Czy AI może pomóc przy obsłudze podatku od nieruchomości w urzędzie gminy?

AI może realnie odciążyć wydział podatków w gminie. Nie w samym wyliczeniu podatku, bo to wymaga danych z lokalnego systemu i ewidencji gruntów, ale w całej warstwie pism otaczających każdą decyzję. Projekt decyzji podatkowej, upomnienie, odpowiedź na wniosek o umorzenie: tu właśnie AI skraca czas referenta z kilku minut do kilkudziesięciu sekund.

Co realnie zajmuje czas w obsłudze podatku od nieruchomości?

Sezon deklaracyjny w gminie to dobrze znany rytm. Do końca stycznia wpływają informacje IN-1 od osób fizycznych i deklaracje DN-1 od podmiotów prowadzących działalność. Do każdej trzeba sprawdzić, czy podatnik dołączył właściwe załączniki: do IN-1 będą to ZIN-1, ZIN-2 lub ZIN-3, do DN-1 odpowiednio ZDN-1 lub ZDN-2. Brak jednego pola oznacza wezwanie do uzupełnienia, czyli kolejne pismo.

Potem idą decyzje podatkowe dla osób fizycznych. Każda zawiera opis nieruchomości, wyliczenie podatku, terminy czterech rat (15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada), podstawę prawną i pouczenie o prawie do odwołania do SKO w terminie 14 dni. Struktura jest powtarzalna. Treść zmienia się w każdej decyzji. Przy kilkuset albo kilku tysiącach decyzji rocznie różnica między pisaniem każdej od zera a poprawianiem gotowego projektu jest poważna.

Do tego dochodzą upomnienia o zaległości, odpowiedzi na wnioski o umorzenie podatku z art. 67a Ordynacji podatkowej, odpowiedzi na wnioski o rozłożenie na raty, wyjaśnienia dla podatników pytających o kwotę lub termin. Każde z tych pism referent pisze od zera albo kopiuje z poprzednich lat i poprawia fragment po fragmencie. Znasz to.

Przy jakich pismach AI naprawdę pomaga?

AI sprawdza się tu jako szkielet pisma. Referent podaje dane: powierzchnię nieruchomości, stawkę uchwaloną przez radę gminy, kwotę podatku, dane właściciela w zanonimizowanej formie. AI generuje projekt z właściwą strukturą i pouczeniami. Człowiek sprawdza i podpisuje.

Pisma, gdzie to działa najlepiej:

• Decyzja podatkowa dla osoby fizycznej: referent podaje powierzchnie gruntu i budynku oraz obowiązujące stawki, AI składa projekt z wyliczeniem, terminami rat i pouczeniem o SKO.
• Upomnienie o zaległości: standardowa treść z datą, kwotą zaległości i odsetkami. Zamiast kilku minut zajmuje kilkanaście sekund.
• Odpowiedź na wniosek o umorzenie podatku: pismo odmowne lub pozytywne z przytoczeniem przesłanek z art. 67a Ordynacji podatkowej, uzasadnieniem i pouczeniem o odwołaniu.
• Odpowiedź na wniosek o rozłożenie należności na raty: inna podstawa prawna, ta sama logika budowania pisma.
• Wezwanie do uzupełnienia braków w deklaracji: wskazanie konkretnych pól lub załączników, których brakuje, z wyznaczonym terminem na uzupełnienie.

Typowo wygląda to tak: referent pisze do ChatGPT coś w stylu: "Napisz projekt decyzji podatkowej. Grunt rolny: 1200 m2, stawka [X] zł za m2. Budynek mieszkalny: 120 m2, stawka [Y] zł za m2. Cztery raty w terminach ustawowych. Dodaj pouczenie o odwołaniu do SKO w 14 dniach". Dostaje gotowy projekt, poprawia dane i wstawia informacje właściciela z systemu podatkowego. Cały cykl zajmuje ułamek czasu w porównaniu z pisaniem od zera.

Gdzie AI się nie sprawdzi i dlaczego

Kilka rzeczy AI zrobić nie może i nie powinno próbować:

• Nie wejdzie do Puma, STARnet, Ratusz ani żadnego innego systemu podatkowego gminy. Nie pobierze danych z rejestru, nie sprawdzi historii zaległości podatnika.
• Nie ustali, czy nieruchomość kwalifikuje się do zwolnienia, np. ze względu na status organizacji pożytku publicznego lub przeznaczenie gruntu. Warunki zwolnień wymagają interpretacji konkretnego stanu faktycznego i prawnego.
• Nie zweryfikuje, czy powierzchnia podana w deklaracji DN-1 zgadza się z ewidencją gruntów i budynków. To zawsze zadanie referenta.
• Nie podpisze decyzji. Decyzja wymaga podpisu osoby upoważnionej przez organ wykonawczy gminy. Żaden model AI nie jest i nie będzie taką osobą.

