Integracja AI: e-Doręczenia
Podłączamy asystenta do skrzynki e-Doręczeń i bazy adresów elektronicznych BAE, by czytał dane o przesyłkach przychodzących, wychodzących i dowodach doręczenia. Zespół urzędu otrzymuje bieżący przegląd statusów, alert o decyzjach czekających na potwierdzenie odbioru i gotowe zestawienie liczby pism wysłanych każdym kanałem.
Jak się łączymy: Asystenta podłączamy do e-Doręczeń przez API skrzynki udostępniane przez operatora podmiotom publicznym lub przez bazę danych systemu EZD, do którego urząd podłączył swój adres. Odczyt odbywa się na koncie technicznym z uprawnieniami ograniczonymi do pobierania danych o przesyłkach i dowodach, bez możliwości nadawania pism w imieniu urzędu.
Czego potrzebujemy: Aktywna skrzynka e-Doręczeń na gov.pl z przypisanym adresem do doręczeń elektronicznych.
Czego asystent nie robi: Asystent nie nadaje pism ani decyzji, nie podpisuje dokumentów i nie wysyła niczego przez e-Doręczenia bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Co podłączamy
Przesyłki przychodzące
CzytamyLista odebranych przesyłek, daty wpływu, nadawcy, numery spraw powiązanych
AsystentAsystent wskazuje przesyłki nieprzypisane do żadnej sprawy i sugeruje właściwy referat lub pozycję w repertorium
Przesyłki wychodzące i dowody doręczenia
CzytamyRejestr wysłanych pism, daty nadania, daty potwierdzenia odbioru lub awizowania
AsystentAsystent wylicza termin skutecznego doręczenia wg KPA i informuje, które decyzje wciąż czekają na potwierdzenie odbioru
Baza adresów elektronicznych (BAE)
CzytamyAdresy do doręczeń elektronicznych stron i podmiotów z rejestru BAE
AsystentAsystent sprawdza, czy strona postępowania ma aktywny adres w BAE, zanim urząd wybierze kanał wysyłki
Terminy procesowe i KPA
CzytamyDaty nadania, daty doręczenia lub awiza, daty odpowiedzi stron
AsystentAsystent liczy terminy procesowe wynikające z doręczenia zgodnie z KPA i ostrzega przed zbliżającymi się upływami
Usługa hybrydowa
CzytamyDane przesyłek kierowanych do adresatów bez adresu elektronicznego, drukowanych i dostarczanych przez Pocztę Polską
AsystentAsystent rozróżnia w zestawieniu przesyłki w pełni elektroniczne od hybrydowych i pokazuje ich udział w całości korespondencji
Statystyki i zestawienia
CzytamyLiczba przesyłek elektronicznych i papierowych w podziale na referaty i okresy
AsystentAsystent przygotowuje miesięczne i roczne zestawienie kanałów doręczenia na potrzeby kierownictwa i sprawozdawczości
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Które decyzje wysłane e-Doręczeniem nie mają jeszcze potwierdzenia odbioru?
- Od kiedy liczy się termin odpowiedzi strony dla pisma nadanego 10 listopada?
- Ile pism wysłaliśmy w październiku e-Doręczeniem, a ile papierowo?
- Czy pani Kowalska ma adres w bazie BAE, czy mamy wysłać tradycyjnie?
- Pokaż wszystkie przesyłki przychodzące z ostatniego tygodnia nieprzypisane do żadnej sprawy.
- Która decyzja o warunkach zabudowy czeka najdłużej na potwierdzenie doręczenia?
Co się zmienia
Urzędnik nie musi codziennie ręcznie przeglądać skrzynki e-Doręczeń ani liczyć terminów z kalendarza. Asystent na bieżąco pokazuje, które decyzje i pisma czekają na potwierdzenie odbioru, wylicza termin skutecznego doręczenia wg KPA i przygotowuje zestawienie kanałów wysyłki na potrzeby kierownictwa i kontroli. Zamiast kilku okien systemowych jeden widok z pytaniem wystarczy do sprawdzenia stanu spraw wymagających wysyłki i terminów z nich wynikających.
O programie
e-Doręczenia to publiczna usługa rejestrowanego doręczenia elektronicznego (PURDE), prowadzona przez Ministerstwo Cyfryzacji i operowana przez Pocztę Polską w zakresie usługi hybrydowej. Zastępuje list polecony za potwierdzeniem odbioru i nadaje stronom postępowania adres do doręczeń elektronicznych wpisany do bazy adresów elektronicznych (BAE).
Obowiązek korzystania z e-Doręczeń obejmuje wszystkie podmioty publiczne, w tym urzędy gmin, starostwa powiatowe i urzędy marszałkowskie. Skrzynka jest dostępna przez przeglądarkę na gov.pl, a pełna integracja z obiegiem dokumentów odbywa się przez systemy EZD i systemy dziedzinowe. Każda przesyłka generuje dowód nadania i dowód otrzymania, które mają moc prawną dokumentu urzędowego.
Gdzie to działa najlepiej
Urzędnik sprawdza rano, które pisma i decyzje wysłane e-Doręczeniem wciąż nie mają potwierdzenia odbioru, by nie przeoczyć momentu, gdy należy wystawić wezwanie do odebrania.
