Czy AI może pomóc przy ocenie ofert przetargowych w urzędzie?

AI może pomóc komisji przetargowej sprawdzić kompletność złożonych dokumentów, zestawić deklarowane parametry z wymaganiami SWZ i wyliczyć wstępną tabelę punktową według kryteriów oceny. Decyzja o odrzuceniu oferty, wykluczeniu wykonawcy czy wyborze najkorzystniejszej oferty należy do komisji i musi być przez nią podpisana. Żaden system AI nie zastąpi tutaj człowieka, bo Ustawa Prawo zamówień publicznych z 11 września 2019 r. nakłada odpowiedzialność imiennie na konkretnych urzędników.

Gdzie komisja przetargowa traci najwięcej czasu

Sprawdźcie sami, jak wygląda typowe badanie ofert przy postępowaniu na dostawę sprzętu komputerowego albo usługę sprzątania. Do komisji trafia kilka lub kilkanaście ofert. Każda liczy kilkadziesiąt stron: formularz ofertowy, kosztorys albo cennik, karty katalogowe produktów, polisa OC, aktualny odpis z KRS lub wydruk z CEIDG, zaświadczenie o niezaleganiu z podatkami z urzędu skarbowego, zaświadczenie o niezaleganiu ze składkami z ZUS, wykaz zrealizowanych dostaw lub usług, referencje od poprzednich zamawiających, pełnomocnictwo, jeśli ofertę składa pełnomocnik.

Komisja musi sprawdzić każdy z tych dokumentów dla każdego wykonawcy, zestawić deklarowane parametry sprzętu z tabelą wymagań minimalnych z opisu przedmiotu zamówienia i wyliczyć punkty według wzoru oceny, np. cena 60 punktów, termin dostawy 20 punktów, gwarancja 20 punktów.

Przy czterech ofertach to kilka godzin pracy. Przy dziesięciu bywa, że cały dzień. Błąd w przepisaniu liczby do arkusza zdarza się każdemu, a konsekwencje przy zaskarżeniu do Krajowej Izby Odwoławczej mogą być poważne.

Co AI konkretnie sprawdzi w złożonych ofertach

AI może przejąć te czynności, które pochłaniają czas, ale nie wymagają ocennego osądu:

• Wykaz braków dokumentacyjnych. Podajecie AI listę wymaganych dokumentów z rozdziału SWZ o podmiotowych środkach dowodowych. AI porównuje ją z tym, co wpłynęło w każdej ofercie, i zwraca tabelę: kto nie dołączył polisy, kto nie złożył referencji, komu brakuje zaświadczenia z ZUS. Zamiast samodzielnie przeglądać sto stron, macie gotową podstawę do wezwania do uzupełnienia dokumentów w trybie art. 128 PZP.
• Parametry techniczne kontra wymagania SWZ. Podajecie AI tabelę wymagań minimalnych z opisu przedmiotu zamówienia, np. procesor minimum Core i5 12. generacji, RAM minimum 16 GB, dysk SSD minimum 512 GB, i karty katalogowe z każdej oferty. AI zestawia dane i wskazuje, która oferta nie spełnia wymagań, z odesłaniem do konkretnej strony dokumentu. Komisja sprawdza wskazane miejsca i decyduje.
• Wstępna tabela punktów. Podajecie wzór oceny z SWZ i wartości z formularzy ofertowych. AI wylicza tabelę dla każdego wykonawcy. To eliminuje błędy w formułach arkuszowych, szczególnie kiedy wzór uwzględnia kilka kryteriów z różnymi wagami.
• Sygnał rażąco niskiej ceny. AI może wskazać, kiedy cena jednej oferty wyraźnie odbiega od pozostałych złożonych cen, co może sygnalizować potrzebę wyjaśnień zgodnie z art. 224 PZP. Decyzja o wezwaniu do złożenia wyjaśnień należy do komisji.
• Spójność JEDZ z dokumentami potwierdzającymi. Przy zamówieniach powyżej progów unijnych AI może zestawić oświadczenia wykonawcy z Jednolitego Europejskiego Dokumentu Zamówienia z dostarczonymi zaświadczeniami i wskazać rozbieżności do wyjaśnienia przed wyborem oferty.
• Sprawdzenie dat ważności dokumentów. Polisa OC z terminem ważności, zaświadczenia z ZUS i urzędu skarbowego mają daty. AI wyciąga te daty z dokumentów i wskazuje, czy coś straciło ważność przed terminem składania ofert.

Czego AI nie może zrobić za komisję i dlaczego to ma znaczenie

Ta lista jest ważniejsza niż poprzednia. Pomyłka tutaj kosztuje postępowanie.

AI nie może odrzucić oferty ani wykluczyć wykonawcy. Przesłanki obligatoryjnego wykluczenia z art. 108 PZP i fakultatywnego z art. 109 PZP wymagają oceny prawnej i faktycznej, którą przeprowadza komisja. AI może wskazać, że dokument budzi wątpliwości albo że informacja z oświadczenia nie zgadza się z danymi publicznymi, ale sformułowanie "wykluczam wykonawcę" wymaga podpisu człowieka odpowiedzialnego za postępowanie.

AI nie podpisuje protokołu z postępowania. Protokół jest dokumentem urzędowym stanowiącym podstawę do zawarcia umowy i ewentualnego postępowania przed KIO. Podpisują go konkretni urzędnicy z imienia i nazwiska.

