Jak połączyć AI z EZD RP, żeby pilnowało dekretacji, JRWA i terminów KPA?

AI może działać razem z EZD RP, jeśli system udostępnia dane przez API lub cykliczny eksport w formacie XML albo CSV. W takiej konfiguracji AI odczytuje pisma przychodzące, metadane spraw i historię koszulek, a następnie proponuje kwalifikację JRWA, sugeruje prowadzącego sprawę i pilnuje terminów z art. 35 KPA. Decyzja, akceptacja i podpis zostają u urzędnika. Rola AI kończy się na przygotowaniu materiału i monitorowaniu dat.

Co EZD RP trzyma i co AI może z tego użyć

EZD RP to system, który przechowuje sprawy, pisma i historię ich obsługi w jednym miejscu. Każde pismo przychodzące trafia do rejestru korespondencji z datą wpływu, numerem, nadawcą i treścią, o ile dokument jest zeskanowany lub złożony elektronicznie. Każda sprawa ma swój numer (na przykład WAN.6220.4.2025), symbol RWA z Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt, przypisanego prowadzącego, termin odpowiedzi i pełną historię dekretacji.

Dla AI to konkretna baza do pracy. Z systemu możemy wyciągać:

• datę wpływu pisma i jego treść lub metadane
• numer sprawy i symbol RWA z aktywnej koszulki
• historię dekretacji: kto, kiedy, do kogo i z jaką dyspozycją
• termin odpowiedzi wpisany przy rejestracji sprawy
• status akceptacji pism wychodzących w danej sprawie
• kategorię pisma i wydział prowadzący

API EZD RP lub eksport strukturalny daje dostęp do tych danych bez ręcznego przepisywania. Integracja może pracować na żywo albo w cyklach synchronizacji co godzinę lub kilka razy dziennie, zależnie od wolumenu korespondencji. Ważne, że AI nigdy nie pisze bezpośrednio do bazy EZD RP. Pobiera dane, przetwarza je i zwraca propozycje do interfejsu, z którego korzysta urzędnik.

Jak AI proponuje dekretację i kwalifikację do JRWA

Dekretacja pochłania czas. Kierownik lub sekretarz musi przeczytać pismo, ocenić czego dotyczy i wskazać właściwy wydział oraz referenta. Przy kilkudziesięciu pismach dziennie, z których część ma kilka stron, to realne obciążenie przed południem.

AI podchodzi do tego inaczej. Odczytuje treść pisma, patrzy na wcześniejsze sprawy o podobnej treści zarejestrowane w EZD RP i proponuje konkretny wydział, symbol RWA z JRWA oraz pracownika, który obsługiwał podobne przypadki. Jeśli to wniosek o wydanie warunków zabudowy, AI sugeruje referat planowania przestrzennego i symbol RWA 6730. Jeśli to pismo w sprawie opłaty za odbiór odpadów, sugeruje referat komunalny i symbol 7011.

To jest propozycja, nie decyzja. Kierownik zatwierdza lub koryguje ją jednym kliknięciem w polu dekretacji. Zamiast czytać trzy akapity każdego pisma, widzi gotową sugestię z krótkim uzasadnieniem: "wniosek o pozwolenie na wycinkę drzewa, podobny do spraw obsługiwanych przez referat środowiska w ostatnim kwartale". Jeśli sugestia jest błędna, koryguje ją ręcznie, a korekta trafia do historii, z której AI się uczy na zasobie spraw konkretnego urzędu.

Jeden szczegół techniczny, który warto znać: jakość propozycji JRWA zależy od tego, jak konsekwentnie urząd stosował kwalifikację dotąd. Jeśli w systemie są sprawy przypisane do złych symboli RWA, AI będzie odtwarzać te błędy. Dlatego przed wdrożeniem warto przejrzeć, czy klasyfikacja w EZD RP jest porządna, choćby za ostatni rok.

Terminy KPA w EZD RP: gdzie alert AI naprawdę się opłaca

Terminy z KPA to stały stres. Art. 35 mówi, że sprawa prosta powinna być załatwiona w ciągu miesiąca, złożona w dwóch. Art. 36 nakazuje poinformować stronę, jeśli termin zostanie przekroczony. Art. 37 daje stronie prawo do ponaglenia. Sąd administracyjny nie interesuje się tym, że wydział miał niedobory kadrowe ani że sprawa utknęła w kolejce do akceptacji kierownika.

AI może stale monitorować daty w EZD RP i wysyłać alerty z wyprzedzeniem, na przykład siedem dni przed upływem terminu. Referent dostaje powiadomienie: "sprawa WAN.6220.4.2025, wniosek o środowiskowe uwarunkowania, termin odpowiedzi 15 października, prowadzący: J. Kowalski". Jeśli nikt nie zareaguje przez kolejne dwa dni, ten sam alert idzie do kierownika wydziału.

