Czy AI może pomóc w urzędzie stanu cywilnego?

AI może odciążyć urząd stanu cywilnego przy korespondencji z obywatelami, wzorach pism, wstępnej analizie obcojęzycznych dokumentów i dokumentacji wewnętrznej. Rejestracja aktów w systemie BUSC, czyli sama czynność sporządzenia aktu urodzenia, małżeństwa czy zgonu, musi jednak zostać przy kierowniku USC. Nie dlatego, że to technicznie niemożliwe, ale dlatego, że ustawa z dnia 28 listopada 2014 r. Prawo o aktach stanu cywilnego wymaga, żeby tę czynność wykonał człowiek z odpowiednimi uprawnieniami i kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Gdzie jest granica: co robi kierownik USC, a co może przejąć AI

Urząd stanu cywilnego zajmuje się kilkoma rodzajami spraw, które różnią się pod względem tego, jak mocno prawo reguluje sposób ich wykonania.

Sporządzenie aktu urodzenia, małżeństwa lub zgonu to czynność, której nie można delegować do algorytmu. Kierownik USC albo upoważniony przez niego pracownik wpisuje dane do BUSC, podpisuje kwalifikowanym podpisem i ponosi za to odpowiedzialność prawną. Tutaj AI nie wchodzi.

Ale wokół każdego aktu jest spora warstwa papierologii i korespondencji, która nie ma takiej ochrony prawnej:

• odpowiedź na wniosek o odpis zupełny lub skrócony, gdy wniosek jest niekompletny albo wymagana jest dodatkowa opłata
• pismo do wnioskodawcy w sprawie brakujących dokumentów przed transkrypcją aktu zagranicznego
• informacja dla obywatela, jak uzyskać zaświadczenie o zdolności prawnej do zawarcia małżeństwa za granicą
• pouczenie w decyzji o odmowie wpisania aktu zagranicznego do rejestru
• odpowiedź na pytanie, co zrobić z aktem sporządzonym przed 2015 r., który nie trafił do BUSC po migracji

Każde z tych pism referent może dziś przygotować w kilkanaście minut z pomocą AI zamiast pisać je od zera przez godzinę.

Korespondencja z obywatelami: co warto zamienić w szablony

USC to urząd o specyficznym rytmie. Są tygodnie, gdy wnioski spiętrzają się: koniec miesiąca, maj i czerwiec to sezon ślubny, jesień to czas zaległych rejestracji urodzeń. Wtedy czas odpowiedzi na korespondencję rośnie, choć pytania obywateli się powtarzają.

Pytania, na które AI pomoże przygotować gotowy wzór odpowiedzi:

• jakie dokumenty potrzebne są do zawarcia małżeństwa przez cudzoziemca bez zameldowania w Polsce
• jak przebiega procedura małżeństwa konkordatowego i co urząd potrzebuje od proboszcza (zaświadczenie z art. 8 Kodeksu rodzinnego i opiekuńczego oraz zapowiedzi)
• co zrobić, gdy zgon nastąpił za granicą i jak przetransportować akt do polskiego rejestru
• jak uzyskać wielojęzyczny standardowy formularz do aktu urodzenia wymagany przez zagraniczne urzędy
• jak wygląda procedura odtworzenia aktu stanu cywilnego, gdy oryginał zaginął lub archiwum zostało przeniesione

Przygotowanie zestawu 10-15 takich wzorów odpowiedzi z pomocą AI to praca na jedno popołudnie. Potem referent wybiera właściwy szablon, dostosowuje do konkretnej sprawy i wysyła. Bez pisania od zera.

Typowo wygląda to tak: referentka wkleja do narzędzia AI treść zapytania od obywatela, bez danych osobowych, i prosi o projekt odpowiedzi w urzędowym tonie. AI proponuje treść, ona sprawdza, czy przepisy się zgadzają, i podpisuje pismo. Sprawdzenie projektu AI trwa krócej niż pisanie treści od zera.

Transkrypcja aktów zagranicznych: AI jako wstępny filtr

Transkrypcja, czyli wpisanie zagranicznego aktu stanu cywilnego do polskiego rejestru, to jedna z bardziej angażujących spraw w USC. Dokumenty przychodzą w językach, których referenci często nie znają: ukraińskim, rosyjskim, arabskim, ormiańskim, wietnamskim. Formalnie wymagane jest tłumaczenie przysięgłe. Ale zanim ono dotrze, ktoś musi ocenić, czy wniosek jest w ogóle kompletny.

AI w wersji ogólnodostępnej potrafi wstępnie przetłumaczyć taki dokument na poziomie wystarczającym do orientacji w sprawie. Nie jest to tłumaczenie przysięgłe i nie może go zastąpić, ale pozwala referentowi szybko ocenić, czy brakuje jakiegoś elementu, zanim wnioskodawca będzie czekał kilka tygodni na oficjalny dokument tylko po to, żeby się dowiedzieć, że sprawa jest niekompletna.

Przy korespondencji wychodzącej do zagranicznych urzędów AI może pomóc zredagować pismo po angielsku, niemiecku lub ukraińsku, które kierownik USC przejrzy i podpisze. Szczególnie przydatne w mniejszych urzędach, gdzie nikt nie jest biegły językowo.

Decyzje o zmianie imienia lub nazwiska: AI skraca czas, nie zastępuje oceny

Sprawy z art. 59 ustawy Prawo o aktach stanu cywilnego, czyli zmiany imienia lub nazwiska, wymagają decyzji administracyjnej. Kierownik USC analizuje wniosek i ocenia, czy zachodzą ustawowe przesłanki. Tej oceny AI nie zastąpi.

AI może jednak skrócić czas przygotowania projektu decyzji. Referent opisuje stan faktyczny sprawy, AI proponuje draft uzasadnienia. Przy sprawach powtarzalnych, gdy przesłanki są podobne, taki draft jest dobrym punktem wyjścia. Oszczędza czas szczególnie przy uzasadnieniu decyzji odmownej, gdzie trzeba precyzyjnie wskazać brak ustawowej przesłanki bez użycia formułek, które sądy administracyjne coraz częściej podważają.

Procedury wewnętrzne i wzory pism też warto aktualizować z pomocą AI. Wiele USC ma instrukcje stanowiskowe pisane kilka lat temu. Kiedy zmienia się prawo albo ministerstwo wydaje nowe wytyczne, aktualizacja dokumentacji schodzi na dalszy plan. Z AI zaktualizowanie instrukcji referenta ds. rejestracji urodzeń zajmuje godzinę, a nie tydzień.

RODO przy aktach stanu cywilnego: z jakimi danymi możesz wejść do AI

Akty stanu cywilnego to jedne z bardziej wrażliwych danych, jakie urząd przetwarza. Zawierają dane o pochodzeniu, numery PESEL, daty i miejsca urodzenia, dane rodziców. To nie są dane, które można wklejać do bezpłatnego, publicznego ChatGPT.

Prosta zasada dla USC przed podpisaniem umowy z dostawcą narzędzia AI:

• Do AI wchodzą opisy sytuacji bez danych identyfikujących. Zamiast "Jan Kowalski ur. 1978 r. w Kijowie, PESEL..." piszesz: "wnioskodawca urodzony na Ukrainie w 1978 r., akt sporządzony przez miejscowy urząd, brak apostille." To wystarczy, żeby AI pomógł sformułować odpowiedź.
• Szablony i procedury nie zawierają danych osobowych, więc można je tworzyć z AI bez żadnych ograniczeń.
• Do pracy z konkretnymi sprawami i danymi potrzebne jest narzędzie z umową powierzenia przetwarzania danych osobowych i gwarancją, że dane nie trafiają do trenowania modelu.

Zanim pracownicy USC zaczną regularnie używać AI, warto poinformować o tym inspektora ochrony danych (IOD) i dopisać narzędzie do rejestru czynności przetwarzania. To kilka minut pracy, a zabezpiecza urząd przed zarzutem działania bez podstawy prawnej przy przetwarzaniu danych z aktów.

Od czego zacząć w USC, żeby nie utknąć w planowaniu

Nie trzeba zaczynać od przetargu ani audytu. Kilka kroków, które każdy USC może zrobić samodzielnie:

• Wypisz trzy pytania od obywateli, które wracają co tydzień. Sprawdź skrzynkę mailową za ostatnie dwa miesiące.
• Przygotuj wzory odpowiedzi na te pytania z pomocą AI, bez wklejania żadnych danych osobowych.
• Zapisz wzory jako szablony w programie pocztowym. Referenci używają ich i zgłaszają, co nie działa.
• Po miesiącu oceń, czy czas przygotowania korespondencji się skrócił i czy jakość pism jest akceptowalna.

Taki test nic nie kosztuje i daje realny obraz tego, czy AI ma sens w twoim USC. Jak wygląda to u urzędów, które już ten krok postawiły, możesz zobaczyć w naszych realnych wdrożeniach.

Jeśli chcesz sprawdzić, które sprawy w twoim urzędzie stanu cywilnego najszybciej da się odciążyć i jak to zorganizować bez angażowania działu IT, napisz do nas. Zaczniemy od bezpłatnego audytu.