Czy AI zastąpi pracowników urzędu i czy będą zwolnienia?

AI nie zastąpi pracownika urzędu. Decyzja administracyjna musi być wydana i podpisana przez osobę upoważnioną przez organ, nie przez algorytm. Tak wynika z art. 107 Kodeksu postępowania administracyjnego i żadne wdrożenie tego nie zmieni. Co naprawdę się zmienia po tym, jak urząd zaczyna pracować z AI, to lista mechanicznych, powtarzalnych czynności, które pracownik wykonuje ręcznie: wyszukiwanie przepisów, sprawdzanie kompletności wniosków, składanie szablonowych pism. W urzędach, które wdrożyły AI do codziennej pracy, nikt nie stracił etatu. Referenci zyskali czas na trudniejsze sprawy, które i tak czekały.

Skąd w ogóle bierze się strach przed zwolnieniami

Medialne nagłówki robią swoje. "AI przejmie miliony stanowisk", "algorytmy zastąpią urzędników". Brzmią groźnie, bo są projektowane po to, żeby klikalność rosła. Mówią jednak o trendach w przemyśle i logistyce, nie o codziennej pracy referenta w polskim urzędzie czy starostwie.

Warto tu oddzielić dwie rzeczy, które często się myli.

Pierwsza: AI rzeczywiście przejmuje pewne zadania. Naprawdę. Sprawdzi kompletność wniosku, zaproponuje projekt pisma, wyszuka właściwy przepis. I robi to szybciej niż człowiek. Stąd wrażenie, że "zabiera" pracę.

Druga rzecz: większość polskich urzędów gminy i starostw ma problem z niedoborem kadr, nie z ich nadmiarem. Zaległości w korespondencji, wnioski z ePUAP czekające kilka dni na dekretację, deklaracje o wysokości opłaty za odpady sprawdzane ręcznie jedna po drugiej. AI nie zabiera pracy. Daje czas na tę, która i tak czekała w kolejce.

Strach jest zrozumiały. Ale decyzję o tym, czy AI zagraża Waszemu stanowisku, warto podejmować na podstawie konkretnych zadań, nie ogólnych prognoz.

Co AI faktycznie robi zamiast pracownika

Żeby ocenić, czy AI stanowi zagrożenie dla konkretnego stanowiska, sprawdźcie, do jakich zadań jest używane w praktyce. Oto to, co widzimy najczęściej:

• Przegląd korespondencji przychodzącej i sugestia, do którego referatu pismo powinno trafić, z jakim priorytetem i czy wymaga odpowiedzi w ustawowym terminie.
• Sprawdzanie kompletności wniosków według listy dokumentów wymaganych przepisami lub instrukcją kancelaryjną. AI czyta wniosek i informuje, czego brakuje, zanim pracownik go otworzy.
• Szkicowanie projektów pism: wezwanie do uzupełnienia braków formalnych, zawiadomienie o wszczęciu postępowania, projekt decyzji na podstawie danych ze sprawy. Pracownik dostaje gotowy szkic, sprawdza, koryguje i podpisuje.
• Wyszukiwanie podstawy prawnej, czyli odpowiedź na pytanie w stylu: "na jakim przepisie opieramy decyzję o środowiskowych uwarunkowaniach dla przebudowy drogi gminnej".
• Streszczanie długich dokumentów: 80-stronicowy raport z kontroli, operat szacunkowy, dokumentacja techniczna inwestycji. Wyciąg najważniejszych ustaleń w kilku akapitach, zamiast czytania całości.
• Zestawienia z wielu dokumentów naraz, które wcześniej trzeba było przeglądać ręcznie. Na przykład: lista spraw bez odpowiedzi po upływie 7 dni albo zestawienie wszystkich decyzji o warunkach zabudowy wydanych w danym kwartale.

To wszystko są zadania, które dziś wykonuje pracownik. Ręcznie. W czasie, który można by poświęcić na trudniejsze sprawy albo na kontakt z interesantem przy okienku.

