurat teraz. AI pisze z tego uzasadnienie. Referent przegląda, poprawia to co nie pasuje, i gotowe.

Typowo wygląda to tak: pracownik wydziału infrastruktury wpisuje do planu zakup agregatu prądotwórczego dla świetlicy wiejskiej. Wie, że stary padł przy poprzednim blackoucie, wie jaką kwotę dostał na wycenie, wie, że świetlica jest siedzibą punktu wyborczego i gminnym punktem kryzysowym. Zamiast pisać uzasadnienie od zera, opisuje to AI w trzech zdaniach i dostaje gotowy draft. Przegląda, poprawia jedną datę i wysyła do skarbnika. Czas: 3 minuty zamiast 20.

Drugi obszar to opis zmian względem roku poprzedniego. Skarbnik lub główna księgowa często musi wyjaśnić radnym, co i dlaczego wzrosło lub spadło w stosunku do planu z ubiegłego roku. Jeśli podasz AI obie wartości i krótki kontekst zmiany, napisze z tego spójny akapit.

Trzeci obszar, mniej oczywisty: redagowanie uzasadnienia do projektu uchwały budżetowej. To dokument, który trafia do radnych razem z projektem. Ma być zrozumiały dla osoby, która nie siedzi w szczegółach finansów samorządowych. AI bardzo dobrze radzi sobie z upraszczaniem tekstu i pisaniem streszczeń dla niespecjalistów, jeśli podasz mu oryginalną wersję do przepisania.

Przydaje się też przy:

• pisaniu pisma przewodniego, które wójt lub burmistrz podpisuje, przekazując projekt budżetu radzie
• przygotowaniu streszczenia budżetu na prezentację dla komisji finansowej
• redakcji odpowiedzi na pytania radnych dotyczące konkretnych pozycji wydatkowych
• pisaniu uzasadnień zmian w wieloletniej prognozie finansowej (WPF), gdy trzeba wyjaśnić nową inwestycję lub zmianę harmonogramu

Czego AI za ciebie nie zrobi

Żeby nie było rozczarowań: AI nie ma dostępu do żadnego systemu finansowego. Nie zajrzy do Bestii, do twojego ZSZO ani do arkusza Excel, jeśli mu go nie wkleisz. Nie zna struktury twoich dochodów własnych, wysokości subwencji oświatowej ani kwoty dotacji celowej, jeśli sam mu tego nie powiesz.

Przede wszystkim: AI nie policzy budżetu. Nie sumuje, nie weryfikuje, nie sprawdza, czy plan dochodów i plan wydatków się zgadzają. Jeśli poprosisz go o wyliczenie kwot na podstawie opisowych danych, często wymyśli liczby, które brzmią przekonująco, ale będą błędne. To najczęstszy błąd przy pierwszym kontakcie z AI w finansach. Liczby zawsze wpisujesz ty, AI tylko je opisuje.

AI nie śledzi też na bieżąco rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie klasyfikacji budżetowej. Ma ogólną wiedzę o ustawie o finansach publicznych, ale szczegóły się zmieniają. Każde odwołanie do konkretnego działu, rozdziału lub paragrafu trzeba sprawdzić przed wysłaniem materiałów do rady lub do regionalnej izby obrachunkowej.

Jakie dane możesz bezpiecznie wpisać do AI

Budżet gminy to dokument publiczny. Kwoty planu, działy, rozdziały, opisy zadań: wszystko to jest jawne po uchwaleniu przez radę, a projekt budżetu też trafia na BIP. Wpisanie do ChatGPT informacji, że "w dziale 600 planujemy wydatki na remonty dróg gminnych", nie jest wyciekiem żadnych wrażliwych danych.

Natomiast uważaj na kilka rzeczy:

• plany zatrudnienia z imionami, nazwiskami i wynagrodzeniami konkretnych pracowników
• treść umów z kontrahentami, które mają klauzule poufności
• wewnętrzne notatki dotyczące sporów prawnych lub negocjacji cenowych

Bezpieczniejszym wariantem, szczególnie przy urzędach, które przetwarzają dużo danych, jest korzystanie z wersji ChatGPT Enterprise lub Microsoft Copilot for Government, gdzie dane z sesji nie trafiają do treningu modelu. Sprawdź, czy twój urząd ma dostęp do któregoś z tych narzędzi lub czy gmina jest objęta umową regionalną.

Jeśli urząd nie ma jeszcze wewnętrznego regulaminu korzystania z AI, warto go stworzyć zanim referenci zaczną działać na własną rękę. Bez jasnych zasad każdy wydział i tak wypracuje swoje zwyczaje, a skarbnik dowie się o tym przypadkowo.

Jak to wygląda w praktyce

U jednego z naszych klientów, urzędu gminy miejsko-wiejskiej ze średniej wielkości wydziałem finansowym, skarbnik zaczął od najprostszego możliwego ćwiczenia. Poprosił naczelników wydziałów, żeby do każdej pozycji planu powyżej określonej kwoty przygotowali jedno-dwa zdania opisu dla AI: co kupujemy, ile kosztuje, dlaczego teraz. Na tej podstawie AI generował pełne uzasadnienie. Referent poprawiał, naczelnik akceptował, skarbnik zbierał.

Efekt po pierwszym sezonie budżetowym: uzasadnienia były dłuższe i czytelniejsze dla radnych. Komisja finansowa miała mniej pytań podczas obrad, bo radni lepiej rozumieli kontekst poszczególnych wydatków. Sam skarbnik ocenił, że zaoszczędził kilkanaście godzin przy zbieraniu i ujednolicaniu materiałów z wydziałów, bo standardem stało się dostarczanie gotowego tekstu, a nie luźnych notatek.

To nie jest wielka zmiana. Po prostu sprawniejsza redakcja dokumentów, które i tak musiały powstać.

Od czego zacząć w tym sezonie budżetowym

Nie czekaj na idealne warunki. Jeśli budżet jest dopiero za kilka tygodni, zrób najpierw małe ćwiczenie: weź jedno uzasadnienie z zeszłego roku, daj je referentowi z wydziału infrastruktury lub oświaty i poproś, żeby spróbował napisać podobne z pomocą ChatGPT. Porównajcie oba teksty. To zajmie 30 minut i pokaże wam, gdzie AI naprawdę pomaga, a gdzie trzeba go pilnować.

Jeśli chcesz wdrożyć to szerzej:

• przygotuj prosty szablon prompta dla referentów, np.: "Napisz uzasadnienie do planu finansowego na rok [X] dla następującego zadania: [opis zadania], planowana kwota: [kwota], powód uwzględnienia w planie: [powód]"
• zrób krótkie, 15-minutowe spotkanie z naczelnikami wydziałów i pokaż, jak działa na jednym przykładzie z waszego urzędu
• ustal, że AI-drafty muszą być przejrzane przez naczelnika przed wysłaniem do skarbnika
• po zakończeniu sezonu budżetowego zapytaj skarbnika i referentów, co działało, a co generowało poprawki, bo każdy urząd ma nieco inny rytm pracy

Jeśli chcesz wiedzieć, jak podobne procesy wdrożono w innych urzędach, zajrzyj na nasze realne wdrożenia. A jeśli nie wiesz, od którego wydziału i procesu zacząć u siebie, możesz zamówić bezpłatny audyt. Sprawdzimy, gdzie w twoim urzędzie AI da się wdrożyć najszybciej i z najmniejszym ryzykiem dla skarbnika i reszty wydziałów.