W jednym z urzędów, z którymi pracujemy, próbowano skłonić AI do wyliczenia podatku bezpośrednio ze zdjęcia deklaracji. Wynik był niepewny: model błędnie odczytał część pól i nie sygnalizował wątpliwości. Wniosek był prosty: AI dostaje tylko dane przepisane lub podane przez człowieka, nie odczytuje dokumentów źródłowych samodzielnie.

Co z danymi osobowymi w deklaracjach?

Deklaracja IN-1 zawiera imię, nazwisko, PESEL, adres zamieszkania, adres nieruchomości i jej parametry. DN-1 dorzuca NIP i nazwę podmiotu. Żadne z tych danych nie powinny trafiać do publicznego modelu AI: ani do ChatGPT na koncie bezpłatnym, ani do kont firmowych bez podpisanej umowy powierzenia przetwarzania danych osobowych.

Jak pracować z AI bez naruszania RODO:

• Imię i nazwisko: zamień na "właściciel" lub "podatnik A"
• PESEL lub NIP: wpisz ciąg "XXXXXXXXXX"
• Adres nieruchomości: podaj typ ("działka przy ul. X") bez numeru, jeśli nie jest niezbędny do przygotowania projektu pisma
• Powierzchnie, stawki, kwoty podatku: te dane możesz podać wprost, nie identyfikują konkretnej osoby

Jeśli urząd chce używać AI nie tylko doraźnie, ale w codziennym obiegu, warto sprawdzić produkty z umową powierzenia przetwarzania danych: Microsoft Copilot w ramach licencji M365 Government albo środowisko z modelem hostowanym na serwerach urzędu. Który wariant pasuje do Twojej gminy, omawiamy krok po kroku w ramach bezpłatnego audytu.

Jak AI może pomóc przy sprawdzaniu kompletności deklaracji?

Przed sezonem deklaracyjnym warto przygotować listę kontrolną i wbudować ją w prompt. Referent anonimizuje deklarację albo przepisuje kluczowe dane w formie tabeli i wkleja do AI z instrukcją: "Sprawdź, czy formularz IN-1 zawiera wypełnione sekcje: data nabycia, podstawa posiadania, dane nieruchomości z podziałem na typ, dołączone załączniki ZIN. Wskaż, czego brakuje lub co jest niejasne".

AI nie sprawdzi, czy podane wartości są merytorycznie poprawne. Sprawdzi, czy podatnik nie pominął całego działu w formularzu i czy jest poprawna struktura dokumentu. Przy dużej partii deklaracji wpływających jednocześnie to zauważalna pomoc przed wystawianiem wezwań do uzupełnień.

Od czego zacząć w wydziale podatkowym?

Nie zaczynaj od wdrożenia systemu ani od automatyzacji. Zacznij od jednego pisma, najczęstszego i o najbardziej stałej strukturze. Dobrym wyborem jest upomnienie o zaległości lub odpowiedź na wniosek o rozłożenie podatku na raty.

Kroki, które sprawdzają się w praktyce:

• Wypisz, jakie dane referent musi podać, żeby dane pismo powstało (kwota, termin, dane podatnika w zanonimizowanej formie, decyzja organu)
• Napisz szablon promptu z miejscami do uzupełnienia i przetestuj go na kilku przykładach z poprzednich lat
• Porównaj czas: ile zajmowało pisanie pisma przed AI, ile zajmuje teraz z poprawką projektu
• Jeśli wynik zadowala, przejdź do następnego rodzaju pisma
• Dopiero gdy kilka szablonów działa dobrze, pomyśl o formalnym regulaminie i szkoleniu dla pozostałych referentów

Suma czasu zaoszczędzonego na jednym piśmie może wyglądać niepozornie. Przemnożona przez setkę albo tysiąc pism w sezonie robi realną różnicę w tygodniowym obciążeniu wydziału. Jak wyglądają takie efekty u innych gmin, pokazujemy w naszych realnych wdrożeniach.

Chcesz wiedzieć, które procesy w Twoim wydziale podatków najszybciej dadzą się odciążyć? Zamów bezpłatny audyt i wspólnie przejdziemy przez Twój obieg dokumentów.