Gdzie AI nie może wejść: granice, które wyznacza prawo i zdrowy rozsądek

To jest pytanie, które warto postawić sobie wprost. Czy jest coś, czego AI robić nie wolno i co nigdy nie przejdzie na algorytm? Tak, i jest tego sporo.

Decyzja administracyjna. Art. 107 KPA mówi jasno: decyzja musi zawierać oznaczenie organu wydającego i podpis osoby upoważnionej z imienia i nazwiska. AI może przygotować projekt, ale decyzję wydaje człowiek. I odpowiada za nią człowiek, nie system.

Uznanie administracyjne. Tam gdzie przepis mówi "organ może", "biorąc pod uwagę okoliczności sprawy" albo "uwzględniając sytuację materialną wnioskodawcy", ktoś musi dokonać oceny. AI może zebrać dane i wskazać podobne sprawy, ale nie zastąpi osądu prawnego konkretnego człowieka w konkretnej sprawie.

Kontakt z interesantem w trudnej sprawie. Starsza osoba, która nie rozumie, dlaczego jej wniosek o zasiłek stały został odrzucony. Rodzina w konflikcie sąsiedzkim. Inwestor kwestionujący warunki zabudowy. W tych sytuacjach liczy się obecność i empatia człowieka, nie szybkość systemu.

Poświadczenie i podpis kwalifikowany. Pracownik poświadcza "za zgodność z oryginałem" swoją odpowiedzialnością zawodową. Algorytm tego nie zrobi.

Kontrola i nadzór nad jednostkami podległymi. Ustalenia z kontroli szkoły, biblioteki gminnej albo jednostki budżetowej. Za protokół i zalecenia pokontrolne odpowiada człowiek ze wskazanym imieniem i nazwiskiem.

Tych zadań jest sporo i nie znikną. AI zdejmuje mechaniczne kroki po to, żeby pracownik miał więcej czasu właśnie na ocenę, nadzór i kontakt z interesantem. To nie jest zamiana, to przesunięcie.

Jak to wygląda w konkretnym referacie po wdrożeniu

Weźmy referat zagospodarowania przestrzennego w gminie miejsko-wiejskiej. Wnioski o warunki zabudowy spływają przez ePUAP, kancelarię i okienko. Każdy trzeba sprawdzić pod kątem kompletności: czy jest mapa z zaznaczoną działką, oświadczenie o prawie do terenu, wypis z rejestru gruntów. Do tego pisemne zawiadomienie o wszczęciu postępowania i wysyłka do uzgodnienia z zarządcą drogi, ochroną środowiska, gestorami sieci uzbrojenia terenu.

Po wdrożeniu AI: system sprawdza kompletność wniosku zanim trafi do referatu. Pracownik dostaje sygnał: "brak oświadczenia o prawie do dysponowania nieruchomością na cele budowlane, termin na wezwanie upływa 18.11". Jednocześnie AI wyszukuje, czy działka leży w MPZP, i przygotowuje projekt wezwania do uzupełnienia braków formalnych. Pracownik weryfikuje, podpisuje i wysyła.

Nikt nie stracił pracy. Ten sam pracownik może teraz obsłużyć więcej wniosków w tym samym czasie. Albo wreszcie przejrzeć zaległy rejestr, do którego od miesięcy nie ma kiedy zajrzeć.

Co mówi AI Act o miejscu człowieka w decyzjach urzędu

To pytanie wraca coraz częściej, odkąd AI Act wszedł w fazę stosowania. Odpowiedź krótka: dla pracowników urzędu nie zmienia wiele w kwestii zagrożenia etatem. Ale zmienia podejście instytucji do samego wdrożenia.

AI Act zalicza systemy AI stosowane przez organy publiczne do oceny uprawnień socjalnych albo zarządzania pracownikami do kategorii wysokiego ryzyka. To oznacza obowiązki dla urzędu jako organizacji: dokumentacja, ocena zgodności, obowiązkowy nadzór człowieka nad wynikami. Innymi słowy, prawo wprost nakazuje, żeby decyzje nadal podejmował człowiek i żeby był do tego przeszkolony.

