Czy AI może pomóc przy kontroli zarządczej w urzędzie?

Tak, AI może pomóc przy kontroli zarządczej i to w sposób, który realnie odciąża referenta. Najbardziej sprawdza się przy dokumentacji: planie działalności, arkuszach oceny ryzyka, redagowaniu procedur wewnętrznych i sprawozdaniach rocznych. Nie zastąpi twojej oceny merytorycznej i nie podpisze oświadczenia o stanie kontroli zarządczej. Ale tam, gdzie praca sprowadza się do formułowania celów, opisywania ryzyk i redagowania wielostronicowych dokumentów, AI potrafi skrócić kilka godzin pracy do kilkudziesięciu minut.

Co wchodzi w skład kontroli zarządczej i gdzie jest najwięcej pisania

Obowiązek prowadzenia kontroli zarządczej wynika z art. 68 ustawy z 27 sierpnia 2009 r. o finansach publicznych. Dotyczy wszystkich jednostek sektora finansów publicznych: urzędów gmin, starostw powiatowych, szkół, ośrodków pomocy społecznej, instytucji kultury. Co roku każda jednostka musi przygotować lub zaktualizować:

• plan działalności na dany rok z celami, miernikami i zadaniami
• sprawozdanie z wykonania planu za rok ubiegły
• arkusz oceny ryzyka dla poszczególnych obszarów działania
• ankietę samooceny kontroli zarządczej
• oświadczenie kierownika o stanie kontroli zarządczej
• procedury wewnętrzne: polityki, instrukcje, zarządzenia regulujące procesy jednostki

W mniejszych jednostkach to często jeden referent albo sekretarz, który trzyma w rękach całość. Wpatrywanie się w pustą tabelę z kolumnami "ryzyko / przyczyna / skutek / prawdopodobieństwo / istotność / reakcja" przez kilka godzin to standard, który zna większość osób odpowiedzialnych za tę dokumentację. Właśnie tu AI może zmienić codzienną pracę.

Gdzie AI naprawdę skraca pracę przy kontroli zarządczej

Plan działalności i formułowanie celów. Typowy problem wygląda tak: kierownik wie, co chce osiągnąć w danym roku, ale nie potrafi przełożyć tego na cel z miernikiem i przypisanym zadaniem. "Chcemy poprawić obsługę interesantów" nie jest celem w sensie kontroli zarządczej. AI potrafi przeformułować takie zdanie w konkretny zapis: "skrócenie średniego czasu oczekiwania na stanowisku obsługi z X do Y minut do 31 grudnia 20XX roku, odpowiedzialny: kierownik wydziału". Liczby i termin podajesz ty, bo AI ich nie zna. Ale struktura celu, miernika i zadania trafia od razu.

Możesz też opisać AI zakres działania wydziału i poprosić: "zaproponuj trzy cele na przyszły rok dla wydziału finansowego urzędu gminy z miernikami i zadaniami". Dostajesz punkt wyjścia, który edytujesz i dostosujesz do realiów swojej jednostki. Szybciej niż zaczynanie od pustej tabeli.

Arkusz oceny ryzyka. To jeden z bardziej żmudnych elementów całej dokumentacji. Możesz poprosić AI o wstępną listę ryzyk dla konkretnego obszaru, na przykład: "zaproponuj ryzyka dla procesu rozliczania dotacji celowych w urzędzie gminy, wraz z przyczyną i potencjalnym skutkiem każdego z nich". Dostaniesz kilkanaście propozycji z opisem. Potem samodzielnie oceniasz prawdopodobieństwo i istotność, bo to wymaga wiedzy o twojej konkretnej jednostce. U jednego z urzędów, z którymi pracujemy, referent skrócił w ten sposób przygotowanie arkusza dla trzech obszarów z pełnego dnia roboczego do około trzech godzin.

Dobrze działa też aktualizacja istniejącego arkusza. Wklejasz go i pytasz: "sprawdź, czy na tej liście ryzyk brakuje ryzyk związanych ze zmianami w prawie zamówień publicznych z ostatnich dwóch lat". AI przejrzy listę i zaproponuje uzupełnienia.

Aktualizacja i pisanie procedur wewnętrznych. Masz instrukcję kancelaryjną z 2016 roku do aktualizacji? Albo procedurę zamówień, która nie uwzględnia jeszcze zmian z ustawy PZP z 2021 roku? Wklejasz stary dokument, opisujesz co się zmieniło w przepisach i prosisz o przeredagowanie. Zamiast pisać od zera, dostajesz projekt do przejrzenia, w którym nanosisz poprawki merytoryczne. Sprawdza się też przy pisaniu nowych regulaminów: AI generuje strukturę z podziałem na paragrafy i podstawową treść, a ty wypełniasz ją realiami swojego urzędu.

