Czy AI może pomóc przy obsłudze deklaracji CEEB w urzędzie gminy?

Tak, AI może realnie odciążyć urząd przy obsłudze deklaracji CEEB, przede wszystkim tych papierowych. Odczyta skan formularza, sprawdzi kompletność pól i przygotuje projekt wezwania do uzupełnienia braków. Samego wpisu do systemu ZONE.gunb.gov.pl za pracownika nie wykona, bo system nie ma otwartego interfejsu dla zewnętrznych aplikacji. Ale wszystko, co poprzedza ten krok, można skrócić o dużą część czasu.

Czym właściwie jest problem z deklaracjami CEEB w urzędzie?

Centralna Ewidencja Emisyjności Budynków ruszyła w 2021 roku. Większość właścicieli złożyła deklaracje elektronicznie przez ZONE, ale spora część przyniosła papierowe formularze do okienka. Szczególnie dotyczy to starszych mieszkańców, właścicieli budynków wiejskich i osób bez konta na ePUAP. I właśnie tu zaczyna się praca referenta.

Papierowa deklaracja to kilkudziesięciopolowy formularz: dane właściciela, adres budynku, rodzaj źródła ciepła, rok instalacji, używane paliwo, ewentualne dodatkowe źródła ciepła. Pracownik odczytuje formularz, sprawdza kompletność, wpisuje do ZONE, a jeśli czegoś brakuje - pisze wezwanie. Do tego dochodzą komplikacje: mieszkaniec złożył nową deklarację zamiast poprawić starą, budynek ma kilku współwłaścicieli, formularz wypełniony ołówkiem albo na kserokopiach sprzed dwóch lat.

Niezależnie od samych formularzy, do urzędu trafiają pytania. Mieszkańcy dzwonią i piszą maile: czy muszą składać nową deklarację po wymianie kotła, co wpisać dla pompy ciepła, co grozi za niezłożenie, jak zmienić już złożoną deklarację. Część tych pytań ląduje w referacie ochrony środowiska, część w sekretariacie. Za każdym razem ktoś musi odpowiedzieć.

Co AI może konkretnie zrobić z papierową deklaracją?

Odczyt to pierwsze i najbardziej oczywiste zastosowanie. Model AI z funkcją rozpoznawania obrazów potrafi wczytać skan formularza i wyciągnąć dane z poszczególnych pól: adres, rodzaj instalacji, rok, paliwo. Nie jest to odczyt stuprocentowo pewny - odręczne pismo, przekreślenia, nieczytelne cyfry w roku instalacji zdarzają się i wymagają ręcznego uzupełnienia. Ale wyciągnięcie większości danych ze skanu to realnie 10-15 minut mniej przy każdej deklaracji.

Weryfikacja kompletności to krok drugi. Formularz dla budynku jednorodzinnego ma inne pola obowiązkowe niż formularz dla lokalu w budynku wielorodzinnym. AI sprawdzi odczytane dane według wzorca właściwego dla danego rodzaju nieruchomości i wskaże, które pole jest puste lub wpisane w sposób, który nie pasuje do pozostałych danych.

Na tej podstawie AI generuje projekt wezwania do uzupełnienia braków z wymienionymi konkretnie brakującymi polami i pouczeniem o terminie wynikającym z art. 27h ustawy o wspieraniu termomodernizacji i remontów. Pracownik przegląda wezwanie, w razie potrzeby poprawia jedno zdanie, zatwierdza i wysyła.

AI może też przygotować:

• zestawienie deklaracji złożonych po ustawowym terminie, pogrupowane według sołectwa lub dzielnicy
• listę adresów z podejrzanymi wpisami - kocioł węglowy w budynku wzniesionym w 2022, brak roku instalacji przy podanym rodzaju źródła ciepła, dwa wpisy dla tego samego adresu
• zbiorcze raporty dla wójta lub burmistrza o stopniu pokrycia CEEB w gminie

Jak to wygląda w praktyce, krok po kroku?

Mieszkaniec przynosi papierowy formularz do okienka. Pracownik skanuje go na urządzeniu wielofunkcyjnym i wrzuca plik PDF do folderu monitorowanego przez system. AI odbiera plik, odczytuje dane i wyświetla wynik referentowi: kompletna - do wprowadzenia do ZONE albo brak pola: rok instalacji kotła, brak pola: rodzaj paliwa - projekt wezwania gotowy.

Pracownik przegląda projekt wezwania w pół minuty, akceptuje albo drobno koryguje, drukuje i podpisuje. Albo wysyła przez ePUAP jednym kliknięciem. Cały proces zamiast dwudziestu minut zajmuje cztery do pięciu minut po stronie referenta.

