Jak AI może pomóc przy prowadzeniu rejestru upoważnień i pełnomocnictw w urzędzie gminy?

AI może pomóc przy prowadzeniu rejestru upoważnień i pełnomocnictw na kilka konkretnych sposobów: wyciąga dane z archiwalnych zarządzeń, sprawdza, które dokumenty są nadal aktualne, i przygotowuje projekty nowych upoważnień na podstawie gotowych wzorów. To nie zastąpi podpisu wójta ani decyzji kierownika, ale daje realną oszczędność czasu, szczególnie gdy rejestr rósł przez lata i nikt go systematycznie nie przeglądał.

Skąd bierze się bałagan w rejestrze upoważnień?

Każdy urząd gminy musi dbać o to, żeby pracownicy działający w imieniu wójta, burmistrza albo prezydenta mieli na to pisemne podstawy. Upoważnienie do wydawania decyzji administracyjnych wymagane jest wprost przez art. 268a Kodeksu postępowania administracyjnego. Bez ważnego upoważnienia decyzja wydana przez referenta jest formalnie wadliwa, nawet jeśli merytorycznie wszystko się zgadza.

Problem pojawia się systematycznie. Pracownik odchodzi, a upoważnienie zostaje w rejestrze bez cofnięcia. Zmieniają się przepisy i stare wzory powołują artykuły, które nie istnieją już w aktualnym brzmieniu ustawy. Nowa osoba trafia na stanowisko i nikt nie wie, jakie upoważnienia dostał poprzednik, a jakie jeszcze obowiązują.

U jednego z urzędów, z którym pracujemy, rejestr prowadzony był w arkuszu Excela. Ostatnia aktualizacja: ponad dwa lata przed kontrolą. W tym czasie odeszło kilka osób. Ich upoważnienia do wydawania decyzji podatkowych nadal figurowały jako aktywne. Kontrolujący to wyłapali.

To nie jest rzadkość. Przy setkach zarządzeń i dziesiątkach pracowników prowadzenie rejestru ręcznie po prostu zaczyna się rozsypywać. Nikt nie jest winny, bo nie ma narzędzia, które samo pilnuje zmian. AI może tu wejść jako praktyczne wsparcie.

Co AI wyciągnie ze stosu starych zarządzeń?

Zanim zbudujecie aktualny rejestr, trzeba przejść przez historię. Upoważnienia w polskich gminach najczęściej wydawane są jako zarządzenia wójta albo odrębne dokumenty dołączane do akt osobowych pracownika. Bywa, że część jest w systemie EZD, część w teczkach, a część w starych skanach na dysku sieciowym. Żadna z tych lokalizacji nie synchronizuje się z pozostałymi.

AI potrafi przejść przez takie materiały i wyciągnąć z każdego dokumentu:

• imię i nazwisko osoby upoważnionej oraz jej stanowisko i referat
• zakres upoważnienia, czyli do czego dokładnie zostało wydane, np. "do wydawania decyzji w sprawach podatku od nieruchomości na podstawie art. 207 Ordynacji podatkowej"
• datę wydania i numer zarządzenia
• termin obowiązywania, jeśli był wpisany
• podstawę prawną powołaną w treści dokumentu

Wynik to gotowa lista, którą można wkleić do rejestru albo zaimportować do bazy danych. AI rozpoznaje te elementy nawet przy różnych formatach dokumentów, bo wzory upoważnień są stosunkowo przewidywalne: nagłówek, podstawa, zakres, podpis.

Uwaga praktyczna: przy starszych dokumentach skanowanych z niższą rozdzielczością zdarzają się błędy odczytu, szczególnie przy nazwiskach z polskimi znakami. Warto przejrzeć wynik przed wpisaniem do oficjalnego rejestru. AI potrafi samo oznaczyć miejsca, w których miało wątpliwości co do odczytu.

Jak AI sprawdza, które upoważnienia są nadal aktywne?

Sam zebrany rejestr to połowa sprawy. Ważniejsze jest wiedzieć, co z niego jest nadal aktualne. AI może to zweryfikować, jeśli dostanie odpowiednie dane do porównania.

Po pierwsze, może porównać rejestr upoważnień z aktualną listą pracowników. Osoby, które zakończyły zatrudnienie albo zmieniły stanowisko, a nadal figurują jako upoważnione, zostaną oznaczone do weryfikacji.

Po drugie, może sprawdzić daty obowiązywania. Upoważnienie wydane "do 31 grudnia 2022 roku" jest wygasłe. Brzmi oczywisto. Ale przy kilkuset dokumentach łatwo coś przeoczyć, szczególnie gdy nikt nie miał czasu na przegląd od dwóch lat.

Po trzecie, AI może sprawdzić, czy podstawy prawne powołane w upoważnieniach nadal obowiązują. To istotne po nowelizacjach ustaw. Jeśli upoważnienie do wydawania decyzji powołuje artykuł, który został przeniesiony do innej jednostki redakcyjnej albo uchylony, AI to wyłapie i wypisze do przeglądu prawnego.

