Czy AI może sprawdzić umowę przed podpisaniem przez urząd?

AI może wstępnie przejrzeć projekt umowy i wychwycić rzeczy wymagające uwagi: brakujące klauzule, wewnętrzne sprzeczności w tekście, zapisy odbiegające od standardów dla jednostek samorządowych. Nie wyda opinii prawnej i nie zastąpi radcy prawnego, ale potrafi skrócić czas pierwszego czytania dokumentu z godziny do kilkunastu minut. I to już wystarczy, żeby warto to robić.

Co AI wychwytuje w umowie najsprawniej?

Najlepiej radzi sobie z tym, co można sprawdzić mechanicznie, bez głębokiej wiedzy o konkretnej sytuacji. Jeśli wkleisz projekt umowy i zadasz konkretne pytanie, AI zazwyczaj sprawnie wskaże:

• brak terminu płatności lub nieprecyzyjne sformułowanie, np. "niezwłocznie" zamiast konkretnej liczby dni
• brak klauzuli o karach umownych albo jej jednostronność: kara tylko po stronie wykonawcy, bez analogicznego zapisu dla zamawiającego
• brak klauzuli o ochronie danych osobowych, gdy umowa obejmuje przetwarzanie danych mieszkańców lub pracowników
• wewnętrzne sprzeczności, np. §3 podaje termin realizacji do 30 września, a §8 mówi o rozliczeniu do końca III kwartału roku kolejnego
• brak zapisu o trybie rozwiązania lub wypowiedzenia umowy
• brak SLA przy umowach serwisowych, czyli czas reakcji na zgłoszenie i czas usunięcia awarii
• brak wskazania osoby odpowiedzialnej za nadzór nad realizacją po stronie zamawiającego

U jednego z klientów wyszło na jaw, że umowa serwisowa na oprogramowanie dziedzinowe nie zawierała żadnego zapisu o prawie do audytu bezpieczeństwa ani żadnego SLA. Referent przepuścił projekt przez ChatGPT z pytaniem o standardowe elementy umów IT dla jednostek publicznych. AI wylistowało braki w ciągu minuty. Radca prawny potwierdził, że to elementy, których zwykłemu referentowi bez gotowej checklisty trudno pilnować.

Jak sformułować pytanie, żeby AI naprawdę pomogło?

Różnica między "sprawdź tę umowę" a dobrze opisanym pytaniem jest spora. Model bez kontekstu traktuje dokument jak ogólny tekst prawny. Warto dać mu więcej:

• napisz, że umowa dotyczy jednostki sektora finansów publicznych: to zmienia priorytety analizy
• opisz typ umowy: usługi IT, roboty budowlane, najem nieruchomości gminnej, umowa o dzieło, umowa powierzenia danych
• jeśli masz konkretne obawy, powiedz o nich wprost: "Sprawdź, czy kara umowna jest proporcjonalna" albo "Czy termin odbioru jest opisany wystarczająco precyzyjnie, żeby uniknąć sporów"

Taki szablon pytania warto zapisać i używać przy kolejnych umowach tego samego rodzaju. Nie trzeba go pisać od zera za każdym razem.

Czego AI nie wychwyta i gdzie bywa mylący?

AI nie zna kontekstu. Nie wie, że wykonawca miał wcześniej problemy z terminowością i że klauzula karna jest dla was szczególnie ważna. Nie zna ustaleń z negocjacji, które nie trafiły do pisma. Nie wie, że zarządzenie wójta lub starosty ogranicza wartość umów zawieranych bez kontrasygnaty skarbnika.

Drugi problem to halucynacje. AI może napisać, że brak klauzuli X jest "niezgodny z art. Y ustawy o finansach publicznych" i podać artykuł, który po sprawdzeniu nie istnieje albo dotyczy czegoś zupełnie innego. Przy umowach to realne ryzyko. Każde odwołanie do konkretnego numeru artykułu należy weryfikować samodzielnie lub przez radcę.

Trzecia kwestia: AI nie ocenia, czy zapis jest korzystny w waszej konkretnej sytuacji, tylko czy jest poprawny formalnie. Umowa może nie mieć żadnych braków i mimo to zawierać warunki odbioru sformułowane tak, że wykonawca może je dowolnie interpretować na swoją korzyść. Bez kontekstu negocjacyjnego i branżowego AI tego nie wychwyci.

RODO i bezpieczeństwo danych przy analizie umów

Zanim wkleisz cokolwiek do zewnętrznego modelu AI, sprawdź, czy projekt umowy nie zawiera danych osobowych. Projekty umów z wykonawcami często zawierają pełne imię i nazwisko oraz PESEL osoby fizycznej prowadzącej działalność, dane kontaktowe, konkretne adresy. Wszystko to trzeba usunąć lub zanonimizować.

W praktyce wygląda to tak: kopiujesz tekst, zamieniasz imię i nazwisko na "Jan Kowalski", PESEL na ciąg zer, NIP na "0000000000", adres na "ul. Przykładowa 1". Treść merytoryczna zostaje nienaruszona, a dane osobowe nie trafiają do zewnętrznego systemu.

Jeśli urząd korzysta z rozwiązań w ramach Microsoft 365 z podpisaną umową powierzenia przetwarzania danych, analiza umów przez Copilot jest bezpieczniejsza pod kątem RODO, bo dane pozostają w środowisku zamkniętym. Ale i tak warto wyrobić nawyk minimalizacji danych przed każdą taką analizą, niezależnie od narzędzia.

Które umowy w urzędzie warto sprawdzać przez AI w pierwszej kolejności?

Powtarzalne umowy z wieloletnimi dostawcami, o niskiej wartości i prostej treści, mają zwykle małe ryzyko niespodzianki. Warto skupić się na:

• umowach z nowymi wykonawcami, których urząd dobrze nie zna
• umowach na oprogramowanie i systemy informatyczne: tu pojawiają się klauzule licencyjne, SLA, prawa do kodu źródłowego i zapisy o dostępie do danych po zakończeniu umowy
• umowach o dofinansowanie lub partnerskich w projektach unijnych, bo warunki bywają niestandardowe i pełne odsyłaczy do regulaminów programu
• umowach powierzenia przetwarzania danych osobowych (art. 28 RODO), które nierzadko zawierają niesymetryczne obowiązki stron
• umowach dzierżawy lub najmu nieruchomości gminnych, gdy warunki negocjowano indywidualnie

Tam, gdzie ryzyko jest wyższe, przegląd przez AI ma największą wartość. Nie dlatego, że zastąpi radcę, ale dlatego że lepiej przygotowany referent zadaje lepsze pytania podczas konsultacji prawnych i skraca liczbę rund poprawek.

Kto odpowiada, jeśli AI coś przeoczyło?

Odpowiedzialność spoczywa na urzędzie. Nie na modelu, nie na dostawcy oprogramowania. Jeśli podpisana umowa okaże się niekorzystna lub niezgodna z przepisami, to kierownik jednostki lub osoba upoważniona odpowiada służbowo. W poważniejszych przypadkach możliwa jest odpowiedzialność za naruszenie dyscypliny finansów publicznych na podstawie ustawy z 17 grudnia 2004 r.

AI to narzędzie wspomagające, nie decyzyjne. Tak samo jak edytor tekstu nie odpowiada za to, co w nim napisałeś. Przegląd przez AI warto traktować jako pierwszy filtr i podstawę do pytań dla radcy, nie jako zastępnik konsultacji prawnej.

Od czego zaczynamy?

Wybierz jeden rodzaj umów, który pojawia się w urzędzie najczęściej. Dobrym kandydatem są umowy o dzieło lub zlecenia na usługi jednorazowe. Przygotuj jeden szablon pytania opisujący typ umowy i co powinien zawierać. Przetestuj go na kilku umowach z archiwum i sprawdź, czy AI wskazałoby coś, co przy ich podpisywaniu umknęło.

Jeśli wynik jest pozytywny, masz gotowy argument do rozmowy z radcą o tym, żeby taki przegląd stał się stałym krokiem przed podpisywaniem nowych umów. Możecie razem przygotować listę punktów, które AI sprawdza przy każdym typie dokumentów. Radca traci mniej czasu na elementarne braki, a referent wie, o co pytać. Wszyscy na tym zyskują.

Chcesz wiedzieć, jak to zorganizować w swoim urzędzie i jakie narzędzia wybrać? Zapraszamy na bezpłatny audyt. Na stronie realnych wdrożeń możesz zobaczyć, jak inne jednostki samorządowe już to stosują.