Czy AI może pomóc przy obsłudze awansu zawodowego nauczycieli w urzędzie gminy?

Tak, AI może wyraźnie skrócić czas pracy referatu oświaty przy obsłudze awansów zawodowych nauczycieli. Pomaga przy weryfikacji kompletności dokumentacji, redagowaniu projektów decyzji administracyjnych, przygotowaniu projektów zarządzeń o powołaniu komisji egzaminacyjnych i tworzeniu protokołów z ich posiedzeń. Komisji egzaminacyjnej nie zastąpi i podpisu pod decyzją za Was nie złoży, ale bieżącą papierkową robotę przyspiesza naprawdę wyraźnie.

Dlaczego awans zawodowy nauczycieli to tyle pracy dla organu prowadzącego?

W gminie z kilkoma czy kilkunastoma szkołami przez referat oświaty przechodzi co roku od kilku do kilkudziesięciu wniosków o awans zawodowy nauczycieli. W większości gmin chodzi przede wszystkim o awans na stopień nauczyciela mianowanego. To właśnie organ prowadzący, czyli gmina lub powiat, powołuje komisję egzaminacyjną i wydaje decyzję administracyjną po zakończeniu egzaminu. W dużym mieście to setki spraw rocznie. W gminie wiejskiej może to być osiem. Pracy przy każdej sprawie jest tyle samo.

Każdy wniosek to komplet dokumentów: zaświadczenie dyrektora szkoły potwierdzające wymiar zatrudnienia i okres pracy, kopie dyplomów i świadectw potwierdzających kwalifikacje zawodowe, dokumentacja dorobku zawodowego, niekiedy kilkanaście stron opisów działań podejmowanych przez nauczyciela. Do tego dochodzi korespondencja z nauczycielami i dyrektorami, ustalenie terminu komisji, skompletowanie składu (pracownik organu prowadzącego jako przewodniczący, dyrektor szkoły, ekspert wpisany na listę ministra właściwego do spraw oświaty, niekiedy przedstawiciel związku zawodowego), a po komisji: protokół i decyzja administracyjna. Po uprawomocnieniu decyzji: akt nadania stopnia.

Gdy na przełomie maja i czerwca albo w sierpniu spływa kilkanaście kompletów naraz, inspektor ds. oświaty ma naprawdę mało czasu. KPA nakazuje rozpatrzenie sprawy bez zbędnej zwłoki, nie później niż w ciągu miesiąca. Każdy wniosek z brakami uruchamia korespondencję z nauczycielem i wydłuża postępowanie. W referacie, gdzie jedna osoba obsługuje całą oświatę gminy, to realny problem w szczycie sezonu awansowego.

W których miejscach AI konkretnie pomaga referatowi oświaty?

Weryfikacja kompletności dokumentów. AI dostaje listę wymaganych załączników (na podstawie obowiązującego rozporządzenia w sprawie uzyskiwania stopni awansu zawodowego przez nauczycieli) i opis albo skany złożonego kompletu. Wskazuje, czego brakuje lub co budzi wątpliwości. Sprawdza między innymi: czy zaświadczenie dyrektora zawiera datę zatrudnienia i informację o nieprzerwanym wymaganym stażu, czy kopie dyplomów są potwierdzone za zgodność z oryginałem, czy dokumentacja dorobku zawodowego obejmuje obszary określone w rozporządzeniu. Jedno przeoczenie przy kilkunastu wnioskach i tak trafia się co roku. Z AI ta weryfikacja trwa minuty zamiast godzin.

Projekt wezwania do uzupełnienia braków. Gdy coś nie gra, AI przygotuje projekt pisma na podstawie art. 64 § 2 KPA: z opisem konkretnego braku, terminem 7 dni i pouczeniem o skutkach nieuzupełnienia. Pracownik sprawdza treść i wysyła.

Projekt zarządzenia o powołaniu komisji egzaminacyjnej. Przed każdym egzaminem wójt albo starosta powołuje komisję zarządzeniem. AI przygotuje projekt z właściwą podstawą prawną (art. 9g ust. 2 Karty Nauczyciela), składem komisji, datą i miejscem egzaminu. Pracownik wpisuje dane osobowe konkretnych członków komisji i przekazuje do podpisu.