Sprawozdanie roczne z planu działalności. AI dobrze radzi sobie z formułowaniem wniosków na podstawie danych, które mu podasz. Wystarczy wkleić dane z monitoringu celów i napisać: "na podstawie tych danych przygotuj sekcję 'stopień realizacji celów' do sprawozdania z kontroli zarządczej za rok 20XX". Dostajesz gotowy fragment, który sprawdzasz i ewentualnie koregujesz.

Ankieta samooceny: gdzie AI pomaga, a gdzie nie

Ankieta samooceny służy zebraniu oceny pracowników na temat funkcjonowania kontroli zarządczej w jednostce. AI może w tym obszarze:

• zaproponować zestaw pytań dostosowanych do konkretnego wydziału lub procesu
• przetworzyć zebraną pulę odpowiedzi w zbiorcze zestawienie z wnioskami
• sformułować rekomendacje na podstawie wyników ankiety

Czego nie zrobi: nie przeprowadzi samej samooceny. Odpowiedzi muszą pochodzić od realnych pracowników. Nie zastąpi też analizy wyników w kontekście tego, jak rzeczywiście przebiega praca w jednostce, bo tego po prostu nie wie.

Gdzie AI nie wystarczy i dlaczego

Oświadczenie o stanie kontroli zarządczej. Podpisujesz je ty i bierzesz za nie odpowiedzialność osobistą jako kierownik jednostki. AI może pomóc zredagować tekst, ale nie oceni, czy kontrola zarządcza naprawdę działa w twoim urzędzie. Do takiej oceny potrzebujesz wiedzy o wynikach kontroli zewnętrznych, o tym, czy procedury są przestrzegane w praktyce, gdzie pojawiły się odchylenia od planu i dlaczego.

Dane i wskaźniki. AI nie ma dostępu do systemu Bestia, SIO, systemu finansowo-księgowego ani żadnego innego narzędzia, które prowadzi twój urząd. Nie wie, ile wniosków wpłynęło w danym roku, ile skarg rozpatrzono w terminie ani jaki był odsetek wydatków zrealizowanych zgodnie z planem. Liczby i fakty musisz dostarczyć sam, a AI przetworzy je na tekst.

Ocena adekwatności ryzyk. AI zaproponuje listę ryzyk dla danego procesu, ale nie wie, które z nich są realne w twojej konkretnej jednostce. Małe starostwo z jednym przetargiem co kilka lat ma zupełnie inny poziom ryzyka korupcji niż duży urząd marszałkowski z kilkudziesięcioma postępowaniami rocznie. Tę ocenę prawdopodobieństwa i istotności robisz ty, bo tylko ty masz pełny obraz sytuacji.

Co możesz wkleić do AI bezpiecznie, a co lepiej zostaw

Arkusze oceny ryzyka, plany działalności i większość procedur wewnętrznych nie zawierają danych osobowych. Zwykle możesz je wkleić do komercyjnych narzędzi AI bez naruszenia RODO.

Ostrożność jest potrzebna przy:

• ankietach samooceny, jeśli zawierają imienne odpowiedzi pracowników
• wynikach kontroli wewnętrznej dotyczących konkretnych osób lub incydentów
• protokołach z postępowań wyjaśniających, w których można zidentyfikować uczestników

Jeśli masz wątpliwości, zanonimizuj treść przed wklejeniem. Możesz też skorzystać z narzędzia, dla którego urząd ma podpisaną umowę powierzenia przetwarzania danych, co eliminuje ten problem całkowicie.

Od czego zaczynamy w praktyce

Najprostszy punkt wejścia to zeszłoroczny arkusz oceny ryzyka. Wklej go do ChatGPT i poproś o dwie rzeczy: po pierwsze, wskazanie ryzyk, których na liście brakuje, a które mogły pojawić się w ostatnim roku; po drugie, sprawdzenie, czy opisy ryzyk są spójne z aktualnym brzmieniem przepisów. Nie dostaniesz gotowego arkusza. Dostaniesz punkt wyjścia, który sprawdzasz i poprawiasz pod swoją jednostkę.

Drugi krok to plan działalności na kolejny rok. Opisz AI zakres działania wydziału i poproś o propozycje celów z miernikami. Edytujesz, weryfikujesz, dostosowujesz. Trzeci krok: wskaż jedną procedurę, która wymaga aktualizacji, i przetestuj redagowanie z AI. Po tych trzech próbach masz już własną ocenę, gdzie AI naprawdę pomaga w twoim przypadku.

Jeśli chcesz wiedzieć, przy których procesach AI przyniosłoby największą różnicę akurat w twojej jednostce, sprawdzimy to razem. Robimy bezpłatny audyt procesów bez żadnych zobowiązań. Możesz też zobaczyć, jak wygląda to u innych: realne wdrożenia w urzędach.