Integracja AI: ePUAP
Podłączamy asystenta do Waszej skrzynki podawczej ePUAP: czyta pisma i wnioski mieszkańców podpisane profilem zaufanym, sprawdza rodzaj sprawy i wymagany termin KPA. Macie gotową kwalifikację i projekt odpowiedzi, zanim sprawa trafi do referenta.
Jak się łączymy: ePUAP udostępnia usługi sieciowe dla systemów EZD i dziedzinowych, przez które można odczytywać dokumenty ze skrzynki podawczej. Asystent łączy się z tymi usługami na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu.
Czego potrzebujemy: Dostęp do usług sieciowych ePUAP lub eksport danych z systemu EZD, w którym pisma są już zarejestrowane.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych i nie podpisuje pism profilem zaufanym ani podpisem kwalifikowanym.
Co podłączamy
Skrzynka podawcza
CzytamyPisma wpływające przez ePUAP: treść, metadane, data doręczenia, dane nadawcy.
AsystentKwalifikuje pismo do wydziału i kategorii JRWA, wskazuje wymagany termin KPA i proponuje przypisanie do referenta.
Wnioski i formularze
CzytamyTreść i dane z formularzy wniosków złożonych przez ePUAP.
AsystentWyciąga najważniejsze informacje z wniosku, wskazuje brakujące załączniki, przygotowuje projekt odpowiedzi z podstawą prawną.
UPO i potwierdzenia
CzytamyUrzędowe Potwierdzenia Odbioru, znaczniki czasu doręczenia.
AsystentKontroluje, czy dokument trafił do EZD i czy ma nadany znak sprawy, generuje listę braków do uzupełnienia.
Terminy KPA
CzytamyData wpłynięcia pisma, rodzaj sprawy, ustawowy termin odpowiedzi.
AsystentAlertuje referenta, gdy termin odpowiedzi się zbliża lub został przekroczony.
Raportowanie wpływu
CzytamyLista wniosków w wybranym okresie, ich typy i statusy przekazania do EZD.
AsystentPrzygotowuje zbiorcze zestawienie dla kierownika referatu lub sekretarza urzędu.
Powiązanie z EZD
CzytamyLista pism z ePUAP oczekujących na rejestrację w systemie EZD.
AsystentWskazuje pisma bez znaku sprawy i przypomina referentowi o uzupełnieniu wpisu w EZD.
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile wniosków przez ePUAP wpłynęło w tym miesiącu i jakiego są typu?
- Czy pismo pana Kowalskiego złożone przez ePUAP ma już nadany znak sprawy w EZD?
- Które wnioski z ePUAP nie zostały jeszcze przekazane do EZD?
- Jakie wnioski z ePUAP czekają na odpowiedź dłużej niż 7 dni?
- Przygotuj projekt odpowiedzi na wniosek o zaświadczenie złożony przez ePUAP z podaniem podstawy prawnej.
- Podsumuj wnioski z ePUAP z ostatniego tygodnia według wydziałów.
Co się zmienia
Referent zaczyna dzień od listy spraw z ePUAP podzielonych według wydziałów i ze wskazanymi terminami KPA, zamiast ręcznego przeglądania skrzynki. Wnioski bliskie przekroczenia terminu macie oznaczone jeszcze przed rejestracją w EZD. Projekty pism z gotową podstawą prawną skracają czas przygotowania odpowiedzi. Każdą czynność zatwierdza urzędnik: asystent nie wysyła i nie podpisuje niczego bez akceptacji.
O programie
ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej) to system prowadzony przez Ministerstwo Cyfryzacji, który zapewnia urzędom skrzynki podawcze do odbierania pism i wniosków od mieszkańców. Każdy dokument złożony przez ePUAP jest opatrzony profilem zaufanym lub podpisem kwalifikowanym, co nadaje mu moc prawną równą podpisowi odręcznemu.
Praktycznie każdy urząd jednostki samorządu terytorialnego prowadzi skrzynkę ePUAP jako obowiązkowy kanał przyjmowania korespondencji. Przez tę platformę wpływają wnioski o dowody, zezwolenia, zaświadczenia i inne sprawy, z których każda ma własny termin KPA i wymaga przypisania do właściwego wydziału.
Gdzie to działa najlepiej
Każdego ranka do skrzynki ePUAP wpływa kilkanaście wniosków różnego rodzaju. Pracownik musi ręcznie sprawdzić każdy, przypisać do wydziału i wpisać do EZD.
Asystent kwalifikuje wnioski według JRWA i oznacza terminy KPA, pracownik potwierdza i rejestruje sprawy w EZD.