Czyli nie: "AI przejmuje i człowiek staje się zbędny". Raczej: "AI pomaga, ale człowiek musi nadzorować i rozumieć, co AI robi". To samo, co mówi KPA, tylko zapisane językiem unijnym.

Co pracownik musi umieć po wdrożeniu

To pytanie pada w każdym urzędzie, zanim pracownicy zobaczą AI w działaniu. I słusznie.

Po wdrożeniu przydają się trzy rzeczy:

• Ocena propozycji AI. Czy projekt pisma jest merytorycznie poprawny? Czy podstawa prawna się zgadza z aktualnym brzmieniem przepisu? Czy AI nie pominęło jednego z wymaganych warunków formalnych? To wymaga znajomości przepisów, nie obsługi komputera.
• Dobra instrukcja dla AI. Co chcecie uzyskać, na podstawie jakich danych i w jakim formacie. Nie trzeba pisać kodu. Wystarczy opisać zadanie tak, jak opisujecie je nowo zatrudnionej osobie.
• Wyłapywanie błędów. AI się myli. Cytuje nieaktualny artykuł, pomija jeden z warunków formalnych, przyjmuje błędne dane z wniosku. Pracownik, który to wyłapie, jest bezcenny. Pracownik, który ślepo klika "zatwierdź", to zupełnie inny problem.

Większość z tych umiejętności zdobywa się w kilka dni pracy z systemem. Większość pracowników, którzy na początku obawiają się AI, po tygodniu używa go odruchowo: do sprawdzenia przepisu, do szkicu wezwania, do szybkiego streszczenia dokumentu, który wpłynął w połowie dnia.

Jak powiedzieć zespołowi o wdrożeniu bez wywoływania paniki

Złe podejście: "wdrażamy AI, to przyspieszy naszą pracę". Pracownicy słyszą: "będzie nas mniej potrzeba". I mają rację, że się zastanawiają.

Lepsze podejście: pokazać konkretny problem, który AI ma obsługiwać, i powiedzieć wprost, kto nadal podpisuje, kto odpowiada i czego AI nie robi. Niepewność jest gorsza niż konkrety, nawet te trudne.

U jednego z urzędów, z którymi pracowaliśmy, wdrożenie zaczęło się od pytania do zespołu: "co najbardziej zajmuje Wam czas, a jest powtarzalne i nie wymaga Waszej oceny?" Odpowiedź: weryfikacja kompletności deklaracji o wysokości opłaty za odpady komunalne. Każda deklaracja sprawdzana ręcznie, kilkadziesiąt tygodniowo, z podwójnym sprawdzaniem pola z liczbą osób w gospodarstwie domowym. AI przejęło tę kontrolę. Pracownicy, zamiast bać się zwolnień, sami zaczęli zgłaszać kolejne procesy, przy których chcieliby wsparcia.

Od czego zaczyna się wdrożenie w praktyce

Zanim wybierzecie narzędzie, zróbcie jedną rzecz: wypiszcie, które zadania w Waszym referacie są powtarzalne i opierają się na sprawdzeniu wniosku, przepisaniu danych albo złożeniu szablonowego pisma. To są pierwsze kandydaty.

Nie zaczynacie od najtrudniejszego: ocena w ramach uznania administracyjnego, kontakt z trudnym interesantem, nadzór nad podległymi jednostkami. Zaczynacie od najprostszego i najbardziej żmudnego. Efekt pojawia się szybciej i jest widoczny dla całego zespołu, co obniża opór i strach przed zmianą.

Warto też zobaczyć, jak podobne urzędy wdrożyły AI i co im faktycznie wyszło, zanim Wy popełnicie te same błędy.

Chcecie ocenić, gdzie w Waszym urzędzie AI da największy efekt bez ryzyka? Zapraszamy na bezpłatny audyt. Sprawdzamy konkretne procesy, nie ogólne możliwości. Jeśli chcecie zobaczyć, jak wyglądały wdrożenia w innych instytucjach publicznych, przejrzyjcie realne wdrożenia.