Integracja AI: Miasto365 i Smart Deklaracje
Podłączamy asystenta AI do Miasto365 i Smart Deklaracje, skąd czyta zgłoszenia mieszkańców, deklaracje podatkowe i głosy budżetu obywatelskiego. Macie gotowe zestawienia zaległości, projekty odpowiedzi na sprawy i podgląd rozkładu głosów według osiedli, bez ręcznego przeglądania setek rekordów.
Jak się łączymy: Miasto365 i Smart Deklaracje działają na bazie danych systemu Otago od Asseco Data Systems. Sposób dostępu ustalamy z administratorem systemu w urzędzie: może to być bezpośredni odczyt bazy na koncie technicznym, API platformy, jeśli Asseco je udostępnia, albo eksport plików w formacie CSV lub XML przygotowany przez administratora.
Czego potrzebujemy: Dostęp do bazy danych systemu Otago na koncie technicznym z uprawnieniami odczytu tabel Miasto365 i Smart Deklaracje, dostęp do API platformy lub zgoda administratora na cykliczny eksport plików w formacie CSV albo XML.
Czego asystent nie robi: Asystent nie wydaje decyzji podatkowych, nie nalicza zobowiązań ani nie zmienia statusu złożonej deklaracji bez zatwierdzenia przez urzędnika.
Co podłączamy
Smart Deklaracje: złożone deklaracje
Czytamydeklaracje podatków lokalnych złożone online: od nieruchomości, rolny, leśny; data złożenia, status, dane wnioskodawcy
Asystentsprawdza kompletność formularzy, wskazuje brakujące pozycje, zestawia nowe wpłynięcia według daty i rodzaju podatku
Zgłoszenia i wnioski mieszkańców
Czytamytreść zgłoszeń, data złożenia, status odpowiedzi, przypisany referat
Asystentwskazuje sprawy bez odpowiedzi przekraczające termin KPA, przygotowuje projekty odpowiedzi z podstawą prawną
Budżet obywatelski: głosowania
Czytamygłosy mieszkańców z przypisaniem do projektu i osiedla
Asystentzestawia rozkład głosów według osiedli, wskazuje projekty powyżej progu, przygotowuje tabelę do prezentacji dla rady
Konsultacje społeczne
Czytamyzgłoszone uwagi i odpowiedzi mieszkańców w prowadzonych konsultacjach
Asystentgrupuje uwagi tematycznie, wskazuje powtarzające się postulaty, przygotowuje podsumowanie dla referatu lub komisji
Płatności podatków i zaległości
Czytamyhistoria płatności, zaległości i terminy dostępne w eksporcie lub bazie systemu
Asystentsygnalizuje nieuregulowane należności, zestawia zaległości według terminu i kwoty do dalszego działania referatu
Rejestr spraw i korespondencja
Czytamywykaz spraw przypisanych do referatów z datami wpłynięcia i odpowiedzi
Asystentwskazuje sprawy przeterminowane, pomaga zaplanować kolejność odpowiedzi zgodnie z terminami KPA
O co pytają urzędnicy w praktyce
- Ile deklaracji podatkowych wpłynęło przez Smart Deklaracje w tym roku i ile czeka jeszcze na weryfikację?
- Które zgłoszenia mieszkańców nie dostały odpowiedzi od ponad 14 dni?
- Jak rozkładają się głosy w budżecie obywatelskim w podziale na osiedla?
- Ile deklaracji na podatek od nieruchomości złożono online, a ile wpłynęło papierowo?
- Jakie są najczęstsze tematy zgłoszeń mieszkańców w tym kwartale?
- Które projekty w budżecie obywatelskim przekroczyły wymagany próg głosów?