Osobna kategoria to pisma wymagające przekazania do właściwego organu. KPA daje 7 dni na takie przekazanie. AI widzi pismo, które wpłynęło do złego wydziału, i flaguje je od razu przy rejestracji: "brak właściwości miejscowej, pismo powinno trafić do Starostwa Powiatowego, termin przekazania upływa 28 września". Bez tego rodzaju alertu takie pisma potrafią utknąć w systemie przez kilka dni, zanim ktoś zauważy problem.

Jest też termin 14 dni na wezwanie wnioskodawcy do uzupełnienia braków formalnych. AI może sprawdzać, czy w nowo zarejestrowanych sprawach są kompletne wymagane załączniki, i sygnalizować prowadzącemu, że konieczne jest wezwanie.

Streszczanie obszernych pism: przykład z biura obsługi interesanta

W wydziale spraw obywatelskich jednego z urzędów, z którymi pracujemy, referentka obsługuje jednocześnie okienko i rejestruje korespondencję. Zdarza się, że wpływa wielostronicowe pismo z urzędu skarbowego albo rozbudowany wniosek z kilkoma załącznikami tekstowymi. Czytanie całości przy okienku jest nierealne, a odkładanie na potem oznacza opóźnienie w rejestracji.

AI dostaje treść pisma z koszulki w EZD RP i zwraca streszczenie w czterech, pięciu zdaniach: czego dotyczy pismo, co konkretnie wymaga od urzędu, czy widać braki formalne i jaki jest sugerowany termin odpowiedzi. Referentka rejestruje sprawę, widzi streszczenie, przypisuje symbol RWA i przekazuje do dekretacji. Bez konieczności czytania pięciu stron przed rejestracją.

Streszczenie trafia do pola notatki w koszulce jako tekst pomocniczy. Oryginał pisma pozostaje nienaruszony w EZD RP. Urzędnik podejmujący decyzję zawsze ma dostęp do pełnej treści i nie musi polegać na streszczeniu. To ważna granica: streszczenie skraca etap rejestracji, nie zastępuje analizy merytorycznej prowadzącego sprawę.

Projekt odpowiedzi: co AI przygotowuje, co urzędnik musi zatwierdzić

Kiedy sprawa dojrzała do odpowiedzi, AI może przygotować projekt pisma wychodzącego. Bierze pod uwagę treść wniosku, historię korespondencji w danej sprawie w EZD RP i, jeśli urząd udostępnił szablony pism, dopasowuje strukturę do właściwego wzorca.

Projekt trafia do modułu pism wychodzących jako wersja robocza. Referent otwiera ją, weryfikuje fakty, uzupełnia dane specyficzne dla sprawy: numer działki, konkretny termin, imię i nazwisko wnioskodawcy, powołanie na właściwy przepis. Następnie kieruje pismo do akceptacji przez kierownika wydziału. Cała ścieżka akceptacji w EZD RP działa normalnie. AI nie wysyła niczego samodzielnie i nie ma dostępu do funkcji wysyłki.

Czego AI nie zna bez referenta: stanu faktycznego nieruchomości w rejestrze gruntów, aktualnej historii decyzji wydanych w tej samej sprawie, jeśli urząd prowadzi je w oddzielnych rejestrach, ani danych z zewnętrznych systemów, do których EZD RP nie jest podłączony. Projekt odpowiedzi to oszczędność na sformatowaniu, nagłówku, wstępie i standardowych klauzulach. Meritum i sprawdzenie faktów zostaje po stronie referenta.

Od czego zaczynamy integrację AI z EZD RP w naszym urzędzie

Pierwszy krok to sprawdzenie, czy EZD RP w urzędzie jest aktualne i jakie dane udostępnia przez API albo eksport. EZD RP jest rozwijane przez NASK i regularnie aktualizowane. Starsze instalacje mogą nie mieć pełnego API, ale eksport w formacie XML lub CSV jest zazwyczaj dostępny w każdej wersji. To wystarczy do pilotażu.

Drugi krok: wybrać dwa lub trzy typy spraw, przy których terminy są najczęściej przekraczane albo dekretacja zajmuje najwięcej czasu. Nie ma sensu wdrażać AI na całym urzędzie od razu. Lepiej pokazać efekty na jednym procesie, zanim rozszerzymy zakres.

Trzeci krok: zapisać na piśmie, co AI robi, a czego nie. Kto zatwierdza każdą propozycję dekretacyjną, jak przechowywana jest historia sugestii AI, kto weryfikuje projekt odpowiedzi przed skierowaniem do akceptacji kierownika. Taki dokument jest podstawą do regulaminu korzystania z AI, który urząd musi mieć zgodnie z AI Act.

Urząd, który zaczyna od samego monitorowania terminów KPA, już zmniejsza ryzyko ponagleń. Reszta może dojść etapami, w miarę jak pracownicy oswajają się z narzędziem. Jeśli chcesz wiedzieć, które procesy w twoim urzędzie nadają się do pilotażu w pierwszej kolejności, zapraszamy na bezpłatny audyt. W realnych wdrożeniach pokazujemy, jak inne urzędy przeszły ten sam etap, od sprawdzenia API po pierwsze alerty terminowe w produkcji.