Jak AI może pomóc przy przygotowaniu do kontroli RIO, NIK lub Urzędu Wojewódzkiego?

AI może realnie skrócić czas przygotowania do kontroli zewnętrznej. Dotyczy to zwłaszcza pracy techniczno-organizacyjnej: tworzenia zestawień i wykazów, sprawdzania formalnej kompletności dokumentacji, porównywania dat w protokołach z terminami wynikającymi z przepisów. Modele językowe nie ocenią merytorycznej poprawności decyzji ani nie zastąpią radcy prawnego, ale pomagają szybciej zebrać i ułożyć materiał, zanim dotrze kontroler.

Co tak naprawdę pochłania czas przed kontrolą?

Zacznijmy od realiów. Kontrola RIO, NIK czy Urzędu Wojewódzkiego to zawsze dużo pracy organizacyjnej, zanim w ogóle dochodzimy do kwestii merytorycznych. Dostajemy zawiadomienie z zakresem i mamy kilka dni roboczych na zebranie dokumentów. Zaczyna się bieganie po referatach po kserokopie uchwał, wygrzebywanie zarządzeń z kilku lat wstecz, drukowanie wyciągów z ewidencji.

Z tego, co słyszymy od gmin i starostw, spora część tego czasu idzie na czynności czysto techniczne:

• tworzenie spisu załączników i numerowanie dokumentów
• sprawdzanie, czy w aktach są wszystkie wymagane podpisy i daty
• pisanie pisma przewodniego z wykazem przekazywanych materiałów
• przygotowanie skróconego opisu stanu faktycznego do wyjaśnień
• porównywanie dat w umowach z terminami ustawowymi
• zestawianie wydatków z podziałem na paragrafy klasyfikacji budżetowej

To właśnie tutaj AI może wejść i przejąć część roboty.

Do czego AI faktycznie się tu przydaje?

Tworzenie listy kontrolnej na podstawie zakresu kontroli. Jeśli wkleisz do ChatGPT treść zawiadomienia z podanym zakresem, na przykład "realizacja funduszu sołeckiego za lata 2022-2024", model wygeneruje listę dokumentów, które typowo są wymagane w takim przypadku: uchwały rad sołectw, sprawozdania z wykonania, faktury, protokoły odbioru, ewentualne zmiany do planów funduszu. To dobry punkt startowy, który uzupełniasz o to, co wiesz ze swojego urzędu.

Sprawdzanie formalnej kompletności dokumentów. Możesz wkleić treść zarządzenia, uchwały albo protokołu i zapytać: "Czy ten dokument zawiera wszystkie elementy formalne wymagane przez art. X ustawy Y?" albo "Czy data podpisania jest wcześniejsza niż data wejścia w życie?" Model sprawdzi to szybciej niż ręczne przeszukiwanie kilkustronicowego tekstu.

Szkicowanie odpowiedzi na wystąpienie pokontrolne. Po zakończeniu kontroli przychodzi wystąpienie z zaleceniami. Na każde zalecenie trzeba odpowiedzieć: co zrobiliśmy, co zrobimy, w jakim terminie. AI przygotuje szkic, jeśli podasz mu treść zalecenia i stan faktyczny. Szkic wymaga weryfikacji, ale często pozwala zaoszczędzić godzinę na wstępnym formułowaniu odpowiedzi.

Tworzenie zestawień i tabel zbiorczych. Masz w arkuszu Excel listę umów z wykonawcami z 2024 roku. AI może pomóc sformatować ją jako tabelę do pisma, zaproponować brakujące kolumny albo sprawdzić, czy żadna pozycja nie ma pustego pola w rubryce "podstawa wyboru wykonawcy".

Streszczanie długich dokumentów. Kontroler pyta o uchwałę budżetową z 2022 roku. Masz 80 stron. Wklejasz fragment i prosisz o wyciągnięcie konkretnych danych potrzebnych do odpowiedzi. To działa sprawnie, szczególnie przy dużych załącznikach do uchwał.

Czego AI nie zrobi i co zawsze leży po stronie człowieka?

Tu nie ma co owijać w bawełnę. AI nie zna prawa tak jak radca prawny. Może zacytować treść przepisu i się pomylić, jeśli przepis był nowelizowany po dacie treningowej modelu. Nie oceni, czy decyzja administracyjna była prawidłowa merytorycznie. Nie podpisze protokołu przekazania akt. Nie porozmawia z kontrolerem.

Poza tym model językowy nie ma dostępu do Twoich systemów. Nie sięgnie do SEKAPu, eSotela, Herkulesa ani żadnego innego oprogramowania gminnego. Wszystko, co ma przeanalizować, musisz mu podać sam, wklejając tekst lub wgrywając pliki.

Jeśli chodzi o dane: do ogólnodostępnych modeli AI (ChatGPT, Copilot, Gemini) nie wklejamy dokumentów z danymi osobowymi pracowników, mieszkańców, interesantów. Zarządzenia wewnętrzne, procedury, uchwały bez danych identyfikacyjnych, wzory pism: tak. Dokumenty z imieniem, nazwiskiem, adresem, numerem PESEL konkretnej osoby: nie, albo dopiero po wcześniejszej anonimizacji.

Praktyczny scenariusz: kontrola zamówień publicznych poniżej 130 000 zł

Dostajemy zawiadomienie o kontroli RIO w zakresie zamówień publicznych poniżej progu ustawowego za rok 2024. Mamy 7 dni roboczych na przygotowanie. Poniżej uproszczony podział pracy:

• Dzień 1: wklejamy zakres kontroli do ChatGPT i prosimy o listę typowych dokumentów wymaganych przy takiej kontroli. Dostajemy wstępną listę: zestawienie zamówień, notatki służbowe z uzasadnieniem wyboru wykonawcy, faktury, protokoły odbioru, umowy lub zlecenia pisemne.
• Dzień 1-2: zbieramy dokumenty z referatów. To nadal ręczna robota, AI tu nie pomoże.
• Dzień 3: prosimy AI o pomoc w stworzeniu tabeli zbiorczej z zebranych zamówień, z kolumnami: data, wykonawca, przedmiot, wartość brutto, sposób wyboru. AI proponuje format i pomaga go wypełnić, jeśli dane wklejemy z arkusza.
• Dzień 4: sprawdzamy przy pomocy AI, czy kilka wybranych notatek służbowych zawiera uzasadnienie wyboru wykonawcy i datę sporządzenia. Model sygnalizuje, jeśli notatka tego elementu nie zawiera.
• Dzień 5: AI pisze szkic pisma przewodniego z wykazem załączników, my korygujemy i podpisujemy.

Całość nie jest magicznie krótsza o połowę. Ale jest mniej chaotyczna. Ryzyko pominięcia jakiegoś dokumentu lub brakującej rubryki w notatce spada, bo mamy dodatkową parę oczu.

Jeden błąd, który widzimy regularnie

Ktoś prosi AI o podanie podstawy prawnej dla jakiegoś działania i wkleja tę podstawę do odpowiedzi na zalecenie pokontrolne bez sprawdzenia. Model podał wersję przepisu sprzed nowelizacji. Kontroler to wyłapuje. Praca podwojona, wrażenie nieporządku.

Prosta zasada: każdą podstawę prawną, którą podaje AI, sprawdzasz w aktualnym tekście ustawy na ISAP-ie. Dwie minuty. Ochrona przed poważną wpadką.

Drugi problem: AI generuje tekst, który brzmi pewnie, nawet kiedy nie ma racji. Jeśli coś w odpowiedzi wydaje Ci się zbyt płynne i zbyt pewne, a Ty sam nie jesteś tego pewien, to znak, żeby sprawdzić zanim wyślesz.

Od czego zaczynamy?

Jeśli nigdy nie używałeś AI przy pracy z dokumentami kontrolnymi, zacznij od jednej czynności. Następnym razem, kiedy będziesz pisał pismo przewodnie z wykazem załączników do kontroli, opisz sytuację ChatGPT i poproś o szkic. Porównaj z tym, co byś napisał sam. Jeśli zaoszczędzi Ci 20 minut, to dobry sygnał, że warto iść dalej.

Bardziej zorganizowane podejście to wspólna praca z zespołem nad zestawem promptów do sytuacji, które powtarzają się w Waszym urzędzie. Zawiadomienie o kontroli to jedna z nich. Odpowiedź na zalecenie pokontrolne, to druga. Pismo przewodnie z aktami, to trzecia. Zapisujesz sprawdzone prompty w jednym miejscu i każdy w referacie może z nich korzystać.

Jeśli chcesz sprawdzić, które procesy w Twoim urzędzie nadają się do wsparcia przez AI, możemy to razem przejrzeć w ramach bezpłatnego audytu. Możesz też zobaczyć, jak konkretne urzędy wdrożyły to w praktyce, na stronie z realnymi wdrożeniami.

Kontrola zewnętrzna to stres. Ale przygotowanie do niej nie musi pochłaniać tylu godzin, co kiedyś. Pod warunkiem że wiadomo, do czego konkretnie użyć AI, a gdzie nie warto tracić czasu.