Co się zmienia
Referent podatkowy nie przegląda ręcznie setek deklaracji, by wyłowić niekompletne formularze: asystent wskazuje je w kilka sekund. Obsługa mieszkańców przestaje zalegać, przeterminowane sprawy wyskakują na początku dnia, a gotowy projekt odpowiedzi skraca czas ich zamknięcia. Kierownik referatu dostaje co tydzień zestawienie aktywności w budżecie obywatelskim bez własnoręcznego liczenia głosów. Każdą odpowiedź i zestawienie zatwierdza i wysyła urzędnik.
O programie
Miasto365 to platforma e-usług Asseco Data Systems przeznaczona dla miast i gmin pracujących na systemie Otago. Mieszkańcy płacą przez nią podatki lokalne, składają wnioski i zgłoszenia, biorą udział w konsultacjach społecznych i głosują w budżecie obywatelskim. Urząd prowadzi obsługę spraw i kontakt z mieszkańcami w jednym miejscu.
Smart Deklaracje to moduł Miasto365 do składania deklaracji podatków lokalnych przez internet. Mieszkaniec wypełnia formularz online, deklaracja trafia do systemu podatkowego urzędu bez wersji papierowej. Moduł obsługuje podatek od nieruchomości, rolny i leśny, a urząd ma podgląd każdego złożonego dokumentu.
Gdzie to działa najlepiej
Sezon składania deklaracji na podatek od nieruchomości: setki formularzy wpłynęły przez Smart Deklaracje, referent nie nadąża z weryfikacją i szuka niekompletnych. Asystent przegląda wszystkie złożone deklaracje i w jednym zestawieniu wskazuje te z brakującymi polami lub niespójnymi danymi.
Referent weryfikuje konkretne przypadki zamiast przeglądać każdy rekord z osobna.
Kolejka nieodpowiedzianych zgłoszeń rośnie, kierownik nie wie, które sprawy grożą przekroczeniem terminu KPA. Asystent wyciąga z systemu wszystkie otwarte zgłoszenia, sortuje je według daty wpłynięcia i wskazuje te, które przekroczyły lub za kilka dni przekroczą ustawowy termin odpowiedzi.
Kierownik na początku dnia widzi listę pilnych spraw z gotowymi projektami odpowiedzi do zatwierdzenia.
Zakończyło się głosowanie: kilkadziesiąt projektów, tysiące głosów z różnych osiedli. Komisja musi przedstawić radnym zestawienie wyników według dzielnic i wskazać projekty do realizacji. Asystent grupuje głosy według osiedli, pokazuje projekty powyżej progu i przygotowuje tabelę do prezentacji.
Komisja dostaje gotowe zestawienie w kilka minut zamiast liczyć ręcznie w arkuszu.
Jak się łączymy
Miasto365 i Smart Deklaracje działają na bazie danych systemu Otago od Asseco Data Systems. Sposób dostępu ustalamy z administratorem systemu w urzędzie: może to być bezpośredni odczyt bazy na koncie technicznym, API platformy, jeśli Asseco je udostępnia, albo eksport plików w formacie CSV lub XML przygotowany przez administratora. Gdy umowa serwisowa lub regulamin platformy wymaga zgody producenta na integrację, informujemy o tym przed uruchomieniem.
Zaczynamy od odczytu i analizy danych bez zapisu do systemu. Zapis wyników potwierdzonych przez urzędnika do Miasto365 wymaga wsparcia producenta lub ręcznego wprowadzenia przez pracownika. Portal AI stoi na serwerze klienta, a dostęp do danych jest ograniczony do uprawnionych osób wskazanych przez urząd.
Portal z plikami, bazami i historią rozmów stoi na serwerze urzędu. Do modelu AI trafia polecenie i fragmenty potrzebne do odpowiedzi, bez trenowania cudzych modeli na danych mieszkańców.
Czego potrzebujemy od Was
- Dostęp do bazy danych systemu Otago na koncie technicznym z uprawnieniami odczytu tabel Miasto365 i Smart Deklaracje, dostęp do API platformy lub zgoda administratora na cykliczny eksport plików w formacie CSV albo XML.
- Ustalenie z Asseco Data Systems, czy Wasza umowa serwisowa lub regulamin platformy wymaga zgody producenta na zewnętrzną integrację.
- Lista dostępnych pól i struktura rekordów deklaracji, zgłoszeń i głosowań od administratora systemu w urzędzie.
- Konto techniczne lub dostęp serwisowy na serwerze, na którym stoi portal AI urzędu.
- Wskazanie przez urząd, które referaty i osoby pracują z asystentem na tych danych.
Czego asystent nie robi
- Asystent nie wydaje decyzji podatkowych, nie nalicza zobowiązań ani nie zmienia statusu złożonej deklaracji bez zatwierdzenia przez urzędnika.
- Projekty odpowiedzi na zgłoszenia mieszkańców asystent przygotowuje do zatwierdzenia: wysyłkę do mieszkańca zatwierdza i wykonuje pracownik urzędu.
- Asystent nie loguje się do panelu Miasto365 w imieniu pracownika i nie składa formularzy ani wniosków na koncie urzędu.
- Wyniki głosowania w budżecie obywatelskim asystent zestawia i analizuje, lecz nie ogłasza ich publicznie ani nie publikuje w systemie bez decyzji urzędu.
Pytania o integrację z Miasto365 i Smart Deklaracje
Czy asystent może sam odpowiadać na zgłoszenia mieszkańców?
Nie. Asystent przygotowuje projekt odpowiedzi na podstawie treści zgłoszenia i przepisów, lecz wysyłkę do mieszkańca zatwierdza i wykonuje pracownik urzędu. Żaden tekst nie wychodzi do mieszkańca bez decyzji człowieka. Dotyczy to każdej formy kontaktu obsługiwanej przez Miasto365.
Czy potrzebna jest zgoda Asseco Data Systems na tę integrację?
To zależy od warunków Waszej umowy serwisowej i regulaminu platformy Miasto365. Jeśli dostęp do bazy Otago lub API wymaga zgody producenta albo osobnego modułu integracyjnego, informujemy o tym przed uruchomieniem i pomagamy sformułować zapytanie do Asseco. Urząd decyduje, jak chce się o to zwrócić. Nie uruchamiamy niczego bez jasności w tej kwestii.
Co się dzieje z danymi mieszkańców: deklaracjami i zgłoszeniami?
Urząd pozostaje administratorem danych osobowych zawartych w deklaracjach i zgłoszeniach. Portal AI stoi na serwerze klienta. Do modelu AI trafia polecenie urzędnika i fragmenty danych potrzebne do odpowiedzi na konkretne pytanie. Połączenie z portalem AI wymaga zawarcia umowy powierzenia przetwarzania danych zgodnie z RODO.
Czy asystent działa z każdą wersją systemu Otago i Miasto365?
Integracja zależy od sposobu dostępu: struktury bazy Otago, dostępnego API lub formatu eksportowanych plików. Przed uruchomieniem sprawdzamy wersję i uzgadniamy z administratorem, które dane i w jakim formacie są dostępne. Gdy format zmienia się po aktualizacji systemu, dostosowujemy połączenie.
Czy asystent zastąpi referenta podatkowego albo pracownika obsługi?
Nie. Asystent przejmuje przeglądanie i zestawianie danych, czyli to, co zajmuje czas, a nie wymaga decyzji. Każdą decyzję: weryfikację deklaracji, odpowiedź na zgłoszenie, zatwierdzenie zestawienia, podejmuje i podpisuje pracownik urzędu. Asystent przygotowuje materiał do pracy, a nie zastępuje oceny urzędnika.
Inne integracje: kontakt z mieszkańcami
Sprawdźmy to na Waszym urzędzie
Na bezpłatnym audycie pokażemy, jakie dane da się wyciągnąć z Miasto365 i Smart Deklaracje i od którego procesu zacząć, żeby zespół szybko poczuł różnicę.
Umówcie bezpłatny audyt →