Jak AI może sprawdzić pismo wychodzące z urzędu i wyłapać błędy zanim je podpisze kierownik?

AI może od dziś pełnić rolę pierwszego recenzenta każdego pisma wychodzącego z Waszego urzędu. W kilka sekund sprawdzi, czy decyzja zawiera wszystkie elementy z art. 107 KPA, czy podstawa prawna jest wewnętrznie spójna i czy dane adresata zgadzają się w nagłówku z treścią. Błędy merytoryczne i odpowiedzialność za rozstrzygnięcie zostają przy urzędniku. Ale większość formalnych przeoczczeń AI wyłapie zanim pismo trafi na biurko kierownika.

Co AI sprawdza w piśmie przed podpisem?

Pismo urzędowe to dokument z bardzo konkretną listą obowiązkowych elementów. KPA wymienia je w art. 107 dla decyzji, art. 123 dla postanowień. Nie ma tu miejsca na dowolność, a brak choćby jednego elementu to podstawa do uchylenia decyzji przez SKO. AI może sprawdzić tę listę systematycznie, punkt po punkcie, bez zmęczenia i bez pominięcia strony trzeciej.

Przy decyzji administracyjnej AI weryfikuje:

• Oznaczenie organu: pełna nazwa i adres urzędu, data, numer sprawy zgodny z JRWA, sygnatura.
• Oznaczenie strony: imię i nazwisko lub pełna nazwa, adres, przy podmiotach: NIP lub KRS.
• Podstawę prawną: czy powołany artykuł pochodzi z ustawy o podanym tytule i czy tytuł ustawy jest aktualny.
• Rozstrzygnięcie, czyli osnowę: czy decyzja wyraźnie i jednoznacznie stwierdza, co organ postanawia.
• Uzasadnienie faktyczne i prawne: czy są oba, nie tylko jedno z nich.
• Pouczenie: prawo do odwołania do SKO w terminie 14 dni od doręczenia, tryb wniesienia przez organ pierwszej instancji.
• Podpis: imię, nazwisko i stanowisko osoby wydającej decyzję; przy podpisie kierownika referatu lub zastępcy: wzmianka "z upoważnienia Wójta nr X/2024 z dnia...".

Przy postanowieniach AI sprawdza, czy pouczenie informuje o prawie do zażalenia, a nie do odwołania. To drobna różnica, która myli nawet doświadczonych referentów, zwłaszcza gdy obsługują kilka rodzajów postępowań jednocześnie.

AI sprawdzi też jedno z częstszych przeoczczeń przy pierwszym piśmie do nowej strony postępowania: czy zawiera klauzulę informacyjną z art. 13 RODO albo przynajmniej odesłanie do niej na stronie BIP. Bez tego każde nowe wszczęcie postępowania jest formalnie niekompletne i może być kwestionowane.

Przy zwykłych pismach wychodzących, takich jak odpowiedź na pismo ogólne albo krótkie zawiadomienie, lista sprawdzeń jest krótsza. AI weryfikuje wtedy datę, sygnaturę, kompletność danych adresata i obecność podpisu z funkcją. To wystarczy, żeby wyłapać najczęstsze pomyłki przy pismach, które nie są decyzjami.

Jakie błędy AI wyłapuje najczęściej?

W pracy z urzędami zebraliśmy katalog błędów, które wracają najczęściej. Mało który urząd jest od nich całkowicie wolny, bo mechanizm ich powstawania jest zawsze ten sam: referent kopiuje poprzednią decyzję jako szablon i zmienia dane sprawy. Reszta czasem zostaje ze starego dokumentu.

• Brakujące pouczenie o odwołaniu. Referent skupia się na uzasadnieniu i zapomina o standardowym akapicie na końcu. Albo kopiuje je z poprzedniej decyzji, ale nie aktualizuje organu odwoławczego po reorganizacji administracji.
• Stary tytuł ustawy w podstawie prawnej. Ustawa o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym ma po 2023 r. nowe brzmienie i nowe artykuły. AI zgłosi, że powołana podstawa prawna brzmi inaczej niż aktualny tekst jednolity.
• Niezgodność dat. "Pismem z dnia 3 marca... strona wniosła wniosek z dnia 5 marca" i już wiadomo, że coś się nie zgadza. Albo data pisma w nagłówku jest sprzed tygodnia, bo referent zapomniał ją zmienić przy ostatniej edycji dokumentu.
• Brak wzmianki o upoważnieniu przy podpisie. Decyzja podpisana przez kierownika referatu bez "z upoważnienia Burmistrza nr X/2024 z dnia..." jest formalnie wadliwa. AI zgłosi brak tej wzmianki, nawet gdy reszta pisma jest bez zarzutu.
• Różne dane adresata w różnych miejscach pisma. W nagłówku "Jan Kowalski", w treści przypadkowo "Pani Kowalskiej" z poprzedniej sprawy. PESEL prawidłowy w oznaczeniu strony, ale numer działki ewidencyjnej niespójny z treścią uzasadnienia.
• Niespójne artykuły w podstawie prawnej. Referent powołuje art. 35 ust. 1, ale w uzasadnieniu przytacza treść ust. 2. AI zgłosi rozbieżność.

Typowo wygląda to tak: referent wydaje trzy decyzje dziennie. Na trzeciej koncentracja spada. Właśnie wtedy zostaje stary PESEL albo stary termin odwołania. AI nie ma tego problemu z koncentracją.

Jak wpiąć weryfikację AI w obieg dokumentów?

Nie trzeba od razu integrować AI z systemem EZD ani kupować nowego oprogramowania. Wystarczy zmiana procedury w jednym wydziale, jedna godzina pracy i gotowy szablon promptu.

Szablon promptu to podstawa. Tworzycie jeden plik tekstowy dla danego typu pisma, na przykład decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach albo postanowienia o wszczęciu postępowania. W szablonie jest lista dziesięciu do dwunastu konkretnych punktów do sprawdzenia, z odwołaniem do przepisów. Referent otwiera AI, wkleja treść decyzji i dołącza szablon. Czas: trzydzieści sekund.

AI zwraca listę uwag. Każdy punkt: "OK" albo "BRAKUJE / BŁĄD" z jednozdaniowym wyjaśnieniem. Referent przegląda listę i poprawia to, co AI zgłosiła, albo odnotowuje, dlaczego uwaga nie ma zastosowania w tej konkretnej sprawie.

Dopiero potem pismo idzie do podpisu. Kierownik widzi dokument, który przeszedł pierwszy filtr formalny. Jego czas skupia się na ocenie merytorycznej, nie na szukaniu brakujących pouczeń i niezgodności dat.

U jednego z urzędów gminy, z którymi pracujemy, referenci wydziału budownictwa wdrożyli taki szablon dla decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach, bo tam wracało od kierownika najwięcej uwag. Po kilku tygodniach liczba zwrotów pisma przed podpisem wyraźnie spadła. Kierownik zaczął sprawdzać meritum, a nie formę.

Gdy macie system EZD lub elektroniczny obieg dokumentów, weryfikację AI można ustawić jako formalny krok etapu: "sprawdzenie formalne AI" pojawia się przed etapem "do podpisu". Historia weryfikacji zostaje w systemie, co jest dodatkowym zabezpieczeniem przy ewentualnej kontroli RIO lub Urzędu Wojewódzkiego.

Czego AI nie sprawdzi i gdzie zostaje Wasza odpowiedzialność?

To część, o której nie wolno zapomnieć. AI sprawdza formalną powłokę pisma. Treść i odpowiedzialność zostają przy urzędniku. Zawsze.

• Ocena merytoryczna: czy warunki do wydania decyzji są rzeczywiście spełnione, czy stan faktyczny sprawy jest właściwie ustalony. To zostaje przy urzędniku i radcy prawnym.
• Aktualność przepisów: AI ma datę graniczną wiedzy i może nie znać ostatniej nowelizacji z ubiegłego miesiąca. Przy dynamicznie zmieniających się ustawach zawsze sprawdzajcie Dziennik Ustaw.
• Kontekst sprawy: AI nie wie, czy pismo odpowiada właśnie na ten wniosek, który jest w aktach. Nie sprawdzi, czy powołane dowody i dokumenty faktycznie się w aktach znajdują.
• Dane z zewnętrznych rejestrów: AI nie połączy się z PESEL ani CEIDG. Nie sprawdzi, czy adres podany w piśmie jest aktualny, ani czy spółka widniejąca jako strona nadal działa pod tym numerem KRS.
• Strategia urzędu w spornych sprawach: AI nie zna Waszej linii orzeczniczej i nie wie, jak urząd podchodzi do konkretnego rodzaju spraw.

Krótko: AI jest precyzyjnym, niezmordowanym korektorem formalnym. Nie jest prawnikiem i nie zastąpi oceny merytorycznej. To ważne, bo odpowiedzialność urzędnika za decyzję wynika z prawa i żaden automat jej nie przejmie.

Dla jakich pism ta weryfikacja ma największy sens?

Nie każde pismo potrzebuje pełnego przeglądu. Priorytet mają te, gdzie błąd formalny prowadzi do konkretnych konsekwencji prawnych lub organizacyjnych.

• Decyzje administracyjne każdego rodzaju: brak elementów z art. 107 KPA to podstawa do uchylenia przez SKO, nawet gdy decyzja jest merytorycznie prawidłowa.
• Postanowienia: inne pouczenie niż przy decyzji, inny termin i inny organ do zażalenia. Pomyłka tu zdarza się często przy referentach obsługujących kilka rodzajów postępowań jednocześnie.
• Wezwania do uzupełnienia braków z art. 64 KPA: muszą zawierać termin uzupełnienia i informację o skutkach nieuzupełnienia. Bez tego termin na wydanie decyzji nie biegnie prawidłowo.
• Zawiadomienia o wszczęciu postępowania z art. 61 KPA: oznaczenie stron, termin na wypowiedzenie się, wskazanie organu.
• Odpowiedzi na wnioski o informację publiczną: termin, forma, pouczenie o prawie do skargi do WSA przy odmowie lub milczeniu organu.
• Odpowiedzi na wnioski RODO: termin jednego miesiąca, możliwość przedłużenia do trzech miesięcy, pouczenie o skardze do UODO.

Rutynowe pisma informacyjne i krótkie zawiadomienia można sprawdzać lżej: AI weryfikuje tylko datę, sygnaturę i dane adresata. Pełna lista sprawdzeń jest zarezerwowana dla pism, które mogą trafić do WSA albo wrócić przez SKO.

Od czego zaczniecie w swoim referacie?

Zacznijcie od jednego konkretnego typu pisma. Nie od całego wydziału naraz, nie od systemu, który "ogarnie wszystko".

Wybierzcie pismo, które:

• wychodzi z Waszego referatu często, przynajmniej kilka razy w tygodniu
• regularnie wraca z uwagami kierownika lub jest powodem odwołań i skarg
• ma jasno określoną listę obowiązkowych elementów wynikających z przepisów

Zapiszcie tę listę jako prompt. Jeden punkt na jedną rzecz do sprawdzenia, bez ogólników. Przetestujcie go na pięciu prawdziwych pismach, w tym na jednym, który był wadliwy i wrócił z uwagami. Sprawdźcie, czy AI wyłapuje to samo, co wyłapywał kierownik. Poprawcie prompt tam, gdzie AI się myli albo coś pomija, dopiszcie brakujące punkty. Gotowy szablon przekażcie wszystkim referentom w wydziale z prostą instrukcją: przed wysłaniem pisma do podpisu, puść je przez ten prompt i zapisz wynik.

To projekt na kilka godzin pracy, nie na tygodnie. Od pierwszego dnia macie formalny filtr, który działa przed każdym podpisem i odciąża kierownika od rutynowych korekt.

Chcecie wiedzieć, od których pism zacząć u Was i jak powinien wyglądać gotowy prompt dla decyzji w konkretnym referacie? Zacznijcie od bezpłatnego audytu. Możecie też zajrzeć do realnych wdrożeń, żeby zobaczyć, jak podobne urzędy zrobiły to u siebie krok po kroku.