AI nie ocenia wiarygodności referencji. Referencja to dokument wystawiony przez inny podmiot. AI sprawdzi, czy jest w ofercie i czy zawiera wymagane elementy, ale nie zweryfikuje, czy opisany zakres prac rzeczywiście był realizowany ani czy wystawiający podmiot jest wiarygodny.

AI nie zna aktualnego orzecznictwa KIO. Krajowa Izba Odwoławcza wydaje wyroki kształtujące praktykę zamówień publicznych, nierzadko w sposób nieoczywisty. Model AI może nie znać orzeczeń z ostatnich miesięcy. Przy nieoczywistych przypadkach, zwłaszcza dotyczących warunków udziału albo kryteriów oceny, zawsze warto sięgnąć po aktualne orzecznictwo lub skonsultować z radcą prawnym.

Typowy błąd, który widzimy przy pracy komisji z AI: wynik z systemu trafia prosto do protokołu bez własnej analizy, a uzasadnienie odrzucenia brzmi jak przepisana odpowiedź chatbota. AI wskazuje problem do weryfikacji. Komisja decyduje i uzasadnia własnymi słowami.

Jak pracować z ofertami bezpiecznie pod kątem ochrony danych

Oferty przetargowe zawierają informacje poufne: dane finansowe wykonawców, tajemnicę przedsiębiorstwa zastrzeżoną przez wykonawcę na podstawie art. 18 ust. 3 PZP, dane osobowe wskazanego personelu kluczowego z CV, numery PESEL w zaświadczeniach. Przed wgraniem dokumentów do AI sprawdźcie kilka rzeczy:

• Czy wykonawca zastrzegł część oferty jako tajemnicę przedsiębiorstwa i które strony objął tym zastrzeżeniem. Do AI wgrywacie tylko część jawną.
• Czy AI, z którego korzystacie, ma wyłączone trenowanie na danych użytkownika i czy urząd podpisał z dostawcą umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych. Prywatne konto na ogólnodostępnym ChatGPT nie spełnia tego warunku i nie nadaje się do pracy z ofertami zawierającymi dane osobowe.
• Czy klauzula informacyjna dla wykonawców w SWZ obejmuje przetwarzanie danych z użyciem zewnętrznych systemów AI. Jeśli nie, dopiszczcie ją przed kolejnym postępowaniem.

Urząd korzystający z AI na własnym serwerze albo w środowisku chmurowym z odpowiednią umową nie ma z tym problemu. To wymaga jednorazowego ustawienia, a potem działa dla wszystkich postępowań.

Jak wyglądał ten proces w praktyce

Referat zamówień w jednym z urzędów gminy miejskiej, trzyosobowy, obsługuje kilkadziesiąt postępowań rocznie, z czego kilkanaście to dostawy sprzętu z kilkoma lub kilkunastoma ofertami. Praca komisji przy badaniu i ocenie była największym pochłaniaczem czasu, szczególnie przy ofertach złożonych jako skany PDF.

Zaczęli od jednej zmiany. Po otwarciu ofert każdy formularz ofertowy trafia do AI z prośbą o wyciągnięcie do tabeli: nazwa wykonawcy, cena brutto, termin realizacji, zaoferowany okres gwarancji, ewentualne uwagi wykonawcy. Zamiast ręcznie przepisywać z dziesięciu plików PDF, komisja dostaje tabelę w kilka minut, sprawdza ją przy oryginałach i zatwierdza.

Wyliczenie punktów AI robi na podstawie wzoru z SWZ. Komisja sprawdza, niekiedy koryguje jedno lub dwa miejsca i zatwierdza. Sprawdzenie kompletności dokumentów kwalifikacyjnych AI robi według listy sporządzonej raz z rozdziału SWZ o podmiotowych środkach dowodowych. Referent widzi od razu, do kogo wypisać wezwanie i czego konkretnie brakuje, bez czytania każdej oferty od pierwszej strony.

Badanie ofert przy postępowaniu z ośmioma wykonawcami, które kiedyś zajmowało cały dzień pracy komisji, skraca się do kilku godzin. Reszta to faktyczna analiza, a nie żmudne przepisywanie liczb.

Od czego zacząć w referacie zamówień

Nie zaczynajcie od największego przetargu roku. Pierwsze podejście sprawdźcie na zamkniętym postępowaniu, które dobrze znacie, żeby wiedzieć, gdzie AI pomaga, a gdzie wymaga korekty.

• Zróbcie listę: jakie dokumenty wymagacie najczęściej, jakie kryteria oceny stosujecie w większości postępowań. Z tej listy powstaną gotowe szablony poleceń dla dostaw, usług i robót budowlanych.
• Ustalcie wewnętrznie, że wynik AI jest materiałem do weryfikacji komisji, a nie gotową decyzją. Zapiszcie to zdanie w notatce służbowej albo w procedurze komisji przetargowej. W ten sposób, jeśli kiedyś ktoś zapyta o przebieg oceny, macie udokumentowane, jak AI było używane.
• Sprawdźcie, czy oferty w Waszym postępowaniu można eksportować z platformy e-Zamówienia w formacie tekstowym. To oszczędza czas wgrywania każdego pliku osobno.
• Zadbajcie o podpisaną umowę powierzenia z dostawcą AI przed wgraniem pierwszej oferty z danymi osobowymi personelu.

Chcecie zobaczyć, jak taki przepływ pracy wygląda w urzędach podobnych do Waszego? Zerknijcie na realne wdrożenia. A jeśli wolicie najpierw sprawdzić, które etapy obsługi przetargów w Waszym urzędzie nadają się do wsparcia AI w pierwszej kolejności, zapraszamy na bezpłatny audyt.