Dla gminy obsługującej kilkaset niekompletnych deklaracji rocznie to kilkadziesiąt roboczogodzin mniej w skali roku. Nie jest to spektakularna liczba, ale dla urzędu z jednym referentem odpowiedzialnym za CEEB i dużą liczbą formularzy papierowych - odczuwalna różnica, szczególnie w okresach wzmożonej aktywności kontrolnej.

Czego AI przy CEEB nie zrobi i dlaczego to ważne

Wpis do ZONE wymaga pracownika z indywidualnym kontem w systemie. Żaden automat się tam nie zaloguje. AI może przygotować dane w czytelnej formie i ułożyć je w kolejce do wprowadzenia, ale sam wpis to domena człowieka z odpowiednim dostępem.

AI nie decyduje też o wszczęciu postępowania kontrolnego ani o nałożeniu grzywny za niezłożenie deklaracji. Może wskazać adres, który warto sprawdzić. Decyzja o wizji lokalnej i wszelkie czynności postępowania wyjaśniającego to wyłączna kompetencja pracownika.

Osobna kwestia to RODO. Imię, nazwisko i adres właściciela nieruchomości to dane osobowe. Nie wklejaj ich do publicznych chatbotów - ChatGPT.com bez umowy powierzenia przetwarzania danych, Claude.ai bez umowy, Gemini bez umowy. Do przetwarzania danych z deklaracji potrzebujesz narzędzia AI, z którego dostawcą gmina podpisała umowę DPA. Microsoft Azure OpenAI z podpisaną umową, system AI wdrożony lokalnie na serwerach gminy albo platforma chmurowa z umową powierzenia. Nie ma umowy - nie przetwarzasz.

Jak AI może odpowiadać na pytania mieszkańców o CEEB?

Tu jest spory potencjał, bo pytania są bardzo powtarzalne. Mieszkańcy kontaktują się z tymi samymi wątpliwościami:

• "Zmieniłem kocioł na gazowy, czy muszę składać nową deklarację?"
• "Co wpisać jako źródło ciepła, jeśli mam pompę ciepła i kominek awaryjny?"
• "Złożyłem deklarację przez internet, czy muszę jeszcze przyjść do urzędu?"
• "Dostałem pismo z wezwaniem, co mam zrobić?"
• "Nie mam konta na ePUAP ani internetu - jak złożyć deklarację?"

Chatbot zasilony treścią przepisów ustawy z dnia 21 listopada 2008 r. o wspieraniu termomodernizacji i remontów w aktualnym brzmieniu, instrukcją do formularzy ZONE i procedurami wewnętrznymi gminy obsłuży większość takich pytań bez angażowania referenta. Może działać na stronie internetowej gminy, na profilu urzędu na Facebooku, przez formularz kontaktowy albo nawet przez SMS. W zależności od tego, gdzie mieszkańcy faktycznie pytają.

U jednego z klientów uruchomiliśmy asystenta odpowiadającego na pytania o CEEB przez formularz na stronie gminy. W pierwszych tygodniach obsłużył ponad sto zapytań. Referent doczytywał tylko te, przy których system zaznaczył niską pewność odpowiedzi.

Od czego zacząć i co sprawdzić przed wdrożeniem?

Zanim zamówisz jakiekolwiek narzędzie, odpowiedz na kilka pytań operacyjnych: ile papierowych deklaracji rocznie wpływa do urzędu? Ile wezwań do uzupełnienia wysyłacie miesięcznie? Ile telefonów z pytaniami o CEEB odbiera referat w tygodniu? Z tymi liczbami można realnie ocenić, czy i gdzie AI się opłaca.

Jeśli większość deklaracji wpływa elektronicznie i masz ich kilkadziesiąt rocznie - może wystarczy dobry szablon wezwania w Wordzie i lista kontrolna dla referenta. Jeśli papierowych deklaracji masz setki i pracownik traci na nie znaczną część czasu - to inna rozmowa.

Można też połączyć dane z ewidencji podatkowej z listą złożonych deklaracji i wygenerować zestawienie adresów, pod którymi deklaracja nigdy nie wpłynęła. Takie zestawienie ręcznie w Excelu zajmuje wiele godzin. Przy dostępie AI do obu zbiorów danych - minuty. To dobry punkt startowy, bo nie wymaga żadnej integracji z ZONE i daje konkretny, mierzalny wynik od razu.

Jeśli chcesz sprawdzić, które z tych kroków są realne dla Twojej gminy, możemy przeprowadzić bezpłatny audyt. Ocenimy aktualny proces obsługi deklaracji CEEB i powiemy wprost, gdzie AI da realny zysk, a gdzie nie warto się bawić. Jeśli wolisz najpierw zobaczyć jak to działa u innych, zajrzyj na nasze realne wdrożenia.