Typowy wynik takiego sprawdzenia to tabela z trzema kolumnami: "prawdopodobnie aktywne", "do weryfikacji" i "prawdopodobnie nieaktualne". Ostateczną decyzję podejmuje zawsze pracownik, nie AI. Żadne cofnięcie upoważnienia nie dzieje się automatycznie.

Czy AI napisze projekt nowego upoważnienia?

Tak, jeśli macie wzór albo podacie kontekst. AI uzupełni szablon na podstawie danych: imię i nazwisko, stanowisko, zakres upoważnienia, podstawa prawna. Możecie też opisać sytuację, a AI zaproponuje projekt.

Typowy przykład: podajecie, że potrzebujecie upoważnienia dla inspektora z Referatu Ochrony Środowiska do prowadzenia postępowań i wydawania decyzji w sprawach usunięcia drzew w trybie ustawy o ochronie przyrody. AI przygotuje projekt z odpowiednimi artykułami, w tym art. 83a i następnymi tej ustawy. Gotowy projekt trafia do Was do sprawdzenia i do radcy prawnego przed podpisaniem przez wójta.

Pełnomocnictwa procesowe, szczególnie te do reprezentowania gminy przed sądami administracyjnymi albo cywilnymi, wymagają szczególnej ostrożności. AI może przygotować wersję roboczą, ale treść powinna przejść przez radcę prawnego. Zakres pełnomocnictwa procesowego ma realne znaczenie dla możliwości działania przed sądem i błąd może kosztować.

Przy upoważnieniach do przetwarzania danych osobowych wymaganych przez RODO sytuacja jest analogiczna. AI generuje projekt na podstawie wzoru, weryfikacja IOD jest koniecznością.

Jak AI wspiera bieżące utrzymanie rejestru?

Rejestr upoważnień to nie projekt do zrobienia raz i zamknięcia. Wymaga aktualizacji przy każdej zmianie kadrowej i przy każdej nowelizacji przepisów. Tu AI może wejść jako stałe wsparcie, nie jednorazowe narzędzie.

Przy zatrudnieniu nowego pracownika: AI sprawdza, jakie upoważnienia miał poprzednik na tym stanowisku, i przygotowuje projekt dla nowej osoby. Zamiast szukać po teczkach, dostajecie gotową listę punktów startowych.

Przy odejściu pracownika: AI generuje listę jego aktywnych upoważnień i projekt zarządzenia je cofającego. Ten krok jest najczęściej pomijany. I właśnie dlatego rejestry się rozjeżdżają.

Przy nowelizacji przepisów: AI analizuje rejestr pod kątem upoważnień powołujących zmienione artykuły. Zamiast czytać każdy dokument ręcznie, dostajecie listę tych, które wymagają aktualizacji po zmianie, np. po nowelizacji ustawy o planowaniu i zagospodarowaniu przestrzennym albo po kolejnej zmianie Ordynacji podatkowej.

Jeden z urzędów wdrożył automat działający raz w miesiącu. AI przeglądało rejestr i porównywało go z listą zmian kadrowych z ostatnich 30 dni. Wynik trafiał jako krótkie zestawienie do sekretarza: imiona, stanowiska, upoważnienia nadal aktywne mimo zakończenia pracy. Sekretarz decydował, które cofnąć i kiedy.

Od czego zacząć porządkowanie rejestru z AI?

Jeśli rejestr jest w złym stanie, nie zaczynacie od wyboru narzędzia. Zaczynacie od zebrania dokumentów. Bez kompletnych danych wejściowych AI zbuduje rejestr z dziurami.

Krok pierwszy: zebrać w jednym miejscu wszystkie zarządzenia, w których były wydawane upoważnienia. Mogą być w EZD, w teczkach akt osobowych, w starych skanach na dysku sieciowym. Im kompletniejszy zbiór, tym lepszy efekt.

Krok drugi: przygotować aktualną listę pracowników z datami zatrudnienia i nazwami stanowisk. To punkt odniesienia dla AI przy weryfikacji aktualności.

Krok trzeci: AI przechodzi przez materiały i buduje listę roboczą. Przy kilkuset dokumentach zajmuje to kilka godzin, nie dni.

Krok czwarty: weryfikacja przez pracownika merytorycznego i radcę prawnego. Wynik z AI to punkt startowy do weryfikacji, nie gotowy rejestr do podpisania przez wójta.

Krok piąty: wdrożenie procedury bieżącej aktualizacji, żeby za dwa lata nie wracać do tego samego problemu.

Nie warto zaczynać od połowy. Rejestr zbudowany na niekompletnych danych daje złudne poczucie porządku. Przy kontroli RIO albo Urzędu Wojewódzkiego luki są widoczne od razu, bo kontrolujący zazwyczaj proszą o konkretny dokument do konkretnej decyzji, a nie o sam wykaz.

Jeśli chcecie zobaczyć, jak wyglądałoby takie wdrożenie w Waszym urzędzie, zapraszamy na bezpłatny audyt. Możecie też zajrzeć na realne wdrożenia, żeby sprawdzić, jak podobne prace wyglądały u innych jednostek samorządowych.