Projekt decyzji administracyjnej. Decyzja o nadaniu stopnia nauczyciela mianowanego musi zawierać wszystkie wymagane elementy z KPA: oznaczenie organu, datę wydania, oznaczenie strony, podstawę prawną z powołaniem na art. 9b ust. 4 ustawy z 26 stycznia 1982 r. Karta Nauczyciela oraz właściwe rozporządzenie wykonawcze, uzasadnienie faktyczne i prawne, pouczenie o środkach odwoławczych. AI wypełnia szablon danymi konkretnej sprawy, zachowując właściwą strukturę. Pracownik sprawdza, upoważniony organ podpisuje.

Akt nadania stopnia awansu zawodowego. Po uprawomocnieniu decyzji nauczyciel otrzymuje akt nadania. AI wypełnia treść aktu: imię i nazwisko, numer PESEL, dotychczasowy i nadany stopień, datę, numer aktu. Prosta rzecz, ale przy kilkunastu aktach naraz każde ułatwienie ma wartość.

Protokół z posiedzenia komisji egzaminacyjnej. Protokół musi odzwierciedlać przebieg egzaminu: pytania zadane nauczycielowi, streszczenie odpowiedzi, wyniki głosowania i treść uchwały komisji. Jeśli przewodniczący albo sekretarz komisji robi notatki w trakcie posiedzenia, AI złoży z nich spójny, poprawny formalnie protokół. To często 30 do 40 minut pracy mniej po każdej komisji.

Korespondencja z dyrektorami i nauczycielami. Zaproszenia do komisji, zawiadomienia o terminie egzaminu, pisma informujące o uprawomocnieniu decyzji. Każde pismo z osobna jest krótkie, ale przy kilkunastu sprawach naraz zajmuje czas. AI przygotowuje komplet pism seryjnie na podstawie danych ze złożonych wniosków.

Jak weryfikacja dokumentów wygląda w praktyce?

Typowo wygląda to tak: inspektor ds. oświaty opisuje komplet dokumentów złożony przez nauczyciela i wrzuca ten opis do czatu z AI, pisząc: „Sprawdź, czy ta dokumentacja spełnia wymagania do awansu na mianowanego na podstawie rozporządzenia z [data]. Wymień braki i nieprawidłowości." AI odpowiada, że zaświadczenie dyrektora zostało wystawione w marcu, a wymagane jest nie starsze niż z dnia złożenia wniosku, oraz że brakuje kopii dokumentu potwierdzającego ukończenie kursu kwalifikacyjnego wskazanego we wniosku.

Inspektor wysyła nauczycielowi krótkie pismo z wykazem braków. Sprawa wraca skompletowana po kilku dniach. Żadnego zgadywania przed komisją. U jednego z urzędów, z którymi pracujemy, to ćwiczenie przy pierwszym użyciu AI ujawniło braki w czterech z jedenastu złożonych wniosków. Wszystkie byłyby odkryte dopiero podczas posiedzenia komisji, z koniecznością przełożenia terminu i dodatkowej korespondencji.

Jest jeden warunek, który trzeba spełnić: AI powinno pracować w zamkniętym systemie instytucji, nie w prywatnym koncie na ogólnodostępnym portalu. Dokumenty nauczycieli zawierają dane osobowe, a niekiedy szczególne kategorie danych (np. orzeczenia, zaświadczenia zdrowotne dołączane przez nauczycieli). Wysyłanie ich do serwisów, z których korzystają setki tysięcy prywatnych użytkowników, to ryzyko incydentu RODO z koniecznością notyfikacji do UODO. Instytucjonalny system AI działający w zamkniętym środowisku urzędu tego problemu nie ma.

Co reforma Karty Nauczyciela z 2022 roku zmieniła w pracy referatu?

