Czy AI może pomóc przy aktualizacji Biuletynu Informacji Publicznej (BIP)?

Tak, AI może skrócić czas przygotowania treści do BIP, szczególnie przy opisach dokumentów, ogłoszeniach i krótkich komunikatach. Nie zamieści dokumentu za Ciebie w systemie i nie sprawdzi, czy masz komplet wymaganych zakładek. Ale potrafi wygenerować opis uchwały, streszczenie zarządzenia albo treść ogłoszenia o konsultacjach społecznych w czasie, który wcześniej zajmował kilkanaście minut skupionej pracy przy biurku.

Co w prowadzeniu BIP zabiera najwięcej czasu?

BIP jest obowiązkiem ustawowym, ale mało kto jest z tego powodu szczęśliwy. Dokument jest podpisany, zarejestrowany w elektronicznym systemie obiegu i... czeka. Ktoś musi usiąść, otworzyć panel BIP i napisać: tytuł, datę, krótki opis zawartości, słowa kluczowe, może informację o statusie obowiązywania. Przy każdym dokumencie z osobna.

W urzędach, z którymi pracujemy, najczęściej powtarzają się trzy obszary, gdzie czas ucieka:

• opisy do uchwał rady gminy i zarządzeń wójta lub burmistrza, które wchodzą partiami po każdej sesji i wymagają osobnego wpisu
• ogłoszenia o przetargach, naborach na wolne stanowiska i konsultacjach społecznych, gdzie tekst musi być przejrzysty, ale też zawierać wszystkie wymagane elementy
• aktualizacje zakładek statycznych: dane teleadresowe referatów, skład rady gminy po wyborach uzupełniających, godziny przyjęć interesantów

Pierwsze dwa to praca powtarzalna. I wymagająca skupienia, bo błąd w opisie uchwały nie jest błędem bez znaczenia. AI nie rozwiązuje problemu zapominalstwa ani braku czasu na logowanie. Ale przy samym pisaniu treści pomaga realnie.

Co konkretnie możesz zlecić modelowi językowemu?

Zacznijmy od rzeczy, które po prostu działają. AI możesz poprosić o:

• opis uchwały do BIP, jeśli wkleisz jej pełną treść: model wyciągnie temat, datę podjęcia, czego dotyczy zmiana i jakich przepisów lub środków finansowych dotyka
• streszczenie zarządzenia wójta w 3-4 zdaniach, gotowe do wklejenia w pole "opis" w systemie BIP bez dalszej redakcji
• ogłoszenie o konsultacjach społecznych na podstawie krótkiej notatki: temat, termin zbierania uwag, sposób składania, punkt kontaktowy
• treść zakładki "Struktura organizacyjna" albo "Dane teleadresowe" po tym, jak podasz surowe informacje do uzupełnienia
• tytuł dokumentu zgodny z Twoją przyjętą konwencją nazewnictwa, np. "Uchwała Nr XVIII/142/2025 Rady Gminy [...] z dnia 15 maja 2025 r. w sprawie..."
• ogłoszenie o naborze na wolne stanowisko urzędnicze na podstawie zakresu obowiązków i wymagań z karty stanowiska

Każde z tych zadań to 2-4 minuty zamiast 10-15. Przy kilkunastu dokumentach po każdej sesji rady robi to realną różnicę w tygodniu pracy.

Jak to wygląda w praktyce: przykład z biura

W jednej z gmin wiejskich sekretarz co miesiąc zamieszcza w BIP od kilku do kilkunastu uchwał plus zarządzenia wójta. Zanim zaczęła używać AI, każdy opis pisała ręcznie. Otwierała plik PDF, czytała całość, zastanawiała się jak skrócić trzy strony tekstu prawniczego do dwóch linijek. Teraz kopiuje treść uchwały do ChatGPT i wysyła jeden prompt: "Przygotuj opis do BIP tej uchwały, maksymalnie 5 zdań, podaj temat, datę podjęcia, organ podejmujący i główną zmianę, którą wprowadza."

Model zwraca gotowy tekst. Ona przegląda go przez 30 sekund, poprawia jeśli numer jest źle przepisany albo brakuje kontekstu, i wkleja do systemu. Oszczędność jest realna. Nie musi już myśleć, od czego zacząć zdanie.