Sekretarz musi sprawdzić, które pisma z ePUAP z ostatnich dwóch tygodni nie trafiły jeszcze do EZD i mogą przekroczyć termin KPA.
Asystent generuje listę takich pism w kilka sekund, zamiast ręcznego porównywania skrzynki z rejestrem EZD.
Referent otrzymuje wniosek o zaświadczenie złożony przez ePUAP i musi przygotować odpowiedź z właściwą podstawą prawną w terminie KPA.
Asystent przygotowuje projekt pisma z podstawą prawną, referent weryfikuje treść i wysyła po zatwierdzeniu.
Jak się łączymy
ePUAP udostępnia usługi sieciowe dla systemów EZD i dziedzinowych, przez które można odczytywać dokumenty ze skrzynki podawczej. Asystent łączy się z tymi usługami na koncie technicznym z uprawnieniami wyłącznie do odczytu. Szczegółowy zakres dostępu i warunki upoważnienia zależą od aktualnych regulaminów Ministerstwa Cyfryzacji i wymagają uzgodnienia przed wdrożeniem.
Gdy urząd korzysta z systemu EZD, który już pobiera pisma z ePUAP, asystent może pracować bezpośrednio na danych z bazy EZD lub z eksportów przekazywanych przez urząd. W obu wariantach zaczynamy od odczytu, a każdy zapis i wysyłka wymagają zatwierdzenia przez urzędnika.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do usług sieciowych ePUAP lub eksport danych z systemu EZD, w którym pisma są już zarejestrowane.
- Konto techniczne z uprawnieniami do odczytu skrzynki podawczej.
- Uzgodnienie zakresu dostępu z Ministerstwem Cyfryzacji lub dostawcą EZD.
- Wykaz wydziałów i kategorii spraw zgodny z JRWA obowiązującym w urzędzie.
- Serwer urzędu lub przygotowane środowisko pod instalację portalu asystenta.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji administracyjnych i nie podpisuje pism profilem zaufanym ani podpisem kwalifikowanym.
- Asystent nie wysyła pism przez ePUAP bez zatwierdzenia przez urzędnika.
- Asystent nie nadaje znaków spraw w EZD bez decyzji referenta: przygotowuje propozycję, decyzję podejmuje człowiek.
- Asystent nie jest kanałem do składania dokumentów przez mieszkańców i nie zastępuje systemu EZD.
Pytania o integrację z ePUAP
Czy dane z wniosków mieszkańców są bezpieczne?
Portal asystenta działa na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty dokumentów potrzebne do wykonania konkretnego zadania. Historię rozmów i pliki macie w bazie portalu na swoim serwerze. Zachowujecie pełną kontrolę administracyjną nad systemem i nad tym, kto ma do niego dostęp.
Czy potrzebna jest zgoda Ministerstwa Cyfryzacji na integrację z ePUAP?
ePUAP udostępnia usługi sieciowe dla systemów EZD i dziedzinowych, jednak warunki dostępu i wymagany tryb upoważnienia zależą od aktualnych regulaminów Ministerstwa Cyfryzacji. Przed wdrożeniem ustalamy zakres dostępu razem z urzędem i uwzględniamy te wymagania w planie połączenia.
Czy asystent zastępuje system EZD?
Nie. Asystent czyta dane z ePUAP i wspiera referenta przy ich przetwarzaniu, ale rejestracja sprawy, nadanie znaku i obieg dokumentów przebiegają przez EZD urzędu. Asystent pracuje obok istniejącego systemu i nie wymaga zmiany ani wymiany żadnego programu.
Czy asystent działa też z e-Doręczeniami?
Tak. Asystent może spinać ePUAP i e-Doręczenia razem: kwalifikuje pisma z obu kanałów, łączy sprawy dotyczące tego samego mieszkańca i pilnuje terminów KPA niezależnie od kanału wpływu. Na naszej stronie znajdziecie artykuł o tym, jak AI pilnuje terminów z obu kanałów jednocześnie.
Co, jeśli urząd nie ma jeszcze dostępu do usług sieciowych ePUAP?
Gdy dostęp do usług sieciowych nie jest możliwy lub urząd dopiero ubiega się o upoważnienie, asystent może pracować na danych z bazy EZD lub z eksportów przekazywanych przez urząd. Zakres możliwości ustalamy na etapie bezpłatnego audytu przed wdrożeniem.
Więcej w artykule: Czy AI może pilnować wniosków z ePUAP i e-Doręczeń, żeby urząd nie przekraczał terminów KPA? →
Inne integracje: epuap, e-doręczenia i usługi online
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z ePUAP i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →