Czy AI może pomóc przy obsłudze konkursów dla organizacji pozarządowych w gminie?

Tak, AI może pomóc. Konkretnie: przy pisaniu ogłoszenia konkursowego, sprawdzaniu kompletności złożonych ofert, redagowaniu protokołów komisji i przygotowaniu projektów umów dotacyjnych. Oceny merytorycznej i decyzji komisji za nikogo nie podejmie. Ale papierkowej roboty, którą referent odrabia przed posiedzeniem i po nim, jest naprawdę sporo i właśnie tu AI skraca czas, niekiedy o kilka godzin rocznie na jeden konkurs.

Co najbardziej zabiera czas przy obsłudze otwartego konkursu ofert?

Gminy i powiaty mają obowiązek ogłaszania otwartych konkursów ofert na podstawie ustawy o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie. Jedno ogłoszenie to zwykle kilka zadań publicznych, kilkanaście złożonych ofert i tyle samo umów, jeśli konkurs zakończy się wyborem. A potem jeszcze sprawozdania końcowe. Referent obsługuje to obok bieżącej korespondencji, często w ciasnym terminie, który narzuca harmonogram rady gminy.

Gdzie czas ucieka najbardziej:

• Napisanie lub zaktualizowanie ogłoszenia konkursowego: termin, kwoty, kryteria oceny, wykaz wymaganych dokumentów
• Sprawdzenie każdej złożonej oferty formalnie: czy są wymagane załączniki, czy statut organizacji obejmuje zadanie publiczne, na które aplikuje, czy podpisy złożyły osoby uprawnione do reprezentacji
• Sporządzenie protokołu z posiedzenia komisji konkursowej i indywidualnych kart oceny dla każdej oferty
• Przygotowanie projektów umów dla wybranych organizacji
• Odbiór sprawozdań końcowych i weryfikacja, czy zrealizowany zakres zadania zgadza się z harmonogramem z umowy

Każdy z tych etapów to w dużej mierze pisanie od nowa albo żmudne kopiowanie z ubiegłego roku i poprawianie dat, kwot i nazw. AI wchodzi właśnie tu.

Jak AI może pomóc przy pisaniu ogłoszenia konkursowego?

Wzór ogłoszenia o otwartym konkursie ofert jest mocno sformalizowany: nazwa zadania publicznego, wysokość środków przeznaczonych na realizację, termin i warunki składania ofert, kryteria oceny oraz wymagane dokumenty. Jeśli masz ubiegłoroczne ogłoszenie w Wordzie lub w BIP, możesz je wkleić do modelu i napisać coś takiego:

"Zaktualizuj to ogłoszenie: zmień kwotę wsparcia na [nowa kwota zł], ustaw termin składania ofert na 15 marca 2026 roku, dodaj nowe kryterium dotyczące liczby beneficjentów poniżej 18. roku życia. Zachowaj strukturę i język urzędowy."

Model zwróci projekt do korekty. U jednego z naszych klientów taka aktualizacja zajmowała referentce blisko dwie godziny, bo w ogłoszeniu było kilkanaście miejsc, gdzie trzeba było zmienić rok lub kwotę, a łatwo było coś pominąć. Z AI zeszło to do kilkunastu minut samej weryfikacji. Całe ryzyko przeoczenia zmalało.

Możesz też poprosić AI o zaproponowanie dodatkowych kryteriów oceny, jeśli chcesz je rozbudować w nowej edycji konkursu. Finalny tekst musi być zawsze zgodny z obowiązującą uchwałą rady gminy w sprawie programu współpracy z organizacjami pozarządowymi. Przed publikacją: konsultacja z radcą prawnym.

Ocena formalna ofert: AI jako pomocniczy checklist

Formularz oferty realizacji zadania publicznego, ten urzędowy określony rozporządzeniem ministra właściwego do spraw zabezpieczenia społecznego, ma kilkanaście pól i listę wymaganych załączników. Każdą złożoną ofertę referent sprawdza formalnie przed przekazaniem do komisji. To czasochłonne, szczególnie gdy wpłynęło dziesięć ofert naraz, a posiedzenie komisji za dwa dni.

Typowe błędy formalne, które wychwytuje referent:

• Brak aktualnego odpisu z Krajowego Rejestru Sądowego lub kopii statutu
• Podpis złożony przez osobę nieuprawnioną do reprezentacji organizacji (niezgodność z KRS)
• Termin realizacji zadania wykraczający poza daty wskazane w ogłoszeniu
• Wkład własny niższy niż wymagany minimalny udział środków własnych lub pozafinansowych
• Kosztorys niespójny z opisem działań w harmonogramie
• Brak zaświadczeń o niezaleganiu z podatkami lub składkami ZUS

Możesz stworzyć listę kontrolną i poprosić AI, żeby na podstawie wklejonej treści oferty zaznaczył, które punkty są spełnione, a które budzą wątpliwości. To nie jest automatyczny czytnik PDF. Tekst musisz skopiować ręcznie. Ale jeśli masz kilkanaście ofert i godzinę przed posiedzeniem, taki przegląd naprawdę porządkuje pracę i zmniejsza ryzyko, że komisja dostanie ofertę z oczywistym błędem formalnym.

Protokoły komisji i uzasadnienia odmowy: najtrudniejsza część

Protokół z posiedzenia komisji konkursowej musi zawierać: skład komisji, listę rozpatrzonych ofert, wyniki punktacji każdej z nich i uzasadnienie decyzji o przyznaniu lub odmowie dofinansowania. To ostatnie jest najtrudniejsze.

Uzasadnienia odmowy trzeba pisać precyzyjnie. Organizacja ma prawo zapytać o powody negatywnej oceny, a w skrajnym przypadku wnieść odwołanie. Jeśli po posiedzeniu masz notatki o zastrzeżeniach komisji, możesz dać AI taki materiał:

"Na podstawie poniższych notatek napisz uzasadnienie odmowy dofinansowania dla oferty Stowarzyszenia X. Uzasadnienie ma być jednoznaczne i oparte na kryteriach z ogłoszenia: kryterium dostępności zadania dla mieszkańców (komisja przyznała 2 pkt na 5) i spójności budżetu z harmonogramem (komisja przyznała 3 pkt na 10). Zachowaj ton pisma urzędowego."

Projekt wychodzi do korekty. Nie do podpisania od razu. Ale od projektu do gotowego tekstu jest znacznie krótsza droga niż od pustej strony.

Umowy i sprawozdania: gdzie AI oszczędza czas referenta

Umowy dotacyjne mają zazwyczaj wzór zatwierdzony przez radcę prawnego urzędu. AI nie powinien go zmieniać merytorycznie. Może za to pomóc wypełnić powtarzalne dane dla każdej organizacji: nazwę, NIP, REGON, zakres rzeczowy zadania, termin realizacji, kwotę dotacji, harmonogram transzy wypłaty. Przy kilku umowach jednocześnie to żmudna, powtarzalna praca, którą AI skraca podobnie jak elastyczna korespondencja seryjna.

Sprawozdania końcowe to z kolei kilkunastostronicowe dokumenty, które organizacje składają po zakończeniu zadania. Referent sprawdza, czy opis wykonanych działań zgadza się z harmonogramem z umowy, czy rozliczenie finansowe jest spójne z kosztorysem i czy nie ma pozycji bez uzasadnienia.

Typowo wygląda to tak, że referent czyta sprawozdanie strona po stronie i porównuje z umową. AI może to przyspieszyć: wklejasz treść sprawozdania i pytasz: "Czy w tym sprawozdaniu jest opis każdego z poniższych działań z harmonogramu? Jeśli któreś nie ma opisu lub opis jest lakoniczny, wskaż to konkretnie." Dostajesz listę wątpliwości do sprawdzenia, zamiast przeszukiwać cały dokument od nowa.

Czego AI nie zrobi przy konkursie dla organizacji pozarządowych

Ocena merytoryczna ofert wymaga znajomości lokalnego kontekstu. Komisja decyduje, który projekt ma realniejszy pomysł, czy organizacja ma faktyczne zasoby do wykonania zadania, czy budżet jest wiarygodny w stosunku do zaplanowanych działań. AI nie wie, ile kosztuje wynajem świetlicy w twojej gminie, ani czy stowarzyszenie X realizowało podobne zadania w poprzednich latach i wywiązało się z nich na czas.

Decyzja o wyborze oferty i podpisanie umowy leżą po stronie urzędu. Zawsze. AI przygotuje projekt dokumentu, ale nie zastąpi podpisu wójta, burmistrza ani kierownika jednostki. I dobrze, bo odpowiedzialność za wydanie publicznych środków musi mieć konkretny adres.

Od czego zacząć?

Zacznij od jednego etapu, nie od całości procesu. Najłatwiej jest sięgnąć po AI przy pisaniu ogłoszenia na kolejny rok: bierzesz ubiegłoroczne ogłoszenie, wklejasz do ChatGPT lub Microsoft Copilot, prosisz o aktualizację z nowymi danymi. Sprawdzasz wynik. Jeśli jest poprawny merytorycznie, wiesz, że narzędzie ma sens w tym procesie.

Potem możesz przejść do protokołów i uzasadnień odmowy. Umowy i sprawozdania zostawisz na koniec, bo wymagają wcześniejszego uzgodnienia z radcą prawnym, w jakim zakresie można korzystać z AI przy dokumentach prawnie wiążących.

Dwie zasady, które mają znaczenie od samego początku:

• Nie wklejaj do otwartego ChatGPT danych osobowych osób z zarządów organizacji ani numerów PESEL. Do takich czynności potrzebujesz narzędzia z podpisaną umową powierzenia danych osobowych, na przykład Microsoft 365 Copilot z odpowiednią konfiguracją organizacyjną.
• Traktuj każdy wynik AI jako projekt do weryfikacji, nie jako gotowy dokument. Przeczytaj, co wyszło, zanim wyślesz komukolwiek.

Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w twoim urzędzie da się realistycznie wesprzeć przez AI, zapraszamy na bezpłatny audyt. Pokazujemy, co konkretnie można przyspieszyć i gdzie to nie ma sensu. Możesz też zajrzeć do realnych wdrożeń, żeby zobaczyć, jak wyglądało to w podobnych jednostkach samorządowych.