Czy AI może pomóc przy zamówieniach poniżej 130 000 zł w urzędzie?

Tak, AI może realnie skrócić czas przygotowania dokumentów w procedurze poniżej progu PZP. Chodzi o cztery konkretne dokumenty, przy których pracownicy referatów tracą najwięcej czasu: zapytanie ofertowe, notatka służbowa z rozeznania rynku, zestawienie porównawcze ofert i uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty. Decyzję i podpis zawsze zostawia urzędnik, ale projekt dokumentu AI przygotuje w kilka minut zamiast kilkudziesięciu.

Skąd w ogóle tyle papierkowej roboty przy zamówieniu poniżej progu?

Kupujecie materiały biurowe za kilka tysięcy złotych. Albo zlecacie drobny remont ogrodzenia przy szkole gminnej. Albo zamawiasz szkolenie dla pracowników referatu. PZP technicznie nie obowiązuje, bo wartość jest poniżej 130 000 zł netto. Ale wewnętrzny regulamin zamówień, wydany najczęściej zarządzeniem wójta lub burmistrza, nakłada własną procedurę i własny zestaw dokumentów.

Typowo wygląda to tak: pracownik ustala szacunkową wartość zamówienia i dokumentuje rozeznanie rynku. Potem przygotowuje zapytanie ofertowe i rozsyła je do kilku wykonawców lub dostawców. Zbiera odpowiedzi, porównuje i wybiera. Na koniec sporządza notatkę z wyboru i wpisuje zamówienie do rejestru zamówień poniżej progu. Cztery do sześciu dokumentów na jedną transakcję. Przy kilkunastu lub kilkudziesięciu zamówieniach miesięcznie robi się z tego spory nakład pracy dla referatu finansowego, administracyjnego i każdego kierownika, który cokolwiek zamawia.

I tu jest przestrzeń dla AI.

Przy których dokumentach AI skraca czas pracy najbardziej?

Zapytanie ofertowe. To podstawowy dokument całej procedury. Określa, czego szukacie, jakie wymagania techniczne lub jakościowe ma spełniać towar albo usługa, termin realizacji, warunki płatności i to, w jaki sposób wykonawca składa ofertę. Napisanie dobrego zapytania od zera zajmuje 30-45 minut. AI, po podaniu mu prostego opisu zamówienia, przygotuje projekt z pełną strukturą w dwie minuty. Wy sprawdzacie, dopasowujecie do wewnętrznego wzoru i wysyłacie.

Notatka służbowa z rozeznania rynku. Tu dokumentujecie, skąd pochodzi szacowana wartość: trzy strony internetowe sprawdzone przez pracownika, rozmowa telefoniczna z dostawcą, cennik z poprzedniego roku albo wydruk z poprzedniej faktury. AI pomoże ułożyć notatkę tak, żeby zawierała wszystkie wymagane elementy: datę sporządzenia, źródła cen, wartość szacunkową netto i brutto z podaniem stawki VAT, podstawę z zarządzenia i rubrykę na podpis. Szkielet gotowy w kilka minut, Wy wypełniacie konkretnymi danymi i kwotami.

Zestawienie porównawcze ofert. Dostajecie trzy odpowiedzi na zapytanie. Każda w innym formacie. Jedna to tabelka w XLSX, druga mail z opisem słownym, trzecia skan PDF. AI, po wklejeniu treści ofert i kryteriów z zapytania, wypisze czytelne zestawienie tabelaryczne z ceną, terminem realizacji, warunkami gwarancji i innymi parametrami dla każdego z wykonawców. Gotowe do wklejenia w dokument. Bez ręcznego przepisywania.

Uzasadnienie wyboru najkorzystniejszej oferty. Ten fragment sprawia pracownikom największy kłopot. Wymaga napisania krótkiego uzasadnienia merytorycznego i jednozdaniowego odniesienia do kryteriów. AI, znając treść zapytania i złożonych ofert, przygotuje projekt: dlaczego wybrana propozycja spełnia kryteria najlepiej, jak wypada w porównaniu z pozostałymi i co zdecydowało o wyborze. Projekt do weryfikacji i podpisu kierownika.

Poza tymi czterema, AI przyda się przy weryfikacji kompletności oferty. Wklejcie zapytanie i odpowiedź wykonawcy, a AI wskaże, czy wszystkie wymagane elementy są obecne, zanim akceptujecie ofertę formalnie.

Jak to wygląda w praktyce: zakup sprzętu do sali sesyjnej

U jednego z urzędów gminy, z którymi pracujemy, referat administracyjny kupował projektor i ekran do sali sesyjnej. Wartość: kilkanaście tysięcy złotych, poniżej progu. Procedura trwała wcześniej cały dzień pracy jednego pracownika, bo każdy dokument powstawał od zera.