Od 1 września 2022 roku obowiązuje zmieniona ścieżka awansu zawodowego nauczycieli. Zniknęły dotychczasowe stopnie stażysty i nauczyciela kontraktowego na wejściu do zawodu. Pojawił się nauczyciel początkujący, który po co najmniej trzech latach pracy może ubiegać się o mianowanie przed komisją egzaminacyjną organu prowadzącego.

Przez kilka lat przejściowych referaty oświaty obsługują równolegle dwie ścieżki: nauczyciele, którzy rozpoczęli staż przed 1 września 2022 roku, kończą go na starych zasadach (nauczyciel kontraktowy ubiega się o stopień mianowanego według poprzednich przepisów). Dwa różne zestawy wymaganych dokumentów, dwie podstawy prawne, dwa formaty decyzji. AI, któremu dajemy właściwe przepisy jako kontekst, rozróżnia obie ścieżki i generuje projekt decyzji z odpowiednią podstawą prawną bez konieczności każdorazowego sprawdzania przez pracownika, który przepis dotyczy konkretnej sprawy.

Przy okazji warto sprawdzić szablony decyzji, które leżą w folderze referatu oświaty od lat. Kilka urzędów, z którymi rozmawialiśmy, używało wzoru z podstawą prawną sprzed reformy 2022 roku jeszcze dwa lata po jej wejściu w życie. Stary wzór żyje własnym życiem, bo nikt go nie ruszał. AI przy pierwszym użyciu od razu wskazuje nieaktualną podstawę prawną w takim szablonie.

Czego AI przy awansie zawodowym nie zrobi?

• Posiedzenie komisji egzaminacyjnej. Egzamin, zadawanie pytań, ocena odpowiedzi nauczyciela i głosowanie nad uchwałą to czynności komisji. Żaden program tego nie zastąpi.
• Merytoryczna ocena dorobku zawodowego. To, czy nauczyciel faktycznie spełnia wymagania określone w rozporządzeniu, ocenia komisja, nie algorytm.
• Podpisanie decyzji administracyjnej. Decyzję podpisuje wójt albo osoba przez niego upoważniona. AI przygotuje projekt, pracownik go weryfikuje, upoważniony organ podpisuje.
• Interpretacja przepisów w indywidualnej sprawie. Gdy nauczyciel pyta o swoje konkretne kwalifikacje albo o to, czy dany kurs spełnia wymagania, to sprawa dla pracownika referatu, a w razie wątpliwości radcy prawnego.

AI obsługuje dokumentację i korespondencję wokół procesu awansowego. Samego postępowania egzaminacyjnego nie zastępuje i nie jest do tego potrzebne.

Od czego zacząć w Waszym urzędzie?

Nie trzeba od razu wdrażać żadnego systemu. Zacznijcie od jednego ćwiczenia: weźcie dwa albo trzy wnioski z poprzedniego roku i poproście AI o sprawdzenie ich kompletności na podstawie listy wymaganych dokumentów. Kwadrans pracy. Od razu zobaczycie, jak AI radzi sobie z tą konkretną dokumentacją w Waszych warunkach, zanim podejmiecie jakąkolwiek dalszą decyzję.

Kolejny krok to przygotowanie szablonów: decyzji administracyjnej w dwóch wariantach (nowa i stara ścieżka awansu), aktu nadania stopnia, wezwania do uzupełnienia braków, zarządzenia o powołaniu komisji. Gdy szablony są gotowe, AI wypełnia je danymi każdej sprawy, pracownik weryfikuje i drukuje do podpisu. Czas przygotowania jednej kompletnej sprawy spada wyraźnie, a ryzyko błędu formalnego w podstawie prawnej albo brakującego elementu decyzji się zmniejsza.

Chcecie zobaczyć, jak inne urzędy wdrożyły AI przy obsłudze dokumentacji oświatowej? Zajrzyjcie do realnych wdrożeń. Jeśli wolicie zacząć od rozmowy o tym, co ma sens akurat u Was, zamówcie bezpłatny audyt. Sprawdzimy konkretnie, gdzie AI skraca czas pracy referatu, bez nakładania narzędzi tam, gdzie nie są potrzebne.