Ważne: to nie jest ślepe kopiowanie. To jest zamiana zadania "napisz od zera" na zadanie "sprawdź i popraw". To drugie jest szybsze i mniej wyczerpujące.

Gdzie AI nie wystarczy i czego nie rób

AI nie ma dostępu do Twojego systemu BIP. Nie zamieści dokumentu, nie ustawi daty wejścia w życie aktu, nie sprawdzi wymogów dostępności cyfrowej WCAG 2.1, które obowiązują podmioty publiczne. To zawsze praca uprawnionego pracownika.

Kilka konkretnych ostrzeżeń:

• Numery i daty: model może się pomylić w numeracji uchwały albo przepisać datę z podobnego dokumentu, jeśli podałeś mu kilka naraz. Zawsze weryfikuj numer i datę przed zapisaniem wpisu.
• Dane osobowe w opisach: jeśli dokument dotyczy konkretnej osoby fizycznej (np. uchwała o nabyciu nieruchomości od osoby prywatnej), nie wklejaj jej danych do narzędzia AI bez sprawdzenia warunków przetwarzania. Anonimizuj przed wklejeniem.
• Status obowiązywania: AI nie wie, czy uchwała weszła w życie po ogłoszeniu w Dzienniku Urzędowym Województwa, czy czeka na publikację. Pole "status" uzupełniasz sam.
• Kompletność zakładek BIP: rozporządzenie ministra spraw wewnętrznych i administracji z 2002 r. określa, jakie informacje muszą być publicznie dostępne. AI może pomóc sporządzić listę kontrolną, ale nie sprawdzi, co faktycznie masz opublikowane.

Typowo wygląda to tak, że AI generuje 90% tekstu bez problemu. Ale te pozostałe 10%, czyli numery, daty, statusy, to właśnie to, co odróżnia wpis prawidłowy od wymagającego korekty.

Czy użycie AI do treści BIP jest zgodne z RODO i przepisami?

Treści publikowane w BIP są z natury publiczne, więc samo ich opisywanie przez model językowy nie rodzi problemów. Ale uwaga na etap przygotowania.

Jeśli wklejasz do modelu pełny tekst dokumentu zawierającego dane osobowe, np. imię i nazwisko strony postępowania, numer ewidencyjny działki powiązany z osobą fizyczną, albo inne dane wrażliwe, musisz upewnić się, że narzędzie, którego używasz, nie przechowuje tych danych i jest zatwierdzone do użycia służbowego. Prywatne konto ChatGPT pracownika to nie jest właściwy kanał dla takich treści. Urząd powinien mieć albo licencję organizacyjną z wyłączonym trenowaniem na danych, albo inne narzędzie z odpowiednimi zapisami w umowie powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Jeśli nie masz jeszcze regulaminu korzystania z AI w urzędzie, zacznij od tego kroku. Bez niego nawet dobrze przygotowany pracownik nie wie, z czego może korzystać, a z czego nie.

Od czego zacząć, żeby sprawdzić to samemu

Jeśli chcesz przetestować AI przy BIP bez żadnego wdrożenia, zacznij od jednego ćwiczenia. Weź ostatnią uchwałę rady, którą zamieszczałeś w BIP. Wklej jej treść do ChatGPT Plus z wyłączonym trenowaniem albo do innego zatwierdzonego narzędzia. Napisz prompt: "Przygotuj opis tego dokumentu do zamieszczenia w BIP. Maksymalnie 4-5 zdań. Podaj: temat uchwały, datę podjęcia, organ podejmujący, główną zmianę lub decyzję, której dotyczy."

Potem porównaj wynik z opisem, który pisałeś ręcznie.

Jeśli jest zbliżony, masz już podstawę do regularnego użycia. Jeśli model się pomylił w szczegółach, zwróć uwagę, w czym, i popraw prompt. Zazwyczaj wystarczy jedno lub dwa doprecyzowania.

Chcesz zobaczyć, jak inne urzędy podeszły do podobnych zadań? Zajrzyj do realnych wdrożeń, które zebraliśmy. A jeśli wolisz porozmawiać o tym, co w Twoim urzędzie ma sens wdrożyć w pierwszej kolejności, umów się na bezpłatny audyt. Zajmuje godzinę i nie wymaga żadnego przygotowania technicznego z Twojej strony.