Po wprowadzeniu AI:

• Kierownik referatu opisał potrzeby w pięciu zdaniach: typ projektora, minimalna jasność w ANSI lumenach, rozmiar ekranu z matowym wykończeniem, termin dostawy i budżet brutto.
• AI przygotował projekt zapytania ofertowego z tabelą wymagań obligatoryjnych i pożądanych, klauzulą dotyczącą ofert częściowych i warunkami płatności.
• Pracownik rozesłał zapytanie do czterech dostawców i zebrał trzy odpowiedzi w ciągu tygodnia.
• Wkleił treść ofert do AI, podał kryteria z zapytania. Zestawienie porównawcze dostał w dwie minuty.
• AI napisał projekt uzasadnienia wyboru, odwołując się do kryteriów i wartości z tabeli.
• Pracownik nanieść drobne poprawki, kierownik podpisał. Koniec procedury.

Łączny czas pracy pracownika skrócił się z blisko ośmiu godzin do dwóch. Większość tych dwóch godzin zajęło czekanie na oferty od dostawców. Pisanie dokumentów przestało być problemem.

Co zostaje po stronie urzędnika i gdzie AI nie wchodzi?

Kilka rzeczy zawsze zostaje po stronie człowieka. Żadne narzędzie tego nie zmieni.

Samo rozeznanie rynku. AI nie wejdzie na stronę konkretnego dostawcy i nie sprawdzi aktualnej ceny katalogowej. Może pomóc opisać i udokumentować to, co Wy już sprawdziliście, ale zebranie danych wyjściowych to Wasze zadanie.

Decyzja i odpowiedzialność. AI wskaże, która oferta spełnia kryteria najlepiej według podanych parametrów. Ale to kierownik albo upoważniony pracownik wybiera wykonawcę i podpisuje dokumenty. Odpowiedzialność za celowość i zasadność wydatku publicznego spoczywa na urzędniku. Zawsze.

Weryfikacja merytoryczna opisu przedmiotu zamówienia. Jeśli kupujecie specjalistyczny sprzęt geodezyjny, usługę prawną albo oprogramowanie z określonymi wymogami systemowymi, AI może nie znać wszystkich technicznych niuansów. Projekt dokumentu zawsze czyta pracownik z wiedzą branżową i jeśli coś nie gra, poprawia.

Dostosowanie do wewnętrznego wzoru. Większość urzędów ma swoje zatwierdzone szablony notatek, zapytań i protokołów, z polami na numer sprawy, symbol klasyfikacji JRWA i podpis zgodny z zakresem czynności. AI przygotuje projekt z właściwą strukturą treściową, ale pola administracyjne dokładacie Wy.

Czy to jest zgodne z przepisami i co zrobić z danymi osobowymi?

Używanie AI do przygotowania projektu dokumentu nie różni się prawnie od korzystania z edytora tekstu czy gotowego szablonu. Dokument i tak podpisuje uprawniony urzędnik, który bierze odpowiedzialność za jego treść. PZP nie obowiązuje przy zamówieniach poniżej progu, a wewnętrzne regulaminy zamówień nie zabraniają korzystania z narzędzi do pisania.

Jest jeden aspekt warty uwagi: nie wklejajcie do zewnętrznych, publicznych serwisów AI danych osobowych kontrahentów, numerów PESEL ani numerów kont bankowych. Opis przedmiotu zamówienia, parametry techniczne, kryteria wyboru i kwoty możecie wklejać swobodnie, bo nie zawierają danych chronionych w rozumieniu RODO. Jeśli Wasz urząd korzysta z AI zainstalowanego na własnym serwerze albo z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych osobowych z dostawcą narzędzia, to ograniczenie odpada całkowicie.

Od czego zacząć w Waszym referacie?

Najprościej wybrać jedno zamówienie, które właśnie przygotowujecie, i przetestować AI przy jednym dokumencie. Zapytanie ofertowe to dobry punkt startowy: forma jest stosunkowo swobodna i łatwo ocenić, czy projekt nadaje się do użycia od razu czy wymaga większych poprawek.

• Napiszcie do AI: "Przygotuj projekt zapytania ofertowego na [opis zamówienia] dla urzędu gminy. Wymagania: [wymienicie]. Termin złożenia ofert: [data]. Oferty składać na adres e-mail: [adres]."
• Sprawdźcie, czy projekt zawiera elementy z Waszego regulaminu zamówień.
• Dorzućcie brakujące pola, dostosujcie do zatwierdzonego szablonu, dodajcie numer sprawy.
• Zapiszcie udany prompt jako wzór do kolejnych zamówień tego samego typu.

Po kilku zamówieniach macie gotowy zestaw promptów dla najczęstszych zakupów w referacie: materiały biurowe, usługi szkoleniowe, drobne remonty, sprzęt komputerowy. Nowe zamówienie zaczyna się od wypełnienia wzoru, a nie od pisania od zera. I żaden dokument nie leży na biurku przez trzy dni, bo pracownik nie ma czasu usiąść i napisać uzasadnienie wyboru.

Chcecie zobaczyć, jak inne urzędy wdrożyły AI przy obsłudze codziennej dokumentacji i zamówień? Zajrzyjcie na realne wdrożenia. Jeśli wolicie sprawdzić, od czego konkretnie warto zacząć w Waszej jednostce, zapraszamy na bezpłatny audyt.