Asystent pokazuje listę takich spraw posortowaną według daty nadania, bez ręcznego przeglądania skrzynki.
Referendarz musi wyliczyć, od kiedy biegnie termin odpowiedzi strony po doręczeniu decyzji o pozwoleniu na budowę, i wpisać właściwą datę do akt sprawy.
Asystent wskazuje datę skutecznego doręczenia i termin procesowy wg KPA, a referendarz zatwierdza wyliczenie i dopisuje je do akt.
Na koniec roku sekretarz potrzebuje zestawienia przesyłek elektronicznych i papierowych w podziale na departamenty, by ocenić stopień wdrożenia e-Doręczeń i przygotować sprawozdanie dla zarządu województwa.
Asystent przygotowuje tabelaryczne zestawienie z podziałem na kanały i departamenty, gotowe do przedstawienia na kolegium.
Jak się łączymy
Asystenta podłączamy do e-Doręczeń przez API skrzynki udostępniane przez operatora podmiotom publicznym lub przez bazę danych systemu EZD, do którego urząd podłączył swój adres. Odczyt odbywa się na koncie technicznym z uprawnieniami ograniczonymi do pobierania danych o przesyłkach i dowodach, bez możliwości nadawania pism w imieniu urzędu.
Gdy system EZD jest zintegrowany z e-Doręczeniami, dane o przesyłkach czytamy bezpośrednio z bazy EZD lub jej eksportu. Gdy taka integracja nie jest aktywna, możliwa jest praca na plikach eksportowanych ręcznie ze skrzynki na gov.pl, co wymaga cyklicznego odświeżania pliku przez urzędnika.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Aktywna skrzynka e-Doręczeń na gov.pl z przypisanym adresem do doręczeń elektronicznych.
- Dostęp do API skrzynki lub do bazy danych systemu EZD z danymi o przesyłkach, na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu.
- Uzgodnienie zakresu udostępnianych danych z administratorem systemu EZD oraz inspektorem ochrony danych urzędu.
- Serwer z portalem urzędAI zainstalowany w infrastrukturze urzędu.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie nadaje pism ani decyzji, nie podpisuje dokumentów i nie wysyła niczego przez e-Doręczenia bez zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie zastępuje systemu EZD ani skrzynki e-Doręczeń: czyta dane, ale nie prowadzi samodzielnego rejestru korespondencji.
- Asystent nie ocenia skuteczności prawnej doręczenia w konkretnej sprawie: wylicza terminy wg KPA, a wiążącą ocenę zawsze podejmuje urzędnik.
- Asystent nie sprawdza treści załączników przesyłek, jeśli nie zostały mu udostępnione w ramach konkretnego zlecenia.
Pytania o integrację z tym systemem
Czy asystent może samodzielnie wysłać pismo przez e-Doręczenia?
Nie. Asystent czyta dane skrzynki i przygotowuje projekty pism, zestawienia oraz wyliczenia terminów. Każdą wysyłkę zatwierdza urzędnik w systemie EZD lub bezpośrednio w skrzynce na gov.pl. Konto techniczne, przez które łączymy się ze skrzynką, ma wyłącznie prawa do odczytu i nie pozwala na nadawanie przesyłek.
Co dzieje się z danymi stron postępowania, gdy asystent korzysta ze skrzynki e-Doręczeń?
Portal urzędAI działa na serwerze w infrastrukturze waszego urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Dane nie są używane do trenowania zewnętrznych modeli. Zakres danych udostępnianych asystentowi ustalają administrator systemu i inspektor ochrony danych urzędu przed uruchomieniem integracji.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Cyfryzacji lub Poczty Polskiej na tę integrację?
Integrację realizujemy przez kanały dostępu już przyznane podmiotom publicznym: API operatora lub bazę systemu EZD podłączonego do e-Doręczeń. Urząd korzysta z danych swojej skrzynki na swoim koncie technicznym. Gdy integracja przebiega przez bazę systemu EZD, obowiązują warunki dostępu producenta tego systemu, które uzgadniacie z nim samodzielnie.
Czy asystent rozumie przepisy KPA dotyczące terminów doręczenia i awizowania?
Asystent zna przepisy Kodeksu postępowania administracyjnego w zakresie terminów doręczenia, awizowania i skutku doręczenia zastępczego. Wylicza terminy na podstawie dat z systemu e-Doręczeń. Ocena skuteczności doręczenia w konkretnej sprawie należy do urzędnika: asystent dostarcza wyliczenie, a człowiek je zatwierdza i wpisuje do akt.
Urząd ma skrzynkę e-Doręczeń, ale system EZD nie jest z nią zintegrowany. Czy integracja z asystentem jest mimo to możliwa?
Tak, choć wymaga dodatkowego uzgodnienia. Gdy system EZD nie przekazuje danych o przesyłkach, możliwa jest praca na eksportach pobieranych ręcznie ze skrzynki na gov.pl lub bezpośrednie połączenie z API operatora, jeśli urząd ma do niego dostęp. Konkretny zakres możliwości ustalamy podczas bezpłatnego audytu.
Inne integracje: epuap, e-doręczenia i usługi online
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